Kosten van payrolling?

Antwoord:

De kosten van payrolling zijn voor een groot gedeelte ook de kosten, die u ook heeft wanneer u personeel in dienst heeft. De kosten bestaan namelijk ook uit factoren, percentages, bedragen en toeslagen net zoals bij u: b.v. netto loon, een deel UWV, afdrachten belastingdienst, premies verzekeringen, pensioenen, reserveringen etc).
Direct een payrollofferte opvragen?

Echter de grootste verschillen met uw eigen personeelskosten (c.q. payrollingkosten) zijn ten eerste dat de afdrachten hiervan door u op verschillende momenten dienen te worden betaald en ten tweede dat u niet vooraf uw risico’s m.b.t. ziekte en ontslag heeft afgebakend. De kans is dan aanwezig dat u het overzicht kwijtraakt en niet meer weet wat een werknemer u exact per uur kost.

Payrollbedrijven in Nederland daarentegen nemen bij payrolling, tegen vaste all-in payrollingtarieven per daadwerkelijk gewerkt uur, naast uw personeels- en salarisadministratie ook deze arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's voor wat betreft ziekte en ontslag bij uw personeel van u over. Hierdoor heeft u geen administratieve rompslomp meer en bakent u uw risico's van tevoren af. U weet op voorhand wat op 1 januari, op twee cijfers nauwkeurig, uw werknemer u per gewerkt uur kost en wat uw personeelskosten voor het komende jaar zullen zijn.

Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd. Dat een ziektedag van uw werknemer u als werkgever in Nederland al gauw gemiddeld een paar honderd euro en bij ontslag zelfs een paar duizend kost, zijn bij payrolling het probleem van het payrollingbedrijf.

Bij ziekte, kort verzuim (calamiteiten) en bijzonder (buitengewoon) verlof, vakanties, feestdagen en evt. ADV- en ATV, kortdurend zorgverlof en/of seniorendagen (de laatste zijn per payrollingbedrijf verschillend) ontvangt u namelijk geen rekening bij payrolling. Mocht een payrollingwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u ook geen dubbele kosten (geen eigen risico dagen), daar u uw zieke payrollingwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag een vervangende werknemer kan zoeken.

Komt u daarnaast als werkgever/ondernemer in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollingwerknemers terecht, dan regelt het payrollingbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten het eventuele ontslag van de payrollingwerknemer. U ziet dat payrolling per definitie niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet.

Voor al deze risico's en werkzaamheden zal het payrollingbedrijf u als ondernemer of werkgever een fee (payrollingkosten) doorberekenen. Deze vergoeding zit in een payrollingfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is opgebouwd uit twee kostensoorten plus een marge voor het payrollingbedrijf. Een payrollingfactor heeft dus dezelfde componenten, die u zelf als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft.

Kosten payrolling werkgever

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollingbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollingfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollingbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Payrollingtariefopbouw

Voor wat betreft de opbouw van een payrollingtarief/-factor zijn er echter nog steeds payrollingbedrijven, die beweren dat payrolling u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollingfactor van het payrollingbedrijf heeft betaald!

Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollingbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs:

Kostprijs + %= Payrollingtarief

In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollingbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.

De beste wijze om de payrollingtarieven van diverse payrollingbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollingbedrijven, qua payrollingberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrollingtarief per daadwerkelijk gewerkt uur: X =

Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollingfactor*

*De exacte payrollingfactoren (v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van (1) de opbouw brutoloon en payrollingfactor/-tarief (zie o.a. bovenstaand), (2) het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), (3) de functies van de payrollingwerknemers, (4) de geldende branche-CAO (onze vergelijken met branche), (5) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (7) juridische kosten, (8) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9) pensioen, (10) betalingstermijn, (11) koppeling systemen en (12) scholingsfonds.

1. Opbouw brutoloon en payrollingfactor

Het (kale) bruto uurloon (wettelijk minimumloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, per CAO verschillend). Dit is namelijk het eerste trucje dat payrollingbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollingfactoren (payrollingtarieven) zonder b.v. reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en/of zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen. Hierdoor liggen de payrollingfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollingfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, kort durend zorgverlof- en seniorendagen, moet u altijd vragen of het payrollingbedrijf deze door factureert of in haar payrollingfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn per CAO en opbouw (in uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. kraamverlof 2 dagen) in Nederland.

Zoals u als werkgever/ ondernemer en Nederlands staatsburger namelijk misschien de laatste jaren al wel heeft gemerkt. Legt/wil de overheid een (groot) stuk zorg en bijkomende kosten, respectievelijk bij de werkgevers (kosten), kinderen (zorg ouders) en ouders (b.v. gehandicapt kind) neerleggen. Hierdoor zullen de payrollingtarieven bij payrollingbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten (meer dagen/uren reserveren) stijgen of niet in de payrollingfactoren worden meegenomen (zie trucje).

2. Functies payrollingwerknemers

U zult nu misschien al begrijpen, na bovenstaande gelezen te hebben, dat door het hogere bruto exclusief uurloon, i.v.m. functie, van een payrollingwerknemer zijn/haar uiteindelijke payrollingtarief hoger ligt dan een laaggeschoolde werknemer (geen €10,- maar wettelijke minimum brutoloon per uur).

3. Soort payrollingwerknemers

Voor wat betreft het soort werknemers, moet u altijd een onderscheid voor de volgende werknemers laten maken: 1. studenten/scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen voor een lager payrollingtarief in dienst zijn van een payrollingbedrijf. Echter bij sommige payrollingbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)! Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, geen pensioen en ziekte- en ontslagrisico. Voor oproepkrachten geldt hetzelfde v.w.b. pensioen (pas na 26 gewerkte weken), ziekte (vaak geen) en ontslag (niet)

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van payrolling kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers (65+ers), die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tot slot, bij oudere werknemers, die al lang in dienst zijn bij een werkgever/ondernemer, moet u altijd goed kijken (naast vervroegd pensioen- en vut-regelingen, zie pensioenregeling) wat de afspraken bij het payrollingbedrijf, voor wat betreft extra seniorendagen (ouwe lullen) zijn. Wij vinden namelijk dat een payrollingbedrijf deze dagen ook in haar payrollingtarief/-factor dient door te calculeren!

4. De geldende branche-CAO

In de ABU- en NNBU of eigen bedrijfs-CAO (inlenersbeloning) en eigen branches-CAO's (b.v. horeca of metaal) staan soms bepalingen, die bepalend voor de payrollingfactor/-tarief kunnen zijn .

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollingwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is, dezelfde aantal vakantiedagen (let hier dus goed op!!!), periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen (payrollingfactor over toeslagen) voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding (payrollingfactor over b.v. reiskosten?) en periodieken.

De payrollingfactoren over reiskosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren dienen lager te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico's) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Daarnaast is de sector (b.v. 52) waarin uw payrollingwerknemers door het payrollingbedrijf worden verloond van belang (i.v.m. premies/werkgeverslasten). Vraag dus altijd aan payrollingbedrijven wat de factoren/tarieven voor reiskosten en toeslaguren zijn en in welke sector
(-en) zij de werknemers gaan verlonen en wat de mogelijke goedkopere consequenties hiervan dan voor uw payrollingfactor/-tarieven zijn? Dit laatste punt vraagt echter om de nodige payrolling kennis, om dit te kunnen uitzoeken, maar is voor ons iedere keer in prijsonderhandelingen lonend!

5. Het aantal gewerkte uren of payrollingwerknemers

U zult begrijpen dat het werk en de bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Vraag dan ook verschillende payrollingoffertes o.b.v. 0-5, 5-15 en >20 werknemers bij payrollingbedrijven aan. Hierdoor ziet u de mogelijke prijsverschillen en kunt over een lager payrollingtarief onderhandelen.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim

De belangrijkste vraag, naast incl. vakantiedagen/-geld, bij een parollingfactor is: "Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij het payrollingbedrijf geregeld?" Ziekte is namelijk, naast eventuele (7) juridische kosten (evt. ontslag), het grootste vraagteken (zie bovenstaand) voor een payrollingbedrijf, v.w.b. haar payrolling personeelskosten. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend, waardoor zij deze vooraf in haar payrollingtarief/-factor kan doorberekenen.

Voor wat betreft ziekte zijn payrollingbedrijven namelijk echter net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico op voorhand voor een groot gedeelte in hun payrollingtarieven/-factoren proberen in te calculeren.

Maar wat zijn de afspraken, qua doorberekenen, bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding (herintreding of outplacement)?

De twee manieren van doorberekenen die wij veel zien, zijn (a). een payrollingtariefsverhoging (vaak middels een staffel) na een periode (vaak 1/2 jaar) van veel ziekte in een bedrijf en b. nacalculatie en -facturering. Alle ziekte uren of het aantal boven de afgesproken hoeveelheid/percentage ziekte uren/dagen of kosten worden bij deze (b.) laatste vorm per 4 weken, maandelijks, half- of jaar aan u door belast.

Met betrekking tot ziekte- of re-integratiebegeleiding is het goed te weten of de kosten hiervan (nog) aan u worden doorbelast. Vaak zie je bij payrollingbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u nog, qua kosten, verantwoordelijk bent/blijft voor de de Wet verbetering poortwachter.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij het payrollingbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollingbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollingbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollingwerknemers straks heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt immers indirect uw ziekte uren/dagen zelf (middels een reservering in het payrollingtarief/-factor, zie bovenstaand) en/of draait op voor wat betreft een payrollingtariefsverhoging of nacalculatie!

Als u payrollingoffertes aanvraagt, geef dan 0% bij studenten/scholieren en oproepkrachten aan en 0-2%, 2-4%, 4-6% en >6% bij ziektepercentages voor vaste werknemers op. U krijgt dan verschillende payrollingtarieven/-factoren en door daarnaast bovenstaande vragen te stellen, kunt u voor uzelf de beste, qua ziekteregeling, en goedkoopste payrollingbedrijf kiezen.

Tenslotte is een vraag die u ook moet stellen i.v.m. vergelijk voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden van uw payrollingwerknemers. Hoe zijn de mogelijke aanvullingen/reparaties v.w.b. een negatief verschil in wachtdagen (-regeling) en loondoorbetaling bij ziekte bij een payrollingbedrijf geregeld? Sommige branche-CAO's/bedrijven kennen namelijk geen wachtdagen of een betere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Links of rechts om, wie gaat dat betalen of verzwijgen ondernemers en payrollingbedrijven dit voor de werknemers (trucje)?! Wij vinden dat een payrollingbedrijf, dit in haar payrollingfactor/-tarief moet meenemen en doorcalculeren. Anders gaat de kreet bij veel payrollingbedrijven namelijk niet op: "Uw payrollingwerknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!"

7. Juridische bijstand en kosten

Zoals al eerder vermeldt. Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollingbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag namelijk van belang.

Met payrolling koopt u juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollingcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollingbedrijf is in juridische zin de werkgever van de desbetreffende medewerker en dient het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollingbedrijven met zich mee zouden kunnen brengen. Payrollingbedrijven zijn, net zoals bij ziekterisico's, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrollingtarieven vooraf incalculeren. Zijn er echter mogelijke onduidelijkheden, dan zullen zij de juridische kosten middels bepalingen in een payrollingovereenkomst en algemene voorwaarden aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in de aangevraagde payrollingoffertes te kijken en checken wat er met betrekking tot juridische bijstand is geregeld, dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat de kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat het eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. U mag als ondernemer/werkgever op gebied van ziekte en ontslag namelijk full service en all-in tarieven van een payrollingbedrijf verwachten!

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof

Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payrolling goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollingbedrijf.

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling hieromtrent overeen met uw huidige regeling?!

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollingbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollingbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollingbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijf alle of sommige regelingen niet in hun payrollingfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen bij payrolling een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling

Naast ziekte, ontslag en kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor het payrollingtarief/-factor en de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden van payrollingwerknemers. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen is: “Hoe is de pensioenopbouw/-regeling bij het payrollingbedrijf geregeld?”

Nu is het nog zo dat een payrollingwerknemer bij een ABU- en/of NBBU payrollbedrijf (na hun 21 jaar) na een wachttijd, van de eerste 26 gewerkte weken voor een bepaalde tijd, in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat (bij payrollingbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze pensioenregeling verschillen, b.v. vanaf 1e dag pensioenopbouw). Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat payrollingwerknemers direct pensioen gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling.

De pensioenpremies voor payrollingwerknemers in de Basisregeling bedragen maar enkele procenten (geheel ten lasten van het payrollingbedrijf). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemers- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%! Dat dit voor een payrollingwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant van het payrollingbedrijf (werkgeverslasten in hun payrollingtarief/-factor) gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen (trucje).

Daarom adviseren wij altijd dat uw payrollingaanbieder een pensioenadviseur inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollingwerknemer (zeker bij vaste werknemers) te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollingwerknemer zinvol is.

Vaak zien wij namelijk bij payrollingbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollingwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollingbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrollingdienst, waarbij het payrollingbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollingwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrollingdienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollingbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer of werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollingbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollingbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollingbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollingconstructie). Vraag bij uw payrollingaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payrolling en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payrolling blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Na bovenstaand gelezen te hebben, zult u begrijpen dat wij onze klanten adviseren om naar 4 soorten payrollingtarieven/-factoren in hun payrollingofferte te vragen: 1. tarief voor de eerste 26 weken zonder pensioen, 2. tarief voor tussen 26 en 52 weken, 3. tarief na 52 weken en 4. tarief voor vaste werknemers (risico ontslag).

Nog even een voetnoot. Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollingwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollingwerknemers in de payrollingbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payrolling ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollingwerknemer door payrollingbedrijven weer een stuk dichterbij!

10. Betalingstermijnen

Heeft een payrollingbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat het payrollingbedrijf sowieso altijd van automatische incasso uit? Voor wat het eerste en tweede punt kan het namelijk voor een ondernemer/werkgever (b.v. in de bouw), i.v.m. zijn/sector debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen), gunstig zijn om een langere betalingstermijn met het payrollingbedrijf af te spreken. U betaalt dan vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) een hoger payrollingtarief/-factor.

Vraag dus aan het payrollingbedrijf altijd de verschillen in tarieven/factoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt hier dan meespelen en de beste keuze maken.

11. Koppeling systemen

Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollingbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers/werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren doorgaven en bij het payrollingbedrijf deze handmatig vervolgens werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving. Echter een ondernemer/werkgever moet nog steeds vaak zelf de uren vanuit zijn systeem in het systeem van het payrollingbedrijf handmatig ingeven en accorderen.

De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: Wat zijn de payrollingtarieven/-factoren, als u uw urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollingbedrijf kan worden gekoppeld? Vaak zien wij namelijk, dat een goed en erkend payrollingbedrijf dan lagere payrollingfactoren/-tarieven, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, hanteert.

12. Scholingsfonds

In de payrollingbranche wordt 1,02% van de brutoloonsom door payrollingbedrijven afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof). Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollingwerknemers een opleiding krijgen. Stoof is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollingwerknemers in diverse branches sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollingwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollingklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Vraagt u dus altijd bij uw payrollingofferte aanvraag, hoe en wanneer u hier gebruik van kan maken en wanneer u eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen kan indienen en vergoed krijgt. Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollingbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

Tenslotte is het ook goed om, naast de collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives, te informeren naar welke (online) opleidingen en cursussen het payrollingbedrijf gratis zelf/bijv. via de NTI aan haar payrollingwerknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aanbiedt. Uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket heeft u met payrolling dan in 1 klap gratis en goed geregeld/verbeterd!

Payrollingtarievenchecklist

Om te weten wat u uiteindelijk bij payrolling koopt, volgt hieronder in het kort nog even een checklist, die u kunt gebruiken voor uw payrollingtarieven/payrollingfactoren:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Kortom, zoals u ziet en leest, is het is altijd zeer belangrijk om bij een payrollingfactor/-tarief in een payrollingofferte goed naar bovenstaande punten te kijken en te vergelijken. Een payrollingtarief bij een zogenaamd "goedkoop" payrollingbedrijf van 1,5 voor vaste werknemers, nu u dit weet, is niet realistisch. De directe en indirecte personeelskosten voor een werkgever/payrollingbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dus betekenen, dat het payrollingbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat niet echt logisch is! Of dat het payrollingbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten in de aangeboden payrollingfactoren/-tarieven. Dit laatste, weet u nu, is dus eerder het geval!

Vergelijken kosten payrolling met zelf verlonen

Wilt u de payrollingkosten voor een werkgever vergelijken met uw interne payrollingtarief, dan vermenigvuldigt u de €10,- brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollingfactor (bijv. 1,72) en 0,88 (vaste werknemers) en voor studenten en scholieren met 0,90. Zoals al eerder vermeldt, is de payrollingfactor vanwege studententarief voor studenten of scholieren lager .

De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief (daadwerkelijk arbeid verricht) is (zie reserveringen,260 werkbare dagen per jaar - ziektedagen, vakantiedagen, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof of zorgverlof- en ATV-/ADV- en/of seniorendagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Interne payrolling kosten ondernemer/-werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 Payrollingfactor x 0,88 = €15,14

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer/werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollingbedrijven veel payrollingwerknemers (meer dan 200.000 payrollingwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Twijfelt u als werkgever/ondernemer na dit alles te hebben gelezen nog steeds, om uw werknemers op de payroll te plaatsen bij een payrollingbedrijf. Kijkt u dan nog eens, los van de kosten, goed naar voordelen van een payrollingconstructie.

Naast dat u bij payrolling bijna evenveel betaalt, als wanneer u de werknemer zelf in dienst heeft, u geen personeels- en salarisadministratiekosten meer heeft, u geen werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag meer loopt (afgebakend), u de mogelijkheid heeft uw werknemer meer dan 3 payrollingcontracten aan te bieden en u niet bent gehouden aan het maximum van 2 jaar, u 12 maanden per jaar het studententarief kan toepassen, u uw personeelskosten 24/7 inzichtelijk heeft en u en uw werknemers met alle vragen, zonder extra kosten, terecht kunnen bij een persoonlijk contactpersoon binnen het payrollingbedrijf. Genoeg redenen om over te stappen toch?!

Als ondernemer met personeel heeft u gedurende het jaar namelijk met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payrolling maar met 1!

Werkt u daarnaast met uitzendkrachten of gedetacheerden, dan bent u als werkgever/ondernemer sowieso met payrolling 10-20% goedkoper uit! Hierbij heeft u dezelfde flexibiliteit in arbeidscontracten, maar kunnen de verschillen tussen uw uitzendkosten en payrollingkosten tot enkele euro's per uur oplopen. Vraag daarom nu direct snel een payrollofferte voor uw werknemer(-s) bij ons aan.

Meer payrolling informatie

Voor meer uitleg of informatie over payrolling of payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening. Heeft u echter genoeg gelezen over payrolling, dan kunt altijd een adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!