Wat is een payroll overeenkomst?

Antwoord:

Bij het woord payrollovereenkomst kan er verwarring ontstaan. Omdat het ene payrollbedrijf het woord payroll overeenkomst (bij ons) als de samenwerkingsovereenkomst tussen u als ondernemer/werkgever en payrollbedrijf gebruikt en de ander het als arbeidscontract/arbeidsovereenkomst van de payrollwerknemer aanduidt (zie onderstaande vroegere definitie van de VPO). Als u dus op onze website het woord payroll overeenkomst leest, bedoelen wij dus de eerste betekenis!
Direct een payrollofferte opvragen?

Definitie payroll overeenkomst

De VPO definitie destijds was: Een payroll overeenkomst is de arbeidsovereenkomst waarbij de werknemer door de werkgever (lees payrollbedrijf), in het kader van de uitoefening van het beroep of bedrijf van de werkgever ter beschikking wordt gesteld van een derde om krachtens een door deze aan de werkgever verstrekte - in beginsel langdurige – opdracht arbeid te verrichten onder toezicht en leiding van de derde (ondernemer/werkgever).

Een payroll overeenkomst komt tot stand na werving van de werknemer (verschil payroll en uitzenden) door de derde (ondernemer/werkgever), niet door de werkgever (payrollbedrijf). De werkgever (ondernemer/werkgever) vervult in redelijkheid de taken die hij van rechtswege als werkgever draagt en de dienstverlening van de ter beschikking stellende werkgever (payrollbedrijf) richt zich in het bijzonder op betaling van het loon en de daarmee samenhangende loonadministratie.

De werkgever (payrollbedrijf) is niet gerechtigd de werknemer (payroll werknemer) ter beschikking te stellen van andere ondernemingen (2e verschil met uitzenden) dan de onderneming van de derde (ondernemer/werkgever), anders dan in geval van re-integratie wegens arbeidsongeschiktheid of wegvallen van de opdracht bij de derde (ondernemer/werkgever).

Waar moet u op letten bij een payroll overeenkomst?

Allereerst checkt u het payrolltarief (omrekeningsfactor) en kijkt u of daadwerkelijk ook alles hierin zit qua voorwaarden. Vervolgens doorloopt u onze onderstaande payrolltarievenchecklist en kijkt wat er wel en vaak niet in het payrolltarief van uw payroller zit.

Let u hierbij vooral op de onderstaande aandachtspunten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond de inlenersbeloning, ziekte (wat moet u doen en waar bent u voor aansprakelijk), ontslag (wat moet u doen en wat moet u eventueel nabetalen) en pensioenregeling!

Vergelijkt u dus uw payrollaanbieders niet alleen op hun payrolltarieven maar ook zeker v.w.b. hun voorwaarden (let op ‘de kleine lettertjes’). Ten slotte hebben wij nog wat tips en tricks en verschillen met een uitzendovereenkomst voor u uiteen gezet, zodat u dit ook nog kunt meenemen bij uw beslissing om bij ons te gaan payrollen.

Payrolltarieven in een payrollovereenkomst

Wij werken met all-in payrolltarieven zodat u weet waar u aan toe bent. Maar weet u wel dat er ook payrollbedrijven zijn die bepaalde reserveringen (bijzonder verlof, kort verzuim, zorgverlof, ADV-/ATV-dagen, seniorendagen, feestdagen, ziektedagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u doorfactureren.

Daarnaast nemen sommige payrollbedrijven het ook niet zo nauw voor wat betreft het naleven van de inlenersbeloningsregeling voor uw werknemers. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit bij deze payrollaanbieders, maar bent u per slot van rekening duurder uit en uw werknemers slechter af.

Het is goed te weten dat payrollbedrijven in Nederland verschillende soorten payrolltarievenopbouw hanteren:

De meest gebruikte opbouw van payrolltarieven zijn:

1. Bruto uurloon x Omrekenings-/payrollfactor = Payrolltarief

Bij het op deze wijze van payrolltarieven berekenen, is het belangrijk dat u er goed oplet wat met het bruto uurloon (zie onderstaande payrollchecklist) inclusief of exclusief reservering vakantiegeld en/of vakantiedagen wordt bedoeld.

Daarnaast is het van belang te weten wat er wel/niet in de payrollfactor van de payroller zit qua vakantiedagen, ziekte, ATV-/ADV-dagen, feestdagen, bijzonder verlof, zorgverlof, seniorendagen, arbodienst, pensioen, scholing en werknemersverzekeringen.

2. Bruto excl. uurloon x Omrekenings-/payrollfactor + marge (toeslag) = Payrolltarief

Er zijn nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat hun payrollsysteem u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten, dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge in de payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

3. Kostprijs + % = Payrolltarief

De laatste minst transparante payrolltarievenopbouw, die steeds vaker binnen payrollsystemen wordt toegepast, is een vast percentage over de kostprijs. In dit geval is het belangrijk te weten wat het payrollbureau verstaat onder haar kostprijs (vakantiedagen, vakantiegeld, etc.).

Payrolltarievenchecklist:

Om te weten wat u koopt, treft u onderstaand zaken aan waarop u moeten letten bij het checken van uw payrolltarieven in uw payroll overeenkomst:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief senioren-/jubileumdagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Nu u weet hoe payrolltarieven zijn opgebouwd, laten wij u nu zien hoe een payrollbedrijf of u zelf een payrollberekening kunt maken. Dit zodat u van tevoren weet wat u per daadwerkelijk gewerkt uur met payroll bij een payrollbedrijf kwijt bent.

Payrollberekeningen

Het meest overzichtelijk voor u is om een payrollberekening te laten maken op basis van €10,- exclusief bruto uurloon (idem de lonen uit uw CAO of Wettelijk Minimum Lonen (WML) en dit te vermenigvuldigen met de aangeboden payrollfactor (+ eventueel marge/toeslag).

De berekening ziet er dan als volgt uit:

Payrollfactor x €10,- (+ eventueel marge/toeslag) = Payrolltarief

Het is verstandig om deze payrollberekeningen voor al uw verschillende medewerkers te laten maken. Het payrolltarief moet namelijk voor studenten/scholieren lager zijn, i.v.m. studententarief, dan voor uw werknemers met bepaalde en onbepaalde tijdscontracten.

Payroll tips en trickslijst

1. Wat is uw bedrijfsactiviteit en waar bent u gevestigd?

Het is belangrijk om een payrollbedrijf te kiezen, die weet wat er in uw branche speelt, b.v. qua wet- en regelgeving of CAO-bepalingen, en daarnaast zijn payrolldiensten in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit in het westen van ons land, b.v. Amsterdam, verschilt nogal met die van ondernemers in Limburg en omgekeerd.

2. Welke keurmerken, certificering of verklaringen heeft het payrollbedrijf?

Allereerst vraagt u naar de certificering waar u met uw werknemers op dit moment ook aan moet voldoen. Het payrollbedrijf dient hier (vaak) ook over te beschikken, als zij uw werknemers straks volgens wet- en regelgeving wil payrollen. Voorbeelden zijn VCA, VCU, ISO, erkend beveiligingsbedrijf etc.

Vervolgens is het belangrijk dat het payroll bureau beschikt over een NEN 4400-1 certificering en aangesloten is bij de ABU of NNBU of over een eigen bedrijfs-CAO beschikt.

Als het payrollbedrijf een NEN certificering heeft, mag zij het keurmerk van de SNA (Stichting Normering Arbeid) en/of VRO (Vereniging tot Regulering Onderaanneming) voeren. Dit certificaat biedt zekerheid over de bonafiditeit en bewijst dat de personeelsadministratie op orde is en alle belastingen en premies correct zijn afgedragen. Alle gecertificeerde payroll bedrijven zijn terug te vinden in het Register Normering Arbeid.

Tot slot vraagt u naar een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag belastingdienst), checkt u eventueel de jaarverslagen bij de KVK van het payrollbedrijf en vraagt u om referenties.

3. Welke werknemer(-s) wilt u payrollen?

Zijn dit studenten, oproepkrachten, parttimers, fulltimers, grenswerknemers, kennismigranten, buitenlandse werknemers of werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten? Dit is namelijk van belang in uw keuze die u straks gaat maken tussen een gecertificeerd ABU, NBBU of eigen bedrijfs-CAO payrollbedrijf. Beide brancheorganisaties en bedrijfs-CAO payrollbedrijven hebben namelijk een eigen CAO waar de rechten en overige zaken, zoals ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof en pensioen van de werknemers mogelijk iets anders zijn geregeld.

Wilt u voor uw werknemers zoveel mogelijk hetzelfde als in uw eigen bedrijfstak-CAO, dan maakt het niet veel uit of u nu payrollt bij een ABU-, NBBU- of eigen bedrijfs-CAO payrollbureau. Sinds 2015 zijn zij namelijk allen gehouden aan de inlenerbeloning, vanuit de voor de werknemers geldende CAO, en voor wat betreft het ontslagrecht aan de bepalingen vanuit de Wet werk en Zekerheid (zie payroll en ontslag).

De payrollwerknemer heeft arbeidsrechtelijk vanuit de eigen bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning, vanuit de CAO waaronder het personeel van het bedrijf valt. Dit houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst is bij de ondernemer/werkgever en betekent ook dat zij/hij recht heeft op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

Ziet u uw (flex-) werknemers als uitzendkrachten en/of werkt u voor deze groep al met een uitzendbureau samen. Dan adviseren wij u qua payrolltarieven ook met een eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf te gaan praten. De werknemers vallen dan onder de eigen payroll bedrijfs- ABU- of NBBU-CAO, maar u betaalt wel een aanzienlijk lagere payrolltarief (payrollfactor) dan uw huidige uitzendtarief!

4. Schakel uw financieel adviseur of accountant in voor een objectieve kijk.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door en weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst ....

Eigenlijk als u dit allemaal zo bekijkt, komt er omtrent personeel heel wat op u als werkgever af. Vandaar dat accountants payroll vaak aan hun klanten aanbevelen. Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en zaken rond ziekte en ontslag door een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld en dat zij zich met hun expertise op gebied van cijfers (core business) nog steeds bij payroll binnen het bedrijf van de ondernemer/werkgever kunnen bezighouden/onderscheiden.

5. Check de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payroll overeenkomst bij het payrollbedrijf

Aan ieder goed payroll huwelijk kan ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terugleveren van de personeels- en salarisadministratie aan u en dat u de tijd heeft om alles weer zelf netjes voor uw personeel te kunnen regelen (aanmeldingen, contracten etc.)

6. Aandachtspunten overstapprocedure op payroll

Hieronder treft u enkele praktische punten/vragen aan die voor u en uw werknemers belangrijk zijn bij de overstap op payroll:

• 1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payroll bedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payroll bureau met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payroll bureau gemaakt worden en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 12. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 13. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 14. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 15. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 16. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 17. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw risicoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 19. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
• 20. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 23. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Aandachtspunten bij een payroll overeenkomst

Als u in zee gaat met een payrollbedrijf, is het voor u en uw werknemers belangrijk dat het volledige arbeidsverleden van de werknemers in de payrollcontracten wordt overgenomen. Op basis van het aantal gewerkte weken hebben uw werknemers namelijk, voor wat betreft pensioen en ontslagbescherming, rechten opgebouwd.

Vanuit de voor uw werknemers geldende CAO is het goed om te kijken naar de regelingen met betrekking tot de loondoorbetaling bij ziekte, overwerk en onregelmatigheidstoeslagen, loonschalen, het aantal wachtdagen, reiskostenregeling, aantal vakantiedagen, bijzonder verlofregeling, zorgverlof, seniorendagen, AD-/ATV-dagen, feestdagen, inlenersbeloning, ziekte en pensioen.

Met betrekking tot de aandachtspunten (1.) inlenersbeloning, (2.) pensioen, (3.) ziekte en (4.) ontslag geven wij u hieronder informatie, omdat wij vaak zien dat goedkope payrollbedrijven hiermee ten nadele van uw payrollwerknemers en u een loopje nemen en zich niet aan de Wet Werk en Zekerheid houden.

1. Inlenersbeloning in een payrollovereenkomst

De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollmedewerkers gelijkwaardig moeten belonen net als de medewerkers die rechtstreeks bij u in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;

Opbouw van ATV en ADV dagen;

Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;

Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

2. Pensioenregeling in een payrollovereenkomst

Een belangrijke vraag die u zichzelf als ondernemer en/of werkgever voor uw payrollmedewerker moet stellen, is: “Hoe is de pensioenregeling bij een payrollbedrijf voor mijn werknemer geregeld?”

Payrollbedrijven, die onder de eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU en NBBU vallen, hebben de mogelijkheid om medewerkers vanuit het StiPP pensioen te laten opbouwen. De pensioenpremie voor uw medewerker bedraagt dan hierin echter enkele procenten (geheel ten lasten van de payrollwerkgever). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemer- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%. Dat dit voor u een lager payrolltarief betekent en voor uw payrollwerknemer gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen.

Een goed payrollbedrijf zal een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is.

Voor u en uw (toekomstige) payrollwerknemer is het gunstig dat de politiek in Nederland wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)), dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan behoort de onderlinge concurrentie van payrollbedrijven op dit gebied van arbeidsvoorwaarden weer een stuk dichterbij tot het verleden en hoeft u en uw payrollwerknemer niet meer te checken welke pensioen erbij een payrollbedrijf geldt.

3. Regels m.b.t. ziektebegeleiding in een payroll overeenkomst

Waarop moet u bij payroll voor uzelf en uw payrollwerknemers met betrekking tot ziekte op letten?

U begrijpt dat het ziekteverzuim van uw payrollwerknemers het grootste risico met betrekking tot de kosten voor een payrollbedrijf is. Payrollbedrijven zijn op dit gebied dan ook net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten hiervan voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven vooraf doorcalculeren. Maar bij een hoger ziekteverzuim of extra begeleiding de kosten mogelijk aan u proberen door te berekenen.

Veel voorkomende manieren van het doorberekenen bij een hoger ziekteverzuim in een bepaalde periode, is een payrolltariefsverhoging of nacalculatie (zie ook onze payrolltarievenchecklist). Let u er daarom goed op in uw payroll overeenkomst, wat uw eigen risico voor ziekte qua aantal dagen of uren is. Wat de eventuele verhoging van uw payrolltarief is bij een hoger ziekteverzuim, de wijze waarop zij een eventuele nacalculatie doen en welke kosten zij u eventueel vanuit een traject m.b.t. de Wet verbetering poortwachter doorberekenen.

Kortom, bekijk voor uzelf als werkgever wat de voorwaarden bij ziekteverzuim zijn in uw payroll overeenkomst of algemene voorwaarden en vergelijk daarnaast uw huidige CAO met de CAO van het payrollbedrijf voor wat betreft het aantal wachtdagen en het ziekengeldpercentage gedurende de eerste twee jaar loondoorbetalingsverplichting.

Wij kunnen met ons payrollsysteem er voor zorgen, dat het punt ziekte voor u goed in uw payroll overeenkomst is afgedekt en geregeld. Hierdoor komen u en uw payrollwerknemers bij ziekte niet achteraf voor verrassingen te staan.

4. Regels m.b.t. ontslag in een payroll overeenkomst

Belangrijk bij uw payroll keuze is om goed te kijken naar de regelingen, die een payrollbedrijf rond ontslag in hun payrollovereenkomst hanteren (zie ook onze payrolltarievenchecklist). Vooral als u vaste medewerkers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag van belang. Bij payroll koopt u namelijk een deel van het ontslagrisico af.

Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is bij payroll immers in juridische zin de werkgever van de desbetreffende payrollwerknemer en dient het ontslag verder voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag/arbeidsconflicten de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn dan ook op dit gebied net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven doorcalculeren, maar waar mogelijk (bij onduidelijkheden) deze ook aan u proberen door te berekenen.

Let u er daarom op wat er in uw payroll overeenkomst van u wordt verlangd met betrekking tot dossiervorming bij ontslag, wat uw kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat uw eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. Kortom, bekijk wat de voorwaarden bij ontslag in uw payroll overeenkomst of algemene voorwaarden zijn.

Wij kunnen met ons payrollsysteem er voor zorgen, dat het punt ontslag voor u in uw payroll overeenkomst goed is afgedekt en geregeld . Hierdoor komt u achteraf bij ontslag niet voor verrassingen te staan.

Is een payroll overeenkomst langlopend bij een payrollbedrijf?

Nee, de meeste payrollbedrijven werken met een opzegtermijn van maximaal drie maanden (bij ons geldt dit ook), dit zodat zij de zaken om en rond uw personeel netjes voor u en uw werknemers kunnen afronden. Check dit punt dus wel in uw payroll overeenkomst! Mocht u echter geen werknemers meer op de payroll bij uw payrollbedrijf hebben, dan kunt u sowieso op elk gewenst moment uw payrollovereenkomst zonder kosten opzeggen.

Wat is het verschil tussen een uitzendovereenkomst en payroll overeenkomst?

Payroll lijkt erg veel op uitzenden. Bij de dienstverlening payroll gaat het namelijk ook om drie partijen: het payrollbedrijf (de juridische werkgever), de inlener/opdrachtgever (u in dit geval) en uw werknemer. Het payrollbedrijf sluit een payrollcontract, c.q. arbeidsovereenkomst, met uw werknemer als payrollwerknemer en deze gaat vervolgens exclusief voor u op uw werkvloer werken.

Het grootste verschil, naast dat een payrollbedrijf met haar payrollsysteem per definitie goedkoper is dan een uitzendbureau, is dat bij een uitzendbureau de nadruk ligt op de werving en selectie van werknemers en invulling van vacatures. Terwijl bij een payrollbedrijf dit voornamelijk ligt op gebied van ontzorgen van een ondernemer/werkgever/bedrijf met betrekking tot zijn/haar personeels- en salarisadministratie en de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's voor wat betreft loondoorbetaling bij ziekte en ontslag.

Bij payroll doet u de werving en selectie van uw payrollwerknemer zelf. U selecteert dus zelf uw werknemer en geeft opdracht aan het payrollbedrijf om hem/haar vervolgens als payrollwerknemer in dienst te nemen.

Omdat werkgevers in Nederland steeds vaker streven naar maximale flexibiliteit in hun tijdelijke arbeidscontracten, komt het steeds vaker voor dat een werkgever zijn personeelsbestand “overdraagt” aan een payrollbedrijf (meer dan 200.000 payrollwerknemers op de payroll in Nederland).

Na een uitgebreide personeelsvoorlichting, door het payrollbedrijf en een pensioenadviseur, over de voordelen en positieve veranderingen met payroll voor uw werknemers, zijn uw werknemers echter niet verplicht om over te stappen naar een payrollorganisatie.

Mocht bovenstaand het geval zijn dan heeft een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) een zogeheten "Dienstverleningsvariant" voor deze eventueel weigerende werknemers. Zodat de overgang van u als ondernemer/werkgever en andere werknemers naar payroll niet wordt geblokkeerd.

Bij deze payroll dienstverleningsvariant blijft/blijven deze werknemer (-s) in dienst bij u en aangesloten bij zijn/hun pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op uw aansluitnummers te doen. Daarnaast betaalt u bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van deze werknemer (-s) en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van deze werknemer (-s).

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf u kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer (-s) nog steeds bij u juridische in dienst is/zijn (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Wij kunnen met ons payrollsysteem er voor zorgen, dat alle bovenstaande punten voor u in uw payroll overeenkomst goed zijn afgedekt en geregeld. Hierdoor komen u en uw payrollwerknemers achteraf niet voor verrassingen te staan. Wilt u deze verrassingen dus niet! Vraagt u dan nu snel een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Op onze website vindt u antwoord op meer dan 400 payroll vragen, daarnaast treft u ook meer informatie over o.a.: payroll kosten, payrolltarieven, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis en payrollconstructie aan.