Wat zijn wettelijke sociale premies en hoe betaal ik deze als werkgever bij payroll?

Antwoord:

Sociale premies en payroll

Bij payroll betaalt u de sociale premies voor werkgevers in uw payrollfactor per daadwerkelijk gewerkt uur van uw payrollwerknemer aan het payrollbedrijf (zie onderstaand).

Opbouw payrollfactor (kosten payroll):

Een payrollfactor bij een payrollbedrijf is in Nederland als volgt opgebouwd:

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie, eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn uw loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO), incl. sociale premies, en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

NEN 4400-1 certificering en payroll

Voor de zekerheid dat uw payrollaanbieder wel de door u indirect betaalde sociale premies aan de Belastingdienst afdraagt, is het goed om te kijken of uw payrollaanbieder een NEN 4400-1 certificering heeft en met haar SNA-keurmerk in het (SNA-register) is bijgeschreven. Hierdoor weet u namelijk zeker dat het desbetreffende payrollbedrijf geregeld, op het feit of zij wel tijdig deze sociale premies heeft afdragen, is getoetst.

Daarnaast is het payrollbedrijf met een NEN 4400-1 normering ook beoordeeld op het feit dat:

• a. Het payrollbedrijf geïdentificeerd is als onderneming;
• b. Aangifte en afdracht van loonheffingen en omzetbelasting wordt nagekomen;
• c. Loonbetaling niet in strijd met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag zijn;
• d. Het payrollbedrijf identiteit- en gerechtigheidscontroles tot het verrichten van arbeid in Nederland uitvoert;
• e. Het payrollbedrijf risico’s op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of uitbesteden van werk voorkomt.

Wij van watispayroll.nl controleren/checken altijd of/hoe lang een payrollbedrijf bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) is geregistreerd en over het certificaat NEN 4400-1 beschikt. Wij maken hiervoor gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbedrijf (uitlener) zijn. Om u het gemakkelijk te maken, vindt u hier bij ons alle 1.127 NEN-4400-1 gecertificeerde payrollbedrijven (incl. alle vestigingen) per plaats in Nederland terug.

G-rekening en payroll

Bij een payrollbedrijf dat NEN 4400-1 is gecertificeerd, kunt u ook vaak van haar G-rekening gebruikmaken. Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waar het payrollbedrijf alleen loonheffing (incl. sociale premies) mee kan betalen.

Wilt u dus minder risico lopen, voor wat betreft de afdrachten, spreek dan met het payrollbedrijf af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf wilt storten (vaak rond de 30%). Hierdoor sluit u namelijk sowieso een groot gedeelte van uw ketenaansprakelijkheid uit.

Wij vragen bovenstaand altijd na, omdat payrollbedrijven in Nederland dit niet standaard aan hun klanten aanbieden. Wilt u als inlener helemaal geen risico's v.w.b. ketenaansprakelijkheid (o.a. sociale premies) lopen, dan kunt u in bepaalde gevallen ook op de zogeheten onderstaande “disculpatie regeling” inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst een beroep doen.

Vrijwaring voor het volledige bedrag van de inlenersaansprakelijkheid?

Sinds 1 juli 2012 zijn de voorwaarden voor inlenersaansprakelijkheid gewijzigd. Wanneer u als ondernemer aan onderstaande voorwaarden voldoet, dan kunt u een beroep op de zogeheten “disculpatie regeling” inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst doen.

De belastingdienst stelt u dan niet aansprakelijk als u (lees inlener):

• 1. De inlener 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de
  g-rekening van de uitlener stort (bij verlegging van de btw is dit 20% van het factuurbedrag);
• 2. Bij betaling het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur is vermeld;
• 3. De administratie van de inlener direct inzicht geeft in de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen;
• 4. Het burgerservicenummer (BSN) van de ingeleende werknemer bij de inlener bekend is;
• 5. De inlener de identiteit van de ingeleende werknemer kan aantonen;
• 6. De inlener, als dat van toepassing is, kan aantonen dat de ingeleende werknemer een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning heeft;

Het payrollbedrijf (lees uitlener) moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• 1. De onderneming voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2-norm en staat in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA);
• 2. Op de factuur staat:
• a. het nummer of het kenmerk van de overeenkomst waarvoor de factuur geldt;
• b. het tijdvak of de tijdvakken waarvoor de factuur geldt;
• c. de omschrijving of het kenmerk van het werk waarvoor de factuur geldt.

Let op, omdat het steeds een momentopname is, moet u deze registratie bij elke betaling verifiëren. Wij maken, zoals u al reeds heeft kunnen lezen, gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor dan een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbedrijf (uitlener) zijn. U weet hierdoor altijd dat de payrollbedrijven via ons (www.watispayroll.nl), aan bovenstaande vrijwaringseisen voldoen.

Door regelmatige controles mag u er van uitgaan, dat een payrollbedrijf met een NEN 4400-1 certificaat en het SNA logo veilig en betrouwbaar is. Toch kunt u, zoals u heeft kunnen lezen, als u van payroll gebruik gaat maken ook dus zelf nog een aantal zaken hieromtrent checken.

Check dus altijd of een payrollbedrijf (1) in het SNA register staat (SNA attenderingsservice), (2) het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1 certificaat) heeft, zij over (3) een recente WKA-verklaring beschikt, hoe (4) de jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel en (5) referenties van het payrollbedrijf zijn en of er van (6) de G-rekening van het payrollbedrijf gebruik kan worden gemaakt.

Kwaliteit dienstverlening bij een payrollbedrijf

Tot slot hebben wij een lijst met enkele aanvullende praktische punten/vragen gemaakt, die u bij uw payrollbedrijf keuze in Nederland ook nog kunt gebruiken:

• 1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payrollbedrijf met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbedrijf worden gemaakt en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Hoeveel vakantiedagen en -geld krijgen mijn medewerkers en wanneer kunnen zij dit opnemen of laten uitbetalen?;
• 12. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 13. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 14. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 15. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 16. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 17. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 19. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 20. Geeft uw payrollbedrijf gratis advies v.w.b. te toepassing van de werkkostenregeling binnen uw bedrijf;
• 21. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
• 22. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 23. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 24. Kent het payrollbedrijf een zgn. "Dienstverleningsvariant" voor weigerende en oudere werknemers met VUT/vervroegd pensioenregelingen;
• 25. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Heeft u genoeg gelezen over alles omtrent sociale premies afdrachten, ketenaansprakelijkheid, G-rekening, NEN 4400-1 certificering, SNA-keurmerk, WKA-verklaring, disculpatie regeling etc. en payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll