Waarom brengen steeds meer uitzendbureaus hun payroll activiteiten bij een payrollbureau onder?

Antwoord:

Bij deze vraag komen eigenlijk naast de (1.) redenen waarom uitzendbureaus voor hun backoffice/payroll activiteiten steeds meer gebruik maken van payroll, ook de vragen: 2. een uitzendbureau starten met behulp van payroll en 3. de verschillen tussen een uitzendbureau en payroll naar voren. Onderstaand zullen wij al deze 3 vragen voor u beantwoorden.
Direct een payrollofferte opvragen?

1. Redenen backoffice/payroll activiteiten uitzendbureau uitbesteden met payroll

Wanneer u, als eigenaar van 1/meerdere uitzendbureaus of intermediair, uw backofficewerkzaamheden/payroll activiteiten aan een payrollbedrijf uitbesteedt, dan neemt het payrollbedrijf o.a.: het contractbeheer met opdrachtgevers en werknemers, de urenregistratie, de verwerking van urenbriefjes, de verloning, de correcties, de facturatie, de debiteurenbeheer, de contacten met UWV, Belastingdienst en arbodienst, de pensioenafdrachten, de loonaangiften en loonbeslagen en het beantwoorden van vragen van uw uitzendkrachten van u over. Naast deze werkzaamheden wordt het payrollbedrijf ook de juridisch werkgever met alle werkgeversrisico's omtrent uw personeel, financiert zij de lonen, belastingen en premies voor en indien gewenst, neemt zij ook uw debiteurenrisico over.

Het uitzenden van personeel vraagt veel tijd en brengt een hoop werkzaamheden met zich mee, er is daarom geen enkel bestaand uitzendbureau, klein of zeer groot, dat hierdoor geen problemen kent of heeft gekend met zijn/haar backoffice. Steeds meer uitzendbureaus maken daarom voor hun backoffice van payroll gebruik, omdat zij op de achtergrond professionele ondersteuning willen bij zaken als salaris- en personeelsadministratie, CAO’s, wet- en regelgeving, arbeidsconflicten en verzekeringen voor ziekte en arbeidsongeschiktheid.

Daarnaast zijn andere motieven voor het uitbesteden van de backoffice/payroll activiteiten met payroll o.a. de focus op matchen, behoefte aan een duidelijk debiteurenproces, voorfinanciering van marges, voldoen aan certificeringseisen, veranderende wet- en regelgeving, opdrachtgevers eisen (ABU-/NBBU-lidmaatschap, SFT-verklaringen, NEN-4400-1 certificering en een G-rekening) en uitbesteden van alle HR-verplichtingen

Kortom, een payrollbedrijf zorgt er voor dat de backoffice van uw uitzendbureau volledig wordt ontzorgd en goed geregeld, waarbij u ook gewoon uw eigen bedrijfsnaam en huisstijl kan blijven hanteren. Uw opdrachtgevers en uitzendkrachten merken dus geen verschil met payroll.

Alle gecertificeerde payrollbedrijven, die de dienstverlening backoffice uitzendbureau uitbesteden met payroll aanbieden, zijn volledige geautomatiseerd en hebben hierdoor het contractbeheer, urenregistratie, verloning, facturatie, debiteurenbeheer, en loonaangifte in hun systeem volledig geïntegreerd. Daarnaast hebben ze allemaal een online applicatie/portal waar u en uw uitzendkrachten 24/7 o.a. managementrapportages, loonstroken en proforma berekeningen kunnen inzien en/of downloaden. Andere voordelen van het gebruik van de uitzendsoftware van een payrollbedrijf voor u zijn:

• 1. Snel en eenvoudig nieuwe werknemers, opdrachtgevers en zzp/freelancers invoeren;
• 2. Makkelijk uren accorderen en registreren;
• 3. Inlenersbeloning wordt automatisch toegepast;
• 4. Alle managementrapportages, facturen en loonstroken in één overzicht;
• 5. Payrollovereenkomsten en plaatsingsbevestigingen makkelijk te genereren;
• 6. Gegevens van uw werknemers, opdrachtgevers en zzp/freelancers inzichtelijk;
• 7. De online portal is 24/7 beschikbaar en geheel gepersonaliseerd.

Voordelen backoffice/payroll activiteiten uitzendbureau uitbesteden met payroll

Met het uitbesteden van uw backoffice met payroll vermindert u niet alleen de druk op uw backoffice en aantal administratieve handelingen, maar heeft u ook de volgende voordelen:

• 1. Zonder opstarttijd of extra kosten direct een eigen uitzendbureau starten;
• 2. Focus op uw core-business: sales, werving en selectie en plaatsingen;
• 3. Zonder extra kosten direct aan de strengste uitzendbranchenormen (NEN 4400-1, ABU/NBBU, VCU en G-rekening) voldoen;
• 4. Betaling en voorfinanciering lonen, afdrachten en marges;
• 5. 24/7 controle: alle administratie altijd beschikbaar, inzichtelijk en te beheren via online applicatie;
• 6. Secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor de werknemers;
• 7. Gepersonaliseerde backoffice (huisstijl en logo's);
• 8. Uitgebreide en maatwerk managementrapportages;
• 9. Gratis helpdesk en advies (o.a. support-medewerkers, loonverhoudingsspecialisten, HR-adviseurs, juristen en casemanagers).

Wist u dat eigenaren van uitzendbureaus gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers hebben te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij het uitbesteden van uw backoffice/payroll activiteiten met payroll maar met 1! Genoeg redenen om met uw backoffice/payroll activiteiten over te stappen op payroll.

Kosten backoffice/payroll activiteiten uitzendbureau uitbesteden met payroll

Bij payroll wordt er gewerkt met een payrollfactor/omrekenfactor. Hieronder ziet u hoe een payrollfactor in Nederland is opgebouwd.

a. Opbouw payrollfactor (kosten payroll):

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service, managementrapportages, gepersonaliseerde backoffice en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en uitzendkrachten.

= Payrollfactor

b. Payrolltariefopbouw

Voor wat betreft de opbouw van een payrolltarief zijn er echter nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs:

Kostprijs + %= Payrolltarief

In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.

De beste wijze om de payrollfactoren/-tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur: X =

Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor*

*De exacte payrollfactoren (v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van (1) de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief (zie o.a. bovenstaand), (2) het soort werknemers (studenten/scholieren, fase A en B en 1-3 werknemers en/of vast personeel (fase C en 4)), (3) de functies van de payrollwerknemers, (4) de geldende branche-CAO, (5) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (7) juridische kosten, (8) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9) pensioen, (10) betalingstermijnen en debiteurenrisico’s, (11) koppeling systemen en (12) scholingsfonds.

1. Opbouw brutoloon en payrollfactor

Het (kale) bruto uurloon (wettelijk minimumloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, per CAO verschillend). Dit is namelijk het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren (payrolltarieven) zonder b.v. reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en/of zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, kort durend zorgverlof- en seniorendagen, moet u altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn per CAO en opbouw (in uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. kraamverlof 2 dagen) in Nederland.

Zoals u als werkgever/ ondernemer en Nederlands staatsburger namelijk misschien de laatste jaren al wel heeft gemerkt. Legt/wil de overheid een (groot) stuk zorg en bijkomende kosten, respectievelijk bij de werkgevers (kosten), kinderen (zorg ouders) en ouders (b.v. gehandicapt kind) neerleggen. Hierdoor zullen de payrollfactoren/-tarieven bij payrollbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten (meer dagen/uren reserveren) stijgen of niet in de payrollfactoren worden meegenomen (zie trucje).

2. Functies payrollwerknemers

U zult nu misschien al begrijpen, na bovenstaande gelezen te hebben, dat door het hogere bruto exclusief uurloon, i.v.m. functie, van een payrollwerknemer zijn/haar uiteindelijke payrolltarief hoger ligt dan een laaggeschoolde werknemer (geen excl. €10,- maar wettelijke minimum brutoloon per uur).

3. Soort payrollwerknemers

Voor wat betreft het soort werknemers, moet u altijd een onderscheid voor de volgende werknemers maken: 1. studenten/scholieren, 2. fase 1-3 en A-B uitzendkrachten en 3. vaste werknemers (fase C en 4)

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen voor een lager payrollfactor/-tarief in dienst zijn van een payrollbedrijf (voor payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze regeling in positieve zin afwijken (het gehele jaar)). Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, (vaak) geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekte- en ontslagrisico.

Voor fase 1-3 (NBBU) en A-B (ABU) werknemers zijn de risico's (ontslag en ziekte) lager dan voor werknemers in fase 4 en C. Daarnaast is de pensioenopbouwpercentage in het begin van het fasesysteem voor payrollbedrijven (nu nog) lager dan verderop in de keten.

Vaak zijn uitzendbureaus en veel payrollbedrijven niet in (oudere) werknemers, die al lang in dienst zijn bij een werkgever/ondernemer (fase 4 en C), geïnteresseerd. Hier moet namelijk naast ontslag en ziekterisico's ook altijd goed worden gekeken wat er naast vervroegd pensioen- en vut-regelingen (zie pensioenregeling) de afspraken bij het payrollbedrijf, voor wat betreft extra seniorendagen (ouwe lullen) zijn. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf deze dagen ook in een payrollfactor/-tarief dient te hebben door gecalculeerd!

4. De geldende branche-CAO

In de ABU- en NNBU of eigen bedrijfs-CAO (inlenersbeloning) en eigen branches-CAO's (b.v. horeca of metaal) staan soms bepalingen, die bepalend voor de payrollfactor/-tarief kunnen zijn.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in, zoals u al eerder heeft kunnen lezen, dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op: hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is, dezelfde aantal vakantiedagen (let hier dus goed op!!!), periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen (payrollfactor over toeslagen?) voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding (payrollfactor over b.v. reiskosten?) en periodieken.

Wij vinden namelijk dat de payrollfactoren over reiskosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren lager dienen te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico's) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Daarnaast is de sector (b.v. 52) waarin uw payrollwerknemers door het payrollbedrijf worden verloond van belang (i.v.m. premies/werkgeverslasten). Vraag dus altijd aan payrollbedrijven wat de payrollfactoren/-tarieven voor reiskosten en toeslaguren zijn en in welke sector (-en) zij de werknemers gaan verlonen en wat de mogelijke goedkopere consequenties hiervan dan voor uw payrollfactoren/-tarieven zijn? Dit laatste punt vraagt echter om de nodige payroll kennis, om dit te kunnen uitzoeken, maar is voor ons iedere keer in prijsonderhandelingen lonend!

5. Het aantal gewerkte uren of payrollwerknemers

U zult begrijpen dat het werk en de bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 fulltime werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. U heeft echter bij payroll geen minimale uren afname en betaalt alleen voor de gewerkte uren.

Een tip is echter toch om verschillende payrolloffertes o.b.v. 0-5, 5-15 en >20 werknemers bij payrollbedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke payrollfactoren/-tarieven verschillen en kunt over een lager payrollfactor/-tarief onderhandelen.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim

De belangrijkste vraag, naast incl. vakantiedagen/-geld, bij een payrollfactor is: "Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij het payrollbedrijf geregeld?" Ziekte is namelijk, naast eventuele (7) juridische kosten (evt. ontslag), het grootste vraagteken (zie bovenstaand) voor een payrollbedrijf, v.w.b. haar payroll personeelskosten. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend, waardoor zij deze vooraf in haar payrollfactor/-tarief kan doorberekenen.

Voor wat betreft ziekte, bij fase B en C en 3-4 werknemers, zijn payrollbedrijven namelijk echter net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico op voorhand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven proberen in te calculeren.

Maar wat zijn de afspraken, qua doorberekenen, bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding (herintreding of outplacement)?

De twee manieren van doorberekenen die wij veel zien, zijn (a) een payrollfactor verhoging (vaak middels een staffel) na een periode (vaak 1/2 jaar) van veel ziekte in een bedrijf en (b) nacalculatie en -facturering. Alle ziekte uren of het aantal boven de afgesproken hoeveelheid/percentage ziekte uren/dagen of kosten worden bij deze (b) laatste vorm per 4 weken, maandelijks, half- of jaar aan u door belast.

Met betrekking tot ziekte- of re-integratiebegeleiding is het goed te weten of de kosten hiervan (nog) aan u worden doorbelast. Vaak zien wij bij payrollbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u nog, qua kosten, verantwoordelijk bent/blijft voor de de Wet verbetering poortwachter.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij een payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollwerknemers straks heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt immers indirect uw ziekte uren/dagen zelf (middels een reservering in het payrollfactor/-tarief, zie bovenstaand) en/of draait op voor wat betreft een payrollfactor verhoging of nacalculatie!

Als u payrolloffertes aanvraagt, geef dan 0% bij studenten/scholieren en oproepkrachten (fase A en 1 en 2) aan en 0-2%, 2-4%, 4-6% en >6% bij ziektepercentages voor overige werknemers (fase B en C en 3 en 4) op. U krijgt dan verschillende payrollfactoren/-tarieven en door daarnaast bovenstaande vragen te stellen, kunt u voor uzelf de beste, qua ziekteregeling, en goedkoopste payrollbedrijf kiezen.

Een belangrijke vraag die u ook aan het payrollbedrijf moet stellen i.v.m. vergelijk voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers en payrollfactoren. Hoe zijn de mogelijke aanvullingen/reparaties v.w.b. een negatief verschil in wachtdagen (-regeling) en loondoorbetaling bij ziekte bij een payrollbedrijf geregeld? Sommige branche-CAO's/bedrijven kennen namelijk geen wachtdagen of een betere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Links of rechts om, wie gaat dat betalen of verzwijgen ondernemers en payrollbedrijven dit voor de werknemers (trucje)?! Wij vinden dat een payrollbedrijf, dit in haar payrollfactor/-tarief moet meenemen en doorcalculeren. Anders gaat de kreet bij veel payrollbedrijven namelijk niet op: "Uw payrollwerknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!"

Tot slot is een veel voorkomend twistpunt, met betrekking tot zieke werknemers, tussen werkgevers/ondernemers met payrollbedrijven. Het feit dat payrollwerknemers, naast bij de ondernemer/werkgever, zich ook bij het payrollbedrijf dienen ziek te melden. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding en mogelijke boetes hieruit verantwoordelijk.

Vergeet een payrollwerknemer zich namelijk bij het payrollbedrijf ziek te melden, dan ontvangt deze werknemer geen ziektegeld over zijn/haar contracturen en krijgt een ondernemer/werkgever deze uren gewoon als gewerkte uren doorgefactureerd!! U zult begrijpen wat dan de discussie is. Let daarom dus bij payroll altijd goed op of uw werknemer zich wel of niet bij het payrollbedrijf heeft ziek gemeld.

7. Juridische bijstand en kosten

Zoals al eerder vermeldt. Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag namelijk van belang.

Met payroll koopt u juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is in juridische zin de werkgever van de desbetreffende medewerker en dient het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee zouden kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, net zoals bij ziekterisico's, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven vooraf incalculeren. Zijn er echter mogelijke onduidelijkheden, dan zullen zij de juridische kosten middels bepalingen in een payrollovereenkomst en algemene voorwaarden aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in de aangevraagde payrolloffertes te kijken en checken wat er met betrekking tot juridische bijstand is geregeld, dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat de kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat het eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. U mag als ondernemer/werkgever op gebied van ziekte en ontslag namelijk full service van een payrollbedrijf verwachten!

Zoals u al eerder heeft kunnen lezen, zijn de ontslagregels voor payrollwerknemers per 1 juli 2015 door de Wet werk en zekerheid gelijk getrokken. Vroeger als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, moest dit ontslag namelijk eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt echter nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als de werkgever of ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid.

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof

Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In de branche-CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof dan in de ABU-,NBBU- of eigen bedrijfs-CAO. U moet dus bij payroll goed kijken of de ABU-/NBBU- en/of eigen bedrijfs-CAO kort verzuimregeling overeenkomt met die van de branche-CAO en wat het payrollbedrijf bij verschillen hiermee doet (in payrollfactor/doorcalculeren).

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling hieromtrent overeen met de branche-CAO regeling en wat is de regeling bij het payrollbedrijf voor wat betreft verschillen?

Tenslotte hebben u en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij de werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijf alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen voor payrollfactoren een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling

Naast ziekte, ontslag en kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor een payrollfactor/-tarief en de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden van payrollwerknemers. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen is: “Hoe is de pensioenopbouw/-regeling bij het payrollbedrijf geregeld?”

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer bij een ABU- en/of NBBU payrollbedrijf (na hun 21 jaar) na een wachttijd, van de eerste 26 gewerkte weken voor een bepaalde tijd, in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat (bij payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze pensioenregeling verschillen, b.v. vanaf 1e dag pensioenopbouw). Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat payrollwerknemers direct pensioen gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling.

De pensioenpremies voor payrollwerknemers in de Basisregeling bedragen maar enkele procenten (geheel ten lasten van het payrollbedrijf). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemers- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%! Dat dit voor een payrollwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant van het payrollbedrijf (werkgeverslasten in hun payrollfactor/-tarief) gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen (trucje).

Daarom adviseren wij altijd dat uw payrollaanbieder een pensioenadviseur inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij fase B en C en 3 en 4 werknemers) te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollwerknemer zinvol is.

Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer of werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Na bovenstaand gelezen te hebben, zult u begrijpen dat wij onze klanten adviseren om naar 4 soorten payrollfactoren/-tarieven in hun payrollofferte te vragen: 1. tarief voor de eerste 26 weken zonder pensioen, 2. tarief voor tussen 26 en 52 weken, 3. tarief na 52 weken en 4. tarief voor fase 3-4 en B-C werknemers (risico ontslag) en of zij een dienstverleningsvariant hebben en wat de payrollfactor hiervan is.

10. Betalingstermijnen/debiteurenrisico's

Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat het payrollbedrijf sowieso altijd van automatische incasso in haar payrollfactoren naar uw klanten uit? Voor wat het eerste en tweede punt kan het namelijk voor een opdrachtgever (b.v. in de bouw), i.v.m. zijn/sector debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen), gunstig zijn om een langere betalingstermijn met het payrollbedrijf af te spreken. U betaalt dan vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) een hogere payrollfactor.

Vraag dus aan het payrollbedrijf altijd de verschillen in payrollfactoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt hier dan meespelen en de beste keuze maken.

11. Koppeling systemen

Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers/werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren doorgaven en bij het payrollbedrijf deze handmatig vervolgens werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving. Echter een ondernemer/werkgever met een eigen systeem moet nog steeds vaak zelf de uren vanuit zijn systeem in het systeem van het payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen.

De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: Wat zijn de payrollfactoren/-tarieven, als u uw urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld? Vaak zien wij namelijk, dat een goed en erkend payrollbedrijf lagere payrollfactoren/-tarieven, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, dan hanteert. Heeft u als startend uitzendbureau nog geen systeem dan kunt u zonder extra kosten van het geautomatiseerde systeem van het payrollbedrijf gebruik maken.

12. Scholingsfonds

In de payrollbranche wordt 1,02% van de brutoloonsom door payrollbedrijven afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof, idem uitzendbranche). Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. Stoof is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Vraagt u dus altijd bij uw payrollofferte aanvraag, hoe en wanneer u hier gebruik van kan maken en wanneer u eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen kan indienen en vergoed krijgt. Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

Tenslotte is het ook goed om, naast de collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives, te informeren naar welke (online) opleidingen en cursussen het payrollbedrijf gratis zelf/bijv. via de NTI aan haar payrollwerknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aanbiedt. Uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket heeft u tegen vaste payrollfactoren bij payroll dan in 1 klap gratis en goed geregeld/verbeterd!

Payrollfactorchecklist

Om te weten wat u uiteindelijk bij het uitbesteden van uw backoffice/payroll activiteiten met payroll koopt, volgt hieronder in het kort nog even een checklist, die u kunt gebruiken voor uw payrollfactoren/payrolltarieven:

• Payrollfactoren inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Payrollfactoren inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Payrollfactoren bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV-dagen in de payrollfactoren of worden ze doorberekend?;
• Payrollfactoren inclusief feestdagen?;
• Payrollfactoren inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Payrollfactoren inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Payrollfactoren voor 65+ of scholieren/studenten (studentenregeling)?;
• Payrollfactoren en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Payrollfactoren toeslag- of overwerkuren?;
• Payrollfactoren bij koppeling systemen?;
• Payrollfactoren bij verschillende betalingstermijnen?;
• Payrollfactoren reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Payrollfactoren dienstverleningsvariant?

Kortom, zoals u ziet en leest, is het is altijd zeer belangrijk om bij een payrollfactor/-tarief in een payrollofferte goed naar bovenstaande punten te kijken en te vergelijken. Een payrollfactor bij een zogenaamd "goedkoop" payrollbedrijf van 1,5 voor vaste werknemers, nu u dit weet, is niet realistisch. De directe en indirecte personeelskosten (payrollkosten) voor een werkgever/payrollbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dus betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat niet echt logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten in de aangeboden payrollfactoren/-tarieven. Dit laatste, weet u nu, is dus eerder het geval!

2. Een uitzendbureau starten met payroll

Bij het starten van een uitzendbureau komt veel kijken. Als u een uitzendbureau wilt starten, is het natuurlijk het belangrijkste dat u klanten/opdrachtgevers vindt. Naast het vinden hiervan, zult u ook druk bezig zijn met het zoeken van geschikte kandidaten voor de geplaatste vacatures. Onze ervaring leert dat ondernemers in de uitzendbranche hier veel tijd mee kwijt zijn, waardoor zij op gebied van administratieve, financiële en juridische zaken rond hun uitzendbureau vaak steken laten vallen. Een oplossing hiervoor is om samen te werken met een payrollbedrijf.

Hieronder staan de stappen die u moet doorlopen, als u zelf een uitzendbureau of met behulp van payroll wilt starten.

1. NEN 4400-1 normering behalen

De norm NEN 4400-1 bevat eisen voor het toetsen van bedrijven, die personeel ter beschikking stellen, zoals uitzendbureaus, payrollbedrijven en onderaannemers in de bouw. Er wordt getoetst of deze bedrijven voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit hun bedrijfsactiviteit, het ter beschikking stellen van arbeid.

Deze verplichtingen zijn onder andere (1.) juiste en tijdige aangifte en afdracht van loonheffingen en omzetbelasting en (2.) het volgens de normen administreren van werknemersdossiers en identiteitsdocumenten.

De NEN 4400-1 norm is in 2006 tot stand gekomen door samenwerking van diverse partijen in de flexmarkt, onder andere ABU (met het SFT register), NBBU (met het SVU-register), RIA, RIV en het BRO register. Het initiatief tot deze norm sloot aan bij de wens van de overheid om tot één landelijk register (in plaats van voorheen vijf) te komen met daarin alle bonafide uitzend- en uitleen ondernemingen.

Op de website van de SNA (Stichting Normering Arbeid) wordt bijgehouden, welke ondernemingen aan deze norm voldoen (zie hier ook alle NEN 4400-1 payrollbedrijven per plaats in Nederland).

Wilt u een uitzendbureau starten, dan zult u voor aanvang aan deze normering moeten voldoen en zult u zich dus ook tweemaal per jaar door een certificerende instelling moeten laten screenen. Werkt u echter met een payrollbedrijf samen dan hoeft u niet NEN-4400-1 gecertificeerd te zijn, het payrollbedrijf is hier namelijk voor verantwoordelijk, en heeft u ook niet tweemaal per jaar een controle, met bijkomende kosten.

2. Inlenersbeloning toepassen

Vanaf 2015 bent u als uitzendondernemer verplicht om vanaf dag één de inlenersbeloning toe te passen voor uw uitzendkrachten (in plaats van na de 26e week). Hieronder vallen bij de opdrachtgever de geldende of wettelijk verplichte beloningsregeling of CAO. Uitzendkrachten die onder de inlenersbeloning vallen hebben dus dezelfde arbeidsvoorwaarden als de werknemers die in vaste dienst zijn bij het inlenende bedrijf. De volgende zaken vallen onder de inlenersbeloning:
het bruto loon conform de schaal waarin de werknemer is ingedeeld, ATV-/ADV-regeling, toeslagen voor overwerk en onregelmatige uren, initiële loonsverhogingen, onkostenvergoedingen en periodieken.

Dit vraagt per plaatsing de nodige CAO-kennis en kostbare ondersteunende software. Bij payroll heeft u hier geen omkijken naar. Het payrollbedrijf richt de verloning per werknemer op CAO-niveau in haar verloningspakket in en houdt de wijzingen hieromtrent bij. Mogelijke boetes voor verkeerde toepassingen bij controles zijn voor rekening van het payrollbedrijf.

3. G-rekening regelen

Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening. De rekening is bedoeld voor bedrijven die personeel uitlenen, zoals uitzendbureaus, payroll organisaties en onderaannemers in de bouw. Van deze rekening kan alleen geld naar een speciaal nummer van de belastingdienst en naar andere G-rekeningen worden overgemaakt.

In verband met de Wet Keten Aansprakelijkheid kunnen uw opdrachtgevers een gedeelte van de factuur op deze speciale rekening willen storten. U gebruikt dit geld dan specifiek om de verschuldigde loonheffingen en omzetbelasting aan de belastingdienst te voldoen.

Zie hier voor meer informatie over een G-rekening.

U zult dus als startend uitzendbureau deze gelden moeten voorfinancieren en in uw liquiditeitsbegroting mee moeten nemen. Kiest u echter voor een gecertificeerd payrollbedrijf dan beschikken zij over een dergelijke G-rekening, die u aan uw opdrachtgevers kunt doorgeven. Voor wat betreft uw liquiditeit heeft u hier omtrent geen omkijken meer naar.

4. VCU-certificering regelen

Gaat uw uitzendbureau personeel aan een VCA-gecertificeerd bedrijf leveren? Een VCU-certificering is dan van groot belang of zelfs een vereiste. Opdrachtgevers stellen een VCU-certificaat namelijk vaak als eis en lenen alleen personeel in bij een VCU-gecertificeerd uitzend- of detacheringsbureau. De flexkrachten bij deze bedrijven werken namelijk in een risicovolle omgeving en voeren werkzaamheden uit met een verhoogd risico. U moet hierbij denken aan onderhouds- of constructiewerkzaamheden, die plaatsvinden in werkplaatsen, fabrieken, op bouwterreinen en bij installaties.

Met een VCU-certificering (Veiligheids Checklist Uitzendbureaus) in uw bezit, kunt u echter aan hen aantonen dat uw VG-beheersysteem, de veiligheid en gezondheid van de werknemers op de werkvloer, op orde is. Door middel van audits zullen er periodiek een toetsing door een gecertificeerde organisatie plaatsvinden. Zij toetsen op:

• 1. Werkwijze en beleid conform VCU werkwijze;
• 2. Selectie, gegevens- en documentenbeheer van de uitzendkracht;
• 3. Voorlichting en instructie aan de uitzendkracht.

Als u uw certificeringsproces via een payrollbedrijf wilt laten lopen, maakt u dit aan hen kenbaar. Dit scheelt u ten eerste veel geld (vaak de helft van de kosten). U ontvangt van het payrollbedrijf het handboek, incl. alle vereiste documenten en formulieren. U hoeft ten tweede dit dus niet meer zelf te schrijven.

Vervolgens dient u persoonlijk en al uw personeelsleden, die betrokken zijn bij de bemiddeling van kandidaten, eerst het VCU-VIL diploma te behalen. Het behaalde diploma is 10 jaar geldig. Hierna gaat u werken via de VCU-richtlijnen en werkwijze, zoals beschreven in het handboek van het payrollbedrijf. De auditor komt bij u langs om alle documenten en de gevoerde werkwijze, conform de VCU, te controleren. Wanneer hier een positief advies uitkomt, mag het payrollbedrijf uw uitzendbureau aan haar VCU-certificering toevoegen.

5. Fasensysteem toepassen

Met het fasensysteem wordt, in de uitzendbranche, het rechtspositiesysteem uit de uitzend-CAO voor uitzendkrachten bedoeld. Zowel de NBBU-CAO als de ABU-CAO (algemeen verbindend verklaard) kennen sinds 1 juli 2015 met de Wet werk en zekerheid een gelijke fasetelling.

Het fasensysteem uit de ABU-CAO kent 3 fasen: A, B en C. Het systeem uit de NBBU-CAO kent 4 fasen, 1 t/m 4. Fase 1 en 2 uit de NBBU-CAO lijken erg op fase A uit de ABU-CAO en fase 3 (NBBU) en fase B (ABU) lijken ook op elkaar.

Een uitzendkracht is werkzaam in fase A zolang hij nog geen 78 weken gewerkt heeft, waarbij alleen de gewerkte weken meetellen. In fase A is meestal (maar niet altijd) het uitzendbeding (zie uitzendbeding) opgenomen in het contract. In deze fase is ook sprake van ‘uitsluiting van loondoorbetalingsplicht’, wat feitelijk betekent: geen werk, geen loon.

Bij de NBBU geldt hetzelfde, alleen fase 1 duurt 26 weken en fase 2 duurt 104 weken. Vanaf 1 juli 2016 is er geen verschil meer tussen fase A (ABU) en Fase 1/2 (NBBU). Beide fasen duren 78 weken. De regel ging met terugwerkende kracht in.

Een uitzendkracht die fase A of 2 heeft doorlopen, stroomt in fase B of 3 in. In fase B (ABU) worden maximaal 6 tijdelijke contracten gesloten, gedurende maximaal 4 jaar. In fase 3 (NBBU) worden ook 6 tijdelijke contracten gesloten, gedurende maximaal 4 jaar. Dit zijn contracten voor bepaalde tijd, vergelijkbaar met het reguliere arbeidsrecht.

Zodra in fase B meer dan 4 jaar gewerkt is, of het 6e contract is afgelopen, is het volgende contract een fase C contract. Dat is simpelweg een contract voor onbepaalde tijd. Voor de NBBU geldt hetzelfde: zodra in fase 3 meer dan 4 jaar gewerkt is, of het 6e contract is afgelopen, is het volgende contract een fase 4 contract, voor onbepaalde tijd. In beide CAO’s ontstaat dus na maximaal 5,5 jaar recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Gaat u met een payrollbedrijf samenwerken, dan zal de fasetelling en contractbeheer voor uw uitzendbureau door haar gebeuren. Tot slot, voor wat betreft payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO geldt vaak een andere duur dan 5,5 jaar en ook een verschil in de hoeveelheid bepaalde tijdscontracten!

6. Uitzendbeding in payrollcontracten opnemen

In de meeste fase A (ABU) en fase 1 en 2 (NBBU) uitzendovereenkomsten staat het uitzendbeding. Dit is de essentie van de flexibiliteit van een uitzendkracht. Het betekent dat de opdrachtgever van de uitzendkracht en de uitzendkracht relatief snel de samenwerking kan beëindigen.

Het beding treedt meestal ook in werking bij ziekte van de werknemer. Het gevolg is dat de werknemer zijn ziekengeld van het UWV ontvangt, omdat er (tijdelijk, gedurende de ziekte) geen dienstverband meer is.

Bij payroll zal het payrollbedrijf erop toe zien, dat het uitzendbeding in de payrollcontracten wordt opgenomen, zodat u en uw opdrachtgevers optimale flexibiliteit behouden.

Kortom, met payroll besteedt u dus uw gehele backoffice van uw uitzendbureau vanaf het begin aan een payrollbedrijf uit. Doordat u uw uitzendkrachten van uw uitzendbureau bij het payrollbedrijf op de payroll plaatst, heeft u de mogelijkheid zich meer te richten op uw core business: het vinden van opdrachtgevers en werven en selecteren van geschikte uitzendkrachten.

Het payrollbedrijf neemt namelijk bij payroll het juridisch werkgeverschap op zich, financiert de lonen en premies voor en desgewenst neemt zij ook uw debiteurenrisico over. U kunt dus met payroll direct met uw uitzendbureau beginnen, heeft een vliegende start en zult niet gauw in onderstaande valkuilen trappen.

Tips en tricks bij starten van een uitzendbureau

• 1. Uw startkapitaal is te klein, waardoor liquiditeitsproblemen kunnen ontstaan;
• 2. Uw kosten als startend uitzendbureau vallen tegen;
• 3. Uw verwachtingen zijn niet realistisch;
• 4. Uw belastingafdrachten kunt u niet voldoen of bent u vergeten (boetes);
• 5. Uw administratie is niet op orde/overzichtelijk;
• 6. Uw sflossingen van leningen moeten te snel plaatsvinden.

Zoek dus een gecertificeerd payrollbedrijf, zodat u: meer tijd voor uw sales activiteiten heeft, zich eenvoudig in een branche kunt specialiseren en 24/7 voor uw opdrachtgevers en uitzendkrachten kunt klaarstaan.

3. Verschillen uitzendbureau en payroll

Een uitzendbureau en payrollbedrijf stellen allebei werknemers te werk bij derden, echter het eerste (grootste) verschil tussen een uitzendbureau en payrollbedrijf is, dat bij uitzenden het uitzendbureau de werknemers werft en selecteert en bij payroll de ondernemer/werkgever dit (1) zelf doet. Ten tweede de werknemer kan via het uitzendbureau, zonder toestemming, bij meerdere werkgevers te werk worden gesteld, daarentegen werkt de werknemer bij payroll (2) exclusief voor de ondernemer/werkgever en ten derde ligt (3) het tarief, vanwege de wervingsmarge, bij een uitzendbureau hoger dan bij payroll. Andere minder vaak genoemde verschillen zijn:

4. Lange termijn versus korte termijn

De intentie van ondernemers/werkgevers die via payroll werken, verschilt vaak sterk van die van ondernemers/opdrachtgevers via uitzendbureaus. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien we bij een werknemer op de payroll in veel gevallen langere dienstverbanden.

5. Vervangende arbeid

Is er geen werk meer voor een werknemer bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is een payrollbedrijf verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij een uitzendbureau is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

6. Scholing en collectiviteitsregelingen

Omdat de binding, een payrollbedrijf ziet de werknemers als hun eigen werknemers, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft een payrollbureau ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor de werknemers direct gratis goed geregeld te hebben.

Verschil uitzendkracht en payrollwerknemer belastingdienst

De Belastingdienst heeft onlangs aan het Handboek Loonheffingen 2018 (tool) de verschillen tussen een uitzendkracht en payrollwerknemer toegevoegd.

Uitzendkracht: 1. Een uitzendkracht is in dienst bij een uitzendbureau en wordt aan een derde uitgeleend. 2. De uitzendkracht werkt onder toezicht en leiding van een derde, op grond van een uitzendovereenkomst met het uitzendbureau. 3. Het uitzendbureau past voor de uitzendkracht de normale regels voor de loonheffingen toe.

Voor wat betreft de kwalificatie als payrollwerknemer, gelden de volgende 3 voorwaarden: 1. De payrollwerknemer is door u zelf aangedragen. 2. U heeft expliciet met het payrollbedrijf afgesproken, dat de payrollwerknemer gedurende zijn/haar contract geen andere werkgevers heeft, maar uitsluitend voor u werkt (tenzij anders door u bepaald (b.v. tijdelijk te weinig uren) of bij re-integratie na ziekte). 3. U bent zelf nog steeds verantwoordelijk voor het personeelsbeleid rondom de payrollwerknemer, dus b.v. voor het loopbaanbeleid, opleidingen, functioneringsgesprekken en verzuimbegeleiding op de werkplek.

Kortom, volgens de belastingdienst is het verschil tussen een uitzendkracht en payroll dus zo: Een uitzendkracht is een werknemer in dienst van een uitzendbureau en wordt aan u uitgeleend en bij een payrollwerknemer regelt u, behalve de administratieve werkzaamheden en het formeel juridisch dienstverband, alles verder zelf.

Maar hoe zit het dan met uitzendbureaus, die naast uitzenden, ook payroll aanbieden? Heel eenvoudig: Dit zijn gewoon uitzendbureaus waarbij een ondernemer zelf de werving en selectie van de werknemer heeft gedaan en uit gemak vervolgens het uitzendbureau inschakelt voor de administratieve verloning, zoals salaris, pensioen, premie- en belastingafdracht, van de werknemer. Hierbij heeft u echter dezelfde mate van flexibiliteit als in een uitzendconstructie.

Wat wij bij deze uitzendbureaus ook zien, is dat zij niet zijn ingericht om uw gehele personeelsbestand over te nemen, maar alleen de flex-werkers (fase A-B (ABU) en 1-3 (NBBU)). Voor vaste werknemers bent u bij hen dus aan het verkeerde adres.

Daarnaast zijn de arbeidsvoorwaarden in de uitzend-CAO minder gunstig dan binnen de meeste branche-CAO's, waardoor de kans bestaat dat de werknemers er qua voorwaarden op achteruit gaan.

Gelukkig voor wat betreft de primaire arbeidsvoorwaarden hebben payrollwerknemers bij uitzendbureaus en payrollbedrijven, die onder een eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vallen, arbeidsrechtelijk vanuit de Wet werk en zekerheid, vanaf de eerste werkdag, recht op de inlenersbeloning.

Dit houdt in dat een payrollwerknemer sowieso, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken. Ook de opgebouwde rechten uit het verleden voor wat betreft b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen blijven gewoon behouden bij een overstap naar een payrollbedrijf.

Daarnaast zijn op 1 juli 2015 door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Ook kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als de werkgever of ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid

Verschillen overige arbeidsvoorwaarden

Hoewel dus een payrollbedrijf en een uitzendbureau bij payroll een groot gedeelte van alle primaire arbeidsvoorwaarden overnemen. Zijn er op gebied van overige arbeidsvoorwaarden toch nog de volgende verschillen, die voor u en uw werknemers van belang zijn en waarbij, naast het verschil tussen een uitzendbureau en payroll, voor wat betreft payrollbedrijven onderling het kaf van het koren wordt gescheiden.

a. Percentage loondoorbetaling bij ziekte en aantal wachtdagen

Een payrollwerknemer is ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de payrollwerknemer. Als een payrollwerknemer dus tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt (fase B en C en 3 en 4), betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar een percentage van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)) en kennen zij wachtdagen en wachtdagcompensatie.

Uitzendbureaus en de meeste payrollbedrijven zullen zich voor wat betreft deze punten houden aan hun eigen CAO. Bij lagere percentages of meer wachtdagen zullen zij de nadelige verschillen hiervan niet repareren. Laat staan of zij hier überhaupt naar kijken. Het aantal wachtdagen in Nederland is namelijk wettelijk maximaal de eerste 2 ziektedagen, waarbij er tussen 2 ziekteperiodes meer dan 4 weken moet zitten. De eigen bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter minder wachtdagen of een wachtdagcompensatie. Maar hoe gaan zij om als een branche-CAO geen wachtdagen heeft?

Wij vinden dat een gecertificeerd payrollbedrijf op deze punten, hier vooraf naar heeft gekeken en dit samen met de opdrachtgever voor de werknemers minimaal gelijkwaardig heeft geregeld!

b. Pensioenregeling

Nu is het nog zo dat een uitzendkracht of payrollwerknemer (onder ABU- en NBBU-CAO) vanaf hun 21ste na een wachttijd van de eerste 26 gewerkte weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Bij sommige payrollbedrijven is de pensioenopbouw vanaf de 1e dag geregeld of beslist de ondernemer of opdrachtgever, dat een payrollwerknemer direct pensioen moet gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling. De pensioenpremie voor een uitzendkracht en payrollwerknemer in de Basisregeling bedraagt echter maar enkele procenten (geheel ten lasten van de payroll werkgever).

Ter vergelijk bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemer- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%. Dat dit voor de payrollwerknemer zijn pensioenopbouw en de kostenkant voor u gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen.

Het liefst zou de politiek dus daarom zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer (zie bovenstaand) en reguliere werknemer bijna helemaal gelijkwaardig geregeld.

Meer payroll informatie

Meer uitleg of informatie over payroll en payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, vindt u o.a. op de volgende pagina's: payroll vragen, payrollkosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!