Wat is payroll verloning?

Het verlonen of de verloning. Is een activiteit van payrollbedrijven in Nederland, waarbij zij naast de personeels- en salarisadministratie ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's, voor wat betreft ziekte en ontslag rond uw werknemers, van u als ondernemer of werkgever overnemen. Het payrollbedrijf wordt bij deze payrollconstructie de juridische werkgever van uw werknemers. Uw werknemers komen als payrollwerknemer bij het payrollbedrijf op de loonlijst en krijgen vervolgens een payrollcontract aangeboden.
Direct een payrollofferte opvragen?

Het Engelse woord voor loonlijst is 'Payroll'. Een loonlijst is een lijst waarop alle werknemers met hun loon en ingehouden bedragen voor Belastingen en sociale premies staan.

Soorten payroll verloningen in Nederland

Er zijn in Nederland twee soorten verloningen bij payrollbedrijven. Waarbij het van belang is te bepalen, wie juridisch de werkgever van uw werknemers is/blijft en wie wat doet bij de verloning.

• 1. De werknemer(-s) zijn juridisch in dienst bij een payrollbedrijf (zie bovenstaand) of
• 2. De werknemers zijn nog in dienst bij een ondernemer of werkgever.

(1.) Bij de eerste soort van verloning met payroll wordt het payrollbedrijf op papier de juridische werkgever van 1 of meer van uw werknemers. Bij deze vorm van verloning werft en selecteert u zelf uw eigen werknemers, bepaalt u de werktijden, het salaris en arbeidsvoorwaarden van de werknemers (conform CAO), houdt beoordelings- en functioneringsgesprekken en zorgt u voor de planning en toezicht vanuit de arbowetgeving op de werkvloer.

Het payrollbureau moet vanuit het juridische werkgeverschap van uw werknemers en de daarbij komende verloning van uw werknemers o.a. zorgen voor de betaling van de netto salarissen, inhouding en afdragen van loonbelasting, sociale lasten en pensioenpremies. Daarnaast neemt het payrollbedrijf bij deze vorm van verloning ook alle arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's, voor wat betreft ziekte en ontslag, van u als ondernemer/werkgever/bedrijf over.

U huurt/least eigenlijk uw eigen personeel terug bij deze soort van payroll verloning, maar bent van alle personele en salarisadministratieve rompslomp en werkgeversrisico’s verlost. Dit is naast de kosten ook direct het grote verschil tussen het verlonen met payroll en een loonadministratiekantoor of accountant. In de laatste situatie blijft u namelijk nog steeds juridisch de werkgever met alle bijbehorende werkzaamheden en risico’s.

De volgende payrollbedrijven doen de verloning van payrollwerknemers op de bovenstaande wijze. Zij verlonen (payrollen) diverse soorten payrollwerknemers (o.a. studenten/scholieren, seizoensarbeiders, oproepkrachten, vaste werknemers (bepaalde of onbepaalde tijdscontracten), 65+ers, zzp'ers en freelancers, buitenlandse werknemers en grensarbeiders in diverse branche door heel Nederland.

Hierdoor hebben zij enkele 10.000en payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) op de payroll. Persoonality Payrolling, Driessen Payroll, Kolibrie Payroll, Connexie Payroll, Repay Payroll, Payroll Select, Please Payroll, Pay for People Payroll, WePayPeople, Payroll Company, Payned Payrolling, PRO Payroll, Payper, Fortium Payroll en Next Payroll.

(2.) De tweede soort van verloning met payroll is waarbij uw werknemers nog steeds bij u, als ondernemer/werkgever/bedrijf, in dienst zijn/blijven. Bij deze vorm van verloning doet het payrollbedrijf (lees ook loonadministratiekantoor/accountant) de verloning, maar bent en blijft u nog steeds de juridisch werkgever, met alle bijbehorende werkgeversrisico’s v.w.b. ziekte en ontslag, van uw werknemers.

Eigenlijk betekent deze vorm van verloning van uw personeel niets meer of minder dan het uitbesteden van uw salaris- of loonadministratie met een stuk personeelsadministratie. U heeft hierbij namelijk nog steeds een ziekteverzuimverzekering en/of arbodienst en rechtsbijstandsverzekering v.w.b. personeel nodig. Enkele voorbeelden van dit soort grote, (soms) beursgenoteerde internationale payrollbedrijven zijn: ADP, Raet, SD Worx en Centric.

Wij van watispayroll.nl zullen op onze website ingaan op de eerste vorm van verloning. Waarbij payrollbedrijven naast de verloning van uw personeel ook juridisch de werkgever van uw werknemers worden.

Kan ik ook alleen mijn verloning van mijn personeel aan het eerst genoemde soort payrollbedrijven uitbesteden?

Ja, u kunt ook sec uw verloning van uw personeel aan dit soort payrollbedrijven uitbesteden. Payrollbedrijven zijn zeker vergeleken met boekhouders/accountants, vanuit hun payroll dienstverlening, vaak veel beter op de hoogte van alle ontwikkelingen op gebied van CAO’s.

Als u uw verloning aan dit soort payrollbedrijven uitbesteedt, zullen zij u ook o.a. op de hoogte houden van wanneer arbeidscontracten aflopen en functionerings- of beoordelingsgesprekken moeten plaatsvinden. Wat het ziekteverzuim binnen uw bedrijf is en het tegoed van uw werknemers voor wat betreft het aantal (boven-) wettelijke vakantiedagen. Deze payrollbedrijven zorgen er natuurlijk ook voor dat uw werknemers hun loonstroken en jaaropgaven op tijd ontvangen en u uw loonjournaalpost, betaallijst- en bestanden.

Voor deze verloning van uw personeel rekenen de meeste van dit soort payrollbedrijven een vast bedrag plus een bedrag per loonstrook. U kunt ook bij deze vorm van verloning, waarbij u alleen uw werknemers laat verlonen en zelf in dienst houdt, naast uw boekhouder of accountant ook kiezen voor de payroll services van bovengenoemde tweede soort payrollbedrijven zoals ADP, Raet, SD Worx of Centric.

Kosten eigen verloning en payroll verloning

Het meest overzichtelijk om uw payrollkosten bij het eerst soort payrollbedrijven te vergelijken met uw eigen interne kostprijs v.w.b. verloning van uw personeel (dus incl. al uw directe en indirecte werkgeverslasten rond uw werknemers).

Is de uitkomst van een payrollberekening bij een payrollbedrijf (= zijn/haar payrollfactor/omrekeningsfactor/loonsom) op basis van € 10 exclusief bruto uurloon (idem uw brutolonen CAO of WML) vervolgens te vermenigvuldigen met 0,88.

Dit is namelijk ongeveer het percentage dat een payrollbedrijf hanteert voor wat betreft de daadwerkelijke productiviteit van uw medewerker binnen uw bedrijf (260 werkbare dagen min feestdagen, vakantie, bijzonder verlof, kort verzuim, zorgverlof, seniorendagen en ziekte, evt ATV of ADV).

De vergelijking tussen eigen verloning en payroll verloning ziet er in de praktijk dan als volgt uit:

1. Payrollberekening payroll verloning

€ 10 excl. bruto uurloon x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = € 17,20 x 0,88 = €15,14

2. Berekening eigen verloning

€ 10 x 1,50-1,60 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen en belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. accountant, ziekteverzuimverzekering, arbodienst etc.) = € 15,00 - € 16,00

Doet u al deze berekeningen voor al uw verschillende werknemers. De kosten bij payroll zijn/moeten namelijk voor studenten of scholieren, i.v.m. studententarief, sowieso lager zijn dan voor oproepkrachten, medewerkers met bepaalde en onbepaalde tijdscontracten. Daarnaast vermenigvuldigt u bij studenten/scholieren, i.v.m. minder reserveringen en geen ziekte- en ontslagrisico, met 0,90.

Werkt u tenslotte met een uitzendbureau voor wat betreft payroll, dan bent u sowieso met payroll 10-20% goedkoper uit! Hierbij kunnen de verschillen tussen uw uitzendtarief en payrolltarief oplopen tot enkele euro’s per uur. Wilt u van ons een transparante payrollberekening ontvangen? Vraag dan nu snel een scherpe payrollofferte bij ons aan!

Kan ik mijn verloning als DGA ook bij een payrollbedrijf laten doen?

Ja. Zoals u wellicht weet is het voor een directeur grootaandeelhouder van een B.V. verplicht een loonadministratie te voeren, de zogeheten DGA salarisadministratie. Dit is om het verplichte gebruikelijke loon uit uw onderneming te administreren.

Bij de tweede soort payrollbedrijven is dit sowieso geen probleem. Bij de eerste soort payrollbedrijven zal het payrollbedrijf deze verloning als service kosteloos of tegen geringe vergoeding, als u al uw werknemers op de payroll bij het payrollbedrijf plaats, voor u verrichten. Hierdoor zult u geen aanmaningen, verzuimboetes of betaalverzuimboetes krijgen als u b.v. de acceptgiro’s heeft weggegooid/niet meer in uw bezit heeft.

Voordelen van payroll verloning t.o.v. eigen verloning

Naast de bovengenoemde redenen zijn ook de volgende voordelen doorslaggevend voor ondernemers/werkgevers in Nederland om de verloning van hun personeel uit te besteden aan een payrollbedrijf.

1. Gemak en tijdswinst

Eén van de voordelen wanneer u voor payroll kiest bij een payrollbedrijf, is het gemak en tijdswinst dat u zult ervaren. U hoeft zich niet meer bezig te houden met zaken rond u P&O en salarisadministratie, maar kunt zich weer volledig richten op de economische ontwikkeling binnen uw bedrijf en branche of sector.

De tijdswinst en kostenbesparing bij payroll zitten vooral in het feit dat u en uw werknemers geen tijd meer kwijt zijn aan instanties zoals de Belastingdienst, diverse verzekeraars, pensioenfonds, accountant, UWV en arbodienst. Omdat u bij payroll geen werknemers meer in dienst heeft, krijgt u van deze instanties ook geen facturen en formulieren meer.

U kunt dus door uw verloning en personeelszaken uit te besteden aan een payrollbedrijf uw arbodienst en ziekengeldverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. Wat een tijd en geld zou u dat schelen!

2. Minder werkgeversrisico’s

Bij de dienstverlening payroll worden uw arbeidsrechtelijke risico’s door het payrollbedrijf, vanuit het juridisch werkgeverschap, overgenomen. Bij ziekte hoeft u uw werknemer niet nog jaren lang door te betalen en heeft u ook geen kosten voor wat betreft de re-integratie en consultaties bij een arboarts door uw zieke werknemer. Naast ziekte zit in de payroll dienstverlening ook de juridische ondersteuning bij conflicten of ontslag.

3. Meer flexibiliteit

Wanneer u uw werknemers zelf verloont en in dienst heeft, kunt u hen maximaal 3 contracten in 2 jaar tijd aanbieden, voordat ze bij u vast in dienst moeten komen. Bij een payrollbedrijf bent u voor wat betreft het aantal tijdelijk tijdscontracten veel flexibeler. U hoeft namelijk niet direct na het derde contract of 2 jaar de werknemer voor vaste uren vast in dienst te nemen. U kunt met payroll dus nog beter op de economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche in Nederland inspelen.

4. Overzicht personeelskosten

Doordat u bij een payrollbedrijf een all-in payrolltarief over de daadwerkelijk gewerkte uren van uw werknemers betaald, weet u vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn. Hier kunt u weer rekening mee houden in uw planning, personeelskostenberekeningen per afdeling, calculaties of offertes. U ontvangt periodiek één factuur van het payrollbedrijf. Zo heeft u op ieder moment een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten van uw bedrijf met een payroll.

5. Blijft de baas binnen uw bedrijf

Voor uw personeel verandert er feitelijk niet veel als u uw verloning rond uw personeel aan een payrollbedrijf uitbesteedt. Behalve dat zij met hun vragen te allen tijde kunnen terugvallen op een professionele dienstverlener op het gebied van personeel en organisatie (HR) binnen de payrollbranche.

6. Gratis deskundig advies bij payroll

Met welk verlonings- en/of personeelsvraagstuk u of uw personeel ook te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrolbedrijf hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (zeker bij uw accountant betaalt u hiervoor vaak per minuut!) antwoord of advies te krijgen op/over uw vraag. U beschikt bij payroll namelijk direct over professionele externe personeelszaken en salarisadministratie afdelingen.

Na dit gelezen te hebben, wilt u misschien nog meer weten over wat de verdere voordelen voor u, uw bedrijf en/of werknemers zijn, wanneer u uw verloning aan een payrollbedrijf uitbesteedt. Vraag daarom nu snel een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll voordelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.