Payrollbureau

Bent u na het lezen van alle payroll informatie en uitleg over payrolltarieven, kosten, voordelen en nadelen op zoek naar een payrollbureau die bij u past? Dan zullen wij u aan de hand van 10 stappen helpen om de juiste payrollorganisatie voor u en uw werknemers te kiezen. Voordat wij dat gaan doen, zullen wij eerst
nog in het kort de belangrijkste payrollbrancheorganisaties in Nederland voor u beschrijven.
Direct een payrollofferte opvragen?

Payrollbrancheorganisaties in Nederland

In Nederland kenden we tot januari 2016 4 payrollbrancheorganisaties met ieder zijn eigen payroll-CAO, te weten de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO), Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU), de Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU) en de Nederlandse Vereniging van Uitzend- en Bemiddelingsbedrijven (NVUB, later Continuflex). Daarnaast hebben, door het niet verlengen van de VPO payroll-CAO per 1-1-2012, steeds meer payrollbedrijven, (vaak oud VPO-leden) naast Tentoo Payrolling en Please Payroll, in de loop der jaren een eigen payroll bedrijfs-CAO afgesloten. Persoonality Payrolling, Prokx Payroll, Connexie Payroll en Payned Payrolling deden dit al in 2012.

1. VPO

De Vereniging van Payroll Ondernemingen (VPO) bestond sinds 2006 en behartigde de belangen van de aangesloten payrollondernemingen. Oprichters waren Van der Noordt Payrolling (later Persoonality Payrolling), Connexie, Randstad (P/flex) en USG (CapitalP).

Enkele leden in die tijd waren AB Vakwerk Payroll, Adecco Payroll, Allroad Payroll, CapitalP, Driessen Payroll, Groenendijk Payrolling Services,Kolibrie Payrolling, LPD, Manpower Payroll Solutions, Mencius, Metrium Payroll, P-services Contracting, Payroll Select Payroll Services, POSG Payrolling,Randstad Payroll Solutions, Randstad Payroll Solutions MVL, Randstad Payroll Solutions Publiek, Randstad Payroll Solutions T&L, Repay Detachering, Servorg Payroll, Tempo-Team Payroll Services en WGI Personeelsdiensten.

Circa 70% van alle payrollwerknemers in Nederland werden door een VPO-lid onder de VPO-CAO en later de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling verloond. De VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling kwam nadat de VPO-CAO (ook wel de payroll CAO genoemd) niet meer in 2012 werd verlengd. De primaire arbeidsvoorwaarden (vakantiedagen, feestdagen, toeslagen, etc.) moesten vanuit de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling uit de van toepassing zijnde CAO’s door de VPO-payrollondernemingen worden overgenomen. U was er dus van verzekerd, dat uw medewerkers er niet op achteruit gingen bij de VPO.

De VPO is per 1 januari 2016 verder onder de vlag van de ABU gegaan. Beide brancheorganisaties bundelden toen hun krachten, om de belangenbehartiging voor payrollwerknemers en -bedrijven verder te versterken. De Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO) hield vervolgens als zelfstandige brancheorganisatie op te bestaan. Tijdens Het Nationale Payroll Congres van 2015 werd deze overdracht een definitief feit en sloten de leden van de VPO zich bij de ABU of NBBU aan en vielen hierdoor ook direct onder hun CAO’s.

2. ABU

De Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) is de grootste belangenbehartiger in de uitzendbranche in Nederland. Naast uitzenden bieden veel van haar leden ook payroll onder de ABU-CAO aan.

Enkele leden zijn abflexkracht payroll, About Payrolling, Accord Payroll, Allroad Payroll, Carrière Payroll, Devocare Payroll, Eu@work Payroll, Nedflex Payrolling, Nextpayroll, Olympia Payroll Services, One Payroll, Payrollmasters, Pitt Payroll, Pro Payroll, Select Payrolling, Start People Payroll Services en Tence Payroll.

Belangrijk om te weten, is dat de primaire arbeidsvoorwaarden en andere regelingen, zoals o.a. pensioen, voor de payrollwerknemers onder de ABU-CAO anders zijn geregeld dan in uw eigen CAO.

Zo lang de huidige brancheorganisatie- en eigen payroll bedrijfs-CAO’s nog van kracht zijn, is het wel handig om het te weten dat de ABU-CAO (lees payroll CAO) algemeen verbindend is. Dat betekent dat alle partijen minimaal alles moeten volgen wat in de ABU-CAO is geregeld. Een payrollbedrijf mag natuurlijk wel altijd meer regelen bovenop de regelingen in de ABU-CAO, maar niet minder! Er is echter wel weer een uitzondering op deze regel, namelijk als een CAO dispensatie heeft gekregen voor de ABU-CAO. Voorbeelden hiervan zijn de NBBU-CAO en eigen payroll bedrijfs-CAO’s.

3. NBBU

De Nederlandse Bond voor Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU) behartigt de belangen van veel van de overige uitzendbureaus in Nederland. De aangesloten leden bieden ook payroll naast uitzenden onder de NBBU-CAO aan.

Ook hier geldt voor de payrollmedewerkers, dat de arbeidsvoorwaarden en andere regelingen anders kunnen zijn dan in uw eigen CAO.

Enkele huidige leden zijn Blue Circle Payrolling, Cardan Payroll, Certius Payroll, Comfort Payroll, Direct Payrolling, E-Payroll, Fortium Payroll, Get Payrolling, P-Events Payrolling, Payroll het Ambacht, Payroll Professionals, P-services, Payroll Talent, Payroll Works, Payroll-Online, Payrolljobs, Q Payroll, Repay Payroll, Smart Payroll Services, Soldij Payrolling en T&E Payroll Services.

Door de nieuwe wetgeving zijn de brancheorganisaties ABU en NBBU steeds verder naar elkaar toe gegroeid. Dit heeft er toe geleid dat er langzamerhand nog nauwelijks verschillen tussen de beide CAO’s zijn.

4. Continuflex (NVUB)

Onder de Nederlandse Vereniging van Uitzend- en Bemiddelingsbedrijven (NVUB, later Continuflex) vielen payrollbedrijven, zoals Online-People Payroll, Daxxa, Payroll-Intermediair, Parco Payrolling en HSU Payroll Services. Ook hier gold, dat het goed was om te weten, dat de primaire arbeidsvoorwaarden en andere regelingen, zoals o.a. pensioen, voor de payrollwerknemers onder de NVUB-CAO (later de ContinuFlex-CAO) anders waren geregeld, dan in de eigen CAO van bedrijven.

De NVUB, later Continuflex, is als brancheorganisatie in de loop der jaren doodgebloed. Leden hebben zich bij de ABU of NBBU aangesloten en vallen voor wat betreft hun payrolldiensten onder hun CAO’s.

5. Payrollbedrijven met eigen payroll bedrijfs-CAO

Naast bovenstaande payrollbedrijven zijn er tot slot enkele payrollbedrijven met een eigen payroll bedrijfs-CAO, t.w.: Please Payroll en Tentoo Payroll en sinds 1 januari 2012 Persoonality Payrolling, Prokx Payrolling, Payned Payrolling en Connexie Payroll.

Keuze payrollbureau in 10 stappen

Stap 1: Waarom wilt u eigenlijk payrollen? Wat is uw koopmotief?

Bent u op zoek naar een payrollbureau, die uw werknemers alleen verloont en wilt u uw personeel zelf in dienst houden, kies dan voor payroll van een payrollbureau zoals ADP, Raet, SD Worx of Centric (zie ook payroll services).

Wilt u echter uw juridisch werkgeverschap volledig outsourcen, zodat u geen juridische risico’s loopt v.w.b. ziekte en ontslag, meer flexibiliteit in uw contractsvormen krijgt en minder administratieve lasten heeft, dan kiest u voor payroll bij een eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU of NBBU payrollbureau.

In ons onderstaande stappenplan gaan wij altijd van de laatste vorm van payroll, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw personeel wordt/is, uit.

Stap 2: Wat is uw bedrijfsactiviteit en waar bent u gevestigd?

Het is belangrijk om een payrollbureau te kiezen, die weet wat er in uw branche speelt, b.v. qua wet- en regelgeving of CAO bepalingen en daarnaast zijn payrolldiensten in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit in het westen van ons land, b.v. Amsterdam, verschilt nogal met die van ondernemers in Limburg en omgekeerd.

Stap 3: Op welke keurmerken, certificering of verklaringen moet u bij een payrollbureau letten?

Allereerst vraagt u naar de certificering, waar u met uw medewerkers op dit moment ook aan moet voldoen. Het payrollbureau dient hier (vaak) ook over te beschikken, als zij uw werknemers straks volgens wet- en regelgeving wil payrollen. Voorbeelden zijn VCA, VCU, ISO, erkend beveiligingsbedrijf etc.

Vervolgens is het belangrijk, dat het payrollbureau over een NEN 4400-1 certificering beschikt en bij 1 van de bovenstaande brancheorganisaties is aangesloten.

Als het payrollbureau een NEN certificering heeft, mag zij het keurmerk van de SNA (Stichting Normering Arbeid) en/of VRO (Vereniging tot Regulering Onderaanneming) voeren. Dit certificaat biedt zekerheid over de bonafiditeit en bewijst dat de personeelsadministratie op orde is en alle belastingen en premies correct zijn afgedragen. Alle gecertificeerde payrollbedrijven zijn in het Register Normering Arbeid terug te vinden.

Tot slot, vraagt u naar een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag belastingdienst) en/of checkt u de jaarverslagen bij de KVK van het payrollbureau.

Stap 4: Welke werknemer(-s) wilt u payrollen?

Zijn dit studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, 65+ers, kennismigranten, buitenlandse of grenswerknemers, zzp'ers of freelancers? Dit is namelijk van belang in uw keuze, die u straks tussen een gecertificeerd ABU, NBBU of eigen bedrijfs-CAO payrollbureau gaat maken.

Beide brancheorganisaties en bedrijfs-CAO payrollbureaus hebben namelijk een eigen CAO, waarin zaken zoals: het aantal wachtdagen en loondoorbetalingspercentages gedurende de eerste 2 jaar bij ziekte, verlofregelingen en pensioenregeling voor de werknemers mogelijk iets anders zijn geregeld.

Wilt u voor uw werknemers zoveel mogelijk hetzelfde, als in uw eigen bedrijfstak-CAO, dan maakt het niet veel uit of u nu payrollt bij een ABU-, NBBU- of eigen bedrijfs-CAO payrollbureau. Sinds 2015 zijn zij namelijk allen gehouden aan de inlenerbeloning, vanuit de voor de werknemers geldende CAO, en voor wat betreft het ontslagrecht aan de bepalingen vanuit de Wet werk en Zekerheid.

Zoals hierboven al reeds eerder vermeldt, heeft de payrollwerknemer arbeidsrechtelijk, vanuit de eigen bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO), vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning, vanuit de CAO waaronder het personeel van het bedrijf valt.

Dit houdt in, dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie op hetzelfde salaris recht heeft, als de werknemer die nog bij de ondernemer of werkgever in dienst is en betekent ook dat zij/hij recht heeft op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

In 1 juli 2015 zijn door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald, dat als een werkgever/ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie (UWV of kantonrechter) dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer namelijk bepalend.

Daarnaast kan het payrollbureau de werknemer ontslaan, als de werkgever/ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever/ondernemer aan de eisen, om het payrollcontract te beëindigen, heeft voldaan. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten, dat een ondernemer/werkgever bij payroll de werknemer langer flexibel in dienst kan houden. Hij/zij is namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Hij/zij mag de werknemer bij payroll dus meerdere bepaalde tijdscontracten aanbieden, voordat de werknemer recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd heeft.

Ziet u uw (flex-)medewerkers als uitzendkrachten en/of werkt u voor deze groep al met een uitzendbureau samen. Dan adviseren wij u qua payrolltarieven ook met een eigen bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbureau te gaan praten. De werknemers vallen dan onder de eigen payroll bedrijfs- ABU- of NBBU-CAO, maar u betaalt wel een aanzienlijk lager payrolltarief dan uw huidige uitzendtarief!

Stap 5: U vraagt een payrollofferte of adviesgesprek aan.

Waar moet ik op letten bij een payrollofferte? Allereerst checkt u het payrolltarief (payrollfactor/omrekeningsfactor) en vermenigvuldigt u dit met 10 euro brutoloon excl. reserveringen (dus zonder vakantiegeld en vakantiedagen, idem brutoloon CAO of WML)!! Is dit onder uw eigen payrolltarief, circa 1,5-1,60, dan klopt er al iets niet.

Vervolgens kijkt u wat er wel en vaak niet in het payrolltarief en payrollfactor van uw payrollaanbieder zit. Let u hier vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond ziekte (nacalculatie?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast) en pensioen!

U kunt alle 2.932 (februari 2019) payrollbureaus in Nederland individueel gaan benaderen en vervolgens door de bomen het bos niet meer zien. Of u kunt bij ons een transparante, goedkope en scherpe offerte van een payrollbureau in uw branche en/of buurt aanvragen!

Stap 6: Waar moet u op letten bij de verschillende payrollaanbiedingen, c.q. offertes?

Allereerst kijkt u wat er in (1.) de payrollfactor van het payrollbureau zit (zie opbouw payrollfactor), daarna doorloopt u onze (2.) payrolltarievenchecklist (let u hier vooral op de regelingen en afspraken rond ziekte, ontslag en pensioen!) en maakt u diverse (3.) payrollberekeningen voor de verschillende werknemers, die u in dienst heeft/op de payroll wilt plaatsen.

1. Opbouw payrollfactor:

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant en verzekeringen) rond een werknemer, zonder de opslag van een payrollbureau, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is per aanbieder verschillend en zoals u zult begrijpen, afhankelijk van de functie van de werknemer, de geldende CAO, het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Vraagt u daarnaast bij het payrollbureau wat uw payrollfactor is, als er een koppeling v.w.b. de urenregistratie- en verwerking, met uw kassa of urenregistratiesysteem kan worden gemaakt. I.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten bij het payrollbureau hierdoor, is een lagere payrollfactor en dus ook een lager payrolltarief bij het payrollbureau niet meer dan logisch.

Tot slot, let u bij een payrollbureau ook goed op de mogelijke verschillende payrolltarieven door het verschil in betalingstermijnen. Het payrollbureau financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso), hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn. Bent u ook benieuwd naar uw exacte payrollkosten als werkgever, vraagt u dan nu direct snel een payroll offerte of adviesgesprek bij ons aan.

2. Payrolltarievenchecklist[/h4]

Om te weten wat u koopt, treft u onderstaand enkele zaken aan waarop u moeten letten bij het vergelijken van payrolltarieven.

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Payrolltarievenberekening

Nu u dit alles over een payrollfactor weet, kunt u een payrollberekening maken. Zodat u weet wat een payrollwerknemer u als werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur kost (kostprijs per uur = payrolltarief).

Het meest transparant is deze payrollberekening altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt het exacte bruto excl. uurloon voor uw werknemer ook vaststellen vanuit de voor u geldende-CAO of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze te vermenigvuldigen met de payrollfactor (-en) van het payrollbureau. De payrollberekening bij een payrollbureau ziet er dan zo uit.

Payrollkosten werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur (= payrolltarief):

€10,- Brutoloon (CAO-loon/WML) x 1,7 (Payrollfactor) = €17,00

Wilt u de payrollkosten voor een werkgever vergelijken met uw interne payrolltarief, dan vermenigvuldigt u de €10,- brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollfactor (1,7) en 0,88 en voor studenten en scholieren met 0,90 (minder reserveringen).

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken in Nederland (uitzondering hierop is de duur van 12 maanden voor studenten in eigen payroll bedrijfs-CAO's ) achtereen voor een lager payrolltarief in dienst zijn van een payrollbureau. Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekterisico.

De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief is (zie reserveringen vakantiedagen, feestdagen, kortverzuim, bijzonder verlof, zorgverlof, ADV en ATV dagen, seniorendagen en ziektedagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Interne payrolltarief ondernemer per uur =

€10,- Brutoloon (CAO-loon/WML) x 1,7 Payrollfactor x 0,88 = €14,96

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer per uur =

€10,- Brutoloon (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbureaus veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Het is echter wel zeer belangrijk, als u een payrollfactor/-factoren in een payrollofferte door een payrolbureau krijgt aangeboden, er goed op te letten, wat er wel en niet in de factor zit (zie nogmaals opbouw payrollfactor en payrolltarievenchecklist). Een payrolltarief van 1,5 voor bijv. vaste werknemers is niet reëel (liggen namelijk voor studenten rond de 1,50 en 1,75 voor oudere vaste werknemers), daar de directe en indirecte personeelskosten voor u (50-60%) en ook bij het payrollbureau al hoger liggen.

Dit zou betekenen, dat het payrollbureau op ieder uur verlies zou draaien, wat dus niet logisch is, of dat het payrollbureau reserveringen en/of kosten uit uw aangeboden payrollfactor heeft weggelaten. Dit laatste is dus eerder het geval en zij zal dan aan u alsnog de begeleiding bij ziekte en ziektedagen (nacalculatie) of vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim- of ADV- of ATV-dagen en/of kosten met betrekking tot ontslag doorbelasten.

Stap 7: Schakel uw financieel adviseur of accountant in voor een objectieve kijk.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door en weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst ....

Eigenlijk als u dit allemaal zo bekijkt, komt er rond personeel heel wat op u als werkgever af. Vandaar dat accountants payroll vaak aan hun klanten aanbevelen. Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en zaken rond ziekte en ontslag door een payrollbureau voor hun klanten professioneel wordt geregeld en zij zich met hun expertise op gebied van cijfers (core business) nog steeds bij payroll binnen het bedrijf van de ondernemer/werkgever kunnen bezighouden.

Stap 8: U hebt een payrollbureau gekozen of op het oog, maar vraagt zich af hoe het traject nu verder gaat en waar u toch nog even op moet letten?

Hieronder treft u enkele praktische punten aan die voor u en uw medewerkers in het vervolgtraject bij payroll van belang kunnen zijn:

• 1. Laat het payrollbureau een voorlichtingssessie aan uw medewerkers geven;
• 2. Laat het payrollbureau pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken. Hierdoor zien uw werknemers dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Is er behoefte onder uw werknemers aan pensioenvoorlichting? Laat het payrollbureau een aparte pensioensessie of individuele afspraken voor uw werknemers regelen;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbureau, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbureau moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Let op dat uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief worden verloond! Spreek af dat het payrollbureau verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen. Dit kan u namelijk ongemerkt zo enkele euro's per uur schelen!
• 6. Staan waar mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk de nodige flexibiliteit!;
• 7. Waar en bij wie kunnen u en uw werknemers straks terecht met vragen?
  Werkt het payrollbureau met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Werkt de eventuele koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbureau na behoren? Heeft het payrollbureau al voor uw uren bijvoorbeeld een test run gedaan?;
• 10. Snapt u al bij het online uren doorgeven, hoe het systeem van het payroll bureau werkt? Hebben zij u bijvoorbeeld een training of handleiding geven? En beschikt u al over een unieke inlog code, zodat u o.a. de payrollcontracten, uw payrollovereenkomst, facturen, CAO en documenten rond uw personeel in het systeem van het payrollbureau kunt inzien of downloaden?;
• 11. Hoe wilt u uw werknemers verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 12. Hoe wilt u betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 13. Is het G-rekeningsnummer al aan u doorgegeven door het payrollbureau, zodat u hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten?;
• 14. Hoe wilt u uw factuur ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 15. Hoe willen uw werknemers hun loonstroken ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 16. Hebben uw werknemers allemaal al een keer ingelogd in het systeem van het payrollbureau voor de 1e verloning? Dit zodat u na de 1e/2e verloning geen vragen over loonstroken of payrollcontracten van uw werknemers krijgt. Omdat zij hier niet bij kunnen!;
• 17. Zijn de zaken rond uw eventule eigen verloning als DGA allemaal al geregeld (aansluitnummers)?;
• 18. Helpt het payrollbureau u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?
• 19. Helpt het payrollbureau u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?
• 20. Waar melden uw werknemers zich ziek en welke arbodienst doet de controle?
• 21. Vraagt u na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbureau heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbureau is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers.
• 22. Maak afspraken wanneer u uw scholingsfonds facturen kunt indienen. Circa 1% van uw loonsom wordt door het payrollbureau namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payrollklanten vergeten dit terug te vragen aan hun payrollbureau!
• 23. Tot slot. Maak een afspraak met het payrollbureau voor een evaluatie na de eerste of tweede verloning. Zo kunt u bovenstaande punten v.w.b. naleving door het payrollbureau nog eens controleren.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, stel de verloning via het payrollbureau dan met 1 of 2 periodes uit of zoek een professioneler payrollbureau voor u en uw werknemers. Bij dit laatste besluit kunt u dit doen door een payroll offerte of adviesgesprek bij ons aan te vragen!

Stap 9: Check de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payrollovereenkomst bij uw payrollbureau.

Aan ieder goed payroll huwelijk kan ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terugleveren van de personeels- en salarisadministratie aan u en dat u de tijd heeft om alles weer zelf netjes voor uw personeel te kunnen regelen (aanmeldingen, contracten etc.)

Stap 10: Koop een golfset, boek een vakantie met uw partner of kids of ga iets doen wat u al tijden had willen doen (bucket list)!

U zult namelijk merken, dat u met payroll meer vrije tijd en geld overhoudt!!

Meer payroll informatie

Meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, vindt u o.a. op de volgende pagina's: payroll vragen, payrollkosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.