Wat is en zegt een NEN 4400-1 certificering bij payroll?

Antwoord:

De NEN 4400-1 norm is in 2007 tot stand gekomen door samenwerking tussen de vakbonden en werkgeversorganisaties, de Belastingdienst, het Ministerie van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De wens van de overheid was namelijk om gezamenlijk tot één landelijk register (voorheen 5) en normering voor alle bonafide uitzend- en uitleenondernemingen (o.a. payrollbedrijven) te komen. Het keurmerk Stichting Normering Arbeid werd toen ook in het leven geroepen en de normen van dit keurmerk werden vervolgens in de nationale norm NEN 4400-1 vastgelegd. Een payrollbedrijf die dit keurmerk heeft, wordt tweemaal per jaar financieel en administratief door een onafhankelijke keuringsinstantie gecontroleerd.
Direct een payrollofferte opvragen?

Keurmerk SNA en VRO

Alle 1.127 (februari 2019) payrollbedrijven in Nederland roepen dat uw personeel in goede handen bij hen is. Maar of ze allemaal betrouwbaar zijn, kunt u dus aan het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid SNA, te weten de NEN 4400-1 certificering, zien. Dit is de norm wanneer een bedrijf werknemers ter beschikking stelt (dus ook uitzendbureaus). Hiervan zijn er op dit moment (februari 2019) 4.511 (excl. buitenlandse ondernemingen).

NEN 4400-1 certificering en payroll

Heeft een payrollbedrijf dus een NEN 4400-1 normering dan is zij beoordeeld op het feit dat:

• a. Het payrollbedrijf geïdentificeerd is als onderneming;
• b. Aangifte en afdracht van loonheffingen en omzetbelasting wordt nagekomen;
• c. Loonbetaling niet in strijd met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag zijn;
• d. Het payrollbedrijf identiteit- en gerechtigheidscontroles tot het verrichten van arbeid in Nederland uitvoert;
• e. Het payrollbedrijf risico’s op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of uitbesteden van werk voorkomt.

Alle 1.127 gecertificeerde payrollbedrijven kunt u terugvinden in het Register Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl).

Wij controleren/checken dus altijd of/hoe lang een payrollbedrijf bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) is geregistreerd en over het keurmerk NEN 4400-1 beschikt. Wij maken hiervoor gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbedrijf (uitlener) zijn. Om u het gemakkelijk te maken, vindt u hier bij ons alle 1.127 NEN-4400-1 gecertificeerde payrollbedrijven (incl. alle vestigingen) per plaats in Nederland terug.

WKA (Wet Ketenaansprakelijkheid) en payroll

Het keurmerk is dus ontstaan op initiatief van bedrijven die personeel inlenen, om de risico´s op de wet Ketenaansprakelijkheid uit te sluiten. Het payrollbedrijf die uw werknemers op de payroll (=loonlijst) heeft staan, is, zoals u hierboven heeft kunnen lezen, verplicht om de verplichte afdrachten aan de Belastingdienst te doen. Wordt dit door het payrollbedrijf niet (voldoende) gedaan, dan kan de Belastingdienst u alsnog (wederom) als inlenende partij hiervoor aansprakelijk stellen. Het maakt dus niet uit of u deze betalingen al aan het payrollbedrijf heeft voldaan, u kunt alsnog een naheffing en een boete als inlener hiervoor krijgen.

Sinds 1 juli 2015 gelden namelijk de volgende maatregelen uit de Wet aanpak (WAS) met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. "Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever (lees u)".

Het 4400-1 keurmerk moet dus fraude tegengaan en is daarom zo belangrijk. Payrollbedrijven die dit keurmerk hebben, worden zoals u heeft kunnen lezen namelijk tweemaal per jaar financieel en administratief door een onafhankelijke keuringsinstantie op bovenstaande punten gecontroleerd.

Door deze regelmatige controles mag u er vanuit gaan dat een payrollbedrijf met een 4400-1 certificaat en het SNA logo veilig en betrouwbaar is. Toch kunt u, als u gebruik van payroll gaat maken, net als ons zelf ook nog een aantal zaken hieromtrent checken. Wij checken namelijk altijd of een payrollbedrijf in het register staat (SNA attenderingsservice), het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1) heeft, zij over een recente WKA-verklaring beschikt, hoe de jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel en referenties van het payrollbedrijf zijn en of er van de G-rekening van het payrollbedrijf gebruik kan worden gemaakt.

G-rekening en payroll

Bij een payrollbedrijf dat NEN 4400-1 is gecertificeerd, kunt u ook vaak van haar G-rekening gebruik maken. Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waar het payrollbedrijf alleen loonheffing mee kan betalen. Wilt u dus minder risico lopen, voor wat betreft de afdrachten, spreek dan met het payrollbedrijf af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf wilt storten (vaak rond de 30%).

Wij vragen dit altijd na, omdat payrollbedrijven in Nederland dit niet standaard aan hun klanten aanbieden. Wilt helemaal geen risico lopen dan kunt u in bepaalde gevallen ook op de zogeheten
onderstaande “disculpatie regeling” inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst een beroep doen.

Vrijwaring voor het volledige bedrag van de inlenersaansprakelijkheid?

Sinds 1 juli 2012 zijn namelijk de voorwaarden voor inlenersaansprakelijkheid gewijzigd. Wanneer u als ondernemer aan onderstaande voorwaarden voldoet, dan kunt u een beroep op de zogeheten “disculpatie regeling” inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst doen.

De belastingdienst stelt u dan niet aansprakelijk als u (lees inlener):

• 1. De inlener 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de g-rekening van de uitlener stort
  (bij verlegging van de btw is dit 20% van het factuurbedrag);
• 2. Bij betaling het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur is vermeld;
• 3. De administratie van de inlener direct inzicht geeft in de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen;
• 4. Het burgerservicenummer (BSN) van de ingeleende werknemer bij de inlener bekend is;
• 5. De inlener de identiteit van de ingeleende werknemer kan aantonen;
• 6. De inlener, als dat van toepassing is, kan aantonen dat de ingeleende werknemer een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning heeft;

Het payrollbedrijf (lees uitlener) moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• 1. De onderneming voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2-norm en staat in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA);
• 2. Op de factuur staat:
• a. het nummer of het kenmerk van de overeenkomst waarvoor de factuur geldt;
• b. het tijdvak of de tijdvakken waarvoor de factuur geldt;
• c. de omschrijving of het kenmerk van het werk waarvoor de factuur geldt.

Let op, omdat het steeds een momentopname is, moet u deze registratie bij elke betaling verifiëren. Wij maken, zoals u al reeds heeft kunnen lezen, gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor dan een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbedrijf (uitlener) zijn. U weet hierdoor altijd dat de payrollbedrijven via ons, aan bovenstaande vrijwaringseisen voldoen.

Kwaliteit dienstverlening bij het payrollbedrijf

Tot slot hebben wij een lijst met enkele praktische punten/vragen gemaakt, die u bij uw payrollbedrijf keuze in Nederland kunt gebruiken:

• 1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payrollbedrijf met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbedrijf worden gemaakt en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Hoeveel vakantiedagen en -geld krijgen mijn medewerkers en wanneer kunnen zij dit opnemen of laten uitbetalen?;
  [li]12. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 13. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 14. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 15. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 16. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 17. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 19. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 20. Geeft uw payrollbedrijf gratis advies v.w.b. te toepassing van de werkkostenregeling binnen uw bedrijf;
• 21. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
• 22. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 23. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 24. Kent het payrollbedrijf een zgn. "Dienstverleningsvariant" voor weigerende en oudere werknemers met VUT/vervroegd pensioenregelingen;
• 25. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.

Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!