Wanneer u als freelancer wilt gaan samenwerken met een payrollbedrijf, betekent dit dat het payrollbedrijf uw werkgever wordt. Al uw administratieve en financiële zaken worden dan door het payrollbedrijf voor u, als c.q. payrollwerknemer, geregeld. Dit is ook de reden dat steeds meer freelancers kiezen voor het werken via een payrollconstructie. Via payroll houden freelancers de vrijheid om te doen waar ze goed in zijn, maar worden ze ontlast bij zaken als belastingen, administratie en debiteurenproblemen.
Direct een payrollofferte opvragen?
Payrollbedrijven controleren namelijk of u als freelancer voldoet aan de wettelijke eisen voor zelfstandigheid (zie hieronder wet DBA). Hierdoor worden opdrachtgevers achteraf niet met arbeidsrechtelijke en/of fiscale claims geconfronteerd. Vervolgens regelen zij uw uitbetalingen en de afdrachten aan de Belastingdienst. Daarnaast bent u als freelancer verzekerd tegen ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. U kunt een payrollbedrijf eigenlijk zien als een intermediair, c.q. tussenpersoon.
Praktisch gezien, houdt freelance payroll in dat als u als freelancer heeft gekozen voor een opdrachtgever, u de afgesproken prijs aan het payrollbedrijf doorgeeft, na akkoord van de opdrachtgever het payrollbedrijf vervolgens de facturatie en uitbetaling aan u regelt. U als freelancer kan als ‘vrije ondernemer’ echter bij freelance payroll nog steeds blijven bepalen voor wie, wanneer en waar u wilt werken. Een payrollbedrijf laat dus bedrijven (opdrachtgevers) en freelancers op een correcte manier in Nederland samenwerken.
Met de invoering van de wet DBA op 1 mei 2016 werd de VAR afgeschaft. Hiervoor in de plaats zijn de modelovereenkomsten tussen de opdrachtgever en de freelancer/opdrachtnemer gekomen. In de (door de Belastingdienst goedgekeurde) modelovereenkomsten maken opdrachtnemer en opdrachtgever samen afspraken over de uit te voeren opdracht en samenwerking. Zolang een opdrachtnemer en opdrachtgever zich tijdens de uitvoering van de opdracht (in de praktijk) houden aan de afspraken en inhoud conform deze modelovereenkomst is het een ‘werk buiten dienstbetrekking’. Op grond van deze overeenkomst gaat de Belastingdienst (achteraf) beoordelen of de opdrachtgever al dan niet loonheffingen moet inhouden. En premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet moet betalen.
Als een opdrachtgever een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst overeenkomt met de freelancer/opdrachtnemer heeft:
De feitelijke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, conform afspraak en overeengekomen in de modelovereenkomst. Als blijkt, dat dit niet het geval is én de Belastingdienst toont aan dat sprake is van een echte of fictieve dienstbetrekking, moet de opdrachtgever alsnog loonheffingen inhouden en premies werknemersverzekeringen en bijdrage zorgverzekeringswet betalen.
Kenmerkenen van een loondienst/-dienstbetrekking zijn:
Als 1 van bovenstaande 3 kenmerken niet aanwezig is, dan is er sprake van ‘werk buiten dienstbetrekking’. Met andere woorden: vrije vervanging is een belangrijk kenmerk, de opdrachtnemer moet zich vrij kunnen laten vervangen, zonder eerst toestemming of overleg met de opdrachtgever te hebben. Gezag is ook een heel belangrijk kenmerk, waar ligt de grens tussen aanwijzingen en werkafspraken versus instructies en leiding. De opdrachtnemer moet zelf kunnen bepalen ‘hoe’ hij het werk uitvoert. De opdrachtgever mag wel aangeven ‘wat’ er moet gebeuren.
Sinds de start van de wet DBA werd duidelijk dat de arbeidswetgeving niet meer past bij de huidige praktijk voor opdrachtgevers en opdrachtnemers. Het kabinet onderzocht daarom of de arbeidswetgeving herijkt kon worden. Inmiddels zijn de resultaten van dit ambtelijk onderzoek bekend en worden deze meegenomen in het formatieproces. In het regeerakkoord van oktober 2017 werd dus afgesproken dat de Wet DBA wordt vervangen. De nieuwe regels moeten vooral duidelijkheid scheppen voor opdrachtgevers wanneer ze iemand wel of niet als zelfstandige kunnen inhuren. Het regeerakkoord bevat hiervoor drie criteria:
1. het tarief dat een opdrachtgever betaalt;
2. de lengte van de opdracht ;
3. de aard van de werkzaamheden.
Met name onzekerheden omtrent het minimumtarief en het begrip ‘reguliere werkzaamheden’ vragen om meer uitwerking. Er is namelijk nog geen jurisprudentie over wat onder deze term valt. Bovendien is ‘regulier’ niet overal hetzelfde. Er is een groot verschil tussen ICT'er bij een bank en een ICT'er die een kassasysteem installeert bij een bakker. Het kabinet wil ook onderzoeken of het kan volstaan met de criteria ‘duur’ en ‘tarief’. Daarnaast staat de nieuwe wet mogelijk ook op gespannen voet met Europese wet- en regelgeving.
Alle bovenstaande onduidelijkheden, kritieken en wijzigingen moeten, zoals het er nu voorstaat, in 2021 leiden tot de nieuwe zzp-wet. In de tussentijd is en blijft payroll echter een eenvoudige manier voor zowel opdrachtgevers als freelancer/zzp’ers om 100 procent ‘DBA-zorgeloos’ te kunnen ondernemen. Bij werken via freelance payroll hoeft u nu (wet DBA) en straks ook geen rekening te houden met de zzp-wet die in 2021 in werking moet treden.
Freelancer in Nederland zijn, brengt een aantal nadelen met zich mee, te weten ziekte, onzekerheid en opdrachtgevers die niet of (te) laat betalen. Vandaar dat de volgende redenen voor onze klanten doorslaggevend zijn om voor hun administratie gebruik te maken van onze payrolldienstverlening:
1. Minder ondernemersrisico’s;
2. Vrij ondernemerschap;
3. Zelf bepalen uurtarief;
4. Geen debiteurenbeheer;
5. Geen facturatie;
6. Geen rompslomp van een boekhouding;
7. Snelle uitbetaling;
8. Voordelen sociaal vangnet (WW, ZW en WIA);
9. Geen omkijken sociale premies en loonbelasting;
10. Pensioenopbouw.
Kortom met freelance payroll kunt u zich weer focussen op acquisitie en heeft u de vrijheid van een zelfstandig ondernemerschap in combinatie met de zekerheid van het in loondienst zijn.
Naast de bovengenoemde redenen zijn ook de volgende voordelen doorslaggevend voor freelancers in Nederland om gebruik te maken van payroll. De voordelen van freelance payroll voor u als freelancer zijn:
Freelance payroll is ook zeer geschikt voor expats en kennismigranten. Het payrollbedrijf begeleidt de opdrachtgever tijdens het gehele traject vanaf initiële IND-aanvraag tot aan het verkrijgen van een verblijfs- en werkvergunning. Ook de eventuele 30% regeling wordt door het payrollbedrijf geregeld.
U heeft geen eigen onderneming als u kiest voor de dienstverlening freelance payroll bij een payrrollbureau. U bent immers formeel in dienst van het payrollbedrijf. Dat betekent dat u door de Belastingdienst als werknemer wordt gezien en niet als zelfstandige ondernemer. U voldoet daarmee niet aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt aan bepaalde aftrekposten, waaronder de zelfstandigenaftrek en de investeringsaftrek.
Payroll kan voor wat betreft de fiscale ondernemersvoordelen, dus fiscaal nadelig voor u als freelancer zijn. Hieronder nog even onder elkaar de nadelen van freelance payroll voor u als freelancer:
1. Geen ondernemersaftrek;
2. Geen evt. startersaftrek;
3. Kosten (% factuurbedrag);
4. Geen zelfstandig ondernemer Belastingdienst;
5. Soms minder professionele uitstraling;
6. Geen Sligro- of Macro-pas meer.
Als u als freelancer in aanmerking wilt komen voor de ondernemers- en startersaftrek, moet u jaarlijks minimaal 1.225 uur voor uw zaak werken. Wordt u echter door het payrollbedrijf voor de door u gewerkte uren uitbetaald, dan bent u volgens de Belastingdienst in dienst als werknemer.
Deze payroll uren tellen voor de Belastingdienst namelijk niet voor uw urencriterium mee als freelancer. Toch maakt u als freelancer uren, die u aan uw zaak besteedt (v.b. uren bij opdrachtgevers die niet met freelance payroll worden verloond, houden en bijwonen van presentaties, bezoeken van congressen, beurzen of netwerkbijeenkomsten, acquisitie, offertes maken, reisuren etc.).
Stel u werkt 20 uur bij payroll opdrachtgevers en steekt daarnaast 22 uur in uw eigen zaak (zie bovenstaande activiteiten en andere ondernemersactiviteiten). In dat geval profiteert u als freelancer bij freelance payroll niet van de fiscale ondernemersvoordelen bij de Belastingdienst. U voldoet namelijk niet aan het urencriterium van de Belastingdienst.
Berekening: U neemt 4 weken vakantie op per jaar, dan maakt u volgens de Belastingdienst maar 1.056 (48 weken x 22 uur) ondernemersuren. Dit is dan niet genoeg om in aanmerking te komen voor de ondernemers- en eventuele startersaftrek bij de Belastingdienst. Komt u echter voor beide in aanmerking, dan kan dit een financieel nadeel van enkele duizenden euro´s voor u als payroll freelancer betekenen.
Echter voor veel van onze freelance payroll klanten weegt het bovengenoemde nadeel voor hen niet op tegen het voordeel van verzekerd te zijn tegen onder meer arbeidsongeschiktheid, ziekte en werkloosheid, voor de payroll uren die zij maken bij hun payroll opdrachtgevers. Doordat zij op de payroll bij ons staan, sluiten zij geen verzekering af en dit scheelt hen enkele honderden euro’s per maand aan premies. Kortom door het mislopen van aftrekposten bij de belastingdienst, houden zij jaarlijks misschien netto minder over, maar zijn ze wel (deels) verzekerd.
Wat u als freelancer in dit geval moet doen v.w.b. freelance payroll is per situatie verschillend. U kunt er voor kiezen om extra uren in u zaak te steken. Met wat meer uren profiteert u namelijk wel van de fiscale ondernemersvoordelen bij de Belasting. Of u besluit minder payroll uren bij uw payroll opdrachtgevers te maken, zodat u als freelancer wel aan het urencriterium van de Belastingdienst voldoet.
Aan freelance payroll zijn natuurlijk kosten verbonden, de meeste payrollbedrijven voor zzp’ers en freelancers berekenen daarom voor hun payrolldienstverlening een vergoeding van circa 5% over het totale factuurbedrag of een bedrag per uur. Dit betekent dat zij maximaal 5% of een bedrag per uur op het bedrag, dat zij namens u als freelancer aan uw opdrachtgever facturen, zullen inhouden.
Hieronder hebben wij de 3 meest voorkomende prijsafspraak varianten voor u uiteengezet. Let u er echter altijd op, dat sommige payrollbedrijven aan u ook nog een minimummarge per factuur of opstartkosten zullen/kunnen doorberekenen!
Vergelijk dus de verschillende payrollbedrijven niet op hun commissies, maar op basis van het uiteindelijke factuurbedrag. Kijk daarbij goed naar welke payroll service u krijgt en welke arbeidsrechtelijke risico's zijn gedekt.
Freelancers spreken samen met opdrachtgevers een prijs of payrolltarief af, hierbij kunnen 3 verschillende afspraken omtrent afdrachten werknemerslasten, werkgeverslasten en commissie ontstaan, waarbij de BTW altijd ten laste van de opdrachtgever komt. Hieronder leggen wij deze varianten voor u uit.
In deze prijsafspraak zijn alle werkgevers- en werknemerslasten en de commissie van het payrollbedrijf inbegrepen.
Voorbeeld: Het afgesproken payrolltarief bedraagt €100,00 per uur o.b.v. payrolltarief inclusief commissie (excl. BTW). Het payrollbedrijf verstuurt een factuur aan de opdrachtgever voor €121,00 per uur (€100,00 per uur plus 21% BTW). Afhankelijk van eerdere verloningen en het wel of niet toepassen door de freelancer van de heffingskorting, blijft er bij deze prijsafspraak ongeveer 40 tot 60 procent netto voor hem/haar over.
In deze prijsafspraak zijn alle werkgevers- en werknemerslasten inbegrepen. Ook in dit voorbeeld wordt een payrolltarief per uur gehanteerd.
Voorbeeld: Het afgesproken payrolltarief bedraagt €100,00 per uur o.b.v. payrolltarief exclusief commissie (excl. BTW). Het payrollbedrijf verstuurt een factuur aan de opdrachtgever voor €126,00 per uur (€100,00 per uur plus 5% commissie en 21 procent BTW). Afhankelijk van eerdere verloningen en het wel of niet toepassen door de freelancer van de heffingskorting, blijft van deze prijsafspraak ongeveer 45 tot 65 procent netto voor hem/haar over.
In deze prijsafspraak zijn de werknemerslasten inbegrepen. Voor een correcte vergelijking met de andere rekenvoorbeelden wordt ook hier een payrolltarief per uur gebruikt.
Voorbeeld: Het afgesproken payrolltarief bedraagt €100,00 per uur o.b.v. payrolltarief brutoloon exclusief. Het payrollbedrijf verstuurt een factuur aan de opdrachtgever voor ongeveer € 165,00 per dag (€100,00 per uur plus werkgeverslasten, 5% commissie en 21 procent BTW). Afhankelijk van eerdere verloningen en het wel of niet toepassen door de freelancer van de heffingskorting, blijft van deze prijsafspraak ongeveer 50 tot 75 procent netto voor hem/haar over.
Wilt u als freelancer of opdrachtgever niet voor verrassingen komen te staan, weten wat onze payrolltarieven zijn en wat payroll u per factuur kost. Vraag dan nu een gratis adviesgesprek of payrollofferte, boordevol payroll informatie, bij ons aan!
Met de komst van de nieuwe Wet DBA en de verdwijning van de VAR moeten opdrachtgevers en freelancers nu modelovereenkomsten met elkaar afsluiten. Waar bij de VAR de opdrachtgevers zeker wisten, dat zij van het betalen van loonheffingen en sociale premies waren gevrijwaard, draaien zij nu, vanuit het verkeerd toepassen van de afgesproken modelovereenkomst, bij de Wet DBA voor boetes en naheffingen op. Vandaar dat wij steeds meer de volgende vragen van opdrachtgevers kregen.
Het probleem van de VAR was dat het schijnzelfstandigheid in de hand hielp. Schijnzelfstandigheid is aan de orde wanneer een freelancer als ondernemer wordt ingehuurd, maar feitelijk als werknemer werkt (b.v. pakketbezorgers PostNL). Opdrachtgevers maakte dat bij de VAR (VAR-wuo, winst uit onderneming) niet veel uit, omdat zij niet aansprakelijkheid waren voor de afdrachten van loonheffingen en sociale premies door de freelancers. Hierdoor liep de Belastingdienst miljoenen aan loonheffingen en sociale premies mis. Vandaar dat met de komst van de Wet DBA de rollen nu zijn omgedraaid en de opdrachtgevers met het inhuren van freelancers ook aansprakelijk kunnen worden gesteld hiervoor.
Om deze aansprakelijkheid uit te sluiten, kunnen opdrachtgevers en freelancers een modelovereenkomst met elkaar afsluiten. Hierdoor heeft de opdrachtgever, mits de regels worden nageleefd, wel de zekerheid dat hij/zij geen loonheffingen en sociale premies achteraf hoeft te betalen. Het sluiten van een modelovereenkomst is, net als de VAR, niet verplicht
De Belastingdienst spreekt van schijnzelfstandigheid, als de volgende drie kenmerken voor de samenwerking tussen een opdrachtgever en freelancer gelden:
Als deze drie kenmerken van toepassing zijn, dan ziet de Belastingdienst de samenwerking als een loondienstbetrekking en wordt de freelancer niet als ondernemer gezien en kan hij/zij dus ook niet als freelancer worden ingehuurd. Als één of meerdere van deze drie kenmerken niet van toepassing zijn, dan spreekt de Belastingdienst van ondernemerschap, tenzij er sprake is van een fictief dienstverband. Een fictief dienstverband is aan de orde wanneer de freelancer:
Bij een fictief dienstverband kan een opdrachtgever de freelancer niet als ondernemer inhuren, tenzij het een 'echte' ondernemer betreft. Wilt u controleren of de Belastingdienst uw freelancer als ondernemer beschouwd? Doe dan samen de ondernemerscheck.
Deze ondernemerscheck biedt geen zekerheid, maar wel een indicatie of u de freelancer als ondernemer kunt inhuren. Voor meer zekerheid, i.v.m. loonheffingen en sociale premies betalingen, adviseren wij altijd een modelovereenkomst samen af te sluiten.
Klik hier voor bestaande modelovereenkomsten van de Belastingdienst .
Opdrachtgevers en freelancer bespreken vooraf samen welke modelovereenkomst zij gaan gebruiken (Belastingdienst voorbeelden zie bovenstaand). In de modelovereenkomsten is ruimte om wijzigingen aan te brengen, zodat de modelovereenkomst beter aansluit op uw gezamelijke situatie. Als opdrachtgever hoeft u de overeenkomst niet per se te ondertekenen. Een e-mailbericht aan de freelancer met het nummer van de betreffende modelovereenkomst is al voldoende voor de Belastingdienst.
Een modelovereenkomst tussen een freelancer is 5 jaar geldig, mits er van gelijksoortige werkzaamheden sprake is. Een opdrachtgever en freelancer hoeven dus niet voor elke opdracht een nieuwe modelovereenkomst af te sluiten. Daarnaast, zoals al eerder vermeldt, is een modelovereenkomst, net als de VAR, niet verplicht, maar geeft de opdrachtgever wel de zekerheid, mits de regels worden nageleefd, dat hij/zij geen loonheffingen en sociale premies hoeft te betalen,
Opdrachtgevers willen natuurlijk geen bedrijfsrisico's lopen en meer administratief werk hebben, wanneer zij een freelancer inhuren. Als namelijk bij controles blijkt dat de regels uit de modelovereenkomst in de samenwerking met de freelancer niet worden nageleefd, kunnen er boetes en naheffingen voor hen volgen.
Om toch die specifieke freelancer zonder risico's te kunnen inhuren, is freelance payroll bij uitstek de beste oplossing. Bij freelance payroll loopt u als opdrachtgever namelijk geen risico's op naheffingen en boetes. De freelancer is bij freelance payroll juridisch in dienst bij het payrollbedrijf en het payrollbedrijf zorgt voor de afdracht van de loonheffingen en sociale premies.
Het payrollbedrijf wordt vanuit de NEN 4400-1 certificering hierop jaarlijks tweemaal gecontroleerd. De freelancer is met freelance payroll nog steeds wel vrij om te bepalen voor wie hij/zij werkt en tegen welk payrolltarief.
De voordelen van freelance payroll voor opdrachtgevers zijn dus:
1. Geen risico op naheffingen en boetes;
2. De freelancer is flexibel in te huren;
3. Geen doorbetalingsplichting bij ziekte.
De dagelijkse praktijk voor freelancers is met de komst van modelovereenkomsten vanuit de Wet DBA en het verdwijnen van de VAR behoorlijk veranderd. De vragen: Waarom is de VAR eigenlijk afgeschaft?, Wanneer is er sprake van schijnzelfstandigheid? en Hoe werken modelovereenkomsten in de praktijk? leven ook bij freelancers. Het enige verschil met bovenstaand is dat bij de laatste vraag ook een e-mailbericht van de freelancer, met vermelding van het nummer van de modelovereenkomst, aan de opdrachtgever volstaat.
Dat freelance payroll juist de oplossing voor een samenwerking tussen een freelancer en opdrachtgever is, zullen wij hieronder voor u duidelijk proberen te maken.
Uit studies blijkt dat met de komst van de Wet DBA opdrachtgevers terughoudender, i.v.m. het risico op naheffingen en boetes, met het inhuren van freelancers zijn geworden.
Als hulp om dit probleem te tackelen, kunnen freelancers freelance payroll aan hun opdrachtgevers voorstellen. Bij freelance payroll lopen hun opdrachtgevers namelijk geen risico's op naheffingen en boetes. U als freelancer bent bij freelance payroll juridisch in dienst bij het payrollbedrijf en het payrollbedrijf zorgt namens u voor de afdrachten van de loonheffingen en sociale premies. Het payrollbedrijf wordt vanuit de NEN 4400-1 certificering hierop jaarlijks tweemaal gecontroleerd.
Vragen/opmerkingen van opdrachtgevers aan u, zoals: 1. Voldoet onze samenwerking vanuit de modelovereenkomst wel aan alle regels?, 2. Bent u als freelancer volgens de maatstaven van de Belastingdienst niet een schijnzelfstandige? of 3. Ik wil u graag als freelancer inhuren, maar niet met al deze risico's! kunt u pareren door freelance payroll voor te stellen.
Bij freelance payroll kunt u aan uw opdrachtgever aangeven, dat hij/zij geen enkele risico's, voor wat betreft naheffingen en boetes, schijnconstructies of fictief dienstverband loopt, maar hij/zij u wel als zelfstandig ondernemer kan inhuren.
De voordelen van freelance payroll voor freelancers naar opdrachtgevers zijn:
Als u het nieuws volgt, zullen onderstaande (mogelijke) kabinetsplannen voor ondernemers en tegen schijnzelfstandigheid (De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) voor werknemers en Arbeidsovereenkomst bij Laag Tarief (ALT), nieuwe zzp wet 2021 voor zzp-ers en freelancers) voor u geen verrassingen zijn:
Heeft u na het lezen van bovenstaande informatie nog verdere vragen of wilt u meer payroll informatie of uitleg ontvangen? Vraagt u dan bij ons een payroll offerte aan! Graag informeren wij u verder over alle mogelijkheden van payroll voor uw als freelancer en de daarbij behorende payrolltarieven.
Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening.
Waarom bij ons een offerte aanvragen?
Testimonials
Benieuwd naar ervaringen van anderen met onze adviseurs?