Wanneer u als mkb'er voor payroll kiest, komen uw werknemers op papier juridisch in dienst bij een payrollbedrijf. Hierbij neemt het payrollbedrijf alle werkzaamheden omtrent uw personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's van u over. Dit is direct ook het grootste verschil tussen payroll en het uitbesteden van uw salarisadministratie aan uw accountant of boekhouder. Bij laatstgenoemde blijft u namelijk nog steeds de juridisch werkgever van uw personeel.
Direct een payrollofferte opvragen?
Het payrollbedrijf zorgt en regelt bij payroll, als een externe afdeling personeelszaken van uw MKB-bedrijf, o.a. voor: correcte arbeidsovereenkomsten (payrollcontracten), loondoorbetaling bij ziekte, verzekeringen (bij arbeidsongeschiktheid), jaaropgaven en loonstroken, ontslagprocedures, salarisadministratie, afdrachten sociale lasten, pensioenpremies en loonbelasting en verwerking van CAO- en wetswijzigingen.
Welke taken blijven voor u als mkb'er over? U blijft bij payroll o.a. verantwoordelijk voor de volgende taken: werving en selectie nieuw personeel, bepalen van de hoogte van de salarissen, voeren van beoordelings- functioneringsgesprekken, planning en vanuit de arbowetgeving voor het aansturen, begeleiden en toezicht van uw personeel op de werkvloer.
Zoals u hierboven al kon lezen, zijn er verschillende payroll voordelen voor een mkb'er Hieronder leggen wij de 10 meest genoemde en belangrijkste voordelen voor een ondernemer/werkgever in het MKB uit:
Mkb'ers in Nederland maken gebruik van payroll, zodat zij geen complexe personeels- en salarisadministratie hoeven te doen. Vooral als u parttimers, uitzendmedewerkers of oproepkrachten in dienst heeft, zorgen deze niet alleen voor meer flexibiliteit, maar ook voor meer administratie, hogere overheadkosten, ingewikkelde wetgeving en financiële risico’s.
Maakt u gebruik van payroll dan heeft u niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken en hoeft u daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen te doen bij payroll.
Met payroll weet u als ondernemer/werkgever in het MKB zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, de arbeidscontracten voor uw werknemers correct zijn en u op tijd meldingen krijgt wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd. Zo komt u nooit meer voor juridische verrassingen te staan met payroll.
Bij vragen van uw werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten hoeft uw payrollwerknemer u niet meer lastigvallen, maar moet (a.h.v. de bedrijfscultuur) hij/zij zich te allen tijde rechtstreeks tot zijn/haar persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf wenden.
Deze HR-deskundige kan namelijk de payrollwerknemer direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u als ondernemer/werkgever wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren. Tot slot houdt u met payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw mkb-bedrijf en/of branche.
Heeft u daarentegen echter werknemers met een onbepaalde tijdscontract, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc.
Met de dienstverlening payroll, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten.
Voor een klein bedrijf kan een zieke medewerker grote gevolgen hebben en zijn de verzekeringspremies hiervoor fors. Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van de werknemers van u wordt. Loopt u geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weet u van tevoren wat uw personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten, zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.
Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.
Als mkb'er bent u bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor uw werknemers. Hierdoor kunt u uw werknemers langer (vaak 5,5 jaar) aan u binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om werknemers de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw mkb-bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche.
Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.
Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.
Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!
Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw mkb-bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van payroll kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!
Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden, kan een payrollbureau uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus met payroll goedkoper uit, dan wanneer u de werknemers zelf in dienst zou hebben.
U bespaart namelijk met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).
Bovendien bent u met payroll veel goedkoper uit dan wanneer u samenwerkt met een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen uitzenden en payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!
U weet vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn met payroll, zodat u daar rekening mee kunt houden in uw personeelskostenberekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.
Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).
Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.
U kunt bij payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers met payroll geen personeel meer in dienst!
Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege geen personeel meer in dienst, misschien de polis aanpassen en geld besparen.
Voor uw werknemers verandert er weinig met payroll op de werkvloer. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden bij payroll.
Bij payroll blijft u als mkb'er nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van de werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.
Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel mkb-bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw personeel aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw payrollwerknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.
Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn uw werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als de werknemers die bij u nog in dienst zijn.
Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun payrollwerknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.
Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.
Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u als mkb'er 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.
Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg dat u met payroll alle zaken rond uw personeel goed en up to date heeft geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als ondernemer of werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.
Zoals u heeft kunnen lezen, zitten de grootste voordelen van een payrollconstructie dus in het verminderen van de administratieve rompslomp, gemak, zekerheid, het afdekken van risico’s en flexibiliteit. En dit zijn vaak belangrijke zaken bij mkb-bedrijven, startups en bedrijven in conjunctuurgevoelige branches waar veel van flexibele arbeidskrachten gebruik wordt gemaakt. Denk aan horecabranche, logistiek en productie sector, waar het personeelsbestand regelmatig wijzigt en er verschillende piekmomenten zijn.
Heeft u dus als mkb'er de kennis en middelen (nog) niet of onvoldoende in huis, dan is payroll een prima dienstverlening voor uw personeelszaken en kunt u nog beter op uw piekmomenten inspelen en geld en tijd besparen. Daarnaast bent u met payroll continu up-to-date voor wat betreft alle CAO en wet- en regelgeving wijzigingen in Nederland.
Kortom, met payroll weet u zeker dat alle benodigde kennis aanwezig is. Door in Nederland namelijk personeel in dienst te nemen, verdrievoudigt uw benodigde wet- en regelgeving kennis en krijgt u wel met 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en met payroll maar met 1!
U beperkt dus uw totale werkzaamheden omtrent uw personeel met payroll tot het slechts doorgeven van de gewerkte uren van uw werknemers en het betalen van één inkoopfactuur. Daar staat wel tegenover dat payroll ook geld kost. Hieronder leest u alles over payroll kosten voor het MKB.
Natuurlijk moet een payrollbedrijf voor alle werkzaamheden en risico's ook iets verdienen. Een accountant, arbodienst, ziekteverzuimverzekering of advocaat kosten immers ook geld. Payroll hoeft echter per definitie niet duurder te zijn, dan wanneer uw de werknemers zelf in dienst zou nemen/hebben. In veel gevallen is payroll namelijk goedkoper.
U betaalt als mkb'er bij payroll alleen de gewerkte uren en bij ziekte, feestdagen, vakanties, bijzonder (buiten gewoon) verlof, kort verzuim (calamiteiten) en eventueel ADV/ATV-dagen/uren, seniorendagen en zorgverlofdagen betaalt het payrollbedrijf uw payrollwerknemer door, maar ontvangt u geen factuur.
Daarnaast bespaart u met de dienstverlening payroll veel geld op uw indirecte personeelskosten, zoals o.a. overhead, aanschaf en onderhoud soft- en hardware salarisadministratie-, urenregistratie- en/of verzuimmanagementsysteem, contractbeheer, verzuimverzekering, arbodienst en juridische kosten bij een mogelijk arbeidsconflict.
Doordat payrollbedrijven veel meer werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben, kunnen zij door schaalvoordeel verzekeringen, arbodienst en systemen goedkoper inkopen dan u, kennen zij een hogere automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakkere ziektebegeleiding, waardoor het verzuimpercentages lager ligt dan bij u of het landelijk gemiddelde.
Bij payroll betaalt u dus een vast payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, waarbij payrollbedrijven werken met een zogeheten payrollfactor/loonsom/omrekenfactor/omrekeningsfactor. Dit is naast de payrollbranche ook gebruikelijk in de uitzend- en detacheringsbranche. In deze payrollfactor horen de volgende zaken te zijn opgenomen:
+
+
= Payrollfactor
Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als mkb'er in eigen dienst circa 50-60%.
Let bij het vergelijken van payrollfactoren van verschillende payrollbedrijven echter altijd goed op wat er in hun payrolltarieven zit (zie payrolltarieven en payrollberekening).
Wij werken met all-in payrolltarieven, maar er zijn echter ook payrollaanbieders die bepaalde reserveringen (vakantiedagen en geld (wettelijk verplicht), bijzonder verlof, feestdagen, ziektedagen, kort verzuim, ADV/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlofdagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u door factureren. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit, maar bent u per slot van rekening duurder uit.
De meest transparante manier voor u om payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit uw CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vermenigvuldigen met de bovenvermelde payrollfactor van het payrollbedrijf.
De payrollberekening bij een payrollbedrijf is dan:
Payrollkosten (kostprijs) werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =
€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20
Wilt u echter niet voor verrassingen komen te staan, loop dan onze onderstaande payrolltarievenchecklist door of vraag een gratis adviesgesprek, payroll offerte of payrollberekening bij ons aan!
Om te weten wat u als mkb'er uiteindelijk bij payroll koopt, volgt hieronder in het kort nog even een checklist, die u kunt gebruiken voor uw payrolltarieven/payrollfactoren:
• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?
Voor meer uitleg of informatie over payroll in het MKB en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u als mkb'er graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening. Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt altijd een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!
Waarom bij ons een offerte aanvragen?
Testimonials
Benieuwd naar ervaringen van anderen met onze adviseurs?