Welke taken regelt een payrollbureau?

Antwoord:

Naast het overnemen van de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's, voor wat betreft ziekte en ontslag, regelt een payrollbureau in Nederland o.a. de volgende taken voor u als werkgever:
Direct een payrollofferte opvragen?

Bij payroll blijft u als ondernemer/werkgever nog wel steeds verantwoordelijk voor de volgende taken: de (a.) werving en selectie van nieuwe werknemers, (b.) bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) van uw werknemers, (c.) voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving (d.) verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

Voordelen payroll voor een werkgever?

Doordat een payrollbureau de bovenstaande taken regelt, heeft u als werkgever/ondernemer verschillende voordelen. Hieronder leggen wij de 10 meest genoemde en belangrijkste voordelen van payroll voor een ondernemer/werkgever uit:

1. Geen personeels- en salarisadministratie meer

Ondernemers/werkgevers in Nederland die voor hun personeelszaken werken met payroll, hebben geen complexe personeels- en salarisadministratie meer. Vooral als u parttimers, uitzendmedewerkers of oproepkrachten in dienst heeft, zorgen deze niet alleen voor meer flexibiliteit, maar ook voor meer administratie, hogere overheadkosten, ingewikkelde wetgeving en financiële risico’s.

Regelt u uw personeelszaken met payroll, dan heeft u niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken en hoeft u daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen meer te doen.

Werkt u met een payrollbureau samen, dan weet u als ondernemer/werkgever in Nederland zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, de arbeidscontracten voor uw personeel correct zijn en u op tijd meldingen krijgt wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd. Zo komt u nooit meer voor juridische verrassingen te staan, wanneer u uw werknemers via payroll inhuurt.

Bij vragen van uw werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten hoeven uw werknemers u niet meer lastig te vallen, maar moeten (a.h.v. de bedrijfscultuur) zij zich te allen tijde rechtstreeks tot hun persoonlijke contactpersoon bij het payrollbureau wenden.

Deze HR-deskundige kan namelijk uw werknemers direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u als ondernemer/werkgever wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren. Tot slot, houdt u met het uitbesteden van uw personeelszaken via payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

2. Het gemak bij het regelen van uw personeelszaken met payroll

Een goed werkgeverschap in Nederland vraagt nogal veel tijd en geld van een ondernemer/werkgever. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u als ondernemer liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter werknemers met onbepaalde tijdscontracten, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc. een rol.

Wanneer u echter alle zaken omtrent uw personeel via payroll uitbesteedt, wordt het payrollbureau de juridische werkgever van uw werknemers, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u naast gemak, 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten.

3. Geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s

Voor een klein bedrijf kan een zieke werknemer grote gevolgen hebben en zijn de verzekeringspremies hiervoor fors. Doordat het payrollbureau de juridische werkgever van uw werknemers wordt. Loopt u geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weet u van tevoren wat uw personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten, zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit bij het inhuren van uw werknemers via payroll

Als ondernemer/werkgever bent u bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor uw werknemers. Hierdoor kunt u uw werknemers langer (vaak 4 of 5,5 jaar) aan u binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om een personeelslid de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbureau dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbureau/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van het werken met studenten via payroll, kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

5. Lagere personeelskosten bij het werken met uw werknemers via payroll

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden, kan een payrollbureau uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus voor uw werknemers met payroll goedkoper uit, dan wanneer u uw werknemers zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met het regelen van uw personeelszaken met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u veel goedkoper uit dan wanneer u uw personeel inhuurt bij een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen het inhuren van een uitzendkracht via een uitzendbureau of via payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk bij het inhuren van uw werknemers met payroll

U weet vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn, indien u uw werknemers inhuurt via payroll, hier kunt u rekening mee houden in uw personeelskostenberekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde werknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

7. Geen arbodienst en ziekengeldverzekering

U kunt bij het regelen van uw personeelszaken met payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers bij payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege dat u geen werknemers meer in dienst heeft, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas over uw werknemers binnen uw bedrijf

Voor uw werknemers verandert er weinig op de werkvloer, als u gaat werken met payroll. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbureau worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbureau ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbureau), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden.

Als u gaat werken met payroll blijft u als ondernemer/werkgever nog steeds wel verantwoordelijk voor de (a.) werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de (b.) bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van uw werknemers, (c.) het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving (d.) verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

9. Beter werkgeverschap voor uw werknemers

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw werknemers via payroll aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw werknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.

Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn uw werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als een werknemer die nog bij u in dienst is.

Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun werknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

10. Gratis advies en ondersteuning bij het uitbesteden van uw personeelszaken met payroll

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbureau, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg, dat als u uw personeelszaken via payroll heeft ingericht, alle zaken rond uw werknemers goed en up to date zijn geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als ondernemer/werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Meer payroll uitleg en informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!