Wat is een payrollfactor?

Antwoord:

Voor alle werkzaamheden en werkgeversrisico's zal het payrollbedrijf u als ondernemer/werkgever een fee/toeslag (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding/fee/toeslag zit in een payrollfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is uit twee kostensoorten plus de toeslag/marge voor het payrollbedrijf opgebouwd.
Direct een payrollofferte opvragen?

Een payrollfactor ligt tussen de 1,50-1,75 (o.a. a.h.v. het soort werknemer) en heeft dezelfde componenten, die u zelf als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft (netto loon, een deel UWV, afdrachten belastingdienst, premies verzekeringen, pensioenen, reserveringen etc). Checkt u dus bij een payrollofferte altijd eerst uw payrollfactor- en payrolltariefopbouw.

Vervolgens vermenigvuldigt u de uitkomst van de opgebouwde payrollfactor met een bruto excl. uurloon (zonder vakantiedagen en -geld) van €10,-, zodat u een payrollkostprijsberekening voor iedere werknemer heeft. U kunt ook het exacte bruto uurloon voor uw werknemer vanuit uw CAO of het wettelijke minimumloon (WML) per uur gebruiken en deze vervolgens vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf. Wilt u uw payrollkosten bij een payrollbedrijf ook nog met uw interne payrollkostprijs (zelf verlonen) vergelijken (zie onderstaand) dan vermenigvuldigt u de uitkomst met 0,88 (voor vaste werknemers) of 0,9 (bij studenten).

De grootste verschillen echter met uw eigen bovenstaande payrollkosten (c.q. personeelskosten) zijn dat de afdrachten door u op verschillende momenten dienen te worden betaald en uw risico’s m.b.t. ziekte en ontslag niet vooraf zijn afgebakend. Met payroll bakent u deze risico’s wel af, doordat het payrollbureau het ziekte- en ontslagrisico van u overneemt. Zoals u misschien wel weet, kan een zieke medewerker in Nederland u al gauw een paar honderd euro per dag en bij ontslag totaal zelfs duizenden euro’s kosten.

Voor een werkgever/ondernemer in Nederland is de post personeelskosten dus vaak de grootste en onzekerste kostenpost. Dit komt o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte (o.a. extra consults arboarts, re-integratiekosten, arbeidsdeskundig en/of werkplekaanpassingsonderzoek, loondoorbetaling bij ziekte, verbruik eigen risico en hogere premie verzuimverzekering) en ontslag (dossieropbouw, proceskosten, transitie- of ontslagvergoedingen).

Maakt u echter als werkgever/ondernemer van payroll gebruik, dan regelt het payrollbedrijf dus niet alleen uw personeels- en salarisadministratie, maar neemt zij, zoals al reeds eerder is vermeld, ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's met betrekking tot ziekte en ontslag, tegen een vast all-in payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, van u als werkgever/ondernemer over.

Hierdoor heeft u op voorhand duidelijkheid, weet u op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf wat een werknemer u per gewerkt uur kost en wat uw personeelskosten voor het komende jaar zullen zijn. Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd.

Bij ziekte, kort verzuim (calamiteiten) en bijzonder (buitengewoon) verlof, vakanties, feestdagen en evt. ADV- en ATV, kortdurend zorgverlof en/of seniorendagen (de laatste zijn per payrollbedrijf verschillend) ontvangt u dus geen rekening bij payroll. Mocht een payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u ook geen dubbele kosten (geen eigen risico dagen), daar u uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag een vervangende werknemer kan zoeken.

Komt u daarnaast als werkgever/ondernemer in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht, dan regelt het payrollbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten het eventuele ontslag van de payrollwerknemer. U ziet dat payroll per definitie niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet.

Hieronder ziet u hoe een payrollfactor in Nederland is opgebouwd.

Opbouw payrollfactor (kosten payroll):

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren-, kortdurend zorgverlof- en geboorteverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Payrolltariefopbouw

Voor wat betreft de opbouw van een payrolltarief zijn er echter nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs:

Kostprijs + %= Payrolltarief

In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.

De beste wijze om de payrollfactoren/-tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur: X =

Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor*

*De exacte payrollfactoren (v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van (1) de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief (zie o.a. bovenstaand), (2) het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), (3) de functies van de payrollwerknemers, (4) de geldende branche-CAO (onze vergelijken met branche), (5) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (7) juridische kosten, (8) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9) pensioen, (10) betalingstermijn, (11) koppeling systemen en (12) scholingsfonds.

1. Opbouw brutoloon en payrollfactor

Het (kale) bruto uurloon (wettelijk bruto minimumloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, per CAO verschillend). Zoals reeds bovenstaand is vermeld, is dit het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren (payrolltarieven) zonder reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en ook nog soms zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, kort durend zorgverlof- en seniorendagen, moet u altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn per CAO en opbouw (in uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. kraamverlof) in Nederland.

Zoals u als werkgever/ ondernemer en Nederlands staatsburger namelijk misschien de laatste jaren al wel heeft gemerkt. Legt/wil de overheid een (groot) stuk zorg en bijkomende kosten, respectievelijk bij de werkgevers (kosten), kinderen (zorg ouders) en ouders (b.v. gehandicapt kind) neerleggen. Hierdoor zullen de payrollfactoren/-tarieven bij payrollbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten (meer dagen/uren reserveren) stijgen of niet in de payrollfactoren worden meegenomen (zie trucje).

2. Functies payrollwerknemers

U zult nu misschien al begrijpen, na bovenstaande gelezen te hebben, dat door het hogere bruto exclusief uurloon, i.v.m. functie, leeftijd of aantal werkweekuren, van een payrollwerknemer zijn/haar uiteindelijke payrolltarief hoger ligt dan een laaggeschoolde werknemer (geen excl. €10,- maar wettelijke minimum brutoloon per uur).

3. Soort payrollwerknemers

Voor wat betreft het soort werknemers, moet u altijd een onderscheid voor de volgende werknemers maken: 1. studenten/scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen voor een lager payrollfactor/-tarief in dienst zijn van een payrollbedrijf (voor payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze regeling in positieve zin afwijken (het gehele jaar)). Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, (vaak) geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekte- en ontslagrisico. Voor oproepkrachten geldt hetzelfde v.w.b. pensioen (pas na 26 gewerkte weken), ziekte (vaak geen) en ontslag (niet).

Bij oudere werknemers, die al lang in dienst zijn bij een werkgever/ondernemer, moet u altijd goed kijken (naast vervroegd pensioen- en vut-regelingen, zie pensioenregeling) wat de afspraken bij het payrollbedrijf, voor wat betreft extra seniorendagen (ouwe lullen), zijn. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf deze dagen ook in haar payrollfactor/-tarief dient door te calculeren!

4. De geldende branche-CAO

In de ABU- en NNBU of eigen bedrijfs-CAO (inlenersbeloning) en eigen branches-CAO's (b.v. horeca of metaal) staan soms bepalingen, die bepalend voor de payrollfactor/-tarief kunnen zijn.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is, dezelfde aantal vakantiedagen (let hier dus goed op!!!), periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen (payrollfactor over toeslagen?) voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding (payrollfactor over b.v. reiskosten?) en periodieken.

Wij vinden dat de payrollfactoren over reiskosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren lager dienen te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico's) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Daarnaast is de sector (b.v. 45) waarin uw payrollwerknemers door het payrollbedrijf worden verloond van belang (i.v.m. premies/werkgeverslasten). Vraag dus altijd aan payrollbedrijven wat de payrollfactoren/-tarieven voor reiskosten en toeslaguren zijn en in welke sector (-en) zij de werknemers gaan verlonen en wat de mogelijke goedkopere consequenties hiervan dan voor uw payrollfactoren/-tarieven zijn? Dit laatste punt vraagt echter om de nodige payroll kennis, om dit te kunnen uitzoeken, maar is voor ons iedere keer in prijsonderhandelingen lonend!

5. Het aantal gewerkte uren of payrollwerknemers

U zult begrijpen dat het werk en de bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Een tip is om verschillende payrolloffertes o.b.v. 0-5, 5-15 en >20 werknemers bij payrollbedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke payrollfactoren/-tarieven verschillen en kunt over een lager payrollfactor/-tarief onderhandelen.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim

De belangrijkste vraag, naast bruto minimumloon incl. vakantiedagen/-geld, bij een payrollfactor is: "Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij het payrollbedrijf geregeld?" Ziekte is namelijk, naast eventuele (7) juridische kosten (evt. ontslag), het grootste vraagteken (zie bovenstaand) voor een payrollbedrijf, v.w.b. haar payroll personeelskosten. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend, waardoor zij deze vooraf in haar payrollfactor/-tarief kan doorberekenen.

Voor wat betreft ziekte zijn payrollbedrijven namelijk echter net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico op voorhand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven proberen in te calculeren.

Maar wat zijn de afspraken, qua doorberekenen, bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding (herintreding of outplacement)?

De twee manieren van doorberekenen die wij veel zien, zijn (a) een payrollfactor verhoging (vaak middels een staffel) na een periode (vaak 1/2 jaar) van veel ziekte in een bedrijf en (b) nacalculatie en -facturering. Alle ziekte uren of het aantal boven de afgesproken hoeveelheid/percentage ziekte uren/dagen of kosten worden bij deze (b) laatste vorm per 4 weken, maandelijks, half- of jaar aan u door belast.

Met betrekking tot ziekte- of re-integratiebegeleiding is het goed te weten of de kosten hiervan (nog) aan u worden doorbelast. Vaak zien wij bij payrollbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u nog, qua kosten, verantwoordelijk bent/blijft voor de de Wet verbetering poortwachter.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij een payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollwerknemers straks heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt immers indirect uw ziekte uren/dagen zelf (middels een reservering in het payrollfactor/-tarief, zie bovenstaand) en/of draait op voor wat betreft een payrollfactor verhoging of nacalculatie!

Als u payrolloffertes aanvraagt, geef dan 0% bij studenten/scholieren en oproepkrachten aan en 0-2%, 2-4%, 4-6% en >6% bij ziektepercentages voor vaste werknemers op. U krijgt dan verschillende payrollfactoren/-tarieven en door daarnaast bovenstaande vragen te stellen, kunt u voor uzelf de beste, qua ziekteregeling, en goedkoopste payrollbedrijf kiezen.

Een belangrijke vraag die u ook aan het payrollbedrijf moet stellen i.v.m. vergelijk voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers en payrollfactoren. Hoe zijn de mogelijke aanvullingen/reparaties v.w.b. een negatief verschil in wachtdagen (-regeling) en loondoorbetaling bij ziekte bij een payrollbedrijf geregeld? Sommige branche-CAO's/bedrijven kennen namelijk geen wachtdagen of een betere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Links of rechts om, wie gaat dat betalen of verzwijgen ondernemers en payrollbedrijven dit voor de werknemers (trucje)?! Wij vinden dat een payrollbedrijf, dit in haar payrollfactor/-tarief moet meenemen en door calculeren. Anders gaat de kreet bij veel payrollbedrijven namelijk niet op: "Uw werknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!"

Tot slot is een veel voorkomend twistpunt, met betrekking tot zieke payrollwerknemers, tussen werkgevers/ondernemers met payrollbedrijven. Het feit dat payrollwerknemers, naast bij de ondernemer/werkgever, zich ook bij het payrollbedrijf dienen ziek te melden. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding en mogelijke boetes hieruit verantwoordelijk.

Vergeet een payrollwerknemer zich namelijk bij het payrollbedrijf ziek te melden, dan ontvangt deze werknemer geen ziektegeld over zijn/haar contracturen en krijgt een ondernemer/werkgever deze uren gewoon als gewerkte uren door gefactureerd!! U zult begrijpen wat dan de discussie is. Let daarom dus bij payroll altijd goed op of uw werknemer zich wel of niet bij het payrollbedrijf heeft ziek gemeld.

7. Juridische bijstand en kosten

Zoals als reeds eerder is vermeld: Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag namelijk van belang.

Met payroll koopt u juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is in juridische zin de werkgever van de desbetreffende medewerker en dient het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee zouden kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, net zoals bij ziekterisico's, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven vooraf incalculeren. Zijn er echter mogelijke onduidelijkheden, dan zullen zij de juridische kosten middels bepalingen in een payrollovereenkomst en algemene voorwaarden aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in de aangevraagde payrolloffertes te kijken en checken wat er met betrekking tot juridische bijstand is geregeld, dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat de kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat het eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. U mag als ondernemer/werkgever op gebied van ziekte en ontslag namelijk full service van een payrollbedrijf verwachten!

Voor u en uw payrollwerknemers is tenslotte goed te weten dat per 1 juli 2015 door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk zijn getrokken. Vroeger als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, moest dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als u als werkgever of ondernemer uw (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet bent nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze economische reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of u als werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid.

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof

Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf en wat zij bij verschillen hierin doen (in payrollfactor/doorcalculeren).

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling hieromtrent overeen met uw huidige regeling en wat is de regeling bij het payrollbedrijf voor wat betreft verschillen?

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijf alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen voor payrollfactoren een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling

Naast ziekte, ontslag en kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor een payrollfactor/-tarief en de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden van payrollwerknemers. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen, is: “Hoe is de pensioenopbouw/-regeling bij het payrollbedrijf geregeld?”

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer bij een ABU- en/of NBBU payrollbedrijf (na hun 21 jaar) na een wachttijd, van de eerste 26 gewerkte weken voor een bepaalde tijd, in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat (bij payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze pensioenregeling verschillen, b.v. vanaf 1e dag pensioenopbouw). Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat payrollwerknemers direct pensioen gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling.

De pensioenpremies voor payrollwerknemers in de Basisregeling bedragen maar enkele procenten (geheel ten lasten van het payrollbedrijf). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemers- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%! Dat dit voor een payrollwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant van het payrollbedrijf (werkgeverslasten in hun payrollfactor/-tarief) gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen (trucje).

Daarom adviseren wij altijd dat uw payrollaanbieder een pensioenadviseur inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij vaste werknemers) te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur beoordelen of een waardeoverdracht (= het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollwerknemer zinvol is.

Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer of werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Na bovenstaand gelezen te hebben, zult u begrijpen dat wij onze klanten adviseren om naar 4 soorten payrollfactoren/-tarieven in hun payrollofferte te vragen: 1. tarief voor de eerste 26 weken zonder pensioen, 2. tarief voor tussen 26 en 52 weken, 3. tarief na 52 weken en 4. tarief voor vaste werknemers (risico ontslag) en of zij een dienstverleningsvariant hebben en wat de payrollfactor hiervan is.

Nog even een voetnoot. De politiek in Den Haag wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers, dat payrollbedrijven in de toekomst aansluiting zoeken/krijgen bij het bedrijfstakpensioenfonds (BPF) van de sector waar een payrollwerknemer te werk is gesteld. Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbedrijven weer een stuk dichterbij!

10. Betalingstermijnen

Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat het payrollbedrijf sowieso altijd van automatische incasso in haar payrollfactoren uit? Voor wat het eerste en tweede punt kan het namelijk voor een ondernemer/werkgever (b.v. in de bouw), i.v.m. zijn/sector debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen), gunstig zijn om een langere betalingstermijn met het payrollbedrijf af te spreken. U betaalt dan vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) een hogere payrollfactor.

Vraag dus aan het payrollbedrijf altijd de verschillen in payrollfactoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt hier dan meespelen en de beste keuze maken.

11. Koppeling systemen

Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers/werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren doorgaven en bij het payrollbedrijf deze handmatig vervolgens werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving. Echter een ondernemer/werkgever moet nog steeds vaak zelf de uren vanuit zijn systeem in het systeem van het payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen.

De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: Wat zijn de payrollfactoren/-tarieven, als u uw urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld? Vaak zien wij namelijk, dat een goed en erkend payrollbedrijf lagere payrollfactoren/-tarieven, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, dan hanteert.

12. Scholingsfonds

In de payrollbranche wordt 1,02% van de brutoloonsom door payrollbedrijven afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof), per 1 januari de Stichting DOORZAAM. Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. DOORZAAM is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches of sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Vraagt u dus altijd bij uw payrollofferte aanvraag, hoe en wanneer u hier gebruik van kan maken en wanneer u eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen kan indienen en vergoed krijgt. Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

Tenslotte is het ook goed om, naast de collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives, te informeren naar welke (online) opleidingen en cursussen het payrollbedrijf gratis zelf/bijv. via de NTI aan haar payrollwerknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aanbiedt. Uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket heeft u tegen vaste payrollfactoren bij payroll dan in 1 klap gratis en goed geregeld/verbeterd!

Payrollfactorchecklist

Om te weten wat u uiteindelijk bij payroll koopt, volgt hieronder in het kort nog even een checklist, die u kunt gebruiken voor uw payrollfactoren/payrolltarieven:

• Payrollfactoren inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Payrollfactoren inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Payrollfactoren bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV-dagen in de payrollfactoren of worden ze doorberekend?;
• Payrollfactoren inclusief feestdagen?;
• Payrollfactoren inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Payrollfactoren inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Payrollfactoren voor 65+ of scholieren/studenten (studentenregeling)?;
• Payrollfactoren en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Payrollfactoren toeslag- of overwerkuren?;
• Payrollfactoren bij koppeling systemen?;
• Payrollfactoren bij verschillende betalingstermijnen?;
• Payrollfactoren reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Payrollfactoren dienstverleningsvariant?

Kortom, zoals u ziet en leest, is het is altijd zeer belangrijk om bij een payrollfactor/-tarief in een payrollofferte goed naar bovenstaande punten te kijken en te vergelijken. Een payrollfactor bij een zogenaamd "goedkoop" payrollbedrijf van 1,5 voor vaste werknemers, nu u dit weet, is niet realistisch. De directe en indirecte personeelskosten (payroll kosten) voor een werkgever/payrollbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dus betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat niet echt logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten in de aangeboden payrollfactoren/-tarieven. Dit laatste, weet u nu, is dus eerder het geval!

Vergelijken payrollkosten met zelf verlonen

Wilt u de payrollkosten voor een werkgever vergelijken met uw interne payroll tarief, dan vermenigvuldigt u de €10,- excl. brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollfactor (bijv. 1,72) en 0,88 (vaste werknemers) en voor studenten en scholieren met 0,90. Zoals al eerder vermeldt, is de payrollfactor vanwege studentenregeling (6 weken tot 1 jaar) voor studenten of scholieren lager.

De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief (daadwerkelijk arbeid verricht) is (zie reserveringen ziektedagen, vakantiedagen, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof of zorgverlof- en ATV-/ADV- en/of seniorendagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Interne payrollkosten ondernemer/-werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 Payrollfactor x 0,88 = €15,14

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer/werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen, arbodienst en systemen goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Het is echter wel zeer belangrijk als u een payrollfactor/factoren in een payrollofferte krijgt aangeboden door een payrollbedrijf, er goed op te letten wat er wel en niet in de factor zit (zie bovenstaand payrollfactorchecklist en opbouw payollfactor). Zoals al reeds eerder is vermeld, is een payrolltarief van 1,5 voor bijv. vaste werknemers niet reëel (liggen namelijk voor studenten rond de 1,50 en 1,75 voor oudere vaste werknemers), daar de directe en indirecte personeelskosten voor u en ook het payrollbedrijf al hoger liggen.

Twijfelt u als werkgever/ondernemer na dit alles te hebben gelezen nog steeds, om uw werknemers op de payroll bij een payrollbedrijf te plaatsen. Kijkt u dan nog eens, los van de kosten en payrollfactoren, goed naar de voordelen van een payrollconstructie.

Naast dat u bij payroll bijna evenveel betaalt, als wanneer u de werknemer zelf in dienst heeft, u geen personeels- en salarisadministratiekosten meer heeft, u geen werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag meer loopt (afgebakend), u de mogelijkheid heeft uw werknemer meer dan 3 payrollcontracten aan te bieden en u niet bent gehouden aan het maximum van 2 jaar, u 12 maanden per jaar het studententarief kan toepassen, u uw personeelskosten 24/7 inzichtelijk heeft en u en uw werknemers met alle vragen, zonder extra kosten, terecht kunnen bij een persoonlijk contactpersoon binnen het payrollbedrijf. Genoeg redenen om over te stappen toch?!

Als ondernemer met personeel heeft u gedurende het jaar namelijk met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

Werkt u daarnaast met uitzendkrachten of gedetacheerden, dan bent u als werkgever/ondernemer sowieso met payroll 10-20% goedkoper uit! Hierbij heeft u dezelfde flexibiliteit in arbeidscontracten, maar kunnen de verschillen tussen uw uitzendkosten en payrollkosten tot enkele euro's per uur oplopen. Vraag daarom nu direct snel een payrollofferte voor uw werknemer(-s) bij ons aan.

Hieronder treft u tot slot nog even enkele tips& tricks, incl. aandachtspunten voor wat betreft de overstapsprocedure naar payroll aan.

Payroll tips en trickslijst

1. Wat is uw bedrijfsactiviteit en waar bent u gevestigd?

Het is belangrijk om een payrollbedrijf te kiezen, die weet wat er in uw branche speelt, b.v. qua wet- en regelgeving of CAO bepalingen, en daarnaast zijn payrolldiensten in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit in het westen van ons land, b.v. Amsterdam, verschilt nogal met die van ondernemers in Limburg en omgekeerd.

2. Welke keurmerken, certificering of verklaringen heeft het payrollbedrijf?

Allereerst vraagt u naar de certificering waar u met uw werknemers op dit moment ook aan moet voldoen. Het payrollbedrijf dient hier (vaak) ook over te beschikken, als zij uw werknemers straks volgens wet- en regelgeving wil payrollen. Voorbeelden zijn VCA, VCU, ISO, erkend beveiligingsbedrijf etc.

Vervolgens is het belangrijk dat het payroll bureau beschikt over een NEN 4400-1 certificering en aangesloten is bij de ABU of NNBU of over een eigen bedrijfs-CAO beschikt.

Als het payrollbedrijf een NEN certificering heeft, mag zij het keurmerk van de SNA (Stichting Normering Arbeid) en/of VRO (Vereniging tot Regulering Onderaanneming) voeren. Dit certificaat biedt zekerheid over de bonafiditeit en bewijst dat de personeelsadministratie op orde is en alle belastingen en premies correct zijn afgedragen. Alle gecertificeerde payroll bedrijven zijn terug te vinden in het Register Normering Arbeid.

Tot slot vraagt u naar een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag belastingdienst), checkt u eventueel de jaarverslagen bij de KVK van het payrollbedrijf en vraagt u om referenties.

3. Welke werknemer(-s) wilt u payrollen?

Zijn dit studenten, oproepkrachten, parttimers, fulltimers, grenswerknemers, kennismigranten, buitenlandse werknemers of werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten? Dit is namelijk van belang in uw keuze die u straks gaat maken tussen een gecertificeerd ABU, NBBU of eigen bedrijfs-CAO payrollbedrijf. Beide brancheorganisaties en bedrijfs-CAO payrollbedrijven hebben namelijk een eigen CAO waar de rechten en overige zaken, zoals ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof en pensioen van de werknemers mogelijk iets anders zijn geregeld.

Wilt u voor uw werknemers zoveel mogelijk hetzelfde als in uw eigen bedrijfstak-CAO, dan maakt het niet veel uit of u nu payrollt bij een ABU-, NBBU- of eigen bedrijfs-CAO payrollbureau. Sinds 2015 zijn zij namelijk allen gehouden aan de inlenerbeloning, vanuit de voor de werknemers geldende CAO, en voor wat betreft het ontslagrecht aan de bepalingen vanuit de Wet werk en Zekerheid (zie payroll en ontslag).

De payroll werknemer heeft arbeidsrechtelijk vanuit de eigen bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning, vanuit de CAO waaronder het personeel van het bedrijf valt. Dit houdt in dat een payroll werknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst is bij de ondernemer of werkgever en betekent ook dat zij/hij recht heeft op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

Ziet u uw (flex-) werknemers als uitzendkrachten en/of werkt u voor deze groep al met een uitzendbureau samen. Dan adviseren wij u qua payrolltarieven ook met een eigen bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf te gaan praten. De werknemers vallen dan onder de eigen bedrijfs- ABU- of NBBU-CAO, maar u betaalt wel een aanzienlijk lagere payrolltarief (payrollfactor) dan uw huidige uitzendtarief!

4. Schakel uw financieel adviseur of accountant in voor een objectieve kijk.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door en weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst ....

Eigenlijk als u dit allemaal zo bekijkt, komt er omtrent personeel heel wat op u als werkgever af. Vandaar dat accountants payroll vaak aan hun klanten aanbevelen. Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en zaken rond ziekte en ontslag door een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld en dat zij zich met hun expertise op gebied van cijfers (core business) nog steeds bij payroll binnen het bedrijf van de ondernemer/werkgever kunnen bezighouden/onderscheiden.

5. Check de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payroll overeenkomst bij het payrollbedrijf

Aan ieder goed payroll huwelijk kan ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terugleveren van de personeels- en salarisadministratie aan u en dat u de tijd heeft om alles weer zelf netjes voor uw personeel te kunnen regelen (aanmeldingen, contracten etc.)

6. Aandachtspunten overstapprocedure op payroll

Hieronder treft u enkele praktische punten/vragen aan die voor u en uw werknemers belangrijk zijn bij de overstap op payroll:

• 1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payroll bedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payroll bureau met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payroll bureau gemaakt worden en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 12. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 13. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 14. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 15. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 16. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 17. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw risicoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 19. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
• 20. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 23. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Wij begrijpen echter dat u niet alle payrollbedrijven, incl. alle (neven-)vestigingen, in Nederland (circa 2.900) individueel kunt benaderen, voor wat betreft hun payrollfactoren. Om u hier echter bij te helpen, kennen wij de meest voornaamste en betrouwbaarste payrollbedrijven in Nederland en kunnen wij er voorzorgen dat u een transparante en scherpe offerte van een payrollbedrijf in uw branche en/of buurt ontvangt. Vraag daarom dus snel een payroll offerte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Op onze website vindt u antwoord op meer dan 400 payroll vragen, daarnaast treft u ook meer informatie over o.a.: payroll kosten, payrolltarieven, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis en payrollconstructie aan.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!