Wat betekent payroll?

Antwoord:

Payroll betekent dat een ondernemer of werkgever het juridisch werkgeverschap van zijn/haar werknemers aan een payrollbedrijf overdraagt en zijn/haar werknemers als payrollwerknemers op de loonlijst (= Payroll betekent vanuit het Engels (loonlijst)) van het payrollbedrijf komen. De werknemers krijgen van het payrollbedrijf een payrollcontract (= arbeidscontract) en worden exclusief bij de ondernemer/werkgever tewerkgesteld. Het payrollbedrijf neemt bij payroll alle taken en risico's vanuit de personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's van een ondernemer/werkgever over. Dit betekent dus dat het payrollbedrijf verantwoordelijk wordt voor het loondoorbetaling bij ziekte, ziekte- en re-integratiebegeleiding, eventuele ontslagkosten, arbodienst en verzekeringen, bijv. arbeidsongeschiktheid en pensioen.
Direct een payrollofferte opvragen?

Payroll betekent voor de werknemers echter weinig verschillen op de werkvloer. Zij blijven gewoon hun werk doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van de werknemers is geworden bij payroll.

Bij payroll betekent het wel dat de ondernemer/werkgever verantwoordelijk blijft voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van de werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

Het payrollbedrijf neemt dus bij payroll naast de personeels- en salarisadministratieve verantwoordelijkheden, van u als ondernemer/werkgever, ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's rond uw personeel over. Payroll bij een payrollbedrijf betekent dus dat u en uw afdelingen personeelszaken en salarisadministratie worden ontzorgd. Het payrollbedrijf regelt namelijk bij payroll de betalingen van de salarissen, loonheffingen, sociale en pensioenpremies, financiert de lonen voor, regelt het ziekteverzuim en houdt contact met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst en arbodienst.

Doordat u als ondernemer/werkgever hierdoor niet meer dagelijks de personeels- en salarisadministratie hoeft te voeren, geen ziekteverzuim hoeft te managen en lonen hoeft voor te financieren. Betekent dit dat u en uw bedrijf met payroll meer tijd en geld overhoudt om uw organisatie nog efficiënter in te richten, meer te focussen op de economische ontwikkelingen binnen uw branche of sector en aandacht aan uw werknemers kunt besteden (opleidingsplan of informele gesprekken bij de koffie automaat).

Hieronder zullen wij even kort ingaan op wat payroll voor de werknemers qua voor- en nadelen, incl. rechten en weerleggingen, en voor de werkgevers qua voor- en nadelen betekent. Daarnaast behandelen we ook nog even wat payroll ten opzichte van uitzenden betekent.

Wat betekent payroll qua voordelen voor een werkgever?

Zoals u hierboven al heeft kunnen lezen, heeft u als werkgever/ondernemer verschillende voordelen, als u uw personeelszaken via payroll regelt. Hieronder leggen wij de 10 meest genoemde en belangrijkste voordelen voor een ondernemer/werkgever uit:

1. Geen personeels- en salarisadministratie meer

Ondernemers/werkgevers in Nederland die voor hun personeelszaken werken via payroll, hebben geen complexe personeels- en salarisadministratie meer. Vooral als u parttimers, uitzendmedewerkers of oproepkrachten in dienst heeft, zorgen deze niet alleen voor meer flexibiliteit, maar ook voor meer administratie, hogere overheadkosten, ingewikkelde wetgeving en financiële risico’s.

Regelt u uw personeelszaken via payroll, dan heeft u niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken en hoeft u daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen meer te doen.

Werkt u met een payrollbedrijf samen, dan weet u als ondernemer/werkgever in Nederland zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, de arbeidscontracten voor uw personeel correct zijn en u op tijd meldingen krijgt wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd. Zo komt u nooit meer voor juridische verrassingen te staan, wanneer u uw werknemers via payroll inhuurt.

Bij vragen van uw werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten hoeven uw werknemers u niet meer lastig te vallen, maar moeten (a.h.v. de bedrijfscultuur) zij zich te allen tijde rechtstreeks tot hun persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf wenden.

Deze HR-deskundige kan namelijk uw werknemers direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u als ondernemer/werkgever wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren. Tot slot, houdt u met het uitbesteden van uw personeelszaken via payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

2. Het gemak bij het regelen van uw personeelszaken via payroll

Een goed werkgeverschap in Nederland vraagt nogal veel tijd en geld van een ondernemer/werkgever. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u als ondernemer liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter werknemers met onbepaalde tijdscontracten, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc. een rol.

Wanneer u echter alle zaken omtrent uw personeel via payroll uitbesteedt, wordt het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u naast gemak, 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten.

3. Geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s

Voor een klein bedrijf kan een zieke werknemer grote gevolgen hebben en zijn de verzekeringspremies hiervoor fors. Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt. Loopt u geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weet u van tevoren wat uw personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten, zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit bij het inhuren van uw werknemers via payroll

Als ondernemer/werkgever bent u bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor uw werknemers. Hierdoor kunt u uw werknemers langer (vaak 4 of 5,5 jaar) aan u binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om een personeelslid de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook via payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van het werken met studenten via payroll, kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

5. Lagere personeelskosten bij het werken met uw werknemers via payroll

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden, kan een payrollbedrijf uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus voor uw werknemers met het werken via payroll goedkoper uit, dan wanneer u uw werknemers zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met het regelen van uw personeelszaken via payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u veel goedkoper uit dan wanneer u uw personeel inhuurt bij een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen het inhuren van een uitzendkracht via een uitzendbureau of via payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk bij het inhuren van uw werknemers via payroll

U weet vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn, indien u uw werknemers inhuurt via payroll, hier kunt u rekening mee houden in uw personeelskostenberekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde werknemer via payroll u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

7. Geen arbodienst en ziekengeldverzekering

U kunt bij het regelen van uw personeelszaken via payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers bij payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege dat u geen werknemers meer in dienst heeft, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas over uw werknemers binnen uw bedrijf

Voor uw werknemers verandert er weinig op de werkvloer, als u gaat werken via payroll. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden.

Als u gaat werken via payroll blijft u als ondernemer/werkgever nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van uw werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

9. Beter werkgeverschap voor uw werknemers via payroll

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw werknemers via payroll aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw werknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.

Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn uw werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als een werknemer die nog bij u in dienst is.

Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun werknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

10. Gratis advies en ondersteuning bij het uitbesteden van uw personeelszaken via payroll

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg, dat als u uw personeelszaken via payroll heeft ingericht, alle zaken rond uw werknemers goed en up to date zijn geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als ondernemer of werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Wat betekent payroll qua nadelen voor een werkgever?

1. Aansprakelijkheid

Vanwege de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA) blijft u zelf aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. Wanneer het payrollbedrijf failliet gaat, loopt u het risico opnieuw de premies en belastingen aan het UWV en de Belastingdienst te moeten afdragen. Ondanks dat u dit misschien al wel heeft gedaan. Het is daarom zeer belangrijk niet alleen voor een goedkoop payrollbedrijf maar ook een veilig payrollbedrijf te kiezen, die over het NEN 4400-1 keurmerk beschikt. Met dit keurmerk wordt de kans op (financiële) risico’s voor u als ondernemer geringer. Payrollbedrijven met dit keurmerk worden namelijk geregeld gecontroleerd op hun premies en belastingafdrachten.

2. Payrollkosten

Niet verzekeren is ook goedkoper dan verzekeren, echter tot u schade oploopt. Het payrollbedrijf neemt naast de administratieve lasten namelijk ook uw risico’s van ziekte en ontslag over.

3. Payroll duurder bij niet BTW-plichtigen

Als u niet BTW-plichtig bent, dan heeft u het nadeel dat u de BTW, die aan u wordt gefactureerd door het payrollbedrijf, niet kunt verrekenen. Dit nadeel heeft u echter ook als u met uitzendkrachten via een uitzendbureau werkt!

4. RIE en aansprakelijkheidsverzekering blijven verplicht.

Zoals al reeds eerder is vermeld, blijft u verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt. Daarom is bij payrollbedrijven een risicoinventarisatie en –evaluatie en aansprakelijkheidsverzekering nog steeds verplicht.

Wat betekent payroll qua voordelen voor een werknemer?

Het grootste voordeel van payroll voor werknemers in Nederland is de zekerheid, correctheid en stiptheid van de salarisbetalingen. Daarnaast zijn de volgende voordelen ook van belang voor werknemers bij payroll.

• Overname arbeidsvoorwaarden en arbeidsverleden (incl. dienstjaren);
• Opbouw en rechten op vakantiegeld en dagen (idem bij ondernemer);
• Mogelijkheid om vakantiegeld 2 keer per jaar te laten uitkeren;
• Loondoorbetaling bij ziekte en evt. wachtdagcompensatie;
• Recht op feestdagen, kort verzuim en bijzonder verlof;
• Mogelijkheid gebruik te maken van een collectieve verzekeringen;
• Evt. kortingen op dagjes uit, pretparken, musea en concerten;
• Goede pensioenregeling;
• Recht op een goede scholingsregeling;
• Een vast contactpersoon voor alle vragen.

Wat betekent payroll qua nadelen voor een werknemer?

1. Minder binding

Voor wat betreft de veranderde band (binding) tussen een werknemer en ondernemer bij payroll, zien wij juist een verbetering, qua binding (zie 1. t/m 8.), ontstaan. Doordat de werkgever/ondernemer met payroll (1) geen tijd meer kwijt is aan allerlei zaken en documenten rond de personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding. Betekent dit dat zij/hij meer tijd en aandacht voor het reilen en zeilen binnen het bedrijf heeft. Een ondernemer/werkgever heeft met payroll juist meer tijd om bijvoorbeeld informele gesprekken op de werkvloer met zijn/haar werknemers te voeren, waardoor de binding met het bedrijf en u als werkgever juist toeneemt.

Voor wat betreft: de werving en selectie van nieuw werknemers, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salaris van werknemers (conform CAO/WML), de planning en roostering, de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (gratis hulp payrollbedrijf) en vanuit de arbowetgeving de controle op de werkvloer (o.a. RI&E) blijft u nog steeds gewoon verantwoordelijk bij payroll. (2) Uw werknemers hebben voor deze zaken dus nog steeds met u te maken.

Zaken rond de personeels- en salarisadministratie binnen een bedrijf worden met payroll veel (3) professioneler voor de werknemers geregeld. De werknemers kunnen namelijk te allen tijde voor hun vragen bij een vast aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht. Zij krijgen direct antwoord op hun vragen (over b.v.: loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving) en merken dat zaken zoals salarisbetalingen, bijzonder verlof regelingen, overwerkuren en toeslagen, loonstroken uitleg, ziektebegeleiding, pensioenregelingen, collectieve ziektekostenverzekeringen, juridische kwesties, CAO vragen etc. serieus voor hen worden geregeld door een payrollbedrijf bij payroll.

Naast dat de payrollbranche een scholingsfonds kent, bieden veel payrollbedrijven ook nog (4) gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers, b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media, aan.

Een payrollbureau heeft ook vaak (5) collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, labtops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar werknemers direct gratis goed geregeld te hebben.

Payrollwerknemers (6) bouwen bij payroll sowieso vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 weken), bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen op. Mocht een ondernemer/werkgever dus nog geen pensioenregeling binnen zijn/haar bedrijf hebben, dan is dat bij payroll direct goed geregeld.

Zeker in de Plusregeling van de StiPP bouwen werknemers een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF) en betaalt de werknemer hierbij maar 1/3 en de payroller 2/3 deel.

Doordat de StiPP regeling een vrij jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de 110%) en geen overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling kent. Hoeven de deelnemers voor deze regelingen dus ook geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies werkelijk voor de deelnemer. Omdat de werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden de werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen met de overstap naar payroll ook meer netto salaris over.

Een werkgever/ondernemer heeft met payroll gedurende een langere periode de tijd om aan zijn/haar payrollwerknemers tijdelijke payrollcontracten aan te bieden. Hierdoor kan een payrollwerknemer langer bij het bedrijf blijven werken en hoeft hij/zij niet na 2 jaar of 3 contracten (7) een half jaar op zoek naar ander werk. Is een werkgever/ondernemer echter tevreden, dan kan hij/zij te allen tijde tussentijds de payrollwerknemer een payrollcontract voor onbepaalde tijd bij het payrollbedrijf aanbieden.

En tot slot kunnen payrollwerknemers (8) zelf kiezen tussen een wekelijkse, 4-wekelijkse of maandelijkse uitbetaling van het salaris, tweemaal per jaar hun vakantiegeld opnemen en voor al hun vragen 24/7 bij hun persoonlijk deskundig HR-aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht.

2. Makkelijker ontslag

Wil een payrollwerkgever/ondernemer werknemers ontslaan, dan dient dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter te worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van werknemers zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend. Daarnaast kan de payrollwerkgever werknemers ontslaan als de werkgever of ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten dat een ondernemer of werkgever bij payroll de werknemers langer flexibel in dienst kan houden. Hij/zij is namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Hij/zij mag de werknemers bij payroll dus meerdere bepaalde tijdscontracten aanbieden, voordat de werknemers recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd hebben.

3. Minder betaald en geen gelijkwaardige functie

Dit is net als bovenstaande genoemde nadelen een misverstand. De paragraaf inlenersbeloning in de eigen, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven werknemers gelijkwaardig moeten belonen en inschalen, net als de werknemers die rechtstreeks bij de ondernemer of werkgever in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

Naast een gelijkwaardige beloning hebben de werknemers bij payroll ook vanuit de CAO recht op gelijkwaardige functies bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren zijn hier dus ook van toepassing.

4. Ontlopen werkgeversverplichtingen

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer of werkgever met payroll makkelijk zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen naar de werknemers kan ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken, wordt hij/zij namelijk door het payrollbedrijf gehouden aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor zijn/haar werknemers.

Payrollbedrijven hebben voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst, die de ondernemer of werkgever hieraan dus zullen houden of op wijzen.

De ondernemer of werkgever kan hier dus geen loopje meenemen. Waardoor werknemers bij payroll te allen tijde beschermd zijn en krijgen waarop ze recht hebben bij een payrollconstructie van een payrollbedrijf.

Kortom ieder payroll nadeel heeft zijn voordeel voor een payrollwerknemer!

Wat betekent payroll qua rechten voor een werknemer?

In principe hebben werknemers bij payroll dezelfde rechten, als de werknemers die (nog steeds) in dienst zijn bij het bedrijf. Vanuit o.a. de paragraaf (1.) inlenersbeloning (zie bovenstaand) in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) en de Wet Werk en zekerheid, voor wat betreft (2.) ontslag (zie bovenstaand), kennen zij dezelfde regels. Belangrijk is te weten dat sommige CAO's, zoals b.v. de CAO Schoonmaak, echter speciale CAO-bepalingen m.b.t. payrollwerknemers kennen.

Werknemers zijn bij payroll namelijk ook (3.) verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid als zij bij een payrollbedrijf werken. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de werknemers. Als een werknemer bij payroll tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, betekent dit dat het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon dient doorbetaald (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). De eigen-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen aanvullingen van het loon voor het eerste en tweede jaar.

Het laatste punt dat de politiek gelijk wil trekken voor payrollwerknemers is de (4.) pensioenregeling. Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (bij de ABU- en NBBU-CAO) na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat een payrollwerknemer direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling (bij een eigen bedrijfs-CAO kan dit punt afwijken/anders zijn).

Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer (zie onderstaand) en reguliere werknemer bijna helemaal gelijkwaardig geregeld.

Tot slot blijkt uit onderzoek van de ABU dat de dienstverlening payroll de laatste jaren, ook in de crisis, banen voor werkzoekenden heeft geschept. Doordat de payrollbedrijven de financiële risico’s en administratieve lasten van een ondernemer of werkgever overnemen. Betekent dit de laatste eerder bereid/geneigd zijn om via payroll werknemers aan te nemen. Bij ontslag heeft een payrollbedrijf namelijk immers een inspanningsverplichting v.w.b. vervangende arbeid en in het geval van ziekte- en arbeidsongeschiktheid moet een payrollbedrijf de werknemers doorbetalen en de ziekte- en re-integratiebegeleiding voor de zieke werknemers regelen.

In bedrijven waarbij de personeelsadministratie uit een schoenendoos bestaat en branches waar het werkgeverschap minder professioneel is geregeld, betekent het dat payrollbedrijven juist voor professionalisering van de personeels- en salarisadministratie en HR beleid voor de werknemers zorgen.

Betekent payroll hetzelfde als uitzenden?

Ondanks dat bij uitzenden, net zoals bij payroll, er sprake is van een driehoeksverhouding. Is het eerste belangrijke verschil tussen uitzenden en payroll, dat de (1) werving en selectie van een werknemer bij payroll door de inlener (ondernemer) wordt gedaan en bij uitzenden dit door het uitzendbureau gebeurt.

Daarnaast mag het uitzendbureau de uitzendkracht zonder toestemming bij diverse opdrachtgevers ter beschikking stellen. Terwijl bij payroll geldt, dat de zelf geworven en geselecteerde werknemer (2) exclusief bij de inlener op de werkvloer dient te worden tewerkgesteld. Payrollwerknemers mogen dus bij payroll door het payrollbedrijf niet bij andere opdrachtgevers, zonder toestemming van de inlener, worden geplaatst.

Het (3) derde grote verschil tussen uitzenden en payroll is dat het uitzendtarief, vanwege de wervingsmarge, voor een uitzendkracht soms wel 10-20% hoger ligt dan het payrolltarief bij payroll. Andere minder vaak genoemde verschillen tussen uitzenden en payroll zijn:

4. Lange termijn bij payroll versus korte termijn uitzenden

De intentie van ondernemers/werkgevers die met payroll werken, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die van uitzenden gebruik maken. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien wij bij payroll dat een werknemer in veel gevallen langere dienstverbanden heeft.

5. Vervangende arbeid bij payroll en uitzenden

Is er geen werk meer voor een werknemer bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is bij payroll een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij uitzenden is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

Andersom geldt voor een uitzendbureau wel, dat als een uitzendkracht ziek of met vakantie is, zij voor een passende vervangende uitzendkracht dient te zorgen. Bij payroll doet een payrollbedrijf dit dus niet.

6. Scholing en collectiviteitsregelingen bij payroll

Omdat de binding, bij payroll ziet een payrollbedrijf de werknemers als hun eigen werknemers, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft bij payroll een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar werknemers direct gratis en goed geregeld te hebben.

Meer payroll uitleg en informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening. Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt altijd een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!