Wat is payroll administratie?

Antwoord:

Met payroll administratie wordt meestal het uit besteden van uw salaris-/loonadministratie aan een payrollbedrijf bedoeld. Belangrijk daarbij is te weten of uw werknemers bij het (1) payrollbedrijf in dienst zijn of dat zij nog bij u als (2) werkgever op de loonlijst (= payroll, vertaling vanuit het Engels) staan.
Direct een payrollofferte opvragen?

In het tweede geval spreekt men namelijk ook van payroll, maar doet het desbetreffende payrollbedrijf alleen de verloning en misschien een stukje personeelsadministratie. U betaalt bij deze vorm van payroll administratie een bedrag per loonstrook en vaak een vaste bedrag per maand of jaar. U heeft bij deze vorm van payroll administratie echter nog steeds een arbodienst, verzuimverzekering en volledige rechtsbijstandsverzekering (incl. personeel) nodig. Naast dat boekhouders of accountants deze vorm ook voor hun klanten doen, zijn er in Nederland ook grote internationale (soms beursgenoteerde) payrollaanbieders, zoals ADP, Raet, SD Worx of Centric, die hierin zijn gespecialiseerd.

Wij zullen echter de eerste vorm van payroll administratie, qua inhoud, kosten, voor- en nadelen en aandachtspunten behalen.

Wat is payroll administratie?

Bij payroll besteedt u op papier het juridische werkgeverschap van 1 of meer van uw werknemers aan een payrollbedrijf uit. Dit betekent dat u bij payroll administratie uw eigen werknemers werft en selecteert, de werktijden, het salaris en arbeidsvoorwaarden van uw werknemers bepaalt, de functionerings- en beoordelingsgesprekken voert, de planning verzorgt en toezicht vanuit de arbowetgeving op de werkvloer houdt.

Daarnaast geeft u per periode de uren aan het payrollbedrijf door, zodat deze uw payrollwerknemers netjes kan verlonen. U ontvangt dus bij payroll administratie geen factuur/heeft geen personeelskosten als uw payrollwerknemer ziek is, op vakantie is, een feestdag of ADT-/ATV-dag heeft en/of bijzonder verlof of zorgverlof (kijk goed in uw payrollofferte/-overeenkomst wat hierover is bepaald) opneemt.

Het payrollbedrijf zorgt bij deze vorm van payroll administratie als juridische werkgever van uw werknemers o.a. er voor dat de netto-salarissen worden uitbetaald en de loonbelasting, sociale lasten en pensioenpremies correct worden afgedragen. Daarnaast biedt het payrollbedrijf iedere werknemer een correct payrollcontract (incl. arbeidsverleden, dezelfde arbeidsvoorwaarden vanuit de geldende CAO en salaris (zie ook inlenersbeloning)) aan. Voor al uw payrollwerknemers worden er ook per verloningsperiode salarisstroken en jaarlijks jaaropgaven opgesteld.

De contacten met instanties zoals het UWV, Belastingdienst, arbodienst, verzekeraars en pensioenfonds verlopen ook via het payrollbedrijf, als juridische werkgever van uw personeel.

Het grootste verschil, naast administratieve lastenverlichting, met de tweede vorm van payroll administratie is toch wel dat een payrollbedrijf de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s van u als ondernemer/werkgever ook overneemt. U moet hierbij denken aan loondoorbetaling bij ziekte (2 jaar en soms langer) bijzonder en zorgverlof, ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding, juridische ondersteuning bij een eventueel (arbeids-) conflict en het naleven van juridische verplichtingen (o.a. CAO bepalingen en wet- en regelgeving wijzigingen).

U huurt/least eigenlijk bij een payrollbedrijf uw eigen personeel terug, maar bent van alle administratieve rompslomp en werkgeversrisico’s bij uitbesteden van uw administratie, omtrent uw personeel, aan een payrollbedrijf verlost. Omdat u zich hierdoor tijd en geld bespaart, is dit voor veel ondernemers in Nederland de belangrijkste reden om voor zijn/haar personeel (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) gebruik te maken van payroll administratie.

Waarom is payroll administratie interessant?

Het werken met de eerste vorm van payroll administratie is interessant voor iedere organisatie die met personeel werkt, voor zowel kortlopende projecten als lange termijn trajecten. Als ondernemer of werkgever heeft u met payroll administratie het gemak van een 24/7 externe afdeling personeelszaken, te allen tijde inzicht in uw personeelskosten (u betaalt alleen de daadwerkelijk gewerkte uren), meer flexibiliteit in uw arbeidscontracten (niet gebonden aan 2 jaar en maximaal 3 contracten), zijn uw risico’s voor ziekte (geen loondoorbetaling, begeleidingswerkzaamheden en boetes meer) en ontslag (geen advocaatkosten bij arbeidsconflict) beperkt en kunt u tenslotte financieel voordeel behalen door efficiënter in te kopen met payroll.

Kortom, denkt u zich eens in dat u zich met payroll administratie niet meer hoeft te bekommeren over de wet en regelgeving betreffende arbeidsovereenkomsten en aanverwante zaken. Geen aangiften en afdrachten meer van het UWV, belastingdienst en pensioenfondsen krijgt met payroll. Geen kosten heeft van arbodienst, verzuimverzekering en overige personeelsverzekeringen en geen ziekmeldingen en verzuimbegeleiding meer hoeft te doen. Wat een tijd en geld zou u dat opleveren (zie ook payroll voordelen)!

Wist u namelijk door in Nederland personeel in dienst te nemen, uw benodigde wet- en regelgeving kennis verdrievoudigt en u wel met 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en met payroll maar met 1!

U beperkt door het werken met payroll administratie, uw administratieve rompslomp en werkgeversrisico's, geeft alleen nog maar de uren door en ontvangt/betaalt nog maar 1 factuur omtrent uw personeelskosten (geen lijst verschillende journaalposten meer). Daar staat wel tegenover dat payroll geld kost, maar een payroller moet ook voor zijn payrolldiensten betaald worden.

Nadelen payroll administratie werkgever

1. Mogelijk aansprakelijk voor afdrachten

Sinds 1 juli 2015 gelden de volgende maatregelen, vanuit de Wet aanpak schijnconstructie (WAS), met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees uitzendbureau of payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever en uiteindelijk een eventuele hoofdopdrachtgever.

Echter in geval van faillissement van het payrollbedrijf bestaat dus de kans dat u als ondernemer of werkgever in de keten de premies en belastingen aan het UWV en de Belastingdienst nog een keer moet afdragen, zelfs als u deze al eerder aan het payrollbedrijf heeft afgedragen. U kunt dit probleem gedeeltelijk voorkomen door een percentage (circa 30%) van uw factuur over te maken op de afgeschermde G-rekening van het payrollbedrijf.

2. Payrollkosten

Niet verzekeren is ook goedkoper dan verzekeren, echter tot u schade oploopt. Het payrollbedrijf neemt naast de administratieve lasten namelijk ook uw risico’s van ziekte en ontslag over.

3. RIE en aansprakelijkheidsverzekering blijven verplicht

Zoals al reeds eerder hierboven vermeldt, blijft u verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt. Daarom is bij payrollbedrijven een risicoinventarisatie en –evaluatie (RIE) en aansprakelijkheidsverzekering nog steeds verplicht. Kijkt u dus goed in de voorwaarden van uw aansprakelijkheidsverzekering in hoeverre payrollwerknemers hier onder vallen.

Kortom, u weet met payroll administratie dat voor u en uw werknemers alle benodigde P&O kennis aanwezig is.

Voor welke werknemers of branche is payroll administratie geschikt?

Wij verzorgen payrollconstructies in alle branches en sectoren en op alle functieniveaus door gehele Nederland. U kunt dus alle soorten werknemers (studenten, oproepkrachten, gewone en verlengde uitzendkrachten, parttime/fulltime werknemers, werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten, 65+ers, grensmedewerkers (België, Duitsland en Engeland), interims en zzp'ers/freelancers) bij ons laten verlonen.

Voordelen payroll administratie werknemer

In de beeldvorming is payroll vooral gunstig voor de werkgever. Dat beeld strookt in het geheel niet met de realiteit. Niet zelden zijn werknemers, die worden ondergebracht bij een professioneel payrollbureau, beter af in de nieuwe situatie voor wat betreft:

1. Betere arbeidsvoorwaarden bij payroll administratie

Het komt voor dat de arbeidsvoorwaarden na overgang op payroll beter zijn (pensioen + ziekteregeling) dan de arbeidsvoorwaarden van werknemers, die bij u als werkgever in dienst waren (b.v. geen pensioenregeling).

2. Baanzekerheid met payroll administratie

Vaak komt het ook voor dat een ondernemer/werkgever geen contract voor onbepaalde tijd mag of kan aanbieden, maar dit wel via een payrollconstructie kan doen (niet gebonden aan 2 jaar en maximaal 3 contracten). De werknemer krijgt dan bij het payrollbedrijf een contract voor (on-) bepaalde tijd en blijft werken bij de ondernemer. Hierdoor behoudt het bedrijf de kennis en kunde van de werknemer én de payrollwerknemer behoudt zijn baan. Een win-win situatie met payroll!

3. Risico’s zijn gespreid bij payroll administratie

Payrollbedrijven hebben doorgaans klanten (en dus werknemers) in uiteenlopende bedrijfstakken, waardoor het risico veel meer is gespreid. Valt de inlener (lees ondernemer) om, dan zijn de werknemers niet direct de dupe. De werknemer profiteert namelijk naast de schaalgrootte van zijn nieuwe payrollwerkgever ook mee van haar verplichte herplaatsingtermijn en beëindigingvergoedingen.

4. Betere P&O afdeling

Als laatste gaat de P&O ondersteuning er voor veel werknemers vaak stukken op vooruit als ze in dienst komen bij een professioneel payrollbedrijf. Gespecialiseerde payrollbedrijven zorgen voor een netter, effectiever en informatiever verloningsproces. Ze kunnen bijvoorbeeld de werknemers daadwerkelijk uitleggen wat er op hun loonstrook staat.

Of en in welke mate payroll administratie gunstig uitpakt ten opzichte van de eerdere situatie bij u als ondernemer, hangt sterk af van de uitgangssituatie van de werknemer. Hoe losser de voormalige dienstbetrekking bij u was en hoe magerder de (secundaire) arbeidsvoorwaarden waren, hoe meer de kersverse payrollwerknemer er doorgaans op vooruitgaat.

Nadelen payroll administratie werknemer

1. Binding

Het risico bestaat dat, als een werknemer via een payrollconstructie wordt overgezet naar een onbekend payrollbedrijf, hij/zij minder binding met het bedrijf houdt/krijgt.

Echter bij payroll administratie blijft u als ondernemer/werkgever degene die toezicht en leiding geeft op de werkvloer. Doordat u als werkgever/ondernemer met payroll administratie geen tijd meer kwijt bent aan allerlei zaken en documenten rond uw personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding. Betekent dit, dat u meer tijd en aandacht voor het reilen en zeilen binnen uw bedrijf heeft. U als ondernemer/werkgever heeft dus met payroll administratie juist meer tijd, om bijvoorbeeld informele gesprekken met uw werknemers te voeren, waardoor de binding met het bedrijf en u als werkgever juist toeneemt.

Daarnaast beschikken uw payrollwerknemers bij het payrollbedrijf v.w.b. vragen over loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving over een persoonlijk aanspreekpunt (externe afdeling personeelszaken en salarisadministratie).

2. Makkelijker ontslag

Payrollwerknemers hebben sinds 1 juli 2015 in Nederland dezelfde ontslagbescherming, als werknemers die rechtstreeks bij u als ondernemer/werkgever in dienst zijn.

Wilde u een payrollwerknemer ontslaan, dan betekende dit dat vroeger het ontslag eerst door het UWV of kantonrechter diende te worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een payrollwerknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan de payrollwerkgever uw payrollwerknemers ontslaan als u uw (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet bent nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of u heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen betekent dit dat de kantonrechter het ontslag toetst. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten, dat u als ondernemer/werkgever bij payroll administratie de payrollwerknemers langer flexibel in dienst kunt houden. U bent namelijk bij payroll administratie niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever uw payrollwerknemers dus meerdere bepaalde tijdscontracten mag/kan aanbieden, voordat uw payrollwerknemers recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd hebben.

3. Minder betaald en geen gelijkwaardige functie

Dit is net als bovenstaande genoemde nadelen een misverstand. De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven werknemers gelijkwaardig moeten belonen en inschalen, net als de werknemers die rechtstreeks bij u als ondernemer of werkgever in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

Naast een gelijkwaardige beloning heeft uw payrollwerknemer ook vanuit de CAO's recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren zijn hier dus ook van toepassing.

4. Ontlopen werkgeversverplichtingen

Een veel gehoord nadeel is dat ondernemers/werkgevers met payroll administratie makkelijk zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen kan ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken, betekent dit, dat u als werkgever namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor uw werknemers wordt gehouden.

Payrollbedrijven hebben voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO's, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst, die u als ondernemer/werkgever hieraan zullen houden of op wijzen.

Een ondernemer/werkgever kan hier dus geen loopje meenemen. Waardoor dit betekent dat de payrollwerknemers te allen tijde beschermd zijn en krijgen waarop ze recht hebben bij een payrollconstructie van een payrollbedrijf.

5. Pensioenregeling

Uw payrollwerknemers bouwen geen pensioen op in uw mogelijk eigen bedrijfstakpensioenfonds maar bij ABU- en NBBU-payrollbedrijven bij het StiPP (eigen payroll bedrijfs-CAO payrollbedrijven kunnen dit anders hebben geregeld).

Het laatste punt dat de politiek gelijk wil trekken voor payrollwerknemers, naast de inlenersbeloning (zie bovenstaand) en ontslagrechten vanuit de Wet werk en zekerheid, is de pensioenregeling. Nu is het nog zo dat een payroll werknemer na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Een ondernemer of werkgever kan er echter te allen tijde voor kiezen om een payroll werknemer direct pensioen in de Basis- of Plusregeling te laten opbouwen. Dit heeft voor u, zoals u zult begrijpen, gevolgen voor uw payrollfactor en uiteindelijke payrolltarief bij het payrollbedrijf.

Het liefst zou de politiek dus zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer en reguliere werknemer bijna helemaal gelijkwaardig geregeld.

Twijfelt u als werkgever of ondernemer, na dit alles gelezen te hebben over payroll administratie, nog steeds over om uw werknemer (-s) op de payroll te plaatsen bij een payrollbedrijf. Kijkt u dan nog eens, los van de kosten (zie payrollkosten) of tarieven (zie payrolltarieven), goed naar deze vorm van payroll administratie.

Naast dat u bij deze vorm bijna evenveel betaalt, als wanneer u de werknemer zelf in dienst heeft, u geen personeels- en salarisadministratiekosten meer heeft, u geen werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag meer loopt, u de mogelijkheid heeft uw werknemer meer dan 3 payrollcontracten aan te bieden en u niet bent gehouden aan het maximum van 2 jaar, u uw personeelskosten 24/7 inzichtelijk heeft, de lonen worden voorgefinancierd en u en uw werknemers met al uw vragen zonder extra kosten terecht kunnen bij een persoonlijk contactpersoon binnen het payrollbedrijf. Zijn dit toch wel genoeg redenen voor u als ondernemer/werkgever om over te stappen op payroll. Stop dus met verder zoeken en vraag een payrollofferte boordevol informatie over payroll administratie voor uw bedrijf en werknemers bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.