Is salarisadministratie uitbesteden hetzelfde als payroll?

Antwoord:

Letterlijk is het uitbesteden van uw salarisadministratie hetzelfde als payroll. Letterlijk vertaald uit het Engels betekent payroll namelijk verlonen (loonlijst) en dit is wat u met het uitbesteden van uw salarisadministratie ook doet.
Direct een payrollofferte opvragen?

Figuurlijk ontstaan er echter wel verschillen, tussen uw salarisadministratie uitbesteden en payroll, als het payrollbedrijf ook uw werknemers juridisch in dienst neemt. Hierbij besteedt u met payroll namelijk niet alleen uw salarisadministratie aan het payrollbedrijf uit, maar ook uw personeelsadministratie en het juridisch werkgeverschap omtrent uw personeel. (zie onderstaand (3) voor verdere toelichting over uw salarisadministratie uitbesteden aan een payrollbedrijf).

Salarisadministratie uitbesteden en payroll

Als werkgever bent u in Nederland wettelijk verplicht om een salarisadministratie bij te houden. De salarisadministratie zijn alle aspecten die betrekking hebben op het recht, berekening, verdeling en betaling van salarissen. Omdat de Belastingdienst inzicht in de gegevens over uw werknemers en loonbetalingen wil, bent u als ondernemer met personeel in Nederland verplicht deze administratie bij te houden.

Onder de salarisadministratie vallen in Nederland verschillende formulieren en berekeningen, zoals de loonaangiften, loonstroken, loonbeslagen en jaaropgaven. Ook dient u als werkgever loonbelastingverklaringen, verminderingsbeschikkingen en woon-werk vervoersabonnementen en -kaartjes van uw werknemers te bewaren. U bent tenslotte in Nederland verplicht uw salarisadministratie zeven jaar te bewaren.

Uw salarisadministratie kunt u op een aantal manieren doen, waaronder uw salarisadministratie en salarisverwerking uitbesteden aan een payrollbedrijf.

Wijze van salarisadministratie voeren

1. Salarisadministratie in eigen beheer

Wanneer u uw salarisadministratie in eigen beheer doet, schaft u zelf uw salarissoftware aan en voert zelf de salarisadministratie. U draagt dan ook zelf de kosten voor software, hardware, updates, opleiding, certificatie, adviseurs en vakliteratuur. De software kan op uw eigen computer/server worden geïnstalleerd of via het internet bij een externe partij (bijvoorbeeld de leverancier van uw salarissoftware) worden gehost. U moet hierbij echter nog steeds de veranderende wet- en regelgeving in Nederland bijhouden en implementeren in uw salarisadministratiepakket.

2. Salarisadministratie via accountant of boekhouder

Veel accountants of boekhouders verzorgen (vaak tegen hoge prijs) als nevenactiviteit ook uw salarisadministratie. U hoeft dan geen specialistische kennis in te huren en geen software/hardware aan te schaffen en onderhouden.

3. Salarisadministratie uitbesteden aan een payrollbedrijf

Naast personeelszaken is de salarisadministratie een belangrijk, kostenbepalend en tijdrovend onderdeel binnen bedrijven. Een oplossing voor u als ondernemer/werkgever is om uw salarisadministratie uit te besteden aan een payrollbedrijf. Dit kan op twee manieren:

• 1. U blijft de juridische werkgever van uw werknemers;
• 2. Het payrollbedrijf wordt de juridische werkgever van uw werknemers.

Bij de laatste manier is er sprake van payroll/payrollconstructie. Naast uw salarisadministratie en personeelsadministratie nemen deze payrollbedrijven ook de werkgeversrisico’s voor ziekte en ontslag omtrent uw personeel van u over.

U kunt echter net zoals bij uw boekhouder/accountant bij dit soort payrollbedrijven ook alleen uw salarisadministratie voor uw personeel en uzelf (DGA) laten doen. De kosten zijn vaak per loonstrook (+ soms mutatiekosten en een vast bedrag per jaar).

Bij de eerste manier zijn uw werknemers nog gewoon bij u juridisch in dienst (op de loonlijst) en behouden zij hun oorspronkelijke rechtspositie, CAO en arbeidsvoorwaarden. U als ondernemer/werkgever heeft echter nog wel steeds alle bijbehorende werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag.

Eigenlijk is deze variant niet meer of minder dan de verloning (vertaling uit het Engels van "Payroll" (lees Payrolling)) van uw personeel met soms nog een stuk personeelsadministratie. U heeft namelijk vaak nog steeds een ziekteverzuimverzekering en/of arbodienst en rechtsbijstandsverzekering (personeel) nodig. Enkele van deze grote (soms beursgenoteerde) payrollbedrijven in Nederland, waar u uw salarisadministratie kunt uitbesteden, zijn: ADP, Raet en SD Worx.

U levert bij deze payrollbedrijven de mutaties van uw werknemers aan en het payrollbedrijf stuurt u vervolgens uw volledig verwerkte salarisadministratie retour. Zoals al eerder vermeldt, blijft uw personeel dus gewoon bij deze variant (ook wel payroll services genoemd) op uw eigen loonlijst (payroll) staan. Het payrollbedrijf neemt dus alleen de werkzaamheden van uw salarisadministratie over. Wel heeft u bij deze payrollbedrijven ook de beschikking over een internetportal waar u 24/7 uw salarisstroken, betaaloverzichten en journaalposten in kunt zien.

3a. Voordelen salarisadministratie uitbesteden aan een payrollbedrijf en zelf doen

Veel ondernemers of werkgevers (zeker kleine en middelgrote) denken dat het uitbesteden van hun salarisadministratie bij een payrollbedrijf duurder is dan zelf doen, vaak wordt er dan echter geen rekening met de zogenoemde verborgen kosten gehouden.

Belangrijke aspecten zijn namelijk de tijd die u er mee bezig bent, de licentie-/onderhoudskosten-/aanschafkosten van het verloningspakket en de mogelijke kostbare fouten die door u gemaakt kunnen worden. De eventuele boetes hieromtrent moet u dan zelf betalen. Wanneer u uw salarisadministratie uitbesteedt, komen deze kosten voor rekening van het payrollbedrijf. Hieronder zetten wij, naast de eerder vermelde voordelen, graag nog een aantal van onze andere salarisadministratie uitbesteden voordelen voor u op een rijtje:

• 1. Gratis helpdesk voor uw werknemers;
• 2. Duidelijke en correcte loonspecificatie voor uw werknemers;
• 3. Geen extra kosten voor maandelijkse mutaties;
• 4. Veilig en gemakkelijk wijzigingen doorgeven;
• 5. Up to date geldende wet- en regelgeving;
• 6. Salarisverwerking 100% compliant;
• 7. Intelligente software voor: verbandscontroles, salarisregelingen, juiste betalingen en afdrachten aan derden;
• 8. ISAE-gecertificeerde processen;
• 9. Kwaliteitskeurmerk;
• 10. Snelle up to date managementrapportage;
• 11. Controle loonkosten;
• 12. Maandelijkse informatieve nieuwsbrief;
• 13. Gratis premiewijzer: overzicht begrippen en benamingen van subsidies en regelingen;
• 14. 24/7 beveiligde toegang tot internetportal voor u en uw werknemers.

Kortom, als u voor het uitbesteden van uw salarisadministratie aan een payrollbedrijf kiest, onderneemt u dus zonder salarisadministratie en financiële rompslomp. Ook hierbij houdt u geld en tijd over, welke u kunt besteden om nog beter in te spelen op bedrijfseconomische ontwikkeling binnen uw bedrijf, branche of sector. Meer weten over de voordelen van salarisadministratie uitbesteden of payroll, vraag dan hier bij ons een gratis adviesgesprek of payrollofferte aan.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.