Wanneer van payroll naar vast contract?

Antwoord:

Wanneer een werknemer onder een eigen payroll bedrijfs-, ABU- en/of NBBU-CAO (payroll CAO) valt, gelden er andere regels (zie fasensysteem) voor wat betreft wanneer een werknemer bij u recht op een vast contract heeft, nl.:
Direct een payrollofferte opvragen?

1. De werkgever/ondernemer heeft dit gezamenlijk besloten;

2. De werknemer heeft meer dan 5,5 jaar bij een ABU of NBBU payrollbedrijf (bij eigen payroll bedrijfs-CAO's is dit vaak 4 jaar en 6 contracten) opvolgende tijdelijke contracten gehad.

Opvolgend werkgeverschap bij payroll

Indien werknemers in dienst zijn bij een ondernemer/werkgever en vervolgens in dienst treden bij een payrollbedrijf, spreken we over opvolgend werkgeverschap. Vanuit de Wet Werk en Zekerheid en de eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) hebben de werknemers, vanaf de eerste werkdag, recht op de inlenersbeloning.

Dit houdt in dat een payrollwerknemer sowieso, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer/werkgever is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

Voor wat betreft de opgebouwde rechten door werknemers bij hun werkgever uit het verleden b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen blijven deze gewoon behouden bij een overstap naar payroll.

Daarnaast zijn op 1 juli 2015 door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Ook kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als de werkgever of ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid

Verschil arbeidsvoorwaarden bij payroll

Hoewel een payrollbedrijf bij payroll een groot gedeelte van alle primaire arbeidsvoorwaarden overnemen. Zijn er op gebied van overige arbeidsvoorwaarden toch nog de volgende verschillen, die voor u en uw werknemers van belang zijn en waarbij payrollbedrijven onderling, als kaf van het koren worden gescheiden.

a. Verschil percentage loondoorbetaling bij ziekte en aantal wachtdagen

Een werknemer is bij payroll ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de payrollwerknemer. Als een payrollwerknemer dus tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt (fase B en C en 3 en 4, zie onderstaand fasensysteem), betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar een percentage van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)) en kennen zij wachtdagen en wachtdagcompensatie.

De meeste payrollbedrijven zullen zich voor wat betreft deze punten houden aan hun eigen CAO (payroll CAO). Bij lagere percentages of meer wachtdagen zullen zij de nadelige verschillen hiervan niet repareren. Laat staan of zij hier überhaupt naar kijken. Het aantal wachtdagen in Nederland is namelijk wettelijk maximaal de eerste 2 ziektedagen, waarbij er tussen 2 ziekteperiodes meer dan 4 weken moet zitten. De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter minder wachtdagen of een wachtdagcompensatie. Maar hoe gaan zij om als een branche-CAO geen wachtdagen heeft?

Wij vinden dat een gecertificeerd payrollbedrijf op deze punten, hier vooraf naar heeft gekeken en dit samen met de opdrachtgever voor de werknemers minimaal gelijkwaardig heeft geregeld!

b. Verschil pensioenregeling

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (onder ABU- en NBBU-CAO) vanaf zijn/haar 21ste na een wachttijd van de eerste 26 gewerkte weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat.

Bij sommige payrollbedrijven is de pensioenopbouw vanaf de 1e dag geregeld of beslist de ondernemer of opdrachtgever, dat een payrollwerknemer direct pensioen moet gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling. De pensioenpremie voor een uitzendkracht en payrollwerknemer in de Basisregeling bedraagt echter maar enkele procenten (geheel ten lasten van de payroll werkgever).

Ter vergelijk bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemer- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%. Dat dit voor een payrollwerknemer zijn pensioenopbouw en de kostenkant voor u gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen.

Het liefst zou de politiek dus daarom zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan is naar onze mening de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer (zie onderstaand) en reguliere werknemer bijna helemaal gelijkwaardig geregeld.

Het fasensyteem voor tijdelijke arbeidscontracten bij payroll

Met het fasensysteem wordt, in de payrollbranche, het rechtspositiesysteem uit de CAO voor uitzendkrachten bedoeld. Zowel de NBBU-CAO als de ABU-CAO (algemeen verbindend verklaard) kennen sinds 1 juli 2015 met de Wet werk en zekerheid een gelijke fasetelling. Zoals hierboven reeds is vermeld, kennen de payrollbedrijven met een eigen payroll bedrijfs-CAO een andere telling en duur (vaak 4 jaar en 6 contracten).

Het fasensysteem uit de ABU-CAO kent 3 fasen: A, B en C. Het systeem uit de NBBU-CAO kent 4 fasen, 1 t/m 4. Fase 1 en 2 uit de NBBU-CAO lijken erg op fase A uit de ABU-CAO en fase 3 (NBBU) en fase B (ABU) lijken ook op elkaar.

Een payrollwerknemer is werkzaam in fase A zolang hij nog geen 78 weken gewerkt heeft, waarbij alleen de gewerkte weken meetellen. In fase A is meestal (maar niet altijd) het uitzendbeding (zie uitzendbeding) opgenomen in het contract. In deze fase is ook sprake van ‘uitsluiting van loondoorbetalingsplicht’, wat feitelijk betekent: geen werk, geen loon.

Bij de NBBU geldt hetzelfde, alleen fase 1 duurt 26 weken en fase 2 duurt 104 weken. Vanaf 1 juli 2016 is er geen verschil meer tussen fase A (ABU) en Fase 1/2 (NBBU). Beide fasen duren 78 weken. De regel ging met terugwerkende kracht in.

Een payrollwerknemer die fase A of 2 heeft doorlopen, stroomt in fase B of 3 in. In fase B (ABU) worden maximaal 6 tijdelijke contracten gesloten, gedurende maximaal 4 jaar. In fase 3 (NBBU) worden ook 6 tijdelijke contracten gesloten, gedurende maximaal 4 jaar. Dit zijn contracten voor bepaalde tijd, vergelijkbaar met het reguliere arbeidsrecht.

Zodra in fase B meer dan 4 jaar gewerkt is, of het 6e contract is afgelopen, is het volgende contract een fase C contract. Dat is simpelweg een vast contract voor onbepaalde tijd. Voor de NBBU geldt hetzelfde: zodra in fase 3 meer dan 4 jaar gewerkt is, of het 6e contract is afgelopen, is het volgende contract een fase 4 contract, vast contract voor onbepaalde tijd. In beide CAO’s ontstaat dus bij payroll na maximaal 5,5 jaar recht op een vast contract voor onbepaalde tijd.

Gaat u met een payrollbedrijf samenwerken, dan zal de fasetelling en contractbeheer voor uw personeel door het payrollbedrijf gebeuren.

Uitzendbeding in payrollcontracten

In de meeste fase A (ABU) en fase 1 en 2 (NBBU) payrollcontracten staat het uitzendbeding. Dit is de essentie van de flexibiliteit van een payrollwerknemer. Het betekent dat u en de payrollwerknemer relatief snel de samenwerking kunnen beëindigen.

Het beding treedt meestal ook in werking bij ziekte van de werknemer. Het gevolg is dat de werknemer zijn ziekengeld van het UWV ontvangt, omdat er (tijdelijk, gedurende de ziekte) geen dienstverband meer is.

Bij payroll zal het payrollbedrijf erop toe zien, dat het uitzendbeding in de payrollcontracten wordt opgenomen, zodat u als ondernemer/werkgever optimale flexibiliteit behoudt.

De meestgestelde vragen over payroll

Hieronder zullen wij, voor u als ondernemer/werkgever en uw werknemers, de 6 meest gestelde vragen omtrent payroll beantwoorden.

1. Wat zijn de nadelen van payroll voor werknemers?

De meest gehoorde reden om niet te kiezen voor payroll, is dat payroll alleen maar nadelen voor werknemers zou hebben en o.a. ten koste van de binding met de werknemers zou gaan.

1a. Payrollwerknemers worden minder betaald en hebben geen gelijkwaardige functies

De paragraaf inlenersbeloning (zie ook bovenstaand) in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollwerknemers gelijkwaardig moeten belonen en inschalen, net als de werknemers die rechtstreeks bij de ondernemer of werkgever in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

• Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;
• Opbouw van ATV en ADV dagen;
• Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;
• Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Naast een gelijkwaardige beloning heeft de payrollwerknemer ook vanuit de CAO recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren zijn hier dus ook van toepassing.

1b. Payrollwerknemers kunnen makkelijker ontslagen worden

Payrollwerknemers hebben sinds 1 juli 2015 in Nederland dezelfde ontslagbescherming (zie bovenstaand), als werknemers die rechtstreeks bij de ondernemer of werkgever in dienst zijn.

Wil een payrollwerkgever/ondernemer een payrollwerknemer ontslaan, dan moest in het verleden het ontslag eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een payrollwerknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan de payrollwerkgever payrollwerknemers ontslaan als de werkgever of ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen betekent dit dat de kantonrechter het ontslag toetst.

Zoals al eerder vermeldt, is het wel belangrijk nog even te weten, dat een ondernemer/werkgever bij payroll de payrollwerknemers langer flexibel in dienst kan houden. Hij/zij is namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever de payrollwerknemers dus meerdere bepaalde tijdscontracten mag aanbieden, voordat de payrollwerknemers recht op een vast contract voor onbepaalde tijd bij payroll hebben.

1c. Werkgevers kunnen met payroll werkgeversverplichtingen makkelijk ontlopen

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer/werkgever met payroll makkelijk zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen kan ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken, betekent dit dat u als werkgever namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor uw werknemers wordt gehouden. Het payrollbedrijf wordt namelijk op het naleven van wet- en regelgeving en CAO's tweemaal jaarlijks gecontroleerd (NEN 4400-1 certificering).

Payrollbedrijven hebben daardoor voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO's, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst, die u als ondernemer/werkgever aan de werkgeversverplichtingen zullen houden of op wijzen.

Een ondernemer/werkgever kan hier dus geen loopje meenemen. Waardoor dit betekent, dat de payrollwerknemers te allen tijde beschermd zijn en krijgen waarop ze recht hebben bij een payrollconstructie van een payrollbedrijf.

1d. Payrollwerknemers hebben/krijgen minder binding met het bedrijf

Voor wat betreft de veranderde band (binding) tussen een werknemer en ondernemer bij payroll, zien wij juist een verbetering, qua binding, ontstaan. Doordat de werkgever/ondernemer met payroll (1) geen tijd meer kwijt is aan allerlei zaken en documenten rond de personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding.

Dit betekent dat zij/hij meer tijd en aandacht voor het reilen en zeilen binnen het bedrijf heeft. Een ondernemer/werkgever heeft met payroll juist meer tijd om bijvoorbeeld informele gesprekken op de werkvloer met zijn/haar werknemers te voeren, waardoor de binding met het bedrijf en u als werkgever juist toeneemt.

Voor wat betreft: de werving en selectie van nieuw werknemers, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salaris van werknemers (conform CAO/WML), de planning en roostering, de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken (gratis hulp payrollbedrijf) en vanuit de arbowetgeving de controle op de werkvloer (o.a. RI&E) blijft u nog steeds gewoon verantwoordelijk bij payroll. (2) Uw werknemers hebben voor deze zaken dus nog steeds met u te maken.

Zaken rond de personeels- en salarisadministratie binnen een bedrijf worden met payroll veel (3) professioneler voor de werknemers geregeld. De werknemers kunnen namelijk te allen tijde voor hun vragen bij een vast aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht. Zij krijgen direct antwoord op hun vragen (over b.v.: loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving) en merken dat zaken zoals salarisbetalingen, bijzonder verlof regelingen, overwerkuren en toeslagen, loonstroken uitleg, ziektebegeleiding, pensioenregelingen, collectieve ziektekostenverzekeringen, juridische kwesties, CAO vragen etc. serieus voor hen worden geregeld door een payrollbedrijf bij payroll.

Naast dat de payrollbranche een scholingsfonds kent, bieden veel payrollbedrijven ook nog (4) gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers, b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media, aan.

Een payrollbureau heeft ook vaak (5) collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, labtops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar werknemers direct gratis goed geregeld te hebben.

Payrollwerknemers (6) bouwen bij payroll sowieso vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 weken), bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen op. Mocht een ondernemer/werkgever dus nog geen pensioenregeling binnen zijn/haar bedrijf hebben, dan is dat bij payroll direct goed geregeld.

Zeker in de Plusregeling van de StiPP bouwen werknemers een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF) en betaalt de werknemer hierbij maar 1/3 en de payroller 2/3 deel.

Doordat de StiPP regeling een vrij jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de 110%) en geen overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling kent. Hoeven de deelnemers voor deze regelingen dus ook geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies werkelijk voor de deelnemer. Omdat de werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden de werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen met de overstap naar payroll ook meer netto salaris over.

Een werkgever/ondernemer heeft met payroll gedurende een langere periode de tijd om aan zijn/haar payrollwerknemers tijdelijke payrollcontracten aan te bieden. Hierdoor kan een payrollwerknemer langer bij het bedrijf blijven werken en hoeft hij/zij niet na 2 jaar of 3 contracten (7) een half jaar op zoek naar ander werk. Is een werkgever/ondernemer echter tevreden, dan kan hij/zij te allen tijde tussentijds de payrollwerknemer een vast payrollcontract voor onbepaalde tijd bij het payrollbedrijf aanbieden.

En tot slot kunnen payrollwerknemers (8) zelf kiezen tussen een wekelijkse, 4-wekelijkse of maandelijkse uitbetaling van het salaris, tweemaal per jaar hun vakantiegeld opnemen en voor al hun vragen 24/7 bij hun persoonlijk deskundig HR-aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht.

Kortom ieder payroll nadeel heeft zijn voordeel voor een payrollwerknemer!

2. Voor welke werknemers of branches is payroll geschikt?

Wij verzorgen payrollconstructies in alle plaatsen, provincies en in o.a. de volgende branches/sectoren in Nederland: horeca, recreatie, fitness, detachering, zorg, beveiliging, bouw, vervoer, schoonmaak, tankstation, tuinbouw, landbouw, taxi, metaal, techniek, callcenter, kappers, detailhandel, schilders, catering, evenementen, hospitality, wellness, uitzendbureau, transport, retail, restaurant, overheid, opslag, online, onderwijs, logistiek, kinderopvang, internet, industrie, ict, hotel, groothandel en administratie.

U ziet payroll is geschikt en kan voordelen bieden in iedere branche/sector (zie bovenstaand) en voor elk soort werknemers (ongeacht functieniveau), of het nu gaat om: studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, kennismigranten, buitenlandse of grenswerknemers, 65+ers, zzp'ers of freelancers het maakt ons niet uit.

3. Is payroll hetzelfde als uitzenden?

Doordat een uitzendkracht en een payrollwerknemer beide bij een bedrijf te werk worden gesteld, denken veel mensen dat alles met betrekking tot payroll bijna hetzelfde is als bij uitzenden. Dit is echter niet het geval!

Het eerste verschil is dat een uitzendbureau bij uitzenden de uitzendkracht zelf heeft geworven en geselecteerd, terwijl bij payroll de ondernemer/werkgever dit zelf doet. Het tweede verschil is dat bij payroll de werknemer exclusief bij u werkt en een uitzendkracht bij uitzenden door het uitzendbureau, zonder toestemming van u, bij andere bedrijven te werk kan worden gesteld.

Het derde verschil is dat payroll in de verloning goedkoper (10-20%) is dan uitzenden. Dit komt doordat het uitzendbureau haar werving en selectie fee doorberekent in haar uitzendtarief. Tenslotte betekent het dat u bij payroll nog steeds zelf de salarisonderhandelingen, beoordeling-, functionerings- en arbeidsvoorwaardengesprekken met uw payrollwerknemer doet en niet het payrollbedrijf.

4. Kan een werknemer de overstap naar een payrollbedrijf weigeren?

i
Een werknemer kan de overstap naar een payrollbedrijf weigeren. Doet een werknemer dit bij een tijdelijke contract, dan bestaat de kans dat de ondernemer/werkgever zijn/haar contract niet verlengd.

Is een werknemer in vast dienst, dan kan een ondernemer/werkgever de werknemer niet dwingen om over te stappen naar een payrollbedrijf. Bij sommige payrollbedrijven bestaat er dan de mogelijkheid om een 'Dienstverleningsovereenkomst' af te sluiten. Hierbij blijft de werknemer juridisch in dienst bij de werkgever en betaalt zij ook alleen de daadwerkelijk gewerkte uren, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle personeelszaken rond deze werknemer te regelen.

Het enige dat het payrollbedrijf voor de ondernemer/werkgever niet kan doen, is de ontslagprocedure van een werknemer. Omdat zij bij deze variant niet de juridische werkgever van de werknemer is, wordt hierbij dan vaak afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever juridisch ondersteunt.

5. Is payroll duurder dan werknemers zelf in dienst te nemen?

Nee, in de meeste gevallen is payroll zelfs goedkoper. Een ondernemer/werkgever betaalt namelijk bij payroll alleen de gewerkte uren en bij ziekte, feestdagen, vakanties, bijzonder (buiten gewoon) verlof, kort verzuim (calamiteiten) en eventueel ADV/ATV-dagen/uren, seniorendagen en zorgverlofdagen betaalt het payrollbedrijf de payrollwerknemer door, maar ontvangt hij/zij geen factuur.

Daarnaast bespaart een ondernemer/werkgever met de dienstverlening payroll veel geld op indirecte personeelskosten, zoals o.a. overhead, aanschaf en onderhoud soft en hardware salarisadministratie/urenregistratiesysteem/verzuimmanagementsysteem, contractbeheer, verzuimverzekering, arbodienst en juridische kosten bij een mogelijk arbeidsconflict.

Doordat payrollbedrijven veel meer werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben, kunnen zij door schaalvoordeel verzekeringen, arbodienst en systemen goedkoper inkopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

6. Hoe is een payrolluurtarief opgebouwd?

Bij payroll betaalt een ondernemer of werkgever een vast payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, waarbij payrollbedrijven werken met een zogeheten payrollfactor/loonsom/omrekenfactor/omrekeningsfactor. Dit is naast de payrollbranche ook gebruikelijk in de uitzend- en detacheringsbranche. In deze payrollfactor zijn de volgende zaken opgenomen:

6a. Opbouw payrollfactor (payrollkosten werkgever)

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Let bij het vergelijken van payrollfactoren dus altijd goed op wat in uw payrolltarief zit (zie payrolltarieven en payrollberekening).

Wij werken met all-in payrolltarieven, maar er zijn echter ook payrollaanbieders die bepaalde reserveringen (bijzonder verlof, feestdagen, ziektedagen, kort verzuim, ADV/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlofdagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u door factureren. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit, maar bent u per slot van rekening duurder uit.

6b. Payrollberekening

De meest transparante manier om payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit de CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vermenigvuldigen met de bovenvermelde payrollfactor van het payrollbedrijf.

De payrollberekening bij een payrollbedrijf is dan:

Payrollkosten (kostprijs) werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20

Wilt u echter niet voor verrassingen komen te staan, vraagt u dan nu een gratis adviesgesprek, payroll offerte of payrollberekening bij ons aan!

Voordelen payroll voor werknemers

In de beeldvorming is payroll vooral gunstig voor de werkgever. Dat beeld strookt in het geheel niet met de realiteit. Niet zelden zijn werknemers, die worden ondergebracht bij een professionele payrollbureau, beter af in de nieuwe dan in de oude situatie voor wat betreft arbeidsvoorwaarden en rechten. Hieronder staan de 11 meestvoorkomende payroll voordelen voor werknemers.

1. Rechten payrollwerknemer

"Een payrollwerknemer dient dezelfde rechten te hebben, als de werknemer die (nog steeds) in dienst is bij het bedrijf". Dit is de opvatting/het streven van de politiek in Den Haag. Doordat er door sommige payrollbedrijven jaren is gesjoemeld met de arbeidsvoorwaarden en rechten van payrollwerknemers, heeft de politiek door middel van wet- en regelgeving ingegrepen.

Naast de reeds verplichte NEN-4400-1 normering en controles voor payrollbedrijven heeft zij o.a. in de Wet werk en zekerheid en Wet aanpak schijnconstructie (WAS) bepaalde bepalingen laten opnemen, die er voor moet zorgen dat de arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning) in de CAO en rechtspositie bij ontslag gelijk zijn en dat er sinds 2016 niet minder dan het hele minimumloon, via de bank (niet cash) en onderbouwt door een duidelijke loonstrook, mag worden uitbetaald.

Daarnaast is het voor overheidsinstanties niet meer toegestaan om van de dienstverlening payroll voor een werknemer te gebruiken. Hierbij moet wel worden vermeld, dat de arbeidsvoorwaarden vanuit de ambtenaren-CAO en pensioen bij ABP voor ambtenaren zo goed zijn geregeld, dat je bij iedere constructie, hoe die ook heet, de werknemer hier te kort zou doen.

1a. Recht op inlenersbeloning

Zoals hierboven al reeds is vermeld, heeft de payrollwerknemer arbeidsrechtelijk vanuit de eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning vanuit de CAO waaronder al het personeel van het bedrijf valt.

Dit houdt in dat een payrollwerknemer, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer/werkgever is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

1b. Zelfde ontslagregels

In 1 juli 2015 is door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als een werkgever/ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als de werkgever/ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever/ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag.

1c. Verzekert voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid

Een payrollwerknemer is ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de payrollwerknemer. Als een payrollwerknemer tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter aanvullingen van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar.

1d. Aansluiting eigen pensioenfonds (toekomst)

Het laatste punt dat de politiek gelijk wil trekken voor payrollwerknemers is de pensioenregeling. Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (bij de ABU- en NBBU-CAO) na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat een payrollwerknemer direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling (bij een eigen bedrijfs-CAO kan dit punt afwijken/anders zijn).

Het liefst zou de politiek zien dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 pensioen opbouwt bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt. Mocht dit gebeuren dan is de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer bijna helemaal geregeld.

2. Overname arbeidsvoorwaarden en opgebouwde rechten

Het payrollbedrijf neemt een groot gedeelte van alle arbeidsvoorwaarden over. De werknemers behouden met payroll hierdoor dus gewoon hun rechten voor b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.

3. Betere arbeidsvoorwaarden

Het komt voor dat de arbeidsvoorwaarden na overgang op payroll beter zijn (pensioen + loondoorbetaling bij ziekte percentages) dan de arbeidsvoorwaarden van werknemers die (nog) bij de ondernemer/werkgever zelf in dienst zijn.

3a. Pensioenregeling bij payroll

Mochten werknemers nog geen pensioenregeling hebben bij het bedrijf, dan bouwen zij bij payroll vanaf hun 21ste na 26 gewerkte weken bij het pensioenfonds Stipp in de Basisregeling sowieso wel pensioen op.

3b. Loondoorbetalingspercentage bij ziekte en wachtdagen

U bent als werkgever in Nederland verplicht een werknemer tijdens ziekte, minimaal voor een duur van twee jaar, minstens 70% van zijn/haar loon (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML) door te betalen.

Voor wat betreft wachtdagen gelden wettelijk maximaal de eerste 2 ziektedagen, waarbij er tussen 2 ziekteperiodes meer dan 4 weken moet zitten. De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter soms hogere percentages van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar, minder wachtdagen of wachtdagcompensatie.

4. Betere ziekte- en re-integratiebegeleiding

Mocht een payrollwerknemer ziek worden, dan is de ziekte- en re-integratiebegeleiding bij payrollbedrijven vaak pro-actief (core business) en met als doel de payrollwerknemer zo gezond en snel weer aan het werk te krijgen.

Naast een probleemanalyse, plan van aanpak, verzuimbegeleiding 1e en 2e spoortrajecten vanuit de Wet verbetering poortwachter zijn de verzuimspecialisten bij een payrollbedrijf namelijk continu met het herstel van een payrollwerknemer bezig. De verzuimpercentages bij payrollbedrijven liggen hierdoor dan ook vaak (veel) lager dan het landelijk gemiddelde.

Verder verzorgen payrollbedrijven vaak gratis trainingen (b.v. tillen/RSI), doen zij gratis arbeidsdeskundig en werkplekaanpassingsonderzoek, waardoor werknemers langduriger en gezond aan het werk blijven en hebben zij tenslotte een netwerk van medisch specialisten, waardoor zij sneller een second opinion of operatie voor de zieke werknemer kunnen regelen.

5. Stiptheid, zekerheid en correctheid salarisbetalingen

Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. De werknemers bij payrollbedrijven krijgen jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag hun salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op haar/zijn bankrekening staat.

Daarnaast bouwen payrollwerknemers ook bij payroll gewoon vakantiegeld op. Dit geld hoeven zij niet standaard in mei te laten uitkeren, maar kunnen op aangeven van hen maximaal 2x per jaar worden uitgekeerd.

6. Baanzekerheid

Vaak komt het voor dat een ondernemer of werkgever geen contract voor bepaalde (maximaal 2 jaar en/of 3 contracten benut) of onbepaalde tijd mag of kan aanbieden (vanwege werkgeversrisico's), maar dit wel via een payrollconstructie kan/mag doen.

De werknemer krijgt dan bij het payrollbedrijf een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd en blijft gewoon werken bij de ondernemer. Hierdoor behoudt het bedrijf de kennis en kunde van de werknemer én de werknemer behoudt zijn baan en hoeft niet voor een half jaar elders te gaan werken. Een win-win situatie met payroll voor beide partijen!

7. Risico’s gespreid

Payrollbedrijven hebben doorgaans klanten (en dus werknemers) in uiteenlopende bedrijfstakken, waardoor het risico veel meer is gespreid. Valt de inlener (lees ondernemer/werkgever) om, dan zijn de werknemers niet direct de dupe. De werknemer profiteert namelijk naast de schaalgrootte van zijn nieuwe payrollwerkgever ook mee van haar verplichte herplaatsingtermijn en beëindigingvergoedingen.

8. Collectiviteitregeling en -kortingen

Vaak heeft een payrollbureau een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen de payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, laptops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

9. Collectieve ongevallenverzekering met payroll

De meeste payrollbedrijven hebben als goed werkgever voor hun payrollwerknemers (vaak) een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Hierdoor wordt aan (de nabestaanden van) de payrollwerknemer een bedrag uitgekeerd bij overlijden en een bedrag bij blijvende invaliditeit.

10. Scholing en opleidingen

Payrollwerknemers kunnen gebruik maken van de scholingsregeling bij een payrollbedrijf. Een ondernemer/werkgever draagt bij payroll namelijk indirect 1,02% van zijn/haar brutoloonsom aan het scholingsfonds van de payrollbranche (Stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof) af!

Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen/volgen. Daarnaast zijn er ook payrollbedrijven, die hiernaast ook nog gratis online trainingen en cursussen aanbieden. Van commerciële en managementtrainingen, tot cursussen op het gebied van veiligheid of social media. Zo krijgen payrollwerknemers de kans om kosteloos nog meer uit zichzelf te halen met payroll.

11. Betere en persoonlijke P&O afdeling

Als laatste gaat de P&O ondersteuning er voor veel werknemers, als ze in dienst komen bij een professioneel payrollbedrijf, vaak stukken op vooruit. Gespecialiseerde payrollbedrijven zorgen o.a. voor een correcter, effectiever en informatiever verloningsproces. Ze kunnen bijvoorbeeld de werknemers daadwerkelijk gratis uitleggen wat er op hun loonstrook staat, wat hun rechten (zie bovenstaand) en arbeidsvoorwaarden uit de CAO/wet zijn en hoe zaken zoals belastingen, opleidingen, uitkeringen en administratieve kwesties in Nederland voor werknemers zijn geregeld.

Voor al deze vragen en meer hebben payrollwerknemers vanaf dag één 24/7 één persoonlijk aanspreekpunt bij een payrollbedrijf (dus geen helpdesk of onpersoonlijk 0800 nummer) en kunnen zij te allen tijde via een internetportal hun loonstroken, jaaropgaven, payrollcontract, overzicht (boven-) wettelijke vakantiedagen, collectiviteitskortingen, formulieren (b.v. werkgeversverklaring, zwangerschapsverklaring), lease-, mobiele telefoon- of internetreglement downloaden/inzien of online onkosten declareren.

Meer payroll informatie

Voor meer informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll en uitzendbureau payroll.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!

Terug naar alle vragen