Wat is een payrollmedewerker?

Antwoord:

Als u het juridisch werkgeverschap bij payroll overdraagt aan een payrollbedrijf, komt uw medewerker als payrollmedewerker in dienst bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf verstrekt uw payrollmedewerker een arbeidscontract (payrollcontract), neemt alle taken vanuit uw personeels- en salarisadminsitratie over en regelt voor hem/haar de salarisbetalingen. De payrollmedewerker werkt nu wettelijk gezien voor het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf is hierdoor als juridisch werkgever verantwoordelijk voor alle arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (ziekte en ontslag), die bij het in dienst hebben van een payrollmedewerker komen kijken.
Direct een payrollofferte opvragen?

Verschil uitzendkracht en payrollmedewerker

Doordat uw payrollmedewerker bij u te werk wordt gesteld, lijkt een payrollmedewerker op een uitzendkracht. Dit is echter niet het geval daar het uitzendbureau de uitzendkracht heeft geworven en geselecteerd en u uw payrollmedewerker (1) zelf heeft gevonden. Daarnaast werkt een payrollmedewerker (2) exclusief bij u en kan/mag een uitzendkracht door een uitzendbureau zonder toestemming van u bij andere bedrijven te werk worden gesteld. Werkt u tot slot met een uitzendbureau samen m.b.t. payroll, dan bent u sowieso 10-20% (3) goedkoper uit, het verschil tussen uw uitzendtarief, c.q. payrolltarief kan tot enkele euro's per uur oplopen! Andere minder vaak genoemde verschillen tussen uitzenden en payroll zijn:

4. Lange termijn bij payroll versus korte termijn uitzenden

De intentie van ondernemers/werkgevers die met payroll werken, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die van uitzenden gebruik maken. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien wij bij payroll dat een medewerker in veel gevallen langere dienstverbanden heeft.

5. Vervangende arbeid bij payroll en uitzenden

Is er geen werk meer voor een medewerker bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is bij payroll een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij een uitzendbureau is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

Andersom geldt voor een uitzendbureau wel, dat als een uitzendkracht ziek of met vakantie is, zij voor een passende vervangende uitzendkracht dient te zorgen. Bij payroll doet een payrollbedrijf dit dus niet.

6. Scholing en collectiviteitsregelingen bij payroll

Omdat de binding, bij payroll ziet een payrollbedrijf de medewerkers als hun eigen medewerkers, tussen een payrollmedewerker bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollmedewerkers aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft bij payroll een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollmedewerkers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollmedewerkers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollmedewerkers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar medewerkers direct gratis en goed geregeld te hebben.

Veranderingen voor een payrollmedewerker bij payroll

Bij payroll bent u als ondernemer/werkgever nog steeds verantwoordelijk voor het toezicht op de werkvloer en doet u ook nog zelf de salarisonderhandelingen, beoordeling- en functioneringsgesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken met uw payrollmedewerker en niet het payrollbedrijf.

Voor uw medewerkers verandert er dus niet veel met payroll op de werkvloer. Zij blijven gewoon hun werk doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af.

Bij payroll meldt de payrollmedewerker zich, naast bij u, ook bij het payrollbedrijf ziek. Deze doet namelijk als juridisch werkgever de ziektebegeleiding, contact met arbodienst en re-integratiebegeleiding bij arbeidsongeschiktheid. Uw payrollmedewerker geeft nog wel steeds zijn/haar vakantiedagen, kort verzuim, zorgverlof en bijzonder verlof aan u door. U bepaalt namelijk bij payroll nog steeds de planning en roostering.

Bij vragen omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO, en arbeidsconflicten dient uw medewerker u niet meer lastig te vallen, maar zich te wenden tot zijn/haar persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf. Deze HR-deskundige kan namelijk uw medewerker direct van een antwoord of informatie voorzien.

Hierdoor houdt u als ondernemer/werkgever meer tijd over om b.v. een kop koffie met uw medewerker te doen en een informeel gesprek met hem/haar aan te knopen. Zonder dat u lastig wordt gevallen om iets voor uw medewerker na te vragen bij de boekhouder of accountant en als doorgeefluik te fungeren.

Voordelen voor een payrollmedewerker

Het grote voordeel voor een payrollmedewerker om te werken via een payrollbedrijf is de zekerheid, correctheid en stiptheid van de loonuitbetalingen bij een payrollbedrijf. Daarnaast zijn de volgende voordelen ook van belang voor een payrollmedewerker.

• Overname arbeidsvoorwaarden en arbeidsverleden (incl. dienstjaren);
• Opbouw en rechten op vakantiegeld en dagen (idem bij ondernemer);
• Mogelijkheid om vakantiegeld 2 keer per jaar te laten uitkeren;
• Loondoorbetaling bij ziekte en evt. wachtdagcompensatie;
• Recht op feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof, ADV/ATV, seniorendagen en zorgverlof;
• Mogelijkheid gebruik te maken van collectieve verzekeringen/kortingen;
• Goede pensioenregeling;
• Recht op een goede scholingsregeling;
• Een vast contactpersoon voor alle vragen.

Nadelen voor een payrollmedewerker

Naast de eventuele binding (zie d.) met uw bedrijf kan een nadeel voor de payrollmedewerker zijn, dat u voor het goedkoopste maar niet het beste payrollbedrijf, qua arbeidsvoorwaarden, voor hem/haar kiest. Zaken zoals compensatie wachtdagen, bijzonder verlof, zorgverlof, seniorendagen en pensioen kunnen dan voor een payrollmedewerker slechter zijn geregeld, dan wanneer hij/zij bij u in dienst zou zijn gebleven. Kiest u voor onze payroll dienstverlening voor uw payrollmedewerker dan weet u zeker dat deze zaken voor hem/haar wel goed zijn geregeld en u niet teveel betaald!

Andere nadelen voor een payrollmedewerker, die vaak worden aangehaald maar ook vaak niet kloppen, zijn.

a. Payrollmedewerkers worden minder betaald en hebben geen gelijkwaardige functies

De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollmedewerkers gelijkwaardig moeten belonen en inschalen, net als de medewerkers die rechtstreeks bij de ondernemer/werkgever in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

• Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;
• Opbouw van ATV en ADV dagen;
• Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;
• Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Naast een gelijkwaardige beloning heeft de payrollmedewerker ook vanuit de CAO recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren zijn hier dus ook van toepassing.

b. Payrollmedewerkers kunnen makkelijker ontslag worden

Wilde een payrollwerkgever/ondernemer een payrollmedewerker ontslaan, dan moest in het verleden het ontslag eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een payrollmedewerker zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan de payrollwerkgever payrollmedewerkers ontslaan als de werkgever/ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever/ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen betekent dit dat de kantonrechter het ontslag toetst. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten, dat een ondernemer/werkgever bij payroll de payrollmedewerker langer flexibel in dienst kan houden. Hij/zij is namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever de payrollmedewerker dus meerdere bepaalde tijdscontracten over een langere periode mag aanbieden, voordat de payrollmedewerker recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd heeft.

c. Werkgevers kunnen met payroll werkgeversverplichtingen makkelijk ontlopen

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer/werkgever met payroll makkelijk zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen kan ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken, betekent dit, dat u als werkgever namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor uw medewerkers wordt gehouden. Het payrollbedrijf wordt namelijk op het naleven van wet- en regelgeving en CAO's tweemaal jaarlijks gecontroleerd (NEN 4400-1 certificering).

Payrollbedrijven hebben daardoor voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO's, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst, die u als ondernemer/werkgever hieraan zullen houden of op wijzen.

Een ondernemer/werkgever kan hier dus geen loopje meenemen. Waardoor dit betekent, dat de payrollmedewerker te allen tijde beschermd is en krijgt waarop hij/zij recht heeft bij een payrollconstructie van een payrollbedrijf.

d. Payrollmedewerkers krijgen/hebben minder binding met het bedrijf

Voor wat betreft de veranderde band (binding) tussen een medewerker en ondernemer bij payroll, zien wij juist een verbetering, qua binding, ontstaan. Doordat de werkgever/ondernemer met payroll (1) geen tijd meer kwijt is aan allerlei zaken en documenten rond de personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding. Betekent dit dat zij/hij meer tijd en aandacht voor het reilen en zeilen binnen het bedrijf heeft. Een ondernemer/werkgever heeft met payroll juist meer tijd om bijvoorbeeld informele gesprekken op de werkvloer met zijn/haar medewerkers te voeren, waardoor de binding met het bedrijf en u als werkgever juist toeneemt.

Voor wat betreft: de werving en selectie van nieuw medewerkers, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salaris van medewerkers (conform CAO/WML), de planning en roostering, de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (gratis hulp payrollbedrijf) en vanuit de arbowetgeving de controle op de werkvloer (o.a. RI&E) blijft u nog steeds gewoon verantwoordelijk bij payroll. Uw medewerkers hebben voor (2) deze zaken dus nog steeds met u te maken.

Zaken rond de personeels- en salarisadministratie binnen een bedrijf worden met payroll veel (3) professioneler voor de medewerkers geregeld. Payrollmedewerkers kunnen namelijk te allen tijde voor hun vragen bij een vast aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht. Zij krijgen direct antwoord op hun vragen (over b.v.: loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving) en merken dat zaken zoals salarisbetalingen, bijzonder verlof regelingen, overwerkuren en toeslagen, loonstroken uitleg, ziektebegeleiding, pensioenregelingen, collectieve ziektekostenverzekeringen, juridische kwesties, CAO vragen etc. serieus voor hen worden geregeld door een payrollbedrijf bij payroll.

Naast dat de payrollbranche een scholingsfonds kent, bieden veel payrollbedrijven ook nog (4) gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollmedewerkers, b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media, aan.

Een payrollbureau heeft ook vaak (5) collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollmedewerkers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollmedewerkers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollmedewerkers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, labtops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar medewerkers direct gratis goed geregeld te hebben.

Payrollmedewerkers (6) bouwen bij payroll sowieso vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 weken), bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen op. Mocht een ondernemer/werkgever dus nog geen pensioenregeling binnen zijn/haar bedrijf hebben, dan is dat bij payroll ook direct goed geregeld.

Zeker in de Plusregeling van de StiPP bouwen medewerkers een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF) en betaalt de medewerker hierbij maar 1/3 en de payroller 2/3 deel.

Doordat de StiPP regeling een vrij jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de 110%) en geen overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling kent. Hoeven de deelnemers voor deze regelingen dus ook geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies werkelijk voor de deelnemer. Omdat de medewerkers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden de medewerkers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen met de overstap naar payroll ook meer netto salaris over.

Een werkgever/ondernemer heeft met payroll gedurende een langere periode de tijd om aan zijn/haar payrollmedewerkers tijdelijke payrollcontracten aan te bieden. Hierdoor kan een payrollmedewerker langer bij het bedrijf blijven werken en hoeft hij/zij niet na 2 jaar of 3 contracten (7) een half jaar op zoek naar ander werk. Is een werkgever/ondernemer echter tevreden, dan kan hij/zij te allen tijde tussentijds de payrollmedewerker een payrollcontract voor onbepaalde tijd bij het payrollbedrijf aanbieden.

En tot slot kunnen payrollmedewerkers (8) zelf kiezen tussen een wekelijkse, 4-wekelijkse of maandelijkse uitbetaling van het salaris, tweemaal per jaar hun vakantiegeld opnemen en voor al hun vragen 24/7 bij hun persoonlijk deskundig HR-aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht.

Kortom ieder payroll nadeel heeft zijn voordeel voor een payrollmedewerker!

Rechten payrollmedewerker

In principe heeft een medewerker bij payroll dezelfde rechten, als de medewerker die (nog steeds) in dienst is bij het bedrijf. Vanuit o.a. de paragraaf (1) inlenersbeloning (zie bovenstaand) in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) en de Wet Werk en zekerheid, voor wat betreft (2) ontslag (zie bovenstaand), heeft de medewerker dezelfde regels. Belangrijk is te weten dat sommige CAO's, zoals b.v. de CAO Schoonmaak, echter speciale CAO-bepalingen m.b.t. payrollmedewerkers kennen.

Medewerkers zijn bij payroll, als hij/zij bij een payrollbedrijf werkt, ook verzekerd voor (3) ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de payrollmedewerker. Als een medewerker bij payroll tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter aanvullingen van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar.

Het laatste punt dat de politiek gelijk wil trekken voor payrollwerknemers is de pensioenregeling. Nu (4) bouwen medewerkers vanaf hun 21ste bij een payrollbedrijf pensioen op. Na een wachttijd van 26 weken komen de medewerkers sowieso in de Basisregeling van het StiPP. Na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling gaan medewerkers bij payroll automatisch naar de betere Plusregeling. Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde beslissen dat zijn/haar payrollmedewerker direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling.

Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollmedewerker vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollmedewerkers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollmedewerker en reguliere medewerker bijna helemaal gelijkwaardig geregeld.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller en payrollconstructie.

Tenslotte kunt u bij ons ook een gratis adviesgesprek, payrollofferte of payrollberekening aanvragen!