Wat is p rol?

Antwoord:

De dienstverlening p rol (lees payroll = loonlijst vanuit het Engels vertaald) wordt in Nederland op 2 manieren gebruikt:
Direct een payrollofferte opvragen?

1. Werknemers zijn nog in dienst bij hun werkgever;
2. Werknemers zijn juridisch in dienst bij een payrollbedrijf.

Bij de eerste vorm van p rol is de ondernemer nog steeds juridisch de werkgever met alle, voor wat betreft ziekte en ontslag, bijbehorende arbeidsrechtelijk werkgeversrisico's. Eigenlijk is deze vorm van p rol niet meer of minder dan de verloning van personeel met een stuk personeelsadministratie. De ondernemer of werkgever heeft nog steeds een ziekteverzuimverzekering en/of arbodienst en rechtsbijstandsverzekering nodig. Enkele van deze grote payrollbedrijven in Nederland zijn: ADP, Raet en SD Worx.

Bij de tweede vorm treden werknemers in dienst bij een payrollbedrijf, waarna zij weer exclusief bij het bedrijf op de werkvloer te werk worden gesteld. Het payrollbedrijf doet de volledige personeels- en salarisadministratie, schakelt een arbodienst in, verzorgt de verzuimbegeleiding, begeleidt re-integratietrajecten en regelt de uitstroom. Daarnaast fungeert zij als ziekteverzuimverzekering, waarbij zij en niet de ondernemer/werkgever de risico’s voor het ziekteverzuim dragen. De ondernemer of werkgever blijft verantwoordelijk op de werkvloer voor de dagelijkse aansturing en toezicht vanuit de arbowetgeving, inroostering, functionerings- en beoordelingsgesprekken, inschaling, etc bij p rol.

Grote payrollbedrijven met deze p rol dienstverlening in Nederland zijn o.a.: Driessen Payroll, Please Payroll, Persoonality Payrolling, Wepaypeople, Payroll Select, Repay Payroll, Connexie Payroll, Prokx Payrolling, Kolibrie Payroll, Payper etc.

Wij zullen in onze payroll vragen en antwoorden en onderstaand de tweede vorm van p rol dienstverlening behandelen.

Bij deze vorm van p rol, zoals hierboven al reeds is vermeld, neemt het payrollbedrijf als juridisch werkgever alle taken met betrekking tot de personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke risico's van een ondernemer of werkgever over.

Een bedrijf heeft hierdoor geen personeels- en salarisadministratie meer, geen werkgeversrisico's, geen kosten bij ziekte en/of arbeidsrechtelijke juridische conflicten. Maar ook meer flexibiliteit voor wat betreft het aantal tijdelijke arbeidscontracten, meer actuele kennis op gebied van CAO's en wet- en regelgeving, geen arbodienst meer en de lonen en afdrachten van uw personeel worden door het payrollbedrijf voorgefinancierd.

Zoals u kunt lezen, levert p rol, ondernemers/werkgevers/bedrijven tijd en geld op. Dit is ook de reden dat steeds meer bedrijven volop van de dienstverlening p rol gebruikmaken. In Nederland zijn er momenteel 200.000 payrollwerknemers dagelijks aan het werk. Ter vergelijking er zijn ook 200.000 gedetacheerden in Nederland.

Waarom is p rol interessant?

Zoals u hierboven al kon lezen, zijn er verschillende voordelen/redenen waarom p rol (lees payroll) voor een bedrijf/ondernemer/werkgever interessant is. Hieronder zetten wij de 5 meest genoemde en belangrijkste voordelen/redenen voor u nog even een keer op een rijtje:

1. Geen werkgeversrisico’s met p rol

Bij p rol is een bedrijf/werkgever/ondernemer geen juridische werkgever meer van zijn personeel. Alle verantwoordelijkheden en verplichtingen rond de werknemers neemt het payrollbedrijf over. Ondernemers/bedrijven hebben hierdoor geen zorgen meer over ziekte (v.w.b. de Wet Poortwachter), eventuele arbeidsongeschiktheid en andere arbeidsrechtelijke juridische risico’s. Dit is bij p yrol namelijk allemaal de verantwoordelijkheid van het payrollbedrijf.

2. Geen personeels- en salarisadministratie met payrol

Wanneer een ondernemer/werkgever kiest voor p rol, dan neemt het payrollbedrijf de volledige personeels- en salarisadministratie voor haar rekening. Dit houdt onder meer in dat zij de payrollcontracten (lees arbeidscontracten) van uw werknemers opstelt, de loonadministratie uitvoert, de loonheffingen indient/betaalt en salarisuitbetalingen regelt. Met p rol weet een ondernemer/werkgever zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, dat de arbeidscontracten voor de werknemers correct zijn en dat zij op tijd meldingen krijgen wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd, zo komt u nooit voor juridische verrassingen te staan met p rol.

3. Meer flexibiliteit met p rol

Bij p rol is een ondernemer/werkgever, qua arbeidscontracten, niet meer gebonden aan 2 jaar en/of maximaal drie tijdelijke contracten. Met p rol is het mogelijk payrollwerknemers langer aan het bedrijf te binden, zonder dat dit tot de nodige arbeidsrechtelijke verplichtingen leidt. Hierdoor is het voor ondernemers en bedrijven mogelijk zich nog beter aan te passen aan seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen hun branche/sector in Nederland. Tenslotte betaalt een ondernemer of werkgever bij p rol alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de payrollwerknemers en maken zij hierdoor dus geen personeelskosten bij ziekte, bijzonder en zorg verlof, kort verzuim, ADV-/ATV-dagen, feestdagen of vakanties.

4. Kostenbesparingen met p rol

Bij p rol bespaart een ondernemer of werkgever zichzelf kosten op o.a. de volgende gebieden binnen het bedrijf:

Door deze concrete besparingen (naast tijd- en overheadbesparing) is p rol vaak goedkoper, dan wanneer een ondernemer/werkgever zelf de juridische werkgever van zijn/haar personeel zou zijn geweest/gebleven.

5. Beter werkgeverschap voor werknemers met p rol

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. Wanneer deze taken door een ondernemer/werkgever rond zijn/haar personeel aan een payrollbedrijf wordt uitbesteed, zijn zij er zeker van dat hun payrollwerknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald. Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn de werknemers er namelijk niet alleen van verzekert een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook dezelfde functies als de werknemers, die (nog) bij de ondernemer/werkgever vast in dienst zijn. Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun payrollwerknemers aan, zoals premiekortingen op collectieve verzekeringen, kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

De meestgestelde vragen over p rol

1. Wat zijn de p rol nadelen voor werknemers?

De meest gehoorde reden om niet te kiezen voor p rol, is dat p rol alleen maar nadelen voor werknemers zou hebben en o.a. ten koste van de binding met de werknemers zou gaan.

1a. Payrollwerknemers zouden minder betaald krijgen en geen gelijkwaardige functies hebben

De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollwerknemers gelijkwaardig moeten belonen en inschalen, net als de werknemers die rechtstreeks bij de ondernemer of werkgever in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

• Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;
• Opbouw van ATV en ADV dagen;
• Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;
• Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Naast een gelijkwaardige beloning heeft de payrollwerknemer ook vanuit de CAO recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren zijn hier dus ook van toepassing.

1b. Payrollwerknemers zouden makkelijker ontslagen kunnen worden

Wilde een payrollwerkgever/ondernemer een payrollwerknemer ontslaan, dan moest in het verleden het ontslag eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een payrollwerknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan de payrollwerkgever payrollwerknemers ontslaan als de werkgever/ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen betekent dit dat de kantonrechter het ontslag toetst. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten, dat een ondernemer/werkgever bij p rol de payrollwerknemers langer flexibel in dienst kan houden. Hij/zij is namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever de payrollwerknemers dus meerdere bepaalde tijdscontracten mag aanbieden, voordat de payrollwerknemers recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd hebben.

1c. Werkgevers kunnen met p rol werkgeversverplichtingen makkelijk ontlopen

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer/werkgever met p rol makkelijk zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen kan ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken, betekent dit dat u als werkgever namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor uw werknemers wordt gehouden. Het payrollbedrijf wordt namelijk op het naleven van wet- en regelgeving en CAO's tweemaal jaarlijks gecontroleerd (NEN 4400-1 certificering).

Payrollbedrijven hebben daardoor voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO's, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst, die u als ondernemer/werkgever hieraan zullen houden of op wijzen.

Een ondernemer/werkgever kan hier dus geen loopje meenemen. Waardoor dit betekent, dat de payrollwerknemers te allen tijde beschermd zijn en krijgen waarop ze recht hebben bij een payrollconstructie van een payrollbedrijf.

1d. Payrollwerknemers zouden minder binding met het bedrijf hebben/krijgen

Voor wat betreft de veranderde band (binding) tussen een werknemer en ondernemer bij p rol, zien wij juist een verbetering, qua binding (zie 1. t/m 8.), ontstaan. Doordat de werkgever/ondernemer met p rol (1) geen tijd meer kwijt is aan allerlei zaken en documenten rond de personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding. Betekent dit dat zij/hij meer tijd en aandacht voor het reilen en zeilen binnen het bedrijf heeft. Een ondernemer/werkgever heeft met p rol juist meer tijd om bijvoorbeeld informele gesprekken op de werkvloer met zijn/haar werknemers te voeren, waardoor de binding met het bedrijf en u als werkgever juist toeneemt.

Voor wat betreft: de werving en selectie van nieuw werknemers, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salaris van werknemers (conform CAO/WML), de planning en roostering, de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (gratis hulp payrollbedrijf) en vanuit de arbowetgeving de controle op de werkvloer (o.a. RI&E) blijft u nog steeds gewoon verantwoordelijk bij p rol. (2) Uw werknemers hebben voor deze zaken dus nog steeds met u te maken.

Zaken rond de personeels- en salarisadministratie binnen een bedrijf worden met p rol veel (3) professioneler voor de werknemers geregeld. De werknemers kunnen namelijk te allen tijde voor hun vragen bij een vast aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht. Zij krijgen direct antwoord op hun vragen (over b.v.: loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving) en merken dat zaken zoals salarisbetalingen, bijzonder verlof regelingen, overwerkuren en toeslagen, loonstroken uitleg, ziektebegeleiding, pensioenregelingen, collectieve ziektekostenverzekeringen, juridische kwesties, CAO vragen etc. serieus voor hen worden geregeld door een payrollbedrijf bij p rol.

Naast dat de payrollbranche een scholingsfonds kent, bieden veel payrollbedrijven ook nog (4) gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers, b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media, aan.

Een payrollbureau heeft ook vaak (5) collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, labtops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij p rol is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar werknemers direct gratis goed geregeld te hebben.

Payrollwerknemers (6) bouwen bij p rol sowieso vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 weken), bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen op. Mocht een ondernemer/werkgever dus nog geen pensioenregeling binnen zijn/haar bedrijf hebben, dan is dat bij p rol direct goed geregeld.

Zeker in de Plusregeling van de StiPP bouwen werknemers een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF) en betaalt de werknemer hierbij maar 1/3 en de payroller 2/3 deel.

Doordat de StiPP regeling een vrij jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de 110%) en geen overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling kent. Hoeven de deelnemers voor deze regelingen dus ook geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies werkelijk voor de deelnemer. Omdat de werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden de werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen met de overstap naar p rol ook meer netto salaris over.

Een werkgever/ondernemer heeft met p rol gedurende een langere periode de tijd om aan zijn/haar payrollwerknemers tijdelijke payrollcontracten aan te bieden. Hierdoor kan een payrollwerknemer langer bij het bedrijf blijven werken en hoeft hij/zij niet na 2 jaar of 3 contracten (7) een half jaar op zoek naar ander werk. Is een werkgever/ondernemer echter tevreden, dan kan hij/zij te allen tijde tussentijds de payrollwerknemer een payrollcontract voor onbepaalde tijd bij het payrollbedrijf aanbieden.

En tot slot kunnen payrollwerknemers (8) zelf kiezen tussen een wekelijkse, 4-wekelijkse of maandelijkse uitbetaling van het salaris, tweemaal per jaar hun vakantiegeld opnemen en voor al hun vragen 24/7 bij hun persoonlijk deskundig HR-aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht.

Kortom ieder p rol nadeel heeft zijn voordeel voor een payrollwerknemer!

2. Voor welke werknemers of branches is p rol geschikt?

Wij verzorgen payrollconstructies in alle plaatsen, provincies en in o.a. de volgende branches/sectoren in Nederland: horeca, recreatie, fitness, detachering, zorg, beveiliging, bouw, vervoer, schoonmaak, tankstation, tuinbouw, landbouw, taxi, metaal, techniek, callcenter, kappers, detailhandel, schilders, catering, evenementen, hospitality, wellness, uitzendbureau, transport, retail, restaurant, overheid, opslag, online, onderwijs, logistiek, kinderopvang, internet, industrie, ict, hotel, groothandel en administratie.

U ziet p rol is geschikt en kan voordelen bieden in iedere branche/sector (zie bovenstaand) en voor elk soort werknemers (ongeacht functieniveau), of het nu gaat om: studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, kennismigranten, 65+ ers, buitenlandse of grenswerknemers, zzp'ers of freelancers het maakt ons niet uit.

3. Is p rol hetzelfde als uitzenden?

Ondanks dat er voor een uitzendkracht, net zo als bij p rol, sprake is van een driehoeksverhouding. Is het eerste belangrijke verschil tussen uitzenden en p rol, dat de (1) werving en selectie van personeel bij p rol door de inlener (ondernemer) wordt gedaan en voor een uitzendkracht dit door het uitzendbureau gebeurt.

Daarnaast mag het uitzendbureau de uitzendkracht zonder toestemming bij diverse opdrachtgevers ter beschikking stellen. Terwijl bij p rol geldt, dat het zelf geworven en geselecteerde personeel (2) exclusief bij de inlener op de werkvloer dient te worden tewerkgesteld. Werknemers mogen dus bij p rol door het payrollbedrijf niet bij andere opdrachtgevers, zonder toestemming van de inlener, worden geplaatst.

Het (3) derde grote verschil tussen een uitzenden en p rol is dat het uitzendtarief, vanwege de wervingsmarge, voor een uitzendkracht soms wel 10-20% hoger ligt dan het payrolltarief voor uw personeel bij p rol. Andere minder vaak genoemde verschillen tussen een uitzenden en p rol zijn:

3.4 Lange termijn bij p rol versus korte termijn uitzenden

De intentie van ondernemers/werkgevers die hun personeel inhuren via p rol, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die van uitzendkrachten gebruik maken. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien wij bij p rol dat het personeel in veel gevallen langere dienstverbanden heeft.

3.5 Vervangende arbeid bij p rol en uitzenden

Is er geen werk meer voor personeel bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is bij p rol een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij een uitzendbureau is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

Andersom geldt voor een uitzendbureau wel, dat als een uitzendkracht ziek of met vakantie is, zij voor een passende vervangende uitzendkracht dient te zorgen. Als u uw personeel inhuurt via payroll doet een payrollbedrijf dit dus niet.

3.6 Scholing en collectiviteitsregelingen voor uw personeel bij p rol

Omdat de binding, een payrollbedrijf ziet uw personeel als hun eigen personeel, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun personeel aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar personeel afgesloten. Hierdoor ontvangen zij collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Als u uw personeel via p rol inhuurt, is het dus voor u als ondernemer/werkgever mogelijk uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor uw personeel direct gratis en goed geregeld te hebben.

3.7 Verschil uitzendkracht en personeel via p rol volgens de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft onlangs aan het Handboek Loonheffingen 2018 (tool) de verschillen tussen een uitzendkracht en payrollwerknemer toegevoegd.

Uitzendkracht: 1. Een uitzendkracht is in dienst bij een uitzendbureau en wordt aan een derde uitgeleend. 2. De uitzendkracht werkt onder toezicht en leiding van een derde, op grond van een uitzendovereenkomst met het uitzendbureau. 3. Het uitzendbureau past voor de uitzendkracht de normale regels voor de loonheffingen toe.

Voor wat betreft de kwalificatie als payrollwerknemer, gelden de volgende 3 voorwaarden: 1. De payrollwerknemer is door u zelf aangedragen. 2. U heeft expliciet met het payrollbedrijf afgesproken, dat de payrollwerknemer gedurende zijn/haar contract geen andere werkgevers heeft, maar uitsluitend voor u werkt (tenzij anders door u bepaald (b.v. tijdelijk te weinig uren) of bij re-integratie na ziekte). 3. U bent zelf nog steeds verantwoordelijk voor het personeelsbeleid rondom de payrollwerknemer, dus b.v. voor het loopbaanbeleid, opleidingen, functioneringsgesprekken en verzuimbegeleiding op de werkplek.

Kortom, volgens de belastingdienst is het verschil tussen een uitzendkracht en p rol dus zo: Een uitzendkracht is een werknemer in dienst van een uitzendbureau en wordt aan u uitgeleend en bij een payrollwerknemer regelt u, behalve de administratieve werkzaamheden en het formeel juridisch dienstverband, alles verder zelf.

4. Is p rol duurder dan werknemers zelf in dienst te nemen?

Nee, in de meeste gevallen is p rol zelfs goedkoper. Een ondernemer/werkgever betaalt namelijk bij p rol alleen de gewerkte uren en bij ziekte, feestdagen, vakanties, bijzonder (buiten gewoon) verlof, kort verzuim (calamiteiten) en eventueel ADV/ATV-dagen/uren, seniorendagen en zorgverlofdagen betaalt het payrollbedrijf de payrollwerknemer door, maar ontvangt hij/zij geen factuur.

Daarnaast bespaart een ondernemer/werkgever met de dienstverlening payroll veel geld op indirecte personeelskosten, zoals o.a. overhead, aanschaf en onderhoud soft en hardware salarisadministratie/urenregistratiesysteem/verzuimmanagementsysteem, contractbeheer, verzuimverzekering, arbodienst en juridische kosten bij een mogelijk arbeidsconflict.

Doordat payrollbedrijven veel meer werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben, kunnen zij door schaalvoordeel verzekeringen, arbodienst en systemen goedkoper inkopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

5. Hoe is een payrolluurtarief opgebouwd?

Bij p rol betaalt een ondernemer of werkgever een vast payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, waarbij payrollbedrijven werken met een zogeheten payrollfactor/loonsom/omrekenfactor/omrekeningsfactor. Dit is naast de payrollbranche ook gebruikelijk in de uitzend- en detacheringsbranche. In deze payrollfactor zijn de volgende zaken opgenomen:

5a. Opbouw payrollfactor (payrollkosten werkgever)

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Let bij het vergelijken van payrollfactoren dus altijd goed op wat in uw payrolltarief zit (zie payrolltarieven en payrollberekening).

Wij werken met all-in payrolltarieven, maar er zijn echter ook payrollaanbieders die bepaalde reserveringen (bijzonder verlof, feestdagen, ziektedagen, kort verzuim, ADV/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlofdagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u door factureren. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit, maar bent u per slot van rekening duurder uit.

5b. Payrollberekening

De meest transparante manier om payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit de CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vermenigvuldigen met de bovenvermelde payrollfactor van het payrollbedrijf.

De payrollberekening bij een payrollbedrijf is dan:

Payrollkosten (kostprijs) werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20

Wilt u echter niet voor verrassingen komen te staan, vraagt u dan nu een gratis adviesgesprek, payrollofferte of payrollberekening bij ons aan!

P rol voordelen voor werknemers

In de beeldvorming is p rolvooral gunstig voor de werkgever. Dat beeld strookt in het geheel niet met de realiteit. Niet zelden zijn werknemers, die worden ondergebracht bij een professionele payrollbureau, beter af in de nieuwe dan in de oude situatie voor wat betreft arbeidsvoorwaarden en rechten.

1. Rechten payrollwerknemer

"Een payrollwerknemer dient dezelfde rechten te hebben, als de werknemer die (nog steeds) in dienst is bij het bedrijf". Dit is de opvatting/het streven van de politiek in Den Haag. Doordat er door sommige payrollbedrijven jaren is gesjoemeld met de arbeidsvoorwaarden en rechten van payrollwerknemers, heeft de politiek door middel van wet- en regelgeving ingegrepen.

Naast de reeds verplichte NEN-4400-1 normering en controles voor payrollbedrijven heeft zij o.a. in de Wet werk en zekerheid en Wet aanpak schijnconstructie (WAS) bepaalde bepalingen laten opnemen, die er voor moet zorgen dat de arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning) in de CAO en rechtspositie bij ontslag gelijk zijn en dat er sinds 2016 niet minder dan het hele minimumloon, via de bank (niet cash) en onderbouwt door een duidelijke loonstrook, mag worden uitbetaald.

Daarnaast is het voor overheidsinstanties niet meer toegestaan om van de dienstverlening p rol (lees payroll) voor een werknemer te gebruiken. Hierbij moet wel worden vermeld, dat de arbeidsvoorwaarden vanuit de ambtenaren-CAO en pensioen bij ABP voor ambtenaren zo goed zijn geregeld, dat je bij iedere constructie, hoe die ook heet, de werknemer hier te kort zou doen.

1a. Recht op inlenersbeloning

Zoals hierboven al vermeldt, heeft de payrollwerknemer arbeidsrechtelijk vanuit de eigen bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning vanuit de CAO waaronder al het personeel van het bedrijf valt.

Dit houdt in dat een payrollwerknemer, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

1b. Zelfde ontslagregels

In 1 juli 2015 is door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als een werkgever of ondernemer bij p rol een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als de werkgever of ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag.

1c. Verzekert voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid

Een payrollwerknemer is ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de payrollwerknemer. Als een payrollwerknemer tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter aanvullingen van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar.

1d. Aansluiting (eigen) pensioenfonds

Het laatste punt dat de politiek gelijk wil trekken voor payrollwerknemers is de pensioenregeling. Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (bij de ABU- en NBBU-CAO) na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat een payrollwerknemer direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling (bij een eigen bedrijfs-CAO kan dit punt afwijken/anders zijn).

Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer (zie onderstaand) en reguliere werknemer bijna helemaal gelijkwaardig geregeld.

2. Overname arbeidsvoorwaarden en opgebouwde rechten

Het payrollbedrijf neemt een groot gedeelte van alle arbeidsvoorwaarden over. De werknemers behouden met p rol hierdoor dus gewoon hun rechten voor b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.

3. Betere arbeidsvoorwaarden

Het komt voor dat de arbeidsvoorwaarden na overgang op p rol beter zijn (pensioen + loondoorbetaling bij ziekte percentages) dan de arbeidsvoorwaarden van werknemers die (nog) bij de ondernemer/werkgever zelf in dienst zijn.

3a. Pensioenregeling bij p rol

Mochten werknemers nog geen pensioenregeling hebben bij het bedrijf, dan bouwen zij bij p rol vanaf hun 21ste na 26 gewerkte weken bij het pensioenfonds Stipp in de Basisregeling sowieso wel pensioen op.

3b. Loondoorbetalingspercentage bij ziekte en wachtdagen

U bent als werkgever in Nederland verplicht een werknemer tijdens ziekte, minimaal voor een duur van twee jaar, minstens 70% van zijn/haar loon (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML) door te betalen.

Voor wat betreft wachtdagen gelden wettelijk maximaal de eerste 2 ziektedagen, waarbij er tussen 2 ziekteperiodes meer dan 4 weken moet zitten. De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter soms hogere percentages van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar, minder wachtdagen of wachtdagcompensatie.

4. Betere ziekte- en re-integratiebegeleiding

Mocht een payrollwerknemer ziek worden, dan is de ziekte- en re-integratiebegeleiding bij payrollbedrijven vaak pro-actief (core business) en met als doel de payrollwerknemer zo gezond en snel weer aan het werk te krijgen.

Naast een probleemanalyse, plan van aanpak, verzuimbegeleiding 1e en 2e spoortrajecten vanuit de Wet verbetering poortwachter zijn de verzuimspecialisten bij een payrollbedrijf namelijk continu met het herstel van een payrollwerknemer bezig. De verzuimpercentages bij payrollbedrijven liggen hierdoor dan ook vaak (veel) lager dan het landelijk gemiddelde.

Verder verzorgen payrollbedrijven vaak gratis trainingen (b.v. tillen/RSI), doen zij gratis arbeidsdeskundig en werkplekaanpassingsonderzoek, waardoor werknemers langduriger en gezond aan het werk blijven en hebben zij tenslotte een netwerk van medisch specialisten, waardoor zij sneller een second opinion of operatie voor de zieke werknemer kunnen regelen.

5. Stiptheid, zekerheid en correctheid salarisbetalingen

Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. De werknemers bij payrollbedrijven krijgen jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag hun salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op haar/zijn bankrekening staat.

Daarnaast bouwen payrollwerknemers ook bij p rol gewoon vakantiegeld op. Dit geld hoeven zij niet standaard in mei te laten uitkeren, maar kunnen op aangeven van hen maximaal 2x per jaar worden uitgekeerd.

6. Baanzekerheid

Vaak komt het voor dat een ondernemer of werkgever geen contract voor bepaalde (maximaal 2 jaar en/of 3 contracten benut) of onbepaalde tijd mag of kan aanbieden (vanwege werkgeversrisico's), maar dit wel via een payrollconstructie kan/mag doen.

De werknemer krijgt dan bij het payrollbedrijf een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd en blijft gewoon werken bij de ondernemer. Hierdoor behoudt het bedrijf de kennis en kunde van de werknemer én de werknemer behoudt zijn baan en hoeft niet voor een half jaar elders te gaan werken. Een win-win situatie met p rol voor beide partijen!

7. Risico’s gespreid

Payrollbedrijven hebben doorgaans klanten (en dus werknemers) in uiteenlopende bedrijfstakken, waardoor het risico veel meer is gespreid. Valt de inlener (lees ondernemer/werkgever) om, dan zijn de werknemers niet direct de dupe. De werknemer profiteert namelijk naast de schaalgrootte van zijn nieuwe payrollwerkgever ook mee van haar verplichte herplaatsingtermijn en beëindigingvergoedingen.

8. Collectiviteitregeling en -kortingen

Vaak heeft een payrollbureau een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen de payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, laptops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

9. Collectieve ongevallenverzekering met p rol

De meeste payrollbedrijven hebben als goed werkgever voor hun payrollwerknemers (vaak) een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Hierdoor wordt aan (de nabestaanden van) de payrollwerknemer een bedrag uitgekeerd bij overlijden en een bedrag bij blijvende invaliditeit.

10. Scholing en opleidingen

Payrollwerknemers kunnen gebruik maken van de scholingsregeling bij een payrollbedrijf. Een ondernemer/werkgever draagt bij p rol namelijk indirect 1,02% van zijn/haar brutoloonsom aan het scholingsfonds van de payrollbranche (Stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof) af!

Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen/volgen. Daarnaast zijn er ook payrollbedrijven, die hiernaast ook nog gratis online trainingen en cursussen aanbieden. Van commerciële en managementtrainingen, tot cursussen op het gebied van veiligheid of social media. Zo krijgen payrollwerknemers de kans om kosteloos nog meer uit zichzelf te halen met p rol.

11. Betere en persoonlijke P&O afdeling

Als laatste gaat de P&O ondersteuning er voor veel werknemers, als ze in dienst komen bij een professioneel payrollbedrijf, vaak stukken op vooruit. Gespecialiseerde payrollbedrijven zorgen o.a. voor een correcter, effectiever en informatiever verloningsproces. Ze kunnen bijvoorbeeld de werknemers daadwerkelijk gratis uitleggen wat er op hun loonstrook staat, wat hun rechten (zie bovenstaand) en arbeidsvoorwaarden uit de CAO/wet zijn en hoe zaken zoals belastingen, opleidingen, uitkeringen en administratieve kwesties in Nederland voor werknemers zijn geregeld.

Voor al deze vragen en meer hebben payrollwerknemers vanaf dag één 24/7 één persoonlijk aanspreekpunt bij een payrollbedrijf (dus geen helpdesk of onpersoonlijk 0800 nummer) en kunnen zij te allen tijde via een internetportal hun loonstroken, jaaropgaven, payrollcontract, overzicht (boven-) wettelijke vakantiedagen, collectiviteitskortingen, formulieren (b.v. werkgeversverklaring, zwangerschapsverklaring), lease-, mobiele telefoon- of internetreglement downloaden/inzien of online onkosten declareren.

Meer p rol uitleg en informatie

Voor meer uitleg of informatie over p rol en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening. Heeft u echter genoeg gelezen over p rol, dan kunt altijd een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!