Wat zijn payrolldiensten?

Antwoord:

Payrollbedrijven in Nederland bieden hun verschillende soorten payrolldiensten in alle provincies, plaatsen en branches en sectoren aan. De dienstverlening payroll is namelijk geschikt voor iedere ondernemer, werkgever, bedrijfsvorm (B.V., N.V., v.o.f., eenmanszaak, zzp'er of freelancer) en werknemer (studenten, oproepkrachten, gewone en verlengde uitzendkrachten, parttime/fulltime werknemers, werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten, 65+ers, grensmedewerkers (België, Duitsland en Engeland), interims en zzp'ers/freelancers).
Direct een payrollofferte opvragen?

Bij de meeste van de onderstaande payrolldiensten neemt het payrollbedrijf het juridisch werkgeverschap van u als ondernemer/werkgever over, waardoor u geen personele en administratieve rompslomp en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's meer heeft. Per payrolldienst zullen wij deze hieronder voor u toelichten:

1. Payrollconstructie

Bij payroll of payrollconstructie wordt het payrollbedrijf op papier de juridisch werkgever van uw werknemers. Bij payroll houdt dit in dat uw nieuwe of eigen werknemer, uitzendkracht en/of gedetacheerde formeel bij het payrollbedrijf in dienst komen. Het payrollbedrijf neemt als voordeel (zie payroll voordelen) bij een payrollconstructie zowel de personele en salarisadministratieve werkzaamheden, als de financiële verplichtingen en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s (v.w.b. ziekte en ontslag) van u als ondernemer/werkgever over.

Het payrollbedrijf ontzorgt en regelt dus met payroll de salarisadministratie (o.a. loonstroken, jaaropgaven, betalingen en loonbeslagen), voorfinanciering van de lonen, payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten), ziekteverzuim, certificering en contacten met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst en arbodienst. U als ondernemer/werkgever blijft bij een payrollconstructie wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO), beoordelings- en functioneringsgesprekken en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.

U kunt uw werknemers v.w.b. vragen over o.a. vakantiegeld en -dagen, bijzonder verlof, zorg verlof, CAO, loonstroken, jaaropgave, declaraties, pensioen en payrollcontracten doorverwijzen naar het payrollbedrijf (uw externe afdeling P&O + salarisadministratie). Hierdoor houdt u met payroll meer tijd en geld over, dit is ook de reden dat steeds meer ondernemers en werkgevers in Nederland gebruik maken van een payrollconstructie voor hun werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland).

Kijk voor meer informatie over een payrollconstructie onder (o.a. kosten payroll, payrolltarieven, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening, tips & tricks en payroll voor- en nadelen en inlenersbeloning).

2. Payroll zzp/freelance payroll

In de praktijk zijn er twee soorten zelfstandigen: de zzp’er en de freelancer. Deze termen worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt, maar daar kan fiscaal-juridisch nogal wat onduidelijkheid over ontstaan. Echter de dienstverlening payroll is zowel voor freelancers als zzp’ers geschikt. Beide kennen namelijk vanuit het ondernemerschap de nodige administratieve rompslomp, juridische onduidelijkheid (Wet DBA vanaf 2016 en nieuwe zzp-wet vanaf 2021) en grote financiële risico’s, die zij bij payroll niet meer hebben.

Wanneer u als zzp’er of freelancer gaat samenwerken met een payrollbedrijf, betekent dit dat het payrollbedrijf uw werkgever wordt. Al uw administratieve en financiële zaken en risico's worden dan door het payrollbedrijf voor u, als c.q. "payrollwerknemer", geregeld.

Het payrollbedrijf controleert of u als zzp-er of freelancer voldoet aan de wettelijke eisen voor zelfstandigheid. Hierdoor worden opdrachtgevers achteraf niet met arbeidsrechtelijke en/of fiscale claims geconfronteerd. Vervolgens regelen zij uw uitbetalingen en de afdrachten aan de Belastingdienst. Daarnaast bent u als zzp’er of freelancer verzekerd tegen ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. U kunt een payrollbedrijf eigenlijk zien als een intermediair, c.q. tussenpersoon.

In de praktijk houdt payroll zzp in, dat u als zzp’er of freelancer heeft gekozen voor een bepaalde opdrachtgever, u de afgesproken prijs aan het payrollbedrijf doorgeeft, u dan vaak een creditnota (verkoopfactuur (self-billing principe)) ontvangt, na akkoord van de opdrachtgever de uitbetaling aan u wordt geregeld en u een loonstrook ontvangt. U als zzp’er of freelancer kan als ‘vrije ondernemer’ echter bij payroll zzp of freelance payroll nog steeds blijven bepalen voor wie, wanneer en waar u wilt werken.

Met payroll ontvangt u uw geld direct, heeft u geen facturatie of debiteurenbeheer (risico's), bent u automatisch voor WW, ziektewet en WIA verzekerd, beschikt u over een eigen P&O en salarisadministratie helpdesk en bespaart u zichzelf tijd en geld. De kosten voor payroll zzp of freelance payroll zijn vaak afhankelijk van het soort contract, het werk en de afspraken over betalingstermijnen en debiteurenrisico. Hieruit komt een transparante marge (%), die het payrollbedrijf vervolgens over het factuurbedrag vermenigvuldigt. U ziet dat payrollbedrijven andere bedrijven (opdrachtgevers), zzp'ers en freelancers op een correcte manier in Nederland laten samenwerken.

3. Payroll (uitbesteden) backoffice uitzendbureaus of intermediairs

Wilt u uw backoffice van uw uitzendbureau goed geregeld hebben, dan is de payrolldienst uitbesteden backoffice een prima oplossing. Als u er namelijk voor kiest om uw backoffice uit te besteden aan een payrollbedrijf, wordt zij de juridische werkgever van uw kandidaten/uitzendkrachten. Het payrollbedrijf verzorgt hierdoor voor u voortaan o.a. de salarisadministratie, het beheer van ziekteverzuim, het contractbeheer, de loonaangifte bij de Belastingdienst, debiteurenbeheer en de uitbetaling van ziektegeld.

De redenen onder onze kleine, middelgrote als grote uitzendbureaus en intermediairs klanten in diverse branches om over te stappen op payroll, zijn dan ook o.a. meer focus op matchen van kandidaten, beter debiteurenbeheer (incl. risico's), voorfinanciering (incl. marge), voldoen certificeringseisen (NEN 4400-1, ABU en/of NBBU en VCU) en overige HR-verplichtingen (kennis van actuele wet- en regelgeving en CAO bepalingen).

Dat de backoffice een essentieel onderdeel van uw uitzendbureau of voor u als intermediair is. Hoeven wij u niet uit te leggen. De backoffice omvat namelijk al uw administratieve, financiële en juridische zaken, zoals verwerking van urenbriefjes, contractbeheer, verloning, contacten met UWV en Belastingdienst, loonaangiften, loonbeslagen, facturatie, debiteurenbeheer, verzuim en ziektebegeleiding etc. Als u uw backoffice uitbesteedt aan een payrollbedrijf dan neemt zij deze tijdrovende werkzaamheden van u over en kunt u zich weer volledig concentreren op acquisitie, werving en selectie van kandidaten en het matchen hiervan.

U heeft met payroll 24/7 alle gegevens v.w.b. uw managementrapportages, marges, klanten, werknemers, urenverwerking, debiteurenbeheer en proforma berekeningen te allen tijde beschikbaar. Daarnaast kunnen veel payrollbedrijven uw naam, logo en huisstijl in alle uitingen (o.a. loonstroken, contracten en facturen) doorvoeren. Hierdoor zien uw werknemers en klanten dus geen verschil. U ziet bij deze payrolldienst, het uitbesteden van uw backoffice met payroll, dat het payrollbedrijf samen met u uw uitzendbureau runt.

4. Payroll (uitbesteden) salarisadministratie

De salarisadministratie zijn alle aspecten die betrekking hebben op het recht, berekening, verdeling en betaling van salarissen. Tot de salarisadministratie van een bedrijf behoren onder andere loonstroken, loonaangiften en jaaropgaven. Naast personeelszaken is de salarisadministratie een belangrijk, kostenbepalend en tijdrovend onderdeel binnen bedrijven. Een oplossing hiervoor is om uw salarisadministratie uit te besteden met payroll. Dit kan op twee manieren.

• 1. U blijft de juridische werkgever van uw werknemers;
• 2. Het payrollbedrijf wordt de juridische werkgever van uw werknemers.

Bij de tweede vorm is er sprake van de eerste payrolldienst (zie payrollconstructie). U kunt echter bij dit soort payrollbedrijven ook alleen uw salarisadministratie voor uw personeel en uzelf (DGA) laten doen. De kosten zijn vaak per loonstrook en een vast bedrag per jaar.

Bij de eerste vorm zijn uw werknemers echter nog gewoon wel bij u juridisch in dienst, met alle bijbehorende werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag. Eigenlijk is deze vorm van payroll niet meer of minder dan de verloning (vertaling uit het Engels van "Payroll" (lees Payrolling)) van uw personeel met soms nog een stuk personeelsadministratie. U heeft namelijk vaak nog steeds een ziekteverzuimverzekering en/of arbodienst en rechtsbijstandsverzekering nodig. Enkele van deze payrollaanbieders in Nederland, waar u uw salarisadministratie kunt uitbesteden met payroll, zijn: ADP, Raet en SD Worx.

Kortom, als u voor deze payrolldienst kiest, onderneemt u dus zonder salarisadministratie en financiële rompslomp. Ook hierbij houdt u geld en tijd over, welke u kunt besteden om nog beter in te spelen op bedrijfseconomische ontwikkeling binnen uw bedrijf, branche of sector.

5. Managen flexibele schil met payroll

U ziet dat er voor iedere onderneming, proces of werknemer een payrolldienst is. Wij willen hieronder toch nog even stilstaan bij het managen van een flexibele schil binnen een middelgrote of grote onderneming met payrolldiensten. Dit soort ondernemingen heeft namelijk vaak te maken met een flexibele schil van parttimers, oproepkrachten, vakantiekrachten, tijdelijke werknemers, uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp’ers en freelancers. Uit ervaring blijkt dat wanneer deze groep werknemers uit meer dan 30 personen bestaat, het management hiervan steeds moeilijker (te hoge kosten en marges) maar ook belangrijker wordt.

Sommige payrollbedrijven hebben voor deze totale groep werknemers een online applicatie, waardoor ondernemingen hun contractbeheer, urenregistratie, verloning, facturatie, debiteurenbeheer en loonaangifte 24/7 kunnen inzien en al hun werknemers, uitzendkrachten, gedetacheerden en ingehuurde zzp'ers en freelancers te allen tijde hun contracten en loonstroken kunnen inzien, documenten kunnen uploaden en eventueel gewerkte uren inboeken.

U beschikt in een handig overzicht als werkgever over up to date managementrapportages, loonstroken en proforma berekeningen. Daarnaast zult u met het gebruik van payrolldiensten merken, dat uw organisatie minder tijd kwijt is aan standaard werk: zoals registeren en optellen van verlofdagen, uitdraaien van loonstroken of het controleren van facturen van uitzendbureaus of zzp'ers of freelancers.

U kunt als onderneming er bij payroll zowel voor kiezen om gedeeltes van de flexibele schil uit te besteden of om gefaseerd over te gaan met verschillende onderdelen van uw flexibele schil. U heeft dan namelijk de volgende voordelen:

• 1. 24/7 inzicht in de kosten en marges van uw gehele flexibele schil;
• 2. Lagere kosten en marges;
• 3. Optimaal evenwicht tussen flexibiliteit, zekerheid en risico’s;
• 4. Geen juridische werkgever meer waardoor minder werkgeversrisico’s;
• 5. Efficiëntere invulling afdeling P&O en salarisadministratie.

Graag brengen wij samen met u uw flexibele schil van uw onderneming in kaart en kijken wij waar we deze verder kunnen optimaliseren en eventueel kunnen integreren in onze payrolldiensten. Dit zodat u en uw onderneming tijd en geld kunt besparen. Vraag daarom nu vandaag nog een adviesgesprek of payroll offerte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.