Payrolltarieven

Bij payroll regelt het payrollbedrijf niet alleen uw personeels- en salarisadministratie, maar neemt zij als juridisch werkgever ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's met betrekking tot ziekte en ontslag van u als ondernemer/werkgever over.
Direct een payrollofferte opvragen?

Bij vakanties, kort verzuim en bijzonder verlof, feestdagen, evt. ADV- en ATV dagen en ziekte ontvangt u geen rekening, daar u als werkgever/ondernemer bij payroll alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren van uw payrollwerknemers betaalt. Mocht een payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u ook geen dubbele kosten, omdat u uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag een vervangende werknemer kan zoeken. Komt u als ondernemer/werkgever in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht, dan regelt het payrollbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten ook het eventuele ontslag van de payrollwerknemer. U heeft met payroll dus te allen tijde zicht op uw personeelskosten en komt hierdoor niet voor verrassingen te staan.

Voor al deze werkzaamheden en risico's zal het payrollbedrijf u als ondernemer/werkgever een fee (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding zit in een payrollfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is opgebouwd uit twee kostensoorten plus een marge voor het payrollbedrijf. Een payrollfactor heeft dezelfde componenten, die u zelf als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft. Vermenigvuldigt u deze payrollfactor met het bruto excl. uurloon (loon CAO/WML) van de werknemers dan heeft u de payrolltarieven voor uw personeel.

Om u zo goed mogelijk te helpen bij uw payroll beslissing, geven wij u als ondernemer/werkgever in het kort aan waaruit payrollkosten voor een werkgever en een payrollfactor zijn opgebouwd, de verschillende soorten payrolltarievenopbouw, waar u bij een payrolltarief op moet letten (payrolltarievenchecklist), wat het verschil in kosten is tussen eigen verloning en via payroll en een betalingstermijn tip.

Payrollkosten werkgever

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van de CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant en verzekeringen) rond een werknemer, zonder de opslag (fee) van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is verder, zoals u zult begrijpen, afhankelijk van de functie van de payroll werknemer, vanuit de voor uw branche of sector geldende CAO, het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en tot slot het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Soorten payrolltarievenberekeningen

Payrollbedrijven hanteren verschillende soorten payrolltarievenopbouw en -berekeningen. De meest gebruikte opbouw en berekening van payrolltarieven zijn:

1. Bruto uurloon x Payrollfactor (omrekeningsfactor)= Payrolltarief

Bij het op deze wijze berekenen van een payrolltarief is het belangrijk dat u er goed oplet wat wordt bedoeld met het bruto uurloon (zie onderstaande verdere uitleg). Is dit bijvoorbeeld inclusief of exclusief reservering vakantiegeld en/of vakantiedagen.

Zoals u al onder payrollkosten werkgever kon zien, is het belangrijk te weten, naast de reserveringen voor vakantiegeld en -dagen, wat er wel/niet in de payrollfactor van het payrollbedrijf zit qua o.a. ziekte, ATV dagen, feestdagen, bijzonder verlof, arbodienst, pensioen, scholing en werknemersverzekeringen (zie onderstaand payrolltarievenchecklist).

2. Brutoloon x Omrekeningsfactor + marge (toeslag)= Payrolltarief

Er zijn nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v.
€0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge in de payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald (zie bovenstaand opbouw payrollfactor)!

3. Kostprijs + %= Payrolltarief

De laatste minst transparante payrolltarievenopbouw, die steeds vaker wordt toegepast, is een vast percentage over de kostprijs. In dit geval is het belangrijk te weten wat het payrollbureau verstaat onder haar kostprijs (vakantiedagen, vakantiegeld, etc.).

Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u koopt, treft u onderstaand enkele zaken aan waarop u moeten letten bij het vergelijken van payrolltarieven:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Nu u dit alles over payrolltarieven weet, kunt u voor iedere payrollwerknemer, vanuit welke payrollofferte dan ook, een kostprijs payrollberekening maken. Hierdoor kunt u berekenen wat iedere payrollwerknemer bij een payrollaanbieder, u als werkgever, per daadwerkelijk gewerkt uur kost (kostprijs per uur = payrolltarief).

Het meest transparant is deze kostprijsberekening altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,- (zie 1e payrolltarievenopbouw). U kunt de exacte bruto uurlonen voor uw werknemers zelf vaststellen vanuit de voor u geldende CAO (inlenersbeloning) of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze te vermenigvuldigen met de payrollfactor van de payrollaanbieder. De payroll berekening bij een payrollaanbieder is dan altijd:

Payrollkosten werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur (= payrolltarief):

€10,- Brutoloon (CAO-loon/WML) x 1,7 (Payrollfactor) = €17,00

Vergelijken payrolltarieven met zelf verlonen

Wilt u uw payrolltarieven vergelijken met uw eigen interne payroll tarief, dan vermenigvuldigt u de €10,- excl. brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollfactor (1,7) en 0,88 en voor studenten en scholieren met 0,90 (i.v.m. minder reserveringen).

Studenten kennen daarnaast een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken (bij payrollbedrijven met een eigen payroll bedrijfs-CAO is dit vaak voor 12 maanden!!) achtereen voor een lager payrolltarief in dienst zijn van een payrollbedrijf. Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, vaak geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekterisico.

De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief is (zie reserveringen vakantiedagen, feestdagen, kortverzuim, bijzonder verlof, zorgverlof, ADV en ATV dagen, seniorendagen en ziektedagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Interne payrolltarief ondernemer per uur =

€10,- Brutoloon (CAO-loon/WML) x 1,7 Payrollfactor x 0,88 = €14,96

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer per uur =

€10,- Brutoloon (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Zoals u hierboven heeft kunnen lezen is het zeer belangrijk, als u een payrollfactor/factoren in een payrollofferte door een payrollbedrijf krijgt aangeboden, er goed op te letten wat er wel en niet in de factor zit (zie bovenstaand payrolltarievenchecklist). Een payrolltarief van 1,5 voor bijv. vaste werknemers is niet reëel, daar de directe en indirecte personeelskosten voor u en ook het payrollbedrijf al hoger liggen.

Dit zou betekenen dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat dus niet reëel is, of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten uit haar payrollfactor. Dit laatste is dus eerder het geval, doordat zij aan u b.v. de begeleiding bij ziekte en ziektedagen (nacalculatie) of vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim- of ADV- of ATV-dagen en/of kosten met betrekking tot ontslag door zullen belasten.

Twijfelt u als werkgever na dit alles gelezen te hebben nog steeds over om uw werknemer bij een payrollbedrijf op de payroll te plaatsen. Kijkt u dan nog eens, los van de tarieven, goed naar wat u als ondernemer of werkgever allemaal koopt/krijgt bij een payroll constructie.

Naast dat u bij payroll bijna evenveel betaalt, als wanneer u de werknemer zelf in dienst heeft, u geen personeels- en salarisadministratiekosten meer heeft, u geen werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag meer loopt, u de mogelijkheid heeft uw werknemer meer dan 3 payrollcontracten aan te bieden en u niet bent gehouden aan het maximum van 2 jaar, alleen de daadwerkelijk gewerkte uren betaalt, u uw personeelskosten 24/7 inzichtelijk heeft, geen juridische kosten meer heeft en u en uw werknemers met al uw vragen zonder extra kosten terecht kunnen bij een persoonlijk contactpersoon binnen het payrollbedrijf. Genoeg redenen voor u als ondernemer/werkgever om over te stappen op payroll toch?!

Werkt u daarnaast met uitzendkrachten of gedetacheerden, dan bent u als werkgever sowieso met payroll 10-20% goedkoper uit! Hierbij heeft u dezelfde flexibiliteit in arbeidscontracten, maar kunnen de verschillen tussen uw uitzendtarieven en payrolltarieven oplopen tot enkele euro's per uur.

Betalingstermijnen en payrolltarieven

Tot slot, als laatste tip bij payrolltarieven. Let u bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrolltarieven door verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso), hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn. Het is echter soms ook bedrijfseconomisch (qua liquiditeit) handiger voor u als ondernemer om een langere betalingstermijn bij een payrollbedrijf af te spreken en iets meer te betalen. Hierdoor kunt u uw inkomsten (betalingen debiteuren) parallel trekken met uw grootste kostenpost (personeel).

Bent u ook benieuwd naar onze goedkoopste payrolltarieven, vraagt u dan nu direct snel een payrollofferte of adviesgesprek bij ons aan.

Meer payroll informatie

Meer uitleg of informatie over payrolltarieven en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, vind u o.a. op de volgende pagina's: payroll vragen, payrollkosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!