Payrollofferte

Wilt u zo snel mogelijk een zeer concurrerende payrollofferte per mail ontvangen? Vult u dan nu het "offerte aanvraagformulier" volledig in, zodat wij met deze gegevens aan de slag kunnen en u een payrollofferte op maat per e-mail kunnen toezenden. Daarnaast kunt u ook een bel mij terug notitie achterlaten, zodat wij u zo spoedig mogelijk kunnen terugbellen.

TIP: Wij zijn in vele gevallen goedkoper dan de concurrentie. Laat ons u daarom altijd een vrijblijvend voorstel doen, zodat u deze met andere payrolloffertes kunt vergelijken!

Om u te helpen bij de beoordeling/vergelijking van payrolloffertes, leggen wij u hieronder uit, waar u als ondernemer/werkgever bij een payrollofferte op moet letten.

1. Payrolltarief en payrollfactor checken

Voor alle werkzaamheden en risico's zal het payrollbedrijf u als ondernemer/werkgever een fee/toeslag (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding/fee/toeslag zit in een payrollfactor (a), ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is uit twee kostensoorten plus de marge voor het payrollbedrijf opgebouwd. Een payrollfactor ligt tussen de 1,50-1,75 (o.a. a.h.v. het soort werknemer) en heeft dezelfde componenten, die u als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft. Checkt u dus allereerst uw payrollfactor- en payrolltariefopbouw (b).

Vervolgens vermenigvuldigt u de uitkomst van de opgebouwde payrollfactor met een bruto uurloon (zonder vakantiedagen en -geld) van €10,-, zodat u een payroll kostprijsberekening (c) voor iedere werknemer heeft. U kunt het exacte bruto uurloon voor uw werknemer ook vaststellen vanuit uw CAO of het wettelijke minimumloon (WML) per uur hanteren en deze vervolgens vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf. Wilt u uw payrollkosten bij een payrollbedrijf ook nog met uw interne payrollkostprijs vergelijken (zie onderstaand), dan vermenigvuldigt u de uitkomst met 0,88 (voor vaste werknemers) of 0,9 (bij studenten) (d).

Tot slot doorloopt u ook nog even onze payroll tips&tricks lijst (e), checkt u in de offerte de zaken omtrent koppeling urenregistratiesysteem (2), betalingstermijnen (3), ziekte (4), ontslag (5), kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof (6), pensioen (7) en bekijkt u onze aandachtspunten voor een payrollbedrijf (8).

a. Opbouw payrollfactor (payrollkosten werkgever)

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld, zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Uw exacte payrollfactor (v.w.b. toeslag) bij een payrollbedrijf is per aanbieder verschillend en zoals u zult begrijpen, afhankelijk van de functie van de werknemer, de CAO, het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf zijn.

b. Soorten payrolltariefopbouw

Payroll bedrijven hanteren verschillende soorten payrolltariefopbouw. De meest gebruikte en transparantste opbouw en berekening van payrolltarieven is:

1. Bruto uurloon x Payrollfactor (omrekeningsfactor)= Payroll tarief

Bij het op deze wijze berekenen van een payrolltarief is het belangrijk, dat u er goed oplet wat wordt bedoeld met het bruto uurloon (zie onderstaande verdere uitleg). Is dit bijvoorbeeld inclusief of exclusief reservering vakantiegeld en/of vakantiedagen.

Zoals u al onder de opbouw payrollfactor kon zien, is het belangrijk te weten, naast de reserveringen voor vakantiegeld en -dagen, wat er wel/niet in de payrollfactor van het payrollbedrijf qua ziekte, ATV/ADV-dagen, feestdagen, bijzonder verlof, kort verzuim en zorgverlofdagen, seniorendagen, arbodienst, pensioen, scholing en werknemersverzekeringen (zie onderstaand payrolltarievenchecklist) zit.

2. Brutoloon x Omrekeningsfactor + marge (toeslag)= Payrolltarief

Er zijn nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge in de payrollfactor (zie opbouw) van het payrollbedrijf heeft betaald!

3. Kostprijs + %= Payrolltarief

De laatste minst transparante payrolltariefopbouw, die steeds vaker wordt toegepast, is een vast percentage over de kostprijs. In dit geval is het belangrijk te weten wat het payrollbureau verstaat onder haar kostprijs (vakantiedagen, vakantiegeld, etc.).

c. Kostprijsberekening payroll

Nu u dit alles over een payrollfactor- en payrolltariefopbouw weet, kunt u een kostprijs payrollberekening maken. Zodat u weet wat een payrollwerknemer u als werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur kost (kostprijs per uur = payrolltarief). Het meest transparant is deze kostprijsberekening altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt het exacte bruto uurloon voor uw werknemer ook vaststellen vanuit de CAO of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vervolgens vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf.

De payroll berekening bij een payrollbedrijf =

Payrollkosten (kostprijs) werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20

d. Interne payrollkostprijs

Wilt u de payrollkosten voor een werkgever vergelijken met uw interne payrolltarief, dan vermenigvuldigt u de €10,- brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollfactor (bijv. 1,72) en 0,88 (reguliere werknemers) en met 0,90 voor studenten en scholieren.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken (uitzondering hierop is de studentenregeling in eigen payroll bedrijfs-CAO's van payrollbedrijven (namelijk het gehele jaar)) achtereen voor een lager payrolltarief in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever. Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, geen pensioen en ziekterisico. De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief is (zie reserveringen vakantiedagen, ziektedagen, feestdagen, kort verzuim, bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof en/of ADV- en ATV- en seniorendagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Interne payrolltarief ondernemer/-werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 Payrollfactor x 0,88 = €15,14

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Het is echter wel zeer belangrijk als u een payrollfactor/factoren in een payrollofferte krijgt aangeboden door een payrollbedrijf, er goed op te letten wat er wel en niet in de factor zit (zie onderstaand payrolltarievenchecklist en bovenstaand opbouw payollfactor). Zoals al reeds eerder is vermeld, is een payrolltarief van 1,5 voor bijv. vaste werknemers niet reëel (liggen namelijk voor studenten rond de 1,50 en 1,75 voor oudere vaste werknemers), daar de directe en indirecte personeelskosten voor u en ook het payrollbedrijf al hoger liggen.

Dit zou betekenen dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat dus niet logisch is, of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten uit haar aangeboden payrollfactor. Dit laatste is dus eerder het geval. Zij zal dus b.v. aan u de begeleiding of kosten bij ziekte en/of ontslag en mogelijke ziektedagen (nacalculatie) of vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim-, zorgverlof- of ADV- of ATV- en seniorendagen aan u door belasten.

e. Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u koopt, treft u onderstaand enkele zaken aan waarop u moeten letten bij het vergelijken van payrolltarieven/payrollfactoren:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

2. Koppeling urenregistratiesysteem

Nu u alles over de opbouw van een payrollfactor, payrolltarieven en payrollberekeningen voor uw payrollofferte vergelijking weet. Is het goed om aan het desbetreffende payrollbedrijf te vragen wat hun payrollfactor is, als er een koppeling, v.w.b. de urenregistratie- en verwerking, met uw kassa of urenregistratiesysteem kan worden gemaakt. I.v.m. minder werkzaamheden en kans op minder fouten bij het payrollbedrijf hierdoor, is een lagere payrollfactor en dus ook een lager payrolltarief bij het payrollbedrijf voor u niet meer dan logisch.

3. Betalingstermijnen

Let u daarnaast bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrollfactoren door het verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso), hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn. Bent u ook benieuwd naar uw payrollkosten als werkgever, vraagt u dan nu direct snel bij ons een payrollofferte aan!

4. Hoe zijn de zaken omtrent ziekte geregeld?

Waar moet u voor uzelf en uw werknemers bij payroll en ziekte op letten? U begrijpt dat het ziekteverzuim van uw werknemers, naast juridische kosten, het grootste risico met betrekking tot de kosten voor payrollbedrijven is. Payrollbedrijven zijn op dit gebied dan ook net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten hiervan voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven vooraf doorcalculeren. Maar bij een hoger ziekteverzuim of extra begeleiding de kosten mogelijk aan u proberen door te berekenen.

Veel voorkomende manieren van het doorberekenen bij een hoger ziekteverzuim in een bepaalde periode is een payrolltariefsverhoging of nacalculatie (zie ook onze payrolltarievenchecklist). Let u er daarom op wat uw eigen risico voor ziekte qua aantal dagen of uren is, wat de eventuele verhoging van uw payrolltarief bij een hoger ziekteverzuim is en/of de wijze waarop zij een eventuele nacalculatie doen en tot slot welke kosten zij u eventueel vanuit een traject Wet verbetering poortwachter doorberekenen.

Kortom, vraag voor uzelf als werkgever wat de voorwaarden bij ziekteverzuim zijn en controleer deze in uw payrollofferte, overeenkomst of algemene voorwaarden. Vergelijk daarnaast uw huidige CAO met de CAO van het payrollbedrijf voor wat betreft het aantal wachtdagen en het ziekengeldpercentage gedurende de eerste twee jaar loondoorbetalingsverplichting. Deze kunnen namelijk in positieve als negatieve zin voor u en uw werknemers verschillen.

Tot slot melden uw werknemers bij payroll, naast bij u, zich ook ziek bij het payrollbedrijf. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding en mogelijke boetes hieruit verantwoordelijk. Meldt uw werknemer zich niet ziek bij het payrollbedrijf, dan ontvangt hij/zij geen ziektegeld over zijn/haar contracturen en krijgt u deze uren dus gewoon als gewerkte uren gefactureerd!! Let hier dus bij payroll ook altijd goed op als ondernemer/werkgever.

5. Hoe zijn de zaken omtrent ontslag geregeld?

Belangrijk bij uw payroll keuze is om goed te kijken naar de regelingen, die een payrollbedrijf hanteert (zie ook onze payrolltarievenchecklist) rond ontslag. Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag van belang.

Met payroll koopt u juridische bijstand en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het contract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is namelijk in juridische zin de werkgever van de desbetreffende werknemer en dient het ontslag verder voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee kan brengen. Payrollbedrijven zijn dan ook op dit gebied, net als bij ziekte, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven door calculeren, maar waar mogelijk (bij onduidelijkheden) deze ook aan u proberen door te berekenen.

Let u er daarom op wat er van u met betrekking tot dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat uw kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat uw eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. Kortom, vraag wat de voorwaarden bij ontslag zijn en controleer deze in uw payrollofferte, overeenkomst of algemene voorwaarden.

Voor u en uw payrollwerknemers is het goed te weten dat per 1 juli 2015 door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk zijn getrokken. Vroeger als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, moest dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als u als werkgever of ondernemer uw (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet bent nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of u als werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid

Tot slot is het wel belangrijk te weten, dat u als ondernemer of werkgever bij payroll de werknemer langer flexibel in dienst kan houden. U bent namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. U mag de werknemer bij payroll dus meerdere bepaalde tijdscontracten over een langere periode (4 tot 5,5 jaar a.h.v. de CAO) aanbieden, voordat de werknemer recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd heeft.

6. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof

Een belangrijk punt in een payrollofferte zijn ook de regelingen omtrent kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof bij een payrollbedrijf.

Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar toch flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf.

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling hieromtrent overeen met uw huidige regeling?!

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijven alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen een belangrijk issue bij payroll.

7. Pensioenregeling

Een belangrijke vraag die u zichzelf en voor uw personeel bij payroll moet stellen, is: “Hoe is de pensioenopbouw bij het desbetreffende payrollbedrijf geregeld?” Naast ziekte en ontslag is pensioen namelijk een regeling, die van groot belang is voor het payrolltarief en de arbeidsvoorwaarden van uw werknemers, als u besluit te gaan payrollen.

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (bij de ABU- en NBBU-CAO) na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat (bij payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO is de pensioenopbouw vaak vanaf de 1e dag). Een ondernemer/werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat een payrollwerknemer direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling. De pensioenpremie voor uw werknemer in de Basisregeling bedraagt echter maar enkele procenten (geheel ten lasten van de payroll werkgever).

Ter vergelijk bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemer- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%. Dat dit voor de werknemer zijn pensioenopbouw en de kostenkant voor u gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen.

Vaak ziet u dus bij een payrollofferte van een ABU of NBBU payrollbedrijf dan ook 3 soorten payrolltarieven. Het eerste tarief voor de eerste 26 weken, een tweede tarief tussen 26 en 52 weken en een derde na 52 weken (soms een vierde, maar dit heeft weer te maken met het ontslagrisico, zie payroll en ontslag). Staat dit nergens vermeld, vraag hier dan naar!

Een goed payrollbedrijf zal een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele werknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is. Laat uw werknemers hiervoor ook het pensioenregister raadplegen. Dit i.v.m. met mogelijke overige pensioenpotjes bij Bedrijfstak Pensioenfondsen.

Vaak zien wij echter bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer/werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Nog even een voetnoot. De politiek in Den Haag wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers, dat payrollbedrijven in de toekomst aansluiting zoeken/krijgen bij het bedrijfstakpensioenfonds (BPF) van de sector waar een payrollwerknemer te werk is gesteld. Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbedrijven weer een stuk dichterbij!

Kortom, vraag bij een payrollofferte welke regeling voor uw werknemers van toepassing is, controleer de eventuele payrolltariefsverhogingen na 26 of/en 52 weken voor uw payrollwerknemers en vraag of zij een dienstverleningsvariant hebben.

8. Payroll tips en trickslijst

1. Wat is uw bedrijfsactiviteit en waar bent u gevestigd?

Het is belangrijk om een payrollbedrijf te kiezen, die weet wat er in uw branche speelt, b.v. qua wet- en regelgeving of CAO bepalingen, en daarnaast zijn payrolldiensten in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit in het westen van ons land, b.v. Amsterdam, verschilt nogal met die van ondernemers in Limburg en omgekeerd.

2. Welke keurmerken, certificering of verklaringen heeft het payrollbedrijf?

Allereerst vraagt u naar de certificering waar u met uw werknemers op dit moment ook aan moet voldoen. Het payrollbedrijf dient hier (vaak) ook over te beschikken, als zij uw werknemers straks volgens wet- en regelgeving wil payrollen. Voorbeelden zijn VCA, VCU, ISO, erkend beveiligingsbedrijf etc.

Vervolgens is het belangrijk, dat het payrollbedrijf beschikt over een NEN 4400-1 certificering en bij de ABU of NNBU is aangesloten of over een eigen payroll bedrijfs-CAO beschikt.

Als het payrollbedrijf een NEN 4400-1 certificering heeft, mag zij het keurmerk van de SNA (Stichting Normering Arbeid) en/of VRO (Vereniging tot Regulering Onderaanneming) voeren. Dit certificaat biedt zekerheid over de bonafiditeit en bewijst dat de personeelsadministratie op orde is en alle belastingen en premies correct zijn afgedragen. Alle gecertificeerde payrollbedrijven zijn terug te vinden in het Register Normering Arbeid.

Tot slot vraagt u naar een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag belastingdienst), checkt u eventueel de jaarverslagen bij de KVK van het payrollbedrijf en vraagt u om referenties.

3. Welke werknemer(-s) wilt u payrollen?

Zijn dit studenten, oproepkrachten, parttimers, fulltimers, grenswerknemers, kennismigranten, buitenlandse werknemers, 65+ers of werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten? Dit is namelijk van belang in uw keuze die u straks gaat maken tussen een gecertificeerd ABU, NBBU of eigen payroll bedrijfs-CAO payrollbedrijf. Beide brancheorganisaties en payroll bedrijfs-CAO payrollbedrijven hebben namelijk een eigen CAO waar de rechten en overige zaken, zoals ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof en pensioen van de werknemers mogelijk iets anders zijn geregeld.

Wilt u voor uw werknemers zoveel mogelijk hetzelfde als in uw eigen bedrijfstak-CAO, dan maakt het niet veel uit of u nu payrollt bij een ABU-, NBBU- of eigen payroll bedrijfs-CAO payrollbureau. Sinds 2015 zijn zij namelijk allen gehouden aan de inlenerbeloning, vanuit de voor de werknemers geldende CAO, en voor wat betreft het ontslagrecht aan de bepalingen vanuit de Wet werk en Zekerheid (zie payroll en ontslag).

De payrollwerknemer heeft arbeidsrechtelijk vanuit de eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning, vanuit de CAO waaronder het personeel van het bedrijf valt. Dit houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst is bij de ondernemer/werkgever en betekent ook dat zij/hij recht heeft op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

Ziet u uw (flex-) werknemers als uitzendkrachten en/of werkt u voor deze groep al met een uitzendbureau samen. Dan adviseren wij u qua payrolltarieven ook met een eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf te gaan praten. De werknemers vallen dan onder de eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO, maar u betaalt wel een aanzienlijk lager payrolltarief dan uw huidige uitzendtarief!

4. Schakel uw financieel adviseur of accountant in voor een objectieve kijk.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door en weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst ....

Eigenlijk als u dit allemaal zo bekijkt, komt er omtrent personeel heel wat op u als werkgever af. Vandaar dat accountants payroll vaak aan hun klanten aanbevelen. Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en zaken rond ziekte en ontslag door een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld en dat zij zich met hun expertise op gebied van cijfers (core business) nog steeds bij payroll binnen het bedrijf van de ondernemer/werkgever kunnen bezighouden/onderscheiden.

5. Check de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payrollovereenkomst bij het payrollbedrijf.

Aan ieder goed payroll huwelijk kan ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terugleveren van de personeels- en salarisadministratie aan u en dat u de tijd heeft om alles weer zelf netjes voor uw personeel te kunnen regelen (aanmeldingen, contracten etc.)

6. Aandachtspunten bij overstappen op payroll

Hieronder treft u enkele praktische punten/vragen aan die voor u en uw werknemers belangrijk zijn bij de overstap op payroll:

• 1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payroll bedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payroll bureau met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payroll bureau gemaakt worden en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 12. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payroll branche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 13. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 14. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 15. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 16. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 17. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 19. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
• 20. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 23. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Wij begrijpen echter dat u niet alle payrollbedrijven, incl. alle (neven-)vestigingen, in Nederland (circa 2.900) individueel kunt benaderen. Om u hier echter bij te helpen, kennen wij de meest voornaamste en betrouwbaarste payrollbedrijven in Nederland en kunnen wij er voor zorgen dat u een transparante en scherpe offerte van een payrollbedrijf in uw branche en/of buurt ontvangt. Vraag daarom dus snel een payroll offerte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Op onze website vindt u antwoord op meer dan 400 payroll vragen, daarnaast treft u ook meer informatie over o.a.: payroll kosten, payrolltarieven, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis en payrollconstructie aan.