Uitleg payrollberekening

De meest overzichtelijke en transparantste manier om de kosten van payroll te berekenen, krijgt u door uit te gaan van €10,- exclusief bruto uurloon en dit te vermenigvuldigen met uw aangeboden payrollfactor/omrekeningsfactor/loonsom (+ eventueel marge/toeslag) van een payrollbedrijf. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit de CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze in de berekening te vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf.
Direct een payrollofferte opvragen?

De payrollberekening ziet er dan als volgt uit:

Payrollfactor* x €10,- Brutoloon excl. per uur (+ evt. marge/toeslag) = Payrolltarief

De payrollfactor van het desbetreffende payrollbedrijf dient op de volgende wijze te zijn opgebouwd (zie onderstaand) en bestaan uit 2 kostencomponenten, die u zelf ook heeft wanneer u personeel in dienst heeft, + een marge voor het payrollbedrijf.

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Er zijn echter nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald! Bij onze payrollberekeningen houden wij hier rekening mee.

Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven in hun payrollberekeningen werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs:

Kostprijs + %= Payrolltarief

In dit geval kijken wij, wat het payrollbureau onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat. Onderstaand zullen wij, voor wat betreft payrollberekeningen, aan de hand van payrollfactoren/-tarieven/-kostprijsopbouw u inzicht proberen te verschaffen.

*Uw exacte payrollfactoren (v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van (1) de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief (zie o.a. bovenstaand), (2) het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), (3) de functies van de payrollwerknemers, (4) de geldende branche-CAO (payroll vergelijken met branche), (5) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6) het vooruit ingecalculeerde ziekteverzuim, (7) juridische kosten, (8) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9) pensioen, (10) betalingstermijn, (11) koppeling systemen en (12) scholingsfonds.

1. Opbouw brutoloon en payrollfactor

Het (kale) bruto uurloon in payrollberekeningen moet volgens ons o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen zijn. Dit is namelijk het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren (payrolltarieven) in hun berekeningen zonder b.v. reserveringen vakantiegeld/-dagen (en/of zonder reservering ziekte-, bijzonder verlof en feestdagen). Hierdoor liggen hun payrollfactorenberekeningen bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen in payrollberekeningen zijn: ziekte -4,2%, bijzonder verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft de opbouw ADV/ATV en zorgverlofdagen, vragen wij altijd of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactorberekening heeft meegenomen. ADV/ATV dagen zijn per CAO en opbouw (in uurloon/als dagen/uren) verschillend en zorgverlof wordt steeds belangrijker (zie vaderschapsverlof en zorg voor ouders) in Nederland. Hierdoor zullen de payrolltarieven bij payrollbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten i.v.m. zorgkosten (meer dagen reserveren) stijgen of niet in de payrollfactoren bij payrollberekeningen worden meegenomen (zie trucje).

2. Functies payroll werknemers

U zult nu misschien al begrijpen, na bovenstaande gelezen te hebben, dat door het hogere bruto exclusief uurloon, i.v.m. functie, van een payrollwerknemer zijn/haar uiteindelijke payrolltarief in een payrollberekening hoger ligt dan een laaggeschoolde werknemer (geen €10,- maar wettelijke minimum brutoloon per uur).

3. Soort payroll werknemers

Voor wat betreft het soort werknemers, dient er naar onze mening altijd in payrollberekeningen onderscheid te worden gemaakt tussen 1. studenten/scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen voor een lager payrolltarief in dienst zijn van een payrollbedrijf (voor payrollbedrijven met een eigen payroll bedrijfs-CAO kan deze regeling in positieve zin afwijken (b.v. het gehele jaar)). Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, (vaak) geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekte- en ontslagrisico. Voor oproepkrachten geldt hetzelfde v.w.b. pensioen (pas na 26 gewerkte weken), ziekte (vaak geen) en ontslag (niet).

Bij oudere werknemers, die al lang in dienst zijn bij een werkgever/ondernemer, kijken wij (naast vervroegd pensioen- en vut-regelingen, zie pensioenregeling) altijd goed wat de afspraken bij het payrollbedrijf, voor wat betreft extra seniorendagen (ouwe lullen) zijn. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf deze dagen ook in haar payrolltarief/-factorberekening dient door te calculeren/laten zien.

4. De geldende branche-CAO

In de ABU- en NNBU- of eigen payroll bedrijfs-CAO (inlenersbeloning) en eigen branches-CAO's (b.v. horeca of metaal) staan soms bepalingen, die bepalend voor de payrollfactor/-tarief in een payrollberekening kunnen zijn.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer/werkgever is, dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen (payrollfactor over toeslagen) voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding (payrollfactor over b.v. reiskosten?) en periodieken.

De payrollfactoren over reiskosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren dienen in payrollberekeningen lager te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico's) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Daarnaast is de sector (b.v. 52) waarin uw payrollwerknemers door het payrollbedrijf worden verloond van belang (i.v.m. premies/werkgeverslasten). Wij vragen dus altijd aan payrollbedrijven wat de factoren/tarieven voor reiskosten en toeslaguren zijn en in welke sector (-en) zij de werknemers gaan verlonen en wat de mogelijke goedkopere consequenties dan voor onze payrollfactor/-tarieven zijn? Dit laatste punt vraagt echter om de nodige payroll kennis, om dit te kunnen uitzoeken en berekenen, maar is voor ons iedere keer in prijsonderhandelingen lonend!

5. Het aantal gewerkte uren of payrollwerknemers

U zult begrijpen dat het werk en de bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Hierdoor zien wij in verschillende payrolloffertes prijsverschillen. Dit is ook de reden, dat wij vinden dat payrollberekeningen op basis van respectievelijk 0-5, 5-15 en >20 werknemers dienen te worden gemaakt.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim

Bij ons is altijd, naast vakantiedagen/-geld, de vraag: "Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij het payrollbedrijf geregeld?" Ziekte is namelijk, naast eventuele (7) juridische kosten (evt. ontslag), het grootste vraagteken voor een payrollbedrijf, v.w.b. haar payroll personeelskosten. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend, waardoor zij deze vooraf in haar payrolltarief/-factor kan doorberekenen.

Voor wat betreft ziekte zijn payrollbedrijven namelijk echter net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico op voorhand voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven/-factoren proberen in te calculeren. Maar wat zijn de afspraken, qua doorberekenen, bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding?

De twee manieren van doorberekenen die wij veel zien, zijn (a.) een payrolltariefsverhoging (vaak middels een staffel) na een periode (vaak 1/2 jaar) van veel ziekte in een bedrijf en b. nacalculatie en -facturering. Alle ziekte-uren of het aantal boven de afgesproken hoeveelheid/percentage ziektedagen worden bij deze (b.) laatste vorm per 4 weken, maandelijks, half- of jaar aan u door belast.

Met betrekking tot ziekte- of re-integratiebegeleiding is het goed te weten of de kosten hiervan (nog) aan u worden door belast. Vaak zien wij in de kleine lettertjes (trucje) dat u nog, qua kosten, verantwoordelijk bent/blijft voor de de Wet verbetering poortwachter.

Daarnaast vragen wij ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij het payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollwerknemers straks heeft geregeld. U betaalt immers indirect uw ziekte-uren zelf (middels een reservering in uw payrolltarief/-factorberekening, zie bovenstaand) en/of draait op voor wat betreft een payrolltariefsverhoging of nacalculatie!

Dit is ook de reden dat wij vinden dat in payrolloffertes of payrollberekeningen verschillende ziektepercentages moeten worden vermeld: 0% (studenten/scholieren en oproepkrachten), 0-2%, 2-4%, 4-6% en >6% en er duidelijkheid is wat er met betrekking tot ziekteverzuim en -begeleiding bij het desbetreffende payrollbedrijf is geregeld.

Tenslotte is een vraag die wij mogelijk, met betrekking tot onze payrollberekeningen voor payrollwerknemers, stellen. Hoe zijn de mogelijke aanvullingen/reparaties v.w.b. een negatief verschil in wachtdagen (-regeling) en loondoorbetaling bij ziekte bij een payrollbedrijf geregeld? Sommige branche-CAO's/bedrijven kennen namelijk geen wachtdagen of een betere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Links of rechts om, wie gaat dat betalen of verzwijgen ondernemers en payrollbedrijven dit voor de werknemers (trucje)?! Wij vinden dat een payrollbedrijf, dit in haar payrollfactor/-tariefberekening moet meenemen en door calculeren. Anders gaat de kreet bij veel payrollbedrijven namelijk niet op: "Uw payrollwerknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!"

7. Juridische bijstand en kosten

Zoals al eerder door ons vermeldt. Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag namelijk van belang.

Met payroll koopt u juridische bijstand in en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is in juridische zin de werkgever van de desbetreffende medewerker en dient het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee zouden kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, net zoals bij ziekterisico's, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrolltarievenberekeningen vooraf incalculeren. Zijn er echter mogelijke onduidelijkheden, dan zullen zij de juridische kosten middels bepalingen in een payrollovereenkomst en algemene voorwaarden aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij in de aangevraagde payrolloffertes kijken en checken wat er met betrekking tot juridische bijstand is geregeld/berekend, dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat de kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat het eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. Wij verwachten namelijk bij ziekte en ontslag full service tegen een all-in prijs van een payrollbedrijf!

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof

Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf en wat zij bij verschillen hierin doen (in payrollfactor/doorcalculeren).

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling hieromtrent overeen met uw huidige regeling en wat is de regeling bij het payrollbedrijf voor wat betreft verschillen?

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijf alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactorberekening doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden door belast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen voor payrollfactoren een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling

Naast ziekte en ontslag is de pensioenregeling een punt dat van groot belang voor een payrolltarief/-factorberekening en de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden van payrollwerknemers. De vraag die wij dan ook altijd stellen is: “Hoe is de pensioenopbouw/-regeling bij het payrollbedrijf geregeld?”

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (na hun 21 jaar) na een wachttijd, van de eerste 26 gewerkte weken voor een bepaalde tijd, in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Een ondernemer/werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat payrollwerknemers direct pensioen gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling.

De pensioenpremies voor payrollwerknemers in de Basisregeling bedragen maar enkele procenten (geheel ten lasten van het payrollbedrijf). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemers- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%! Dat dit voor een payrollwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant van het payrollbedrijf (werkgeverslasten in hun payrolltarief/-factorberekening) gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen (trucje).

Daarom staan wij erop dat een payrollbedrijf een pensioenadviseur inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij vaste werknemers) te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollwerknemer zinvol is.

Vaak zien wij bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer of werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Voor geselecteerde payrollbedrijven eisen wij dat ze deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Dit is ook de reden dat wij altijd kijken of een payrollbedrijf 4 soorten payrolltarieven/-factoren in haar berekeningen hanteert: 1. tarief voor de eerste 26 weken zonder pensioen, 2. tarief voor tussen 26 en 52 weken, 3. tarief na 52 weken en 4. tarief voor vaste werknemers (risico ontslag).

Nog even een voetnoot. De politiek in Den Haag wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers, dat payrollbedrijven in de toekomst aansluiting zoeken/krijgen bij het bedrijfstakpensioenfonds (BPF) van de sector waar een payrollwerknemer te werk is gesteld. Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbedrijven weer een stuk dichterbij!

10. Betalingstermijnen

Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat het payrollbedrijf sowieso altijd van automatische incasso uit? Voor wat het eerste en tweede punt kan het namelijk voor een ondernemer/werkgever (b.v. in de bouw), i.v.m. zijn/sector debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen), gunstig zijn om een langere betalingstermijn met het payrollbedrijf af te spreken. Hij/zij betaalt dan vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) een hoger payrolltarief/-factor.

Wij vragen aan een payrollbedrijf in haar payrollberekeningen altijd de verschillen in tarieven/factoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn te vermelden.

11. Koppeling systemen

Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers/werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren doorgaven en bij het payrollbedrijf deze vervolgens handmatig werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving. Echter een ondernemer/werkgever moet nog steeds vaak zelf de uren vanuit zijn systeem in het systeem van het payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen.

De vraag die wij daarom hieromtrent altijd stellen: Wat zijn de payrolltarieven/-factoren, als een urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld? Vaak zien wij namelijk dat een goed en erkend payrollbedrijf lagere payrollfactoren/-tarieven in haar payrollberekeningen, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, dan hanteert.

12. Scholingsfonds

In de payrollbranche wordt 1,02% van de brutoloonsom door payrollbedrijven afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof). Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. Stoof is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Wij vragen dus altijd bij onze payrolloffertesaanvragen hoe en wanneer ondernemers en werkgevers hier gebruik van kunnen maken en wanneer zij eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen kunnen indienen en vergoed krijgen. Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

Payrolltarievenchecklist voor payrollberekeningen

Om te weten wat u uiteindelijk bij payroll koopt, volgt hieronder in het kort nog even een checklist, die u kunt gebruiken voor uw payrolltarieven-/payrollfactorenberekeningen:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief senioren-/jubileumdagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Kortom, zoals u ziet en leest, is het is altijd zeer belangrijk om bij een payrollfactor/-tarief in een payrollberekening goed erop te letten wat er wel en niet in de payrollfactor zit (zie bovenstaand payrolltarievenchecklist en opbouw payollfactor). Een payrolltarief in een payrollberekening bij een zogenaamd "goedkoop" payrollbedrijf van 1,5 voor vaste werknemers (liggen voor studenten rond de 1,50 en 1,75 voor oudere vaste werknemers), nu u dit weet, is niet realistisch. De directe en indirecte personeelskosten voor een werkgever/payrollbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dus betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat niet echt logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten in zijn/haar payrollfactoren/-tarievenberekeningen. Dit laatste, weet u nu, is dus eerder het geval! Zij zal dus b.v. aan u de begeleiding of kosten bij ziekte en/of ontslag en mogelijke ziektedagen (nacalculatie) of vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim-, zorgverlof- of ADV- of ATV- en seniorendagen aan u door belasten.

Voorkom dit soort verrassingen voor u en uw werknemers en vraag daarom nu snel een transparante en goedkoopste all-in payrollofferte bij ons!

Payrollberekening zelf verlonen en payroll

Wanneer u uw payrollkosten bij een payrollbedrijf en uw eigen payrollkosten wilt berekenen, is dit wederom het beste te doen op basis van €10,- exclusief bruto uurloon, het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit de CAO of het wettelijke minimumloon (WML) per uur en de uitkomst vervolgens te vermenigvuldigen met 0,88 voor vaste werknemers en 0,90 voor studenten (i.v.m. minder reserveringen). De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief voor u is (zie reserveringen vakantiedagen, ziektedagen, feestdagen, kort verzuim, bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof en/of ADV- en ATV- en seniorendagen).

De payrollberekeningen tussen zelf verlonen en payroll zien er dan als volgt uit:

Interne payrolltarief ondernemer/-werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 Payrollfactor x 0,88 = €15,14

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer per uur bij zelf verlonen =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Payrollberekening vergelijking huidige payrollaanbieder

Wilt u weten hoeveel u op dit moment teveel betaald bij uw huidige payrollaanbieder? Vul dan hier uw huidige payrollfactor en uurloon in en zie direct uw besparing.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.