Payroll betekenis?

In Nederland kennen we 2 soorten betekenissen van payroll:
Direct een payrollofferte opvragen?

• 1. Waarbij de werknemers nog in dienst bij de ondernemer of werkgever zijn en
• 2. Waarbij de werknemers in dienst bij een payrollbedrijf zijn.

Wij zullen hieronder de laatste betekenis van payroll behandelen, daar de eerste vorm alleen maar het uitbesteden van uw salarisadministratie en een stukje personeelsadministratie behelst.

Wat is de betekenis payroll?

Bij payroll besteedt u als ondernemer, werkgever of bedrijf de verantwoordelijkheden met betrekking tot arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's en de personele en salarisadministratieve werkzaamheden rond uw werknemers aan een payrollbedrijf uit en komen uw werknemers als payrollwerknemers in dienst (c.q. op de loonlijst (betekenis) = vertaling van 'payroll' uit het Engels) bij het payrollbedrijf.

Uw (zelf geworven) payrollwerknemers worden vervolgens exclusief bij u als inlenende ondernemer, werkgever of bedrijf op de werkvloer teruggeplaatst. Dit is direct ook het grote verschil met het uitbesteden van uw salarisadministratie (zie bovenstaand ook wel payroll genoemd) bij een loonadministratiekantoor en accountant, hier blijft u namelijk nog steeds de juridische werkgever met alle arbeidsrechtelijke risico's (ziekte en ontslag) van dien.

Bij payroll dient het payrollbedrijf vervolgens vanuit deze payrollconstructie zorg te dragen voor alle juridische en administratieve werkzaamheden zoals contractbeheer, salarisadministratie, arbodienst, loonuitbetalingen, afdrachten sociale en pensioenpremies en belastingen, etc. U heeft bij payroll geen personeel meer in dienst, geen personeels- en salarisadministratie meer en loopt ook geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's meer. Wat een tijd en geld zou u dat opleveren!

De voor- en nadelen van payroll voor u en uw werknemers, waar u op moet letten bij payroll (aandachtspunten) en het verschil met uitzenden zullen wij hieronder verder voor u uiteen zetten.

Payroll voordelen voor werkgevers

Er zijn talloze voordelen over payroll te noemen en waarom een bedrijf van payroll voor zijn/haar personeel gebruik dient te maken. Hieronder volgen de meest genoemde en belangrijkste voordelen voor u als werkgever:

1. Lagere personeelskosten met payroll

Dankzij schaalvergroting en lage overheadkosten kan een payrollbureau uw personeelsadministratie voor scherpe payrolltarieven overnemen. In veel gevallen bent u met payroll zelfs goedkoper uit, dan wanneer u de werknemers zelf in dienst zou hebben. U bespaart namelijk met payroll aanzienlijk op o.a. de volgende kosten:

• Kosten voor het uitvoeren van de personeels- en loonadministratie;
• Juridische kosten bij het opstellen van arbeidscontracten of oplossen van geschillen en/of arbeidsconflicten;
• Verzuimverzekering en arbodienst;
• Overheadkosten P&O en salarisadministratie afdelingen;

Door deze concrete besparingen is payroll in veel gevallen goedkoper dan wanneer u zelf nog juridisch de werkgever bent/zou zijn geweest. Bovendien bent u met payroll veel goedkoper uit dan wanneer u samenwerkt met een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen het uitzendtarief en uw payrolltarief soms zelfs tot enkele euro's per uur oplopen!

2. Geen werkgeversrisico’s met payroll

Bij payroll bent u juridisch geen werkgever meer (zie betekenis). Dit betekent dat alle verantwoordelijkheden en verplichtingen rond uw personeel bij het payrollbedrijf liggen. U heeft geen zorgen meer over ziekte (v.w.b. de Wet Poortwachter), eventuele arbeidsongeschiktheid en andere arbeidsrechtelijke juridische risico’s. Dit is bij payroll namelijk allemaal de verantwoordelijkheid van het payrollbedrijf.

3. Personeelskosten vooraf inzichtelijk door payroll

U weet vooraf wat uw personele kosten zullen zijn met payroll, zodat u daar rekening mee kunt houden in uw berekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk vaste payrolltarieven en ontvangt periodiek één factuur. U betaalt bij payroll alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van uw payrollwerknemers. U heeft hierdoor dus geen personeelskosten bij ziekte, kort verzuim, bijzonder verlof, zorgverlof, ADV-/ATV-dagen, seniorendagen, feestdagen of vakanties. Zo heeft u door payroll op ieder moment een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten en komt u halverwege niet voor verrassingen te staan.

4. Meer flexibiliteit met payroll

Bij payroll bent u voor uw werknemers, qua arbeidscontracten, niet meer gebonden aan 2 jaar en/of maximaal drie tijdelijke contracten. Met payroll kunt u de payrollwerknemers dus langer aan u binden zonder dat dit tot de nodige arbeidsrechtelijke verplichtingen leidt. Hierdoor kunt u en uw bedrijf zich nog beter aanpassen aan seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw branche/sector in Nederland. Door het streven van werkgevers in Nederland naar maximale flexibiliteit in hun tijdelijke arbeidscontracten, komt het steeds vaker voor dat een werkgever zijn personeelsbestand “overdraagt” aan een payrollbedrijf (meer dan 200.000 payrollwerknemers op de payroll in Nederland).

5. Minder administratie met payroll

Facturen en/of aangiften van instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, pensioenfondsen, arbodienst, verzuimverzekering en accountants (met betrekking tot salaris- en personeelsadministratie) ontvangt u niet meer bij payroll.

U kunt dus bij payroll uw arbodienst en ziekengeldverzekering opzeggen en u heeft daarnaast niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers met payroll geen personeel meer in dienst!

6. U blijft de baas binnen uw bedrijf

Voor uw medewerkers verandert er feitelijk niet veel met payroll, behalve dat zij hun salaris van het payrollbedrijf krijgen en v.w.b. hun vragen kunnen terugvallen op een persoonlijk HR-deskundig aanspreekpunt bij het payrollbedrijf. Bij het payrollbedrijf krijgen u en uw werknemers namelijk een vast aanspreekpunt. Die alle vragen van u en uw werknemers omtrent personeels- en salarisadministratie, ziektebegeleiding en juridische kwestie direct kunnen beantwoorden.

7. Gratis deskundig advies met payroll

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbedrijf hoeft u maar 1 telefoontje te plegen naar uw persoonlijke aanspreekpunt (HR-helpdesk). Om vervolgens gratis (bij uw accountant betaalt u vaak per minuut!) antwoord of informatie te krijgen.

Payroll voordelen voor werknemers

Behalve dat payroll interessant is voor u, wilt u vast ook de specifieke voordelen van payroll voor uw werknemers weten. Om u hierbij te helpen, treft u hieronder een aantal voordelen van de dienstverlening payroll voor hen aan.

1. Ondersteuning aan de werknemers

Uw werknemers krijgen van het payrollbureau uitleg over hun arbeidsvoorwaarden. Het payrollbureau kan direct alle vragen van uw werknemers op gebied van belastingen, uitkeringen, subsidies, CAO- en wetswijzigingen en administratieve kwesties beantwoorden.

2. Pensioen bij payroll

Mochten uw werknemers nog geen pensioen bij u opbouwen, dan zullen zij vanaf hun 21ste bij een payrollbureau pensioen opbouwen bij een pensioenfonds (vaak Stipp).

3. Collectieve ziektekosten- en overige verzekeringen

Vaak heeft een payrollbureau een collectiviteitsregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten, auto, woonhuis, aansprakelijkheid etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen de werknemers collectiviteitskortingen op hun aanvullende, basis- en overige verzekeringen. Daarnaast kunnen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven gebruikmaken van kortingen op telefoons, laptops, vakanties, pretparken, hotels, restaurants etc.

4. Collectieve ongevallenverzekering met payroll

Payrollbedrijven hebben voor hun payrollwerknemers vaak een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. Hierdoor wordt aan (de nabestaanden van) de payrollwerknemer een bedrag uitgekeerd bij overlijden en een bedrag bij blijvende invaliditeit.

Waar moet ik als ondernemer op letten bij payroll?

Allereerst checkt u met behulp van onze payrolltarievenchecklist (zie onderstaand) wat er in het payrolltarief (omrekeningsfactor) van uw payrollaanbieders daadwerkelijk qua voorwaarden zit en maakt u vervolgens een payrollberekening voor uzelf.

Let u hierbij vooral op de onderstaande aandachtspunten van payroll voor wat betreft de regelingen en afspraken rond inlenersbeloning, ziekte (wat moet u doen en waar bent u voor aansprakelijk), ontslag (wat moet u doen en wat moet u eventueel nabetalen) en pensioenregeling!

Het is namelijk belangrijk om uw payrollaanbieders niet alleen op basis van hun payrolltarieven te vergelijken, maar ook zeker v.w.b. hun voorwaarden (let op ‘de kleine lettertjes’).

Payrolltarievenchecklist:

Om te weten wat u koopt, treft u onderstaand zaken aan waarop u moeten letten bij het checken van uw payrolltarieven:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief senioren-/jubileumdagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Nu u weet waar u op moet letten bij payrolltarieven, laten wij u ook zien hoe een payrollbedrijf of u zelf een payrollberekening kunt maken. Dit zodat u van tevoren weet wat u per daadwerkelijk gewerkt uur met payroll bij een payrollbedrijf kwijt bent.

Payrollberekening

Het meest overzichtelijk voor u is om een payrollberekening te maken op basis van €10,- exclusief bruto uurloon (idem de lonen uit uw CAO of Wettelijk Minimum Lonen (WML) en dit te vermenigvuldigen met de aangeboden payrollfactor (+ eventueel marge/toeslag).

De berekening ziet er dan als volgt uit:

Payrollfactor x €10,- (+ eventueel marge/toeslag) = Payrolltarief

Het is verstandig om deze payrollberekeningen voor al uw verschillende medewerkers te maken. Het payrolltarief moet namelijk voor studenten/scholieren lager zijn, i.v.m. studententarief, dan voor uw werknemers met bepaalde en onbepaalde tijdscontracten.

Aandachtspunten payroll

Als u in zee gaat met een payrollbedrijf, is het voor u en uw werknemers belangrijk dat het volledige arbeidsverleden van de werknemers in de payrollcontracten wordt overgenomen. Op basis van het aantal gewerkte weken hebben uw werknemers namelijk, voor wat betreft pensioen en ontslagbescherming, rechten opgebouwd .

Vanuit de voor uw werknemers geldende CAO is het goed om te kijken naar de regelingen met betrekking tot de loondoorbetaling bij ziekte, overwerk en onregelmatigheidstoeslagen, loonschalen, het aantal wachtdagen, reiskostenregeling, aantal vakantiedagen, bijzonder verlofregeling, zorgverlof, seniorendagen, kort verzuim, ADV-/ATV-dagen, feestdagen, inlenersbeloning en pensioen.

Met betrekking tot de punten inlenersbeloning, pensioen, ziekte en ontslag geven wij u hieronder meer informatie, omdat wij vaak zien dat goedkope payrollbedrijven hiermee ten nadele van uw payrollwerknemers en u een loopje nemen en zich niet aan de Wet Werk en Zekerheid houden.

1. Inlenersbeloning en payroll

De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollmedewerkers gelijkwaardig moeten belonen net als de medewerkers die rechtstreeks bij u in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

2. Pensioen en payroll

Een belangrijke vraag die u zichzelf als ondernemer en/of werkgever voor uw payrollmedewerker moet stellen, is: “Hoe is de pensioenregeling bij een payrollbedrijf voor mijn werknemer geregeld?”

Payrollbedrijven, die onder de eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU en NBBU vallen, hebben de mogelijkheid om medewerkers vanuit het StiPP pensioen te laten opbouwen. De pensioenpremie voor uw medewerker bedraagt dan hierin echter enkele procenten (geheel ten lasten van de payrollwerkgever). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemer- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%. Dat dit voor u een lager payrolltarief betekent en voor uw payrollwerknemer gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen.

Een goed payrollbedrijf zal een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is.

Voor u en uw (toekomstige) payrollwerknemer is het gunstig dat de politiek in Nederland wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)), dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan behoort de onderlinge concurrentie van payrollbedrijven op dit gebied van arbeidsvoorwaarden weer een stuk dichterbij tot het verleden en hoeft u en uw payrollwerknemer niet meer te checken welke pensioen erbij een payrollbedrijf geldt.

3. Ziekte en payroll

Waarop moet u bij payroll voor uzelf en uw payrollwerknemers met betrekking tot ziekte op letten?

U begrijpt dat het ziekteverzuim van uw payrollwerknemers het grootste risico met betrekking tot de kosten voor een payrollbedrijf zijn. Payrollbedrijven zijn op dit gebied dan ook net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten hiervan voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven vooraf doorcalculeren. Maar bij een hoger ziekteverzuim of extra begeleiding de kosten mogelijk aan u proberen door te berekenen.

Veel voorkomende manieren van het doorberekenen bij een hoger ziekteverzuim in een bepaalde periode, is een payrolltariefsverhoging of nacalculatie (zie ook onze payrolltarievenchecklist). Let u er daarom goed op in uw payrollovereenkomst, wat uw eigen risico voor ziekte qua aantal dagen of uren is. Wat de eventuele verhoging van uw payrolltarief is bij een hoger ziekteverzuim, de wijze waarop zij een eventuele nacalculatie doen en welke kosten zij u eventueel vanuit een traject m.b.t. de Wet verbetering poortwachter doorberekenen.

Kortom, bekijk voor uzelf als werkgever wat de voorwaarden bij ziekteverzuim zijn in uw payrollovereenkomst of algemene voorwaarden en vergelijk daarnaast uw huidige CAO met de CAO van het payrollbedrijf voor wat betreft het aantal wachtdagen en het ziekengeldpercentage gedurende de eerste twee jaar loondoorbetalingsverplichting.

Wij kunnen er voor zorgen dat het punt ziekte voor u goed in uw payrollovereenkomst is afgedekt en geregeld. Hierdoor komen u en uw payrollwerknemers bij ziekte niet achteraf voor verrassingen te staan.

4. Ontslag en payroll

Belangrijk bij uw payroll keuze is om goed te kijken naar de regelingen, die een payrollbedrijf hanteert rond ontslag in hun payrollsysteem (zie ook onze payrolltarievenchecklist). Vooral als u vaste medewerkers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag van belang. Bij payroll koopt u namelijk een deel van het ontslagrisico af.

Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is bij payroll immers in juridische zin de werkgever van de desbetreffende payrollwerknemer en dient het ontslag verder voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag/arbeidsconflicten de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn dan ook op dit gebied net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven doorcalculeren, maar waar mogelijk (bij onduidelijkheden) deze ook aan u proberen door te berekenen.

Let u er daarom op wat er in uw payrollovereenkomst van u wordt verlangd met betrekking tot dossiervorming bij ontslag, wat uw kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat uw eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. Kortom, bekijk de voorwaarden bij ontslag in uw payrollovereenkomst of algemene voorwaarden goed.

Wij kunnen er voor zorgen dat het punt ontslag voor u goed in uw payrollovereenkomst is afgedekt en geregeld. Hierdoor komt u achteraf bij ontslag niet voor verrassingen te staan.

Verschil betekenis payroll en uitzenden

Doordat uitzendbureaus en payrollers beide payroll aanbieden op de markt, zien veel mensen de verschillen tussen de betekenis payroll en uitzenden niet meer. Toch zijn die er wel.

Het grootste verschil, naast dat een payrollbedrijf met haar payroll dienstverlening per definitie goedkoper is dan een uitzendbureau, is dat bij een uitzendbureau de nadruk ligt op de werving en selectie van werknemers en invulling van vacatures. Terwijl bij een payrollbedrijf dit voornamelijk ligt op gebied van ontzorgen van een ondernemer/werkgever/bedrijf met betrekking tot zijn/haar personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke risico's (ziekte en ontslag).

Hieronder ziet u de verschillen in taken en verantwoordelijkheden tussen een payrollbedrijf en een uitzendbureau nog een keer onder elkaar.

1. Werving en selectie:

Payroll: U bent zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers.
Uitzenden: Een uitzendbureau doet de werving- en selectie van werknemers.

2. Te werk stelling werknemers:

Payroll: Uw zelf geworven werknemers werken exclusief bij u.
Uitzenden: Werknemers (lees uitzendkrachten) geworven door een uitzendbureau kunnen zonder toestemming bij diverse bedrijven te werk worden gesteld.

3. Juridische en administratieve werkzaamheden:

Payroll: Bij payroll worden de werkzaamheden op gebied van personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke risico's van u overgenomen. Het payrollbedrijf adviseert u daarnaast met betrekking tot juridische-, re-integratie- en CAO-vragen.
Uitzenden: Een uitzendbureau is ook voor wat betreft de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's de juridisch werkgever van uw werknemers. Maar is geen adviseur voor u op gebied van juridische, personele en salarisadministratieve vraagstukken. U blijft hier dus voor verantwoordelijk bij een uitzendbureau.

Graag leggen wij u naast de payroll betekenis ook alle verdere mogelijkheden van payroll voor u, uw bedrijf, medewerkers, CAO, sector en branche en de daarbij behorende payrolltarieven uit. Vraagt u daarom nu snel een gratis adviesgesprekof payrollofferte bij ons aan.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.