Hoe werkt payroll?

Antwoord:

Payroll is het uit handen geven, door u als werkgever, van de verplichtingen van het juridisch werkgeverschap van uw personeel. Een payrollbedrijf neemt bij payroll de personeels- en salarisadministratie (personeelszaken) én juridisch werkgeverschaprisico's omtrent uw werknemers over. Uw werknemers komen op de payroll (= loonlijst) van het payrollbedrijf en worden exclusief bij u te werk gesteld.
Direct een payrollofferte opvragen?

Het payrollbedrijf verzorgt vervolgens de salarisadministratie en loonuitbetalingen plus loonstroken van uw payrollwerknemers. Dit betekent dat zij als werkgever in formele zin ook hierbij verantwoordelijk is voor alle wettelijke verplichtingen, die het werkgeverschap met zich meedraagt. Zij is dus ook verantwoordelijk voor loondoorbetaling bij ziekte, Wet verbetering Poortwachter, kosten bij ontslag, arbodienst, arbeidsongeschiktheidverzekeringen en pensioen.

Bij payroll doet u nog steeds zelf de werving en selectie van uw nieuwe werknemers en bepaalt u de hoogte van het salaris (conform CAO en/of WML), voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken (met evt. behulp van het payrollbedrijf) en houdt u vanuit de arbowetgeving toezicht op de werkvloer. U ziet er is dus geen onderscheid op de werkvloer tussen een eigen werknemer en een payrollwerknemer.

Het payrollbedrijf sluit als juridische werkgever bij payroll arbeidsovereenkomsten met uw werknemers en zij komen hierdoor in loondienst bij hen. Uw werknemers ontvangen week, 4 week of maandelijks hun salaris en loonstroken, jaarlijkse vakantiegeld en jaaropgaven van het payrollbedrijf. Doordat payrollbedrijven net als uitzendbureaus uw werknemers meerdere contracten over een langere periode mogen aanbieden. Hoeven zij na 2 jaar en/of 3 contracten uw werknemers niet vast in dienst te nemen. U heeft hierdoor dus meer flexibiliteit met payroll.

Uw payrollwerknemers vallen voor wat ontslag en de inlenersbeloning, vanuit de van toepassing zijnde payroll CAO (eigen payroll bedrijfs, ABU of NBBU), nog steeds onder uw eigen CAO.

Een belangrijk vraag naast (Hoe werkt payroll?), die u zichzelf zult stellen is: Wat kost payroll?

Wat kost payroll?

De meeste payrollbedrijven werken met payrollfactoren over het kale bruto uurloon (idem CAO en/of WML). Het is dan ook belangrijk om na te vragen wat er precies in hun payrollfactor is verwerkt. De payrolltarieven bij payrollbedrijven worden gebaseerd op het salaris en werkgeverslasten van een werknemer plus een marge voor het payrollbedrijf. Deze marge hoort tussen de 6 en 10% te liggen.

Kosten payroll

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent uw werknemers, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u in eigen dienst circa 50-60%.

Let bij het vergelijken van payrollfactoren van verschillende payrollbedrijven echter altijd goed op wat er in hun payrolltarieven zit (zie payrolltarieven en payrollberekening).

Wij werken met all-in payrolltarieven, maar er zijn echter ook payrollaanbieders die bepaalde reserveringen (vakantiedagen en geld (wettelijk verplicht), bijzonder verlof, feestdagen, ziektedagen, kort verzuim, ADV/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlofdagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u door factureren. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit, maar bent u per slot van rekening duurder uit.

Payrollberekening

De meest transparante manier voor u om payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit uw CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vermenigvuldigen met de bovenvermelde payrollfactor van het payrollbedrijf.

De payrollberekening bij een payrollbedrijf is dan:

Kosten (kostprijs) werknemer via payroll per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20

Wilt u echter niet voor verrassingen komen te staan,vraag dan gratis een adviesgesprek, payrollofferte of payrollberekening bij ons aan!

Verschil payroll en uitzenden

Omdat payroll vaak wordt gezien als een soort uitzenden, geven wij hieronder aan wat de verschillen qua werking tussen beide zijn. (1.) Payroll is qua vergoeding goedkoper dan uitzenden. Dit komt omdat een uitzendbureau ook de werving- en selectiekosten in haar uitzendtarief aan een opdrachtgever doorberekent. Bij payroll worden deze kosten niet gemaakt, omdat de (2.) ondernemer of bedrijf zelf de werving en selectie van haar werknemers doet.

Een ander voornaam verschil tussen payroll en uitzenden is (3.) het exclusief terbeschikkingstelling van de werknemer aan de ondernemer of bedrijf bij payroll. Het payrollbedrijf mag namelijk niet zonder toestemming van de ondernemer of bedrijf de payrollwerknemers ergens anders laten werken. Een uitzendbureau mag en doet dit wel. Zowel het payrollbedrijf bij payroll, als het uitzendbureau bij uitzenden zijn bij beide constructies wel de juridische werkgever. Andere minder vaak genoemde verschillen tussen uitzenden en payroll zijn:

4. Lange termijn bij payroll versus korte termijn uitzenden

De intentie van ondernemers/werkgevers die met payroll werken, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die van uitzenden gebruik maakt. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien wij bij payroll dat een werknemer in veel gevallen langere dienstverbanden heeft.

5. Vervangende arbeid bij payroll en uitzenden

Is er geen werk meer voor een werknemer bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is bij payroll een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij een uitzendbureau is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

Andersom geldt voor een uitzendbureau wel, dat als een uitzendkracht ziek of met vakantie is, zij voor een passende vervangende uitzendkracht dient te zorgen. Bij payroll doet een payrollbedrijf dit dus niet.

6. Scholing en collectiviteitsregelingen bij payroll

Omdat de binding, bij payroll ziet een payrollbedrijf de werknemers als hun eigen werknemers, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft bij payroll een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar werknemers direct gratis en goed geregeld te hebben.

Om er zeker van te zijn dat u met een betrouwbaar payrollbedrijf in zee gaat. Is het goed te checken of zij naast een recente WKA-verklaring over een NEN 4400-certificering en een SNA-keurmerk (inschrijving bij de Stichting Normering Arbeid (SNA)) beschikt. De NEN 4400-certificering geeft u de garantie dat het payrollbedrijf de regels naleeft en de personeelszaken omtrent uw personeel goed zijn geregeld.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!