Wat is en doet een payrollbedrijf?

Wat is een payrollbedrijf en/of wat doet een payrollbedrijf? Een payrollbedrijf neemt naast uw volledige personeel- en salarisadministratie (personeelszaken) de werkgeversrisico’s v.w.b. ziekte en ontslag van u over. Dit is direct ook het grootste verschil tussen een loonadministratiekantoor en/of accountant. Hierbij blijft u nog steeds juridisch de werkgever met alle werkgeversrisico's die daarbij horen.
Direct een payrollofferte opvragen?

Het payrollbedrijf biedt vervolgens uw werknemers een arbeidsovereenkomst aan. Belangrijk hierbij is dat uw werknemers een goed pensioen bij het payrollbedrijf opbouwen. Het enige wat u bij payroll nog doet iedere periode (week, 4 weken of maand) zijn de uren van uw werknemers doorgeven aan het payrollbedrijf.

Deze uren worden door de salarisadministratie van het payrollbedrijf verwerkt en hieruit ontvangen uw payrollwerknemers hun salarisbetalingen en loonstroken. Heeft de verloning van uw personeel plaatsgevonden aan het einde van de periode bij het payrollbedrijf dan ontvangt u een factuur hiervan en zal het payrollbedrijf middels een automatische incasso deze bij u innen.

Als juridische werkgever zorgt het payrollbedrijf vervolgens ervoor dat de afdrachten van de sociale premies en belastingen worden gedaan. Ook hier hoeft u met payroll dus niet meer aan te denken. Zoals hierboven al reeds is vermeld, doet een payrollbedrijf meer dan alleen de salarisadministratie. Zij neemt namelijk ook de arbeidsrechtelijke risico’s rond uw personeel van u over.

Ziekte

Wordt 1 van uw payrollwerknemers ziek dan heeft u niet meer het risico van jarenlang loondoorbetaling bij ziekte van deze werknemer en hoeft u niet alle werkzaamheden m.b.t. een arbodienst en de Wet verbetering Poortwachter te doen. Bij payroll loopt u dit risico niet meer omdat u niet meer de juridisch werkgever van uw werknemers bent en alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van hen bij het payrollbedrijf betaald. U heeft bij ziekte dus geen dubbele personeelskosten.

Bijzonder verlof

Een ander voorbeeld van improductiviteit bij uw werknemers is het bijzonder verlof. Dit verlof, c.q. risico, wordt bij de dienstverlening payroll door het payrollbedrijf overgenomen. Let hier wel op wat het payrollbedrijf hierover in zijn payrollovereenkomst en algemene voorwaarden heeft staan.

Juridische conflicten

Mocht u een conflict krijgen met een payrollwerknemer dan zal het payrollbedrijf vanuit het juridisch werkgeverschap u hierbij helpen en ondersteunen. Hiervoor krijgt u geen factuur van het payrollbedrijf. Let u echter wel goed op wat het payrollbedrijf hierover in haar payrollovereenkomst met u heeft afgesproken!

Belangrijk voor u is dat de volgende zaken bij een payrollbedrijf op de juiste wijze zijn geregeld:

Arbeidsvoorwaarden

• Onder welke CAO (eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO) valt het payrollbedrijf?;
• Wordt het uitzendbeding door het payrollbedrijf toegepast?;
• Hebben uw werknemers dezelfde aantal vrije dagen (vakantie, ADV etc.) als bij u?;
• Zijn de primaire arbeidsvoorwaarden incl. alle toeslagen bij het payrollbedrijf hetzelfde?;
• Welke pensioenregeling kent het payrollbedrijf?;
• Wat zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden bij het payrollbedrijf (collectieve ziektekosten- en/of arbeidsongeschiktheidsverzekering)?

Financiële zekerheden

• Is het payrollbedrijf NEN 4400-1 gecertificeerd?;
• Heeft het payrollbedrijf een SNA-keurmerk (inschrijving bij Stichting Normering Arbeid?;
• Heeft het payrollbedrijf een recente ‘Verklaring goed betalingsgedrag (WKA)’ van de Belastingdienst?;
• Kunt u bij het payrollbedrijf gebruik maken van een G-rekening?;
• Bent u bij het payrollbedrijf volledig gevrijwaard vanuit de inleners(keten)aansprakelijkheid?.

Kwaliteit dienstverlening

• Beschikt het payrollbedrijf over goede en recente referenties?;
• Zijn de contracten van uw werknemers helder v.w.b. de arbeidsvoorwaarden en hun rechtspositie?;
• Wat is de contractduur en opzegtermijn van de payrollovereenkomst?;
• Beschikt het payrollbedrijf over een digitale urenregistratiesysteem?;
• Heeft het payrollbedrijf rechtstreekse contactpersonen of een onpersoonlijke helpdesk/0800 nummer?;

Tenslotte zijn de kosten bij het payrollbedrijf voor u natuurlijk van belang (lees hier meer over bij ons onder kosten payroll en payrolltarieven). De meeste payrollbedrijven werken namelijk met payrollfactoren over het kale bruto uurloon (idem CAO en/of WML). Het is belangrijk om na te vragen wat er precies in hun payrollfactor (lees hier meer over een payrollfactor) is verwerkt.

Meer payroll uitleg en informatie

Voor meer uitleg of informatie over een payrollbedrijf, payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor) en payrollberekening.