Payroll hoe werkt het?

Antwoord:

Voordat we u uitleggen hoe payroll werkt, leggen wij u eerst het verschil tussen de 2 soorten payroll (payroll betekent loonlijst vanuit het Engels vertaald) dienstverleningen in Nederland uit.
Direct een payrollofferte opvragen?

1. Uw werknemers zijn nog in dienst (loonlijst) bij u,
2. Uw werknemers zijn juridisch in dienst (loonlijst) bij een payrollbedrijf.

Bij de eerste vorm van payroll bent u nog steeds juridisch de werkgever, met alle bijbehorende arbeidsrechtelijk werkgeversrisico's,voor wat betreft ziekte en ontslag. Eigenlijk is deze vorm van payroll niet meer of minder dan de verloning van uw personeel met een stuk personeelsadministratie. U heeft nog steeds een ziekteverzuimverzekering en/of arbodienst en rechtsbijstandsverzekering (personeel) nodig. Naast uw accountant of loonadministratiekantoor zijn enkele grote (soms beursgenoteerde) payrollbedrijven in Nederland, die deze payrolldienst aanbieden: ADP, Raet en SD Worx.

Bij de tweede vorm van payroll treden uw werknemers juridisch in dienst bij een payrollbedrijf, waarna zij weer exclusief bij u op de werkvloer te werk worden gesteld (verschil met uitzendbureau). Het payrollbedrijf doet uw volledige personeels- en salarisadministratie, financiert de lonen voor, schakelt een arbodienst in, verzorgt de verzuimbegeleiding, begeleidt re-integratietrajecten en regelt de uitstroom.

Daarnaast fungeert zij als ziekteverzuimverzekering, waarbij zij en niet u als ondernemer/werkgever de risico’s voor het ziekteverzuim draagt.

U blijft bij deze meest voorkomende vorm van payroll in Nederland wel nog steeds verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en toezicht op de werkvloer (vanuit de arbowetgeving), inroostering, functionerings- en beoordelingsgesprekken (met evt. gratis hulp van het payrollbedrijf), inschaling en werving en selectie.

Grote payrollbedrijven met deze payroll dienstverlening in Nederland zijn o.a.: Driessen Payroll, Persoonality Payrolling, Wepaypeople, Payroll Select, Repay Payroll, Connexie Payroll, Prokx Payrolling, CN Payroll, Kolibrie Payroll, Payper etc.

Wij zullen onderstaand u uitleg en informatie geven, over hoe de tweede vorm van payroll werkt.

Hoe werkt payroll voor een werkgever

Zoals hierboven al vermeldt, wordt het payrollbedrijf bij deze vorm van payroll op papier de juridisch werkgever van uw werknemers. Bij payroll houdt dit in dat uw nieuwe of eigen werknemer(-s), uitzendkracht(-en) en/of gedetacheerde(-n) formeel bij het payrollbedrijf in dienst komen. Het payrollbedrijf neemt als voordeel (zie payroll voordelen) bij deze vorm van payroll zowel uw personele en salarisadministratieve werkzaamheden, als de financiële verplichtingen en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s (v.w.b. ziekte en ontslag) van u als ondernemer of werkgever (bij payroll de opdrachtgever/inlener genoemd) over.

Het payrollbedrijf ontzorgt en regelt bij payroll dus de salarisadministratie (o.a. loonstroken, jaaropgaven, betalingen, voorschotten inhouden en loonbeslagen), voorfinanciering van de lonen (verschillende betalingstermijnen), payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten), ziekteverzuim, eventuele ontslagprocedures, certificering en contacten met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars (verzuim-, pensioen- en aanverwante verzekeringen) en arbodienst.

U blijft als ondernemer of werkgever bij payroll wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.

Daarnaast heeft u voor wat betreft het aantal bepaalde tijdscontracten ook (als voordeel) meer flexibiliteit. U als werkgever mag in Nederland een werknemer maximaal drie tijdelijke contracten (in maximaal 2 jaar) aanbieden, waarna uw werknemer recht op een dienstverband voor onbepaalde tijd heeft. Bij payroll heeft u echter over een langere tijd (a.h.v. CAO vaak 5,5 jaar) de mogelijkheid meerdere tijdelijke payrollcontracten aan te bieden.

Als u gebruik gaat maken van payroll, dan kunt/moet (a.h.v. bedrijfscultuur) u uw werknemers v.w.b. vragen over o.a. vakantiegeld en -dagen, bijzonder verlof, zorgverlof, CAO, loonstroken, jaaropgave, declaraties, pensioen en payrollcontracten naar het payrollbedrijf doorverwijzen. Het payrollbedrijf is nu immers uw externe afdeling P&O + salarisadministratie.

Hierdoor houden ondernemers en werkgevers in Nederland met payroll meer tijd en geld over. Dit is ook de reden dat steeds meer ondernemers en werkgevers in Nederland dan ook gebruik maken van payroll voor hun werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland).

Voor wat betreft het totale overgangsproces bij payroll (1.tot 6.), werkt dit als volgt voor een werkgever:

1. Sluiten payrollovereenkomst

U sluit met een payrollbedrijf een payrollovereenkomst. Let hier goed op de kleine lettertjes in deze payrollovereenkomst en algemene voorwaarden.

2. Voorlichtings- en inschrijvingssessie

Voor uw bestaande personeel houdt u samen met het payrollbedrijf een voorlichtings- en inschrijfsessie. Waarbij uw werknemers o.a. wordt uitgelegd: wat is payroll, waarom payroll voor een werknemer/werkgever, de werknemersvoordelen van payroll, de (eventuele) veranderingen met payroll (o.a. pensioenfonds, ziekmeldingen, externe P&O en salarisadministratieafdeling). Waarna de werknemers een inschrijfsetje invullen en een kopie legitimatiebewijs meegeven.

Bij een nieuw zelf geworven en geselecteerde werknemer bepaalt u met de werknemer het salaris, uren en andere afspraken en legt dit vast middels een inschrijfsetje (+ kopie legitimatiebewijs) en vervolgens meldt u de werknemer(-s) bij het payrollbedrijf aan.

3. Payrollcontract en personeelsreglement

Het payrollbedrijf stelt vervolgens payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten) voor uw werknemers op (let op uitzendbeding!) en stuurt deze voor ondertekening naar u of de werknemers (a.h.v. de afspraak) met het personeelsreglement en andere info (b.v. huishoudelijke regels, mobiele telefoon-, internet- of leasereglement) toe. Na ondertekening zijn uw werknemers formeel juridisch in dienst van het payrollbedrijf en heeft u geen personeel meer in dienst. U zegt vervolgens direct uw verzuimverzekering, arbodienst en/of rechtsbijstandsverzekering, voor wat betreft personeel, op.

4. Dagelijkse gang van zaken

Heeft u of een werknemer een vraag dan belt u of hij/zij gratis (geen facturen voor advieswerkzaamheden zoals bij uw accountant) direct het persoonlijke aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf op. Hij/zij geeft u of uw werknemer direct antwoord of leggen de vraag intern weg bij de diverse deskundigen op gebied van HR, juridisch, verzuim en/of salaris technische zaken. U als werkgever fungeert bij payroll niet meer als doorgeefluik omtrent de vragen van uw werknemers.

U blijft, zoals reeds eerder vermeldt, als ondernemer of werkgever bij payroll wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het dagelijks toezicht op de werkvloer.

Is een werknemer echter ziek dan meldt hij/zij dit bij u, i.v.m. de planning, maar ook bij het payrollbedrijf, i.v.m. verzuimbegeleiding en ziektegeldbetaling. Het payrollbedrijf is hier bij payroll namelijk voor verantwoordelijk. Ziet u er echter wel op toe, dat uw werknemer dit ook daadwerkelijk doet, want anders zal/moet het payrollbedrijf u helaas deze ziekte uren/dagen als zijnde gewerkt door factureren. Tenslotte zal het payrollbedrijf ook een mogelijk ontslagprocedure van een werknemer bij payroll voor u regelen.

5. Verloningsproces

Het verloningsproces (=tijdrovend, kennisintensief en kostbaar) gaat bij payroll als volgt. U geeft wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks (digitaal) de (gewerkte/ziek/verlof) uren van uw werknemers aan het payrollbedrijf door. Zij doen op basis van deze uren de verloning, salarisbetalingen, loonstroken (jaaropgaven), facturering aan u en afdrachten aan instanties zoals de Belastingdienst, UWV en pensioenfonds. Is een werknemer dus ziek, met vakantie, neemt hij/zij een bijzonder verlofdag op of is het een feestdag (ADV/ATV-, senioren- en of zorgverlofdagen zullen bij goede payrollbedrijven hier ook onder vallen), dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur!

U heeft op deze dagen/uren dan ook geen (dubbele) personeelskosten. Waardoor u nog beter op seizoensinvloeden en/of bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche kunt inspelen.

6. Managementrapportages

U krijgt bij payroll één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

Daarnaast kunt u als ondernemer of werkgever, naast bellen, ook 24/7 chatten met uw vaste aanspreekpunt bij het payrollbedrijf of inloggen op het digitale systeem van het payrollbedrijf om naast relevante (up-to-date) data ook informatie over de payroll dienstverlening, wet- en regelgeving en CAO-wijzingen en documenten m.b.t. uw werknemers in te zien of te downloaden. Zoals:

• CAO;
• Inschrijfformulier werknemer;
• Minimumlonen;
• Privacyreglement;
• CAO;
• Eerstedagsmelding nieuwe werknemer;
• Handleidingen aanmelden werknemers, urenverwerking en vakantiemeldingen;
• Protocol Wet Arbeid Vreemdelingen/ Wet op de identificatieplicht;
• Verklaring Stichting Normering Arbeid;
• Verklaring van Goed Betalingsgedrag (belastingdienst);
• Voorbeelden functionerings-, beoordelings- en jaargesprek;
• Loonuitbetalingskalenders;
• Week en 4-weeks periode overzicht;

Wist u tenslotte dat een ondernemer met personeel gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken heeft/krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

Hoe werkt payroll voor een werknemer

Uw werknemer komt dus juridisch in dienst bij een payrollbedrijf en krijgt een payrollcontract aangeboden. Voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken merken uw werknemers geen verschil. U als werkgever of ondernemer behoudt de dagelijkse leiding en regelt alle operationele zaken, zoals de planning en roostering, houdt de periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken en voor nieuwe zelf geworven en geselecteerde werknemers bepaalt u het salaris en arbeidsvoorwaarden conform CAO of wettelijke regelingen.

Qua rechtspositie neemt het payrollbedrijf een groot gedeelte van de bij u geldende arbeidsvoorwaarden over. Uw werknemers behouden met payroll hierdoor dus gewoon hun rechten voor b.v. inlenersbeloning, vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.

Hieronder zetten wij allereerst, vanuit de wetgeving in Nederland, de verdere rechten van uw payrollwerknemers voor u op een rij.

Rechten payrollwerknemer

"Een payrollwerknemer dient dezelfde rechten te hebben, als de werknemer die (nog steeds) in dienst is bij het bedrijf". Dit is de opvatting/het streven van de politiek in Den Haag. Doordat er door sommige payrollbedrijven jaren is gesjoemeld met de arbeidsvoorwaarden en rechten van payrollwerknemers, heeft de politiek door middel van wet- en regelgeving ingegrepen.

Naast de reeds verplichte NEN-4400-1 normering en controles voor payrollbedrijven heeft zij o.a. in de Wet werk en zekerheid en Wet aanpak schijnconstructie (WAS) bepaalde bepalingen laten opnemen, die er voor moet zorgen dat de arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning) in de CAO en rechtspositie bij ontslag gelijk zijn en dat er sinds 2016 niet minder dan het hele minimumloon, via de bank (niet cash) en onderbouwt door een duidelijke loonstrook, mag worden uitbetaald.

Daarnaast is het voor overheidsinstanties niet meer toegestaan om van de dienstverlening payroll voor een werknemer te gebruiken. Hierbij moet wel worden vermeld, dat de arbeidsvoorwaarden vanuit de ambtenaren-CAO en pensioen bij ABP voor ambtenaren zo goed zijn geregeld, dat je bij iedere constructie, hoe die ook heet, de werknemer hier te kort zou doen.

1. Recht op inlenersbeloning

Uw payrollwerknemer heeft arbeidsrechtelijk vanuit de eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning vanuit de CAO waaronder u als bedrijf valt.

Dit houdt in dat een payrollwerknemer bij u, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog bij u in dienst is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal *vakantiedagen (!!!), periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

* Let hier goed op voor wat betreft de juiste toepassing hiervan in uw payrollfactor!

2. Zelfde ontslagregels

In 1 juli 2015 is door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als u bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu echter vanaf 2015 door wie dit nu moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden bij u op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als u uw (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet bent nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of u heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten dat u bij payroll een werknemer langer flexibel in dienst kan houden. U bent bij payroll namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. U mag een werknemer bij payroll dus meerdere bepaalde tijdscontracten aanbieden, voordat de werknemer recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd heeft (zie voordelen).

3. Verzekert voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid

Uw payrollwerknemer is ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van uw payrollwerknemer. Als uw payrollwerknemer tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, moet het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter aanvullingen van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar.

4. Aansluiting eigen pensioenfonds (toekomst)

Het laatste punt dat de politiek gelijk wil trekken voor payrollwerknemers is de pensioenregeling. Nu is het nog zo dat uw payrollwerknemer (bij de ABU- en NBBU-CAO) na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. U kan te allen tijde wel beslissen dat uw payrollwerknemer direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling (bij een eigen bedrijfs-CAO kan dit punt afwijken/anders zijn).

Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroling ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer (zie bovenstaand) en reguliere werknemer bijna helemaal gelijkwaardig geregeld. Bij dit punt willen wij voor de politiek wel de aantekening plaatsen, dat pensioenfondsen de laatste 10-15 jaar niet erg hebben opengestaan voor de aansluitingswensen van payrollbedrijven bij hun bedrijfstakpensioenfonds!

Voor wat betreft het totale overgangsproces (zie 1. tot 4.) bij payroll, werkt dit als volgt voor een werknemer:

1. Voorlichtings- en inschrijvingssessie

Uw bestaande werknemers krijgen een voorlichtings- en inschrijfsessie van het payrollbedrijf. Hier wordt hen o.a. uitgelegd: wat is payroll, waarom payroll, de werknemersvoordelen van payroll en de (eventuele) veranderingen met payroll (o.a. pensioenfonds, ziekmeldingen, externe P&O en salarisadministratieafdeling). Hierna vullen de werknemers een inschrijfsetje in en geven een kopie legitimatiebewijs mee.

Bij een nieuw zelf geworven en geselecteerde werknemer bepaalt u met de werknemer het salaris, uren en andere afspraken en legt dit vast middels een inschrijfsetje (+ kopie legitimatiebewijs) en meldt u de werknemer(-s) vervolgens bij het payrollbedrijf aan.

2. Payrollcontract en personeelsreglement

Het payrollbedrijf stelt vervolgens payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten) voor uw werknemers op en stuurt deze voor ondertekening naar de werknemers of u (a.h.v. de afspraak) met het personeelsreglement en andere info (b.v. huishoudelijke regels, mobiele telefoon-, internet- of leasereglement) toe. Na ondertekening van zijn/haar payrollcontract zijn uw werknemers juridisch in dienst van het payrollbedrijf.

3. Dagelijkse gang van zaken

U blijft als ondernemer of werkgever bij payroll dus nog steeds verantwoordelijk voor de werving en selectie van uw nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.

De werknemers doen hun dagelijkse werkzaamheden op de werkvloer, maar hebben zij echter een vraag dan verwijst u haar/hem door of hij/zij belt direct rechtstreeks gratis uw persoonlijke aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf op. Zij geven uw werknemer direct antwoord of leggen de vraag intern weg bij de diverse deskundigen op gebied van HR, juridisch, verzuim en/of salaris technisch zaken.

Is een werknemer echter ziek dan meldt hij/zij dit bij u, i.v.m. de planning, maar ook bij het payrollbedrijf, i.v.m. verzuimbegeleiding en ziektegeldbetaling. Het payrollbedrijf is hier bij payroll namelijk voor verantwoordelijk. Ziet u er echter wel op toe, dat uw werknemer dit ook daadwerkelijk doet, want anders zal/moet het payrollbedrijf u helaas deze ziekte uren/dagen als zijnde gewerkt door factureren. Tenslotte zal het payrollbedrijf ook een mogelijk ontslagprocedure van een werknemer bij payroll voor u regelen.

4. Uitbetaling salaris en doorgeven vrije dagen

Willen uw werknemers vakantie doorgeven, dan doen ze dit bij u. Hetzelfde geldt voor bijzonder verlof, kortverzuim, zorgverlof, ADV/ATV, seniorendagen. U als werkgever/ondernemer geeft wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks (digitaal) de (gewerkte/ziek/verlof) uren van uw werknemers aan het payrollbedrijf door.

Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. Uw werknemers krijgen van het payrollbedrijf jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag hun salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op haar/zijn bankrekening staat.

Bij een goed erkend en gecertificeerd payrollbedrijf staan uw payrollwerknemers altijd centraal en staan zij 24/7 voor hen klaar. Tevreden werknemers zijn immers onmisbaar voor u als werkgever of ondernemer. Hierdoor zal de binding (vaak genoemd nadeel van payroll) en arbeidsrelatie met u als werkgever of ondernemer bij payroll alleen maar verbeteren/toenemen! Hierdoor zijn er daarom inmiddels al meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland (evenveel als het aantal gedetacheerden) dagelijks aan het werk.

Voor wie is payroll geschikt of interessant?

Payroll is voor u als ondernemer of werkgever al snel interessant wanneer u zelf uw werknemers werft, zonder dat u hen in loondienst wilt aannemen. Het payrollbureau neemt namelijk het werkgeverschap met alle arbeidsrechtelijke vragen, zorgen over veranderende wet- en regelgeving, risico´s voor ziekte en ontslag en papierwerk van pensioenfondsen, Belastingdienst, UWV en arbodienst van u als ondernemer over, terwijl uw werknemers exclusief voor u werkzaam blijven. U betaalt het payrollbedrijf een overeengekomen payrolltarief, dat voor u in ieder geval voordeliger is dan bij het inhuren van een werknemer via een uitzendbureau. De verschillen kunnen hierbij tot enkele euro's per uur oplopen.

In feite is het werken met payroll interessant voor iedere organisatie (N.V., B.V., v.o.f. of eenmanszaak en gemeenten, onderwijsinstellingen, inkooporganisaties, (sport)clubs, stichtingen en verenigingen) in elke branche, die met personeel werkt. Of het hierbij nu om studenten/scholieren, seizoenskrachten, oproepkrachten, gewone en verlengde uitzendkrachten, parttime/fulltime werknemers, werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten, 65+-ers, uitkeringsgerechtigden, grenswerknemers (België, Duitsland en Engeland), interims en/of zzp'ers/freelancers in b.v. de volgende branche: horeca, recreatie, fitness, detachering, zorg, beveiliging, bouw, vervoer, schoonmaak, tankstation, tuinbouw, landbouw, taxi, metaal, techniek, callcenter, kappers, detailhandel, schilders, catering, evenementen, hospitality, wellness, uitzendbureau, transport, retail, restaurant, overheid, opslag, online, onderwijs, logistiek, kinderopvang, internet, industrie, ict, hotel, groothandel en administratie of plaatsen en provincies: Groningen, Amsterdam, Rotterdam, Nijmegen, Utrecht, Arnhem, Enschede, Eindhoven, Tilburg, Den Haag of de provincies Groningen, Utrecht, Friesland of Limburg gaat. Het maakt de meeste payrollbedrijven namelijk niets uit, daar het hun core business is.

Payroll kan worden toegepast bij zowel kortlopende projecten als lange termijn trajecten en verhoogt de flexibiliteit, brengt gemak, beperkt de risico's en geeft het financiële voordeel dat u kunt behalen door efficiënter met payroll in te kopen.

Denkt u zich eens in dat u zich met payroll o.a. niet meer hoeft te bekommeren over wet- en regelgeving omtrent arbeidsovereenkomsten en aanverwante zaken. Geen aangiften meer van het UWV en Belastingdienst krijgt met payroll, geen kosten heeft van een arbodienst en overige personeelsverzekeringen, geen ziekmeldingen en verzuimbegeleiding hoeft te doen. Wat een rust en tijd zou u dat opleveren!

Waarom payroll?

Ondernemers/werkgevers die uitsluitend willen ondernemen en zich hierbij niet willen bezighouden met alle financiële en administratieve verplichtingen omtrent personeel, kiezen om de volgende motivaties (1. t/m 3.) voor payroll. Een payrollbureau neemt de genoemde verplichtingen en verantwoordelijkheden bij payroll als goed werkgever van u over. Hierdoor houdt u meer (1.) tijd over om bezig te zijn met de economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche/sector.

U hoeft zich daarnaast met payroll niet bezig te houden met de (2.) voortdurende veranderende wet- en regelgeving en CAO-bepalingen in Nederland waardoor, (3.) uw personeelskosten per jaar ook niet fluctueren (b.v. advieskosten, juridische kosten, verzuimkosten, hogere verzekeringspremies/arbo- en uitzendkosten). Bij payroll betaalt u namelijk een all in payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur.

Waarom payroll voorbeelden

Bent u dus bijvoorbeeld een (a.) startende ondernemer, dan heeft u direct de beschikking over een professionele afdeling P&O en salarisadministratie met 1 persoonlijk aanspreekpunt met payroll. Mocht u daarnaast met veel (b.) seizoensinvloeden/piekmomenten te maken hebben, dan heeft u geen dure administratieve rompslomp i.v.m. veel wisseling onder uw personeel, werkt u veel met een (c.) uitzendbureau voor wat betreft payroll samen, dan heeft u bij een erkend en gecertificeerd payrollbedrijf sowieso een lager tarief en dus ook lagere kosten, wilt u uw (d.) backoffice van uw uitzendbureau goed en gecertificeerd hebben geregeld, dan kan een payrollbedrijf dit voor een scherp payrolltarief en in uw eigen huisstijl en logo's regelen en tenslotte met payroll voor (e.) zzp'ers en freelancers behoudt u de vrijheid van het zelfstandig ondernemerschap, maar heeft u tegelijkertijd de zekerheid van een loondienstverband.

Payroll voordelen werkgever

Over payroll bestaan veel (onterechte) vooroordelen. Zo zou payroll duur zijn, slecht voor werknemers en een makkelijke constructie om onder werkgeversverplichtingen uit te komen. Echter dit is niets minder waar (zie rechten payrollwerknemers). Hieronder zetten wij voor u de belangrijkste voordelen van payroll voor een werkgever (incl. aandachtspunten) en werknemer uiteen.

1. Geen personeels- en salarisadministratie

Ondernemers en werkgevers in Nederland maken gebruik van payroll, zodat zij geen complexe personeels- en salarisadministratie hoeven te doen. Dit betekent dat zij niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken hebben en daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen hoeven te doen bij payroll.

Bij vragen van werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten moet/hoeft de payrollwerknemer de ondernemer of werkgever niet meer lastigvallen, maar moet/kan (a.h.v. de bedrijfscultuur) hij/zij zich te allen tijde rechtstreeks wenden tot zijn/haar persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf.

Deze HR-deskundige kan namelijk de payrollwerknemer direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren, houdt u met payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche.

2. Gemak

Een goed werkgeverschap vraagt nogal veel tijd en geld van een ondernemer of werkgever in Nederland. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u als werkgever of ondernemer liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter werknemers met een onbepaalde tijd contract, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc.

Met de dienstverlening payroll, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten

3. Geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's

Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van de werknemers van een ondernemer of werkgever wordt. Loopt de ondernemer of werkgever geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weten werkgevers van tevoren wat hun personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer of werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit

Een ondernemer of werkgever is bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor zijn/haar werknemers. Hierdoor kunnen zij de werknemers langer (vaak 5,5 jaar) aan zich binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om werknemers de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van payroll kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

U ziet payroll is geschikt en kan voordelen bieden in iedere branche/sector (van horeca tot klein metaal) en voor elk soort werknemers (ongeacht functieniveau), of het nu gaat om: studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, 65+ ers, kennismigranten, buitenlandse of grenswerknemers, zzp'ers of freelancers het maakt de meeste payrollbedrijven niet uit.

5. Lagere personeelskosten

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden kan een payrollbureau uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus met payroll goedkoper uit, dan wanneer u de werknemers zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en personeelsadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en investeren in hard- en software), accountantskosten (iedere ziek-/herstelmelding, elke vraag over cao, subsidies, opstellen loonstroken en/of arbeidsovereenkomsten kosten u geld), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten (bij conflictsituaties) en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u met payroll veel goedkoper uit dan wanneer u samenwerkt met een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen uitzenden en payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk

U weet vooraf wat uw personele kosten zullen zijn met payroll, zodat u daar rekening mee kunt houden in uw berekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

Daarnaast kan de jaarlijkse uitbetaling van vakantiegeld in mei voor u een flinke kostenpost zijn. Met payroll hoeft u geen vakantiegeld meer te reserveren. Zo voorkomt u dubbele afschrijvingen, qua personeelskosten, die de uitbetaling van het vakantiegeld in mei altijd met zich meebrengen.

7. Geen arbodienst en verzuimverzekering

U kunt bij payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers met payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege geen personeel meer in dienst, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas binnen uw bedrijf

Voor uw werknemers verandert er feitelijk niet veel met payroll, behalve dat zij voor al hun vragen en informatie kunnen terugvallen op een professionele dienstverlener op het gebied van personeel en organisatie. Doordat payrollwerknemers dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechten hebben als uw andere werknemers, blijft de band tussen u als werkgever en uw werknemers (ook onderling) sterk.

9. Gratis advies en ondersteuning

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u als werkgever of ondernemer 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg dat u met payroll alle zaken rond uw personeel goed en up to date heeft geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als ondernemer of werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Aandachtspunten payroll voor werkgever

Naast de bovengenoemde redenen, waarom u payroll als werkgever zou moeten gaan gebruiken in uw organisatie, is het ook goed om als ondernemer/werkgever even bij de volgende aandachtspunten omtrent payroll stil te staan.

1. Ketenaansprakelijkheid afdrachten

Indien het payrollbureau geen loonheffingen of sociale premies aan de Belastingdienst heeft afgedragen, kan de Belastingdienst u, ondanks dat u deze afdrachten reeds aan het payrollbedrijf heeft voldaan, aansprakelijk stellen en eisen dat u de afdrachten wederom moet betalen.

Sinds 1 juli 2015 gelden namelijk de volgende maatregelen uit de Wet aanpak (WAS) met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. "Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever/ (evt.) hoofdopdrachtgever".

Check daarom altijd of een payrollbedrijf het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1) heeft en over een recente WKA-verklaring en G-rekening beschikt. Wilt u namelijk sowieso dit bovenstaande risico niet lopen, spreek dan met het payrollbedrijf af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf stort (vaak rond de 30%).

2. Ketenregeling voor arbeidscontracten

Bij payroll kan de ketenregeling met betrekking tot het aantal contracten binnen 2 jaar van toepassing zijn. Dit kan betekenen dat ondanks de flexibiliteit bij payroll, u een payrollwerknemer een vast contract moet aanbieden, omdat hij/zij bij uw bedrijf al meer dan twee jaar achtereen werkzaam is geweest. De ketenregeling geldt echter niet bij payrollcontracten met een uitzendbeding vanuit de ABU- en NBBU-CAO (zie onderstaand).

3. Uitzendbeding in payrollcontracten

Als u met een ABU of NBBU payrollbedrijf (bij een eigen payroll bedrijfs-CAO kan dit verschillen/afwijken) samenwerkt, zorg dan dat zij in de payrollcontracten voor uw payrollwerknemers een zogeheten uitzendbeding opneemt. Hierdoor kunt u als ondernemer of werkgever en/of de payrollwerknemer het payrollcontract (=arbeidsovereenkomst) zonder gevolgen opzeggen. In Nederland is het wettelijk toegestaan om het uitzendbeding voor de eerste 26 weken, met uitloop tot maximaal 78 weken toe te passen. Daarna gaat het dienstverband meetellen voor de ketenregeling voor arbeidscontracten.

4. Arbeidsomstandigheden op de werkvloer

Ondanks dat payrollwerknemers juridisch niet bij u in dienst zijn, bent u nog wel steeds, vanuit de arbowetgeving in Nederland, verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden op de werkvloer in uw bedrijf. Krijgt een payrollwerknemer of is hij/zij betrokken bij een bedrijfsongeval op de werkvloer, dan bent/blijft u bij payroll aansprakelijk. Checkt u dus goed uw RI&E en of uw payrollwerknemers onder uw aansprakelijkheidsverzekering blijven vallen!

Payroll voordelen werknemer

In de beeldvorming is payroll vooral gunstig voor de werkgever. Dat beeld strookt in het geheel niet met de realiteit. Niet zelden zijn werknemers, die worden ondergebracht bij een professionele payrollbureau, beter af in de nieuwe dan in de oude situatie voor wat betreft arbeidsvoorwaarden en rechten (zie bovenstaand rechten payrollwerknemers).

1. Overname arbeidsvoorwaarden en opgebouwde rechten

Het payrollbedrijf neemt een groot gedeelte van alle arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning/ontslagregels) over. Uw werknemers behouden met payroll hierdoor dus gewoon hun rechten voor b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.

2. Betere arbeidsvoorwaarden

Het komt voor dat de arbeidsvoorwaarden na overgang op payroll beter zijn (pensioen + loondoorbetaling bij ziekte percentages) dan de arbeidsvoorwaarden van werknemers die (nog) bij u zelf in dienst zijn.

2a. Pensioenregeling bij payroll

Mochten uw werknemers nog geen pensioenregeling hebben, dan bouwen zij bij payroll vanaf hun 21ste na 26 gewerkte weken bij het pensioenfonds Stipp in de Basisregeling sowieso wel pensioen op.

2b. Loondoorbetalingspercentage bij ziekte en wachtdagen

U bent als werkgever in Nederland verplicht een werknemer tijdens ziekte, minimaal voor een duur van twee jaar, minstens 70% van zijn/haar loon (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML) door te betalen. Voor wat betreft wachtdagen gelden wettelijk maximaal de eerste 2 ziektedagen, waarbij er tussen 2 ziekteperiodes meer dan 4 weken moet zitten.

De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter soms aanvullingen/hogere percentages van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar en minder wachtdagen of wachtdagcompensatie.

3. Betere ziekte- en re-integratiebegeleiding

Mocht een payrollwerknemer ziek worden, dan is de ziekte- en re-integratiebegeleiding bij payrollbedrijven vaak pro-actief (core business) en met als doel de payrollwerknemer zo gezond en snel weer aan het werk te krijgen.

Naast een probleemanalyse, plan van aanpak, verzuimbegeleiding 1e en 2e spoortrajecten vanuit de Wet verbetering poortwachter zijn de verzuimspecialisten bij een payrollbedrijf namelijk continu met het herstel van een payrollwerknemer bezig. De verzuimpercentages bij payrollbedrijven liggen hierdoor dan ook vaak (veel) lager dan het landelijk gemiddelde.

Verder verzorgen payrollbedrijven vaak gratis trainingen (b.v. tillen/RSI), doen zij gratis arbeidsdeskundig- en werkplekaanpassingsonderzoek, waardoor uw werknemers langduriger en gezond aan het werk blijven en hebben zij tenslotte een netwerk van medisch specialisten, waardoor zij sneller een second opinion of operatie voor de zieke werknemer kunnen regelen.

4. Stiptheid, zekerheid en correctheid salarisbetalingen

Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. Uw werknemers krijgen jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag hun salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op haar/zijn bankrekening staat.

Daarnaast bouwen werknemers ook bij payroll gewoon vakantiegeld op. Dit geld hoeven zij niet standaard in mei te laten uitkeren, maar kunnen op aangeven van hen maximaal 2x per jaar worden uitgekeerd.

5. Baanzekerheid

Vaak komt het voor dat u geen contract voor bepaalde (maximaal 2 jaar en/of 3 contracten benut) of onbepaalde tijd mag of kan aanbieden (vanwege werkgeversrisico's), maar dit wel via een payrollconstructie kan/mag doen.

De werknemer krijgt dan bij het payrollbedrijf een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd en blijft gewoon bij u werken. Hierdoor behoudt u de kennis en kunde van de werknemer én de werknemer behoudt zijn baan en hoeft niet voor een half jaar elders te gaan werken. Een win-win situatie met payroll voor beide partijen!

6. Risico’s gespreid

Payrollbedrijven hebben doorgaans klanten (en dus werknemers) in uiteenlopende bedrijfstakken, waardoor het risico veel meer is gespreid. Gaat u failliet, dan zijn de werknemers niet direct de dupe. De werknemer profiteert namelijk naast de schaalgrootte van zijn nieuwe payrollwerkgever ook mee van haar verplichte herplaatsingtermijn en beëindigingvergoedingen.

7. Collectiviteitregeling en -kortingen

Vaak heeft een payrollbureau een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen de payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, laptops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

8. Collectieve ongevallenverzekering met payroll

De meeste payrollbedrijven hebben als goed werkgever voor hun payrollwerknemers (vaak) een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Hierdoor wordt aan (de nabestaanden van) de payrollwerknemer een bedrag uitgekeerd bij overlijden en een bedrag bij blijvende invaliditeit.

9. Scholing en opleidingen

Payrollwerknemers kunnen gebruik maken van de scholingsregeling bij een payrollbedrijf. U draagt bij payroll namelijk indirect 1,02% van uw brutoloonsom aan het scholingsfonds van de payrollbranche (Stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof) af (informeer hier dus naar bij uw payrollaanbieder).

Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen/volgen. Daarnaast zijn er ook payrollbedrijven, die hiernaast ook nog gratis online trainingen en cursussen aanbieden. Van commerciële en managementtrainingen, tot cursussen op het gebied van veiligheid of social media. Zo krijgen uw payrollwerknemers de kans om kosteloos nog meer uit zichzelf te halen met payroll.

10. Betere en persoonlijke P&O afdeling

Als laatste gaat de P&O ondersteuning er voor veel werknemers vaak stukken op vooruit, als ze in dienst komen bij een professioneel payrollbedrijf. Gespecialiseerde payroll bedrijven zorgen o.a. voor een correcter, effectiever en informatiever verloningsproces. Ze kunnen bijvoorbeeld uw werknemers daadwerkelijk gratis uitleggen wat er op hun loonstrook staat, wat hun rechten (zie bovenstaand) en arbeidsvoorwaarden uit de CAO/wet zijn en hoe zaken zoals belastingen, opleidingen, uitkeringen en administratieve kwesties in Nederland voor werknemers zijn geregeld.

Voor al deze vragen en meer hebben payrollwerknemers vanaf dag één 24/7 één persoonlijk aanspreekpunt bij een payrollbedrijf (dus geen helpdesk of onpersoonlijk 0800 nummer) en kunnen zij te allen tijde via een internetportal hun loonstroken, jaaropgaven, payrollcontract, overzicht (boven-) wettelijke vakantiedagen, collectiviteitskortingen, formulieren (b.v. werkgeversverklaring, zwangerschapsverklaring), lease-, mobiele telefoon- of internetreglement downloaden/inzien of online onkosten declareren.

Of en in welke mate payroll nu gunstiger, ten opzichte van de situatie bij u, voor werknemers uitpakt, hangt sterk af van de uitgangssituatie van uw werknemer. Hoe losser de voormalige dienstbetrekking en magerder de (secundaire) arbeidsvoorwaarden bij u waren/zijn, hoe meer de kersverse payrollwerknemer er bij payroll op vooruitgaat.

Verschil uitzenden en payroll

Veel van onze potentiële klanten denken dat payroll hetzelfde is als een uitzendbureau. Naast dat een uitzendbureau vanwege de werving- en selectiekosten veel (1.) duurder is dan payroll. Bent u bij payroll als ondernemer naast het toezicht op de werkvloer (vanuit de arbowet), het bepalen van primaire arbeidsvoorwaarden, salarissen (conform CAO/WML) en werktijden ook verantwoordelijk voor de (2.) werving en selectie van nieuwe werknemers. Doordat uw werknemers bij payroll (3.) exclusief bij u te werk worden gesteld, zijn dit direct ook de grootste verschillen tussen uitzenden en payroll. Andere minder vaak genoemde verschillen tussen uitzenden en payroll zijn:

4. Lange termijn bij payroll versus korte termijn bij uitzenden

De intentie van ondernemers/werkgevers die hun personeel inhuren via payroll, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die van uitzendkrachten gebruik maken. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien wij bij payroll dat het personeel in veel gevallen langere dienstverbanden heeft.

5. Vervangende arbeid bij payroll en uitzenden

Is er geen werk meer voor personeel bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is bij payroll een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij een uitzendbureau is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

Andersom geldt voor een uitzendbureau wel, dat als een uitzendkracht ziek of met vakantie is, zij voor een passende vervangende uitzendkracht dient te zorgen. Als u uw personeel inhuurt via payroll doet een payrollbedrijf dit dus niet.

6. Scholing en collectiviteitsregelingen voor uw personeel bij payroll

Omdat de binding, een payrollbedrijf ziet uw personeel als hun eigen personeel, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun personeel aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar personeel afgesloten. Hierdoor ontvangen zij collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Als u uw personeel via payroll inhuurt, is het dus voor u als ondernemer/werkgever mogelijk uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor uw personeel direct gratis goed geregeld te hebben.

Kortom werkt u dus met uitzendkrachten of gedetacheerden binnen uw bedrijf, dan bent u als werkgever/ondernemer sowieso met payroll 10-20% goedkoper uit! Hierbij heeft u dus dezelfde flexibiliteit in arbeidscontracten, maar kunnen de verschillen tussen uw uitzendkosten en payrollkosten oplopen tot enkele euro's per uur.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll. Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt altijd een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!