Uitleg van payroll?

Antwoord:

Payroll (payroll = loonlijst vanuit het Engels vertaald) wordt in Nederland op 2 manieren gebruikt:
Direct een payrollofferte opvragen?

1. De werknemers zijn nog in dienst bij hun werkgever;
2. De werknemers zijn juridisch in dienst bij een payrollbedrijf.

Bij de eerste variant van payroll zijn de werknemers nog steeds juridisch in dienst bij de ondernemer/werkgever. Hij/zij is nog steeds verantwoordelijk voor de bijbehorende arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's voor wat betreft ziekte en ontslag. Eigenlijk is deze variant van payrolll niet meer of minder dan de verloning van personeel met een stuk personeelsadministratie. De ondernemer/werkgever heeft nog steeds een ziekteverzuimverzekering en/of arbodienst en rechtsbijstandsverzekering nodig. Enkele van deze grote payrollbedrijven in Nederland zijn: ADP, Raet en SD Worx.

Bij de tweede variant van payroll treden werknemers in dienst bij een payrollbedrijf, waarna zij weer exclusief bij de ondernemer op de werkvloer te werk worden gesteld (verschil uitzendbureau). Het payrollbedrijf doet o.a. de volledige personeels- en salarisadministratie, schakelt een arbodienst in, verzorgt de verzuimbegeleiding, begeleidt re-integratietrajecten en regelt de uitstroom.

Daarnaast fungeert zij als ziekteverzuimverzekering, waarbij zij en niet de ondernemer/werkgever de risico’s voor het ziekteverzuim draagt. De ondernemer/werkgever blijft bij payroll wel verantwoordelijk voor a. de werving en selectie van nieuw personeel (verschil uitzendbureau), b. verantwoordelijk op de werkvloer voor de dagelijkse aansturing en toezicht vanuit de arbowetgeving, c. voor de inroostering en d. functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Grote payrollbedrijven die deze payroll variant in Nederland aanbieden, zijn o.a.: Pay for People (incl. Tentoo), Driessen Payroll, Please Payroll, Persoonality Payrolling, Wepaypeople, Payroll Select, Repay Payroll, Connexie Payroll, Kolibrie Payroll en Payper.

Wij zullen in onze onderstaande uitleg de tweede variant van payroll behandelen.

Bij deze variant van payroll, zoals hierboven al vermeldt, neemt het payrollbedrijf als juridisch werkgever alle taken met betrekking tot de personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke risico's van een ondernemer/werkgever over.

Een bedrijf heeft hierdoor geen personeels- en salarisadministratie meer, geen werkgeversrisico's, geen kosten bij ziekte en/of arbeidsrechtelijke juridische conflicten. Maar ook meer flexibiliteit voor wat betreft het aantal tijdelijke arbeidscontracten, meer actuele kennis op gebied van CAO's en wet- en regelgeving, geen arbodienst meer en de lonen en afdrachten van het personeel worden door het payrollbedrijf voorgefinancierd.

Zoals u heeft kunnen lezen, levert payroll ondernemers/werkgevers/bedrijven tijd en geld op. Dit is ook de reden dat steeds meer bedrijven volop van de dienstverlening payroll gebruikmaken. In Nederland zijn er momenteel meer dan 200.000 payrollwerknemers dagelijks aan het werk. Ter vergelijking er zijn ook ongeveer 200.000 gedetacheerden in Nederland.

Uitleg waarom payroll interessant is

Het werken met payroll is interessant voor iedere organisatie die met personeel werkt, voor zowel kortlopende projecten als lange termijn trajecten. Als ondernemer heeft u met payroll het gemak van een 24/7 externe afdeling personeelszaken & salarisadministratie, meer flexibiliteit in uw bepaalde tijdscontracten, zijn uw risico’s voor ziekte (in Nederland is het wettelijke verplicht om de werknemer 70% van zijn/haar loon bij ziekte twee jaar lang door te betalen (echter per CAO verschillend) en ontslag beperkt en kunt u tenslotte door efficiënter in te kopen met payroll financieel voordeel behalen.

Kortom, denkt u zich eens in dat u zich met payroll niet meer hoeft te bekommeren over o.a. de veranderende wet en regelgeving betreffende arbeidsovereenkomsten en aanverwante zaken (o.a. WIA, WGA, Ziektewet, Wet verbetering poortwachter en re-integratie), CAO-bepalingen, urenadministratie, salarisverwerking en –betalingen, aangiften en afdrachten aan het UWV, belastingdienst en pensioenfondsen, de kosten van arbodienst, verzuimverzekeringen overige personeelsverzekeringen en het doen van ziekmeldingen en/of verzuimbegeleiding. Wat een geld en tijd zou u dat opleveren!

Hieronder leggen wij voor u in het kort uit, waarom een werkgever en zijn/haar werknemer(-s) beter van payroll gebruik kunnen maken (zie ook payroll voordelen).

Uitleg payroll voordelen voor een ondernemer/werkgever

Zoals u hierboven al kon lezen, zijn er verschillende payroll voordelen voor een bedrijf/ondernemer/werkgever. Hieronder leggen wij de 10 meest genoemde en belangrijkste voordelen voor een werkgever uit:

1. Geen personeels- en salarisadministratie met payroll meer

Ondernemers en werkgevers in Nederland maken gebruik van payroll, zodat zij geen complexe personeels- en salarisadministratie hoeven te doen. Dit betekent dat zij niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken hebben en daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen hoeven te doen bij payroll.

Met payroll weet een ondernemer/werkgever zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, dat de arbeidscontracten voor de werknemers correct zijn en dat zij op tijd meldingen krijgen wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd, zo komt hij/zij nooit meer voor juridische verrassingen te staan met payroll.

Bij vragen van werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten moet/hoeft de payrollwerknemer de ondernemer of werkgever niet meer lastigvallen, maar moet/kan (a.h.v. de bedrijfscultuur) hij/zij zich te allen tijde rechtstreeks wenden tot zijn/haar persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf.

Deze HR-deskundige kan namelijk de payrollwerknemer direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren, houdt u met payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche.

2. Gemak met payroll

Een goed werkgeverschap vraagt nogal veel tijd en geld van een ondernemer of werkgever in Nederland. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u als werkgever of ondernemer liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter werknemers met een onbepaalde tijdscontract, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc.

Met de dienstverlening payroll, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten.

3. Geen werkgeversrisico’s met payroll meer

Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van de werknemers van een ondernemer of werkgever wordt. Loopt de ondernemer of werkgever geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weten werkgevers van tevoren wat hun personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer of werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit met payroll

Een ondernemer of werkgever is bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor zijn/haar werknemers. Hierdoor kunnen zij de werknemers langer (vaak 5,5 jaar) aan zich binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om werknemers de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van payroll kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

5. Lagere personeelskosten met payroll

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden kan een payrollbureau uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus met payroll goedkoper uit, dan wanneer u de werknemers zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u met payroll veel goedkoper uit dan wanneer u samenwerkt met een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen uitzenden en payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk door payroll

U weet vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn met payroll, zodat u daar rekening mee kunt houden in uw personeelskostenberekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

7. Geen arbodienst en ziekengeldverzekering met payroll meer

U kunt bij payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers met payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege geen personeel meer in dienst, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas binnen uw bedrijf met payroll

Voor de werknemers verandert er weinig met payroll op de werkvloer. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden bij payroll.

Bij payroll blijft u als de ondernemer/werkgever nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van de werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

9. Beter werkgeverschap voor werknemers met payroll

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. Wanneer deze taken door een ondernemer/werkgever rond zijn/haar personeel aan een payrollbedrijf wordt uitbesteed, zijn zij er zeker van dat hun payrollwerknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.

Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn de werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als de werknemers die bij de ondernemer of werkgever vast in dienst zijn.

Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun payrollwerknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

10. Gratis advies en ondersteuning

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u als werkgever of ondernemer 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg dat u met payroll alle zaken rond uw personeel goed en up to date heeft geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als ondernemer of werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Uitleg payroll aandachtspunten voor een ondernemer/werkgever

Naast de bovengenoemde voordelen is het ook goed om als ondernemer/werkgever even bij de uitleg van de volgende aandachtspunten omtrent payroll stil te staan.

1. Blijvende ketenaansprakelijkheid voor afdrachten

Indien het payrollbedrijf geen loonheffingen of sociale premies aan de Belastingdienst heeft afgedragen, kan de Belastingdienst u, ondanks dat u deze afdrachten reeds aan het payrollbedrijf heeft voldaan, aansprakelijk stellen en eisen dat u de afdrachten wederom moet betalen.

Sinds 1 juli 2015 gelden namelijk de volgende maatregelen uit de Wet aanpak (WAS) met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. "Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever/ (evt.) hoofdopdrachtgever".

Check daarom altijd of een payrollbedrijf het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1) heeft en over een recente WKA-verklaring en G-rekening beschikt. Wilt u namelijk sowieso dit bovenstaande risico niet lopen, spreek dan met het payrollbedrijf af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf stort (vaak rond de 30%).

2. Ketenregeling voor arbeidscontracten

Bij payroll kan de ketenregeling met betrekking tot het aantal contracten binnen 2 jaar van toepassing zijn. Dit kan betekenen dat ondanks de flexibiliteit bij payroll, u een payrollwerknemer een vast contract moet aanbieden, omdat hij/zij bij uw bedrijf al meer dan twee jaar achtereen werkzaam is geweest. De ketenregeling geldt echter niet bij payrollcontracten met een uitzendbeding vanuit de ABU- en NBBU-CAO (zie onderstaand).

3. Uitzendbeding in payrollcontracten

Als u met een ABU of NBBU payrollbedrijf (bij een eigen payroll bedrijfs-CAO kan dit verschillen/afwijken) samenwerkt, zorg dan dat zij in de payrollcontracten voor uw payrollwerknemers een zogeheten uitzendbeding opneemt. Hierdoor kunt u als ondernemer of werkgever en/of de payrollwerknemer het payrollcontract (=arbeidsovereenkomst) zonder gevolgen opzeggen. In Nederland is het wettelijk toegestaan om het uitzendbeding voor de eerste 26 weken, met uitloop tot maximaal 78 weken toe te passen. Daarna gaat het dienstverband meetellen voor de ketenregeling voor arbeidscontracten.

4. Arbeidsomstandigheden op de werkvloer

Ondanks dat payrollwerknemers juridisch niet bij u in dienst zijn, bent u nog wel steeds, vanuit de arbowetgeving in Nederland, verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden op de werkvloer in uw bedrijf. Krijgt een payrollwerknemer of is hij/zij betrokken bij een bedrijfsongeval op de werkvloer, dan bent/blijft u bij payroll aansprakelijk. Checkt u dus goed of uw payrollwerknemers onder uw aansprakelijkheidsverzekering vallen!

Wist u tenslotte dat een ondernemer met personeel gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken heeft/krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

De meestgestelde vragen over payroll

1. Wat zijn de payroll nadelen voor werknemers?

Uitleg: De meest gehoorde reden om niet te kiezen voor payroll, is dat payroll alleen maar nadelen voor werknemers zou hebben en o.a. ten koste van de binding met de werknemers zou gaan.

1a. Payrollwerknemers zouden minder betaald krijgen en geen gelijkwaardige functies hebben

De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollwerknemers gelijkwaardig moeten belonen en inschalen, net als de werknemers die rechtstreeks bij de ondernemer of werkgever in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

• Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;
• Opbouw van ATV en ADV dagen;
• Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;
• Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Naast een gelijkwaardige beloning heeft de payrollwerknemer ook vanuit de CAO recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren zijn hier dus ook van toepassing.

1b. Payrollwerknemers zouden makkelijker ontslagen kunnen worden

Payrollwerknemers hebben sinds 1 juli 2015 in Nederland dezelfde ontslagbescherming, als werknemers die rechtstreeks bij de ondernemer of werkgever in dienst zijn.

Wilde een payrollwerkgever/ondernemer een payrollwerknemer ontslaan, dan moest in het verleden het ontslag eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een payrollwerknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan de payrollwerkgever payrollwerknemers ontslaan als de werkgever/ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever/ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen betekent dit dat de kantonrechter het ontslag toetst. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten, dat een ondernemer/werkgever bij payroll de payrollwerknemers langer flexibel in dienst kan houden. Hij/zij is namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever de payrollwerknemers dus meerdere bepaalde tijdscontracten mag aanbieden, voordat de payrollwerknemers recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd hebben.

1c. Werkgevers kunnen met payroll werkgeversverplichtingen makkelijk ontlopen

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer/werkgever met payroll makkelijk zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen kan ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken, betekent dit dat u als werkgever namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor uw werknemers wordt gehouden. Het payrollbedrijf wordt namelijk op het naleven van wet- en regelgeving en CAO's tweemaal jaarlijks gecontroleerd (NEN 4400-1 certificering).

Payrollbedrijven hebben daardoor voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO's, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst, die u als ondernemer/werkgever hieraan zullen houden of op wijzen.

Een ondernemer/werkgever kan hier dus geen loopje meenemen. Waardoor dit betekent, dat de payrollwerknemers te allen tijde beschermd zijn en krijgen waarop ze recht hebben bij een payrollconstructie van een payrollbedrijf.

1d. Payrollwerknemers zouden minder binding met het bedrijf hebben/krijgen

Voor wat betreft de veranderde band (binding) tussen een werknemer en ondernemer bij payroll, zien wij juist een verbetering (1. t/m 8.), qua binding, ontstaan. Doordat de werkgever/ondernemer met payroll (1) geen tijd meer kwijt is aan allerlei zaken en documenten rond de personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding. Betekent dit dat zij/hij meer tijd en aandacht voor het reilen en zeilen binnen het bedrijf heeft. Een ondernemer/werkgever heeft met payroll juist meer tijd om bijvoorbeeld informele gesprekken op de werkvloer met zijn/haar werknemers te voeren, waardoor de binding met het bedrijf en u als werkgever juist toeneemt.

Voor wat betreft: de werving en selectie van nieuw werknemers, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salaris van werknemers (conform CAO/WML), de planning en roostering, de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (gratis hulp payrollbedrijf) en vanuit de arbowetgeving de controle op de werkvloer (o.a. RI&E) blijft u nog steeds gewoon verantwoordelijk bij payroll. (2) Uw werknemers hebben voor deze zaken dus nog steeds met u te maken.

Zaken rond de personeels- en salarisadministratie binnen een bedrijf worden met payroll veel (3) professioneler voor de werknemers geregeld. De werknemers kunnen namelijk te allen tijde voor hun vragen bij een vast aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht. Zij krijgen direct antwoord op hun vragen (over b.v.: loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving) en merken dat zaken zoals salarisbetalingen, bijzonder verlof regelingen, overwerkuren en toeslagen, loonstroken uitleg, ziektebegeleiding, pensioenregelingen, collectieve ziektekostenverzekeringen, juridische kwesties, CAO vragen etc. serieus voor hen worden geregeld door een payrollbedrijf bij payroll.

Naast dat de payrollbranche een scholingsfonds kent, bieden veel payrollbedrijven ook nog (4) gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers, b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media, aan.

Een payrollbureau heeft ook vaak (5) collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, labtops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar werknemers direct gratis goed geregeld te hebben.

Payrollwerknemers (6) bouwen bij payroll sowieso vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 weken), bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen op. Mocht een ondernemer/werkgever dus nog geen pensioenregeling binnen zijn/haar bedrijf hebben, dan is dat bij payroll direct goed geregeld.

Zeker in de Plusregeling van de StiPP bouwen werknemers een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF) en betaalt de werknemer hierbij maar 1/3 en de payroller 2/3 deel.

Doordat de StiPP regeling een vrij jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de 110%) en geen overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling kent. Hoeven de deelnemers voor deze regelingen dus ook geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies werkelijk voor de deelnemer. Omdat de werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden de werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen met de overstap naar payroll ook meer netto salaris over.

Een werkgever/ondernemer heeft met payroll gedurende een langere periode de tijd om aan zijn/haar payrollwerknemers tijdelijke payrollcontracten aan te bieden. Hierdoor kan een payrollwerknemer langer bij het bedrijf blijven werken en hoeft hij/zij niet na 2 jaar of 3 contracten (7) een half jaar op zoek naar ander werk. Is een werkgever/ondernemer echter tevreden, dan kan hij/zij te allen tijde tussentijds de payrollwerknemer een payrollcontract voor onbepaalde tijd bij het payrollbedrijf aanbieden.

En tot slot kunnen payrollwerknemers (8) zelf kiezen tussen een wekelijkse, 4-wekelijkse of maandelijkse uitbetaling van het salaris, tweemaal per jaar hun vakantiegeld opnemen en voor al hun vragen 24/7 bij hun persoonlijk deskundig HR-aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht.

Kortom ieder payroll nadeel heeft zijn voordeel voor een payrollwerknemer!

2. Voor welke werknemers of branches is payroll geschikt?

Uitleg: Wij verzorgen payrollconstructies in alle plaatsen, provincies en in o.a. de volgende branches/sectoren in Nederland: horeca, recreatie, fitness, detachering, zorg, beveiliging, bouw, vervoer, schoonmaak, tankstation, tuinbouw, landbouw, taxi, metaal, techniek, callcenter, kappers, detailhandel, schilders, catering, evenementen, hospitality, wellness, uitzendbureau, transport, retail, restaurant, overheid, opslag, online, onderwijs, logistiek, kinderopvang, internet, industrie, ict, hotel, groothandel en administratie.

U ziet payroll is geschikt en kan voordelen bieden in iedere branche/sector (zie bovenstaand) en voor elk soort werknemers (ongeacht functieniveau), of het nu gaat om: studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, kennismigranten, 65+ ers, buitenlandse of grenswerknemers, zzp'ers of freelancers het maakt ons niet uit.

3. Is payroll hetzelfde als uitzenden?

Uitleg: Ondanks dat er voor een uitzendkracht, net zo als bij payroll, sprake is van een driehoeksverhouding. Is het eerste belangrijke verschil tussen uitzenden en payroll, dat de (1) werving en selectie van personeel bij payroll door de inlener (ondernemer) wordt gedaan en voor een uitzendkracht dit door het uitzendbureau gebeurt.

Daarnaast mag het uitzendbureau de uitzendkracht zonder toestemming bij diverse opdrachtgevers ter beschikking stellen. Terwijl bij payroll geldt, dat het zelf geworven en geselecteerde personeel (2) exclusief bij de inlener op de werkvloer dient te worden tewerkgesteld. Werknemers mogen dus bij payroll door het payrollbedrijf niet bij andere opdrachtgevers, zonder toestemming van de inlener, worden geplaatst.

Het (3) derde grote verschil tussen een uitzenden en payroll is dat het uitzendtarief, vanwege de wervingsmarge, voor een uitzendkracht soms wel 10-20% hoger ligt dan het payrolltarief voor uw personeel bij payroll. Andere minder vaak genoemde verschillen tussen een uitzenden en payroll zijn:

3.4 Lange termijn bij payroll versus korte termijn uitzenden

De intentie van ondernemers/werkgevers die hun personeel inhuren via payroll, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die van uitzendkrachten gebruik maken. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien wij bij payroll dat het personeel in veel gevallen langere dienstverbanden heeft.

3.5 Vervangende arbeid bij payroll en uitzenden

Is er geen werk meer voor personeel bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is bij payroll een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij een uitzendbureau is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

Andersom geldt voor een uitzendbureau wel, dat als een uitzendkracht ziek of met vakantie is, zij voor een passende vervangende uitzendkracht dient te zorgen. Als u uw personeel inhuurt via payroll doet een payrollbedrijf dit dus niet.

3.6 Scholing en collectiviteitsregelingen voor uw personeel bij payroll

Omdat de binding, een payrollbedrijf ziet uw personeel als hun eigen personeel, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun personeel aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar personeel afgesloten. Hierdoor ontvangen zij collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Als u uw personeel via payroll inhuurt, is het dus voor u als ondernemer/werkgever mogelijk uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor uw personeel direct gratis goed geregeld te hebben.

3.7 Verschil uitzendkracht en personeel via payroll volgens de Belastingdienst

Uitleg: De Belastingdienst heeft onlangs aan het Handboek Loonheffingen 2018 (tool) de verschillen tussen een uitzendkracht en payrollwerknemer toegevoegd.

Uitzendkracht: 1. Een uitzendkracht is in dienst bij een uitzendbureau en wordt aan een derde uitgeleend. 2. De uitzendkracht werkt onder toezicht en leiding van een derde, op grond van een uitzendovereenkomst met het uitzendbureau. 3. Het uitzendbureau past voor de uitzendkracht de normale regels voor de loonheffingen toe.

Voor wat betreft de kwalificatie als payrollwerknemer, gelden de volgende 3 voorwaarden: 1. De payrollwerknemer is door u zelf aangedragen. 2. U heeft expliciet met het payrollbedrijf afgesproken, dat de payrollwerknemer gedurende zijn/haar contract geen andere werkgevers heeft, maar uitsluitend voor u werkt (tenzij anders door u bepaald (b.v. tijdelijk te weinig uren) of bij re-integratie na ziekte). 3. U bent zelf nog steeds verantwoordelijk voor het personeelsbeleid rondom de payrollwerknemer, dus b.v. voor het loopbaanbeleid, opleidingen, functioneringsgesprekken en verzuimbegeleiding op de werkplek.

Kortom, volgens de belastingdienst is het verschil tussen een uitzendkracht en payroll dus zo: Een uitzendkracht is een werknemer in dienst van een uitzendbureau en wordt aan u uitgeleend en bij een payrollwerknemer regelt u, behalve de administratieve werkzaamheden en het formeel juridisch dienstverband, alles verder zelf.

4. Is payroll duurder dan werknemers zelf in dienst te nemen?

Uitleg: Nee, in de meeste gevallen is payroll zelfs goedkoper. Een ondernemer/werkgever betaalt namelijk bij payroll alleen de gewerkte uren en bij ziekte, feestdagen, vakanties, bijzonder (buiten gewoon) verlof, kort verzuim (calamiteiten) en eventueel ADV/ATV-dagen/uren, seniorendagen en zorgverlofdagen betaalt het payrollbedrijf de payrollwerknemer door, maar ontvangt hij/zij geen factuur.

Daarnaast bespaart een ondernemer/werkgever met de dienstverlening payroll veel geld op indirecte personeelskosten, zoals o.a. overhead, aanschaf en onderhoud soft en hardware salarisadministratie/urenregistratiesysteem/verzuimmanagementsysteem, contractbeheer, verzuimverzekering, arbodienst en juridische kosten bij een mogelijk arbeidsconflict.

Doordat payrollbedrijven veel meer werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben, kunnen zij door schaalvoordeel verzekeringen, arbodienst en systemen goedkoper inkopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

5. Hoe is een payrolluurtarief opgebouwd?

Uitleg: Bij payroll betaalt een ondernemer of werkgever een vast payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, waarbij payrollbedrijven werken met een zogeheten payrollfactor/loonsom/omrekenfactor/omrekeningsfactor. Dit is naast de payrollbranche ook gebruikelijk in de uitzend- en detacheringsbranche. In deze payrollfactor zijn de volgende zaken opgenomen:

5a. Opbouw payrollfactor (payrollkosten werkgever)

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Let bij het vergelijken van payrollfactoren dus altijd goed op wat in uw payrolltarief zit (zie payrolltarieven en payrollberekening).

Wij werken met all-in payrolltarieven, maar er zijn echter ook payrollaanbieders die bepaalde reserveringen (bijzonder verlof, feestdagen, ziektedagen, kort verzuim, ADV/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlofdagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u door factureren. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit, maar bent u per slot van rekening duurder uit.

5b. Payrollberekening

De meest transparante manier om payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit de CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vermenigvuldigen met de bovenvermelde payrollfactor van het payrollbedrijf.

De payrollberekening bij een payrollbedrijf is dan:

Payrollkosten (kostprijs) werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20

Wilt u echter niet voor verrassingen komen te staan, vraagt u dan nu een gratis adviesgesprek, payroll offerte of payrollberekening bij ons aan!

Uitleg payroll voordelen voor werknemers

In de beeldvorming is payroll vooral gunstig voor de werkgever. Dat beeld strookt in het geheel niet met de realiteit. Niet zelden zijn werknemers, die worden ondergebracht bij een professionele payrollbureau, beter af in de nieuwe dan in de oude situatie voor wat betreft arbeidsvoorwaarden en rechten.

1. Rechten payrollwerknemer

Uitleg:"Een payrollwerknemer dient dezelfde rechten te hebben, als de werknemer die (nog steeds) in dienst is bij het bedrijf". Dit is de opvatting/het streven van de politiek in Den Haag. Doordat er door sommige payrollbedrijven jaren is gesjoemeld met de arbeidsvoorwaarden en rechten van payrollwerknemers, heeft de politiek door middel van wet- en regelgeving ingegrepen.

Naast de reeds verplichte NEN-4400-1 normering en controles voor payrollbedrijven heeft zij o.a. in de Wet werk en zekerheid en Wet aanpak schijnconstructie (WAS) bepaalde bepalingen laten opnemen, die er voor moet zorgen dat de arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning) in de CAO en rechtspositie bij ontslag gelijk zijn en dat er sinds 2016 niet minder dan het hele minimumloon, via de bank (niet cash) en onderbouwt door een duidelijke loonstrook, mag worden uitbetaald.

Daarnaast is het voor overheidsinstanties niet meer toegestaan om van de dienstverlening payroll voor een werknemer te gebruiken. Hierbij moet wel worden vermeld, dat de arbeidsvoorwaarden vanuit de ambtenaren-CAO en pensioen bij ABP voor ambtenaren zo goed zijn geregeld, dat je bij iedere constructie, hoe die ook heet, de werknemer hier te kort zou doen.

1a. Recht op inlenersbeloning

Zoals hierboven al vermeldt, heeft de payrollwerknemer arbeidsrechtelijk vanuit de eigen bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning vanuit de CAO waaronder al het personeel van het bedrijf valt.

Dit houdt in dat een payrollwerknemer, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

1b. Zelfde ontslagregels

In 1 juli 2015 is door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als de werkgever of ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag.

1c. Verzekert voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid

Een payrollwerknemer is ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de payrollwerknemer. Als een payrollwerknemer tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter aanvullingen van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar.

1d. Aansluiting (eigen) pensioenfonds

Het laatste punt dat de politiek gelijk wil trekken voor payrollwerknemers is de pensioenregeling. Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (bij de ABU- en NBBU-CAO) na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat een payrollwerknemer direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling (bij een eigen bedrijfs-CAO kan dit punt afwijken/anders zijn).

Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer (zie onderstaand) en reguliere werknemer bijna helemaal gelijkwaardig geregeld.

2. Overname arbeidsvoorwaarden en opgebouwde rechten

Het payrollbedrijf neemt een groot gedeelte van alle arbeidsvoorwaarden over. De werknemers behouden met payroll hierdoor dus gewoon hun rechten voor b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.

3. Betere arbeidsvoorwaarden

Het komt voor dat de arbeidsvoorwaarden na overgang op payroll beter zijn (pensioen + loondoorbetaling bij ziekte percentages) dan de arbeidsvoorwaarden van werknemers die (nog) bij de ondernemer/werkgever zelf in dienst zijn.

3a. Pensioenregeling bij payroll

Mochten werknemers nog geen pensioenregeling hebben bij het bedrijf, dan bouwen zij bij payroll vanaf hun 21ste na 26 gewerkte weken bij het pensioenfonds Stipp in de Basisregeling sowieso wel pensioen op.

3b. Loondoorbetalingspercentage bij ziekte en wachtdagen

U bent als werkgever in Nederland verplicht een werknemer tijdens ziekte, minimaal voor een duur van twee jaar, minstens 70% van zijn/haar loon (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML) door te betalen.

Voor wat betreft wachtdagen gelden wettelijk maximaal de eerste 2 ziektedagen, waarbij er tussen 2 ziekteperiodes meer dan 4 weken moet zitten. De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter soms hogere percentages van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar, minder wachtdagen of wachtdagcompensatie.

4. Betere ziekte- en re-integratiebegeleiding

Mocht een payrollwerknemer ziek worden, dan is de ziekte- en re-integratiebegeleiding bij payrollbedrijven vaak pro-actief (core business) en met als doel de payrollwerknemer zo gezond en snel weer aan het werk te krijgen.

Naast een probleemanalyse, plan van aanpak, verzuimbegeleiding 1e en 2e spoortrajecten vanuit de Wet verbetering poortwachter zijn de verzuimspecialisten bij een payrollbedrijf namelijk continu met het herstel van een payrollwerknemer bezig. De verzuimpercentages bij payrollbedrijven liggen hierdoor dan ook vaak (veel) lager dan het landelijk gemiddelde.

Verder verzorgen payrollbedrijven vaak gratis trainingen (b.v. tillen/RSI), doen zij gratis arbeidsdeskundig en werkplekaanpassingsonderzoek, waardoor werknemers langduriger en gezond aan het werk blijven en hebben zij tenslotte een netwerk van medisch specialisten, waardoor zij sneller een second opinion of operatie voor de zieke werknemer kunnen regelen.

5. Stiptheid, zekerheid en correctheid salarisbetalingen

Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. De werknemers bij payrollbedrijven krijgen jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag hun salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op haar/zijn bankrekening staat.

Daarnaast bouwen payrollwerknemers ook bij payroll gewoon vakantiegeld op. Dit geld hoeven zij niet standaard in mei te laten uitkeren, maar kunnen op aangeven van hen maximaal 2x per jaar worden uitgekeerd.

6. Baanzekerheid

Vaak komt het voor dat een ondernemer of werkgever geen contract voor bepaalde (maximaal 2 jaar en/of 3 contracten benut) of onbepaalde tijd mag of kan aanbieden (vanwege werkgeversrisico's), maar dit wel via een payrollconstructie kan/mag doen.

De werknemer krijgt dan bij het payrollbedrijf een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd en blijft gewoon werken bij de ondernemer. Hierdoor behoudt het bedrijf de kennis en kunde van de werknemer én de werknemer behoudt zijn baan en hoeft niet voor een half jaar elders te gaan werken. Een win-win situatie met payroll voor beide partijen!

7. Risico’s gespreid

Payrollbedrijven hebben doorgaans klanten (en dus werknemers) in uiteenlopende bedrijfstakken, waardoor het risico veel meer is gespreid. Valt de inlener (lees ondernemer/werkgever) om, dan zijn de werknemers niet direct de dupe. De werknemer profiteert namelijk naast de schaalgrootte van zijn nieuwe payrollwerkgever ook mee van haar verplichte herplaatsingtermijn en beëindigingvergoedingen.

8. Collectiviteitregeling en -kortingen

Vaak heeft een payrollbureau een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen de payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, laptops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

9. Collectieve ongevallenverzekering met payroll

De meeste payrollbedrijven hebben als goed werkgever voor hun payrollwerknemers (vaak) een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Hierdoor wordt aan (de nabestaanden van) de payrollwerknemer een bedrag uitgekeerd bij overlijden en een bedrag bij blijvende invaliditeit.

10. Scholing en opleidingen

Payrollwerknemers kunnen gebruik maken van de scholingsregeling bij een payrollbedrijf. Een ondernemer/werkgever draagt bij payroll namelijk indirect 1,02% van zijn/haar brutoloonsom aan het scholingsfonds van de payrollbranche (Stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof) af!

Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen/volgen. Daarnaast zijn er ook payrollbedrijven, die hiernaast ook nog gratis online trainingen en cursussen aanbieden. Van commerciële en managementtrainingen, tot cursussen op het gebied van veiligheid of social media. Zo krijgen payrollwerknemers de kans om kosteloos nog meer uit zichzelf te halen met payroll.

11. Betere en persoonlijke P&O afdeling

Als laatste gaat de P&O ondersteuning er voor veel werknemers, als ze in dienst komen bij een professioneel payrollbedrijf, vaak stukken op vooruit. Gespecialiseerde payrollbedrijven zorgen o.a. voor een correcter, effectiever en informatiever verloningsproces. Ze kunnen bijvoorbeeld de werknemers daadwerkelijk gratis uitleggen wat er op hun loonstrook staat, wat hun rechten (zie bovenstaand) en arbeidsvoorwaarden uit de CAO/wet zijn en hoe zaken zoals belastingen, opleidingen, uitkeringen en administratieve kwesties in Nederland voor werknemers zijn geregeld.

Voor al deze vragen en meer hebben payrollwerknemers vanaf dag één 24/7 één persoonlijk aanspreekpunt bij een payrollbedrijf (dus geen helpdesk of onpersoonlijk 0800 nummer) en kunnen zij te allen tijde via een internetportal hun loonstroken, jaaropgaven, payrollcontract, overzicht (boven-) wettelijke vakantiedagen, collectiviteitskortingen, formulieren (b.v. werkgeversverklaring, zwangerschapsverklaring), lease-, mobiele telefoon- of internetreglement downloaden/inzien of online onkosten declareren.

Meer payroll uitleg en informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening. Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt altijd een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!

Terug naar alle vragen