Wat is het payrollsysteem in Nederland?

Antwoord:

In Nederland kennen we 2 soorten payrollsystemen:
Direct een payrollofferte opvragen?

1. De werknemers zijn nog in dienst bij de ondernemer of werkgever;
2. De werknemers zijn in dienst bij een payrollbedrijf.

Wij zullen hieronder stilstaan bij de laatste vorm van een payrollsysteem (lees het payrollsysteem), daar de eerste vorm alleen maar het uitbesteden van uw salarisadministratie en een stukje personeelsadministratie behelst.

Wat is het payrollsysteem in Nederland?

Bij het payrollsysteem (2.) draagt u het formeel juridisch werkgever van uw werknemers en de arbeidsrechtelijke risico's v.w.b. ziekte en ontslag aan een payrollbedrijf over en komen uw werknemers als payrollwerknemers in dienst bij het payrollbedrijf, om vervolgens exclusief (verschil uitzendbureau) bij u op de werkvloer te worden teruggeplaatst.

Met het payrollsysteem creëert u voor uzelf meer vrijheid, heeft u geen werkgeversrisico’s, beschikt u over maximale flexibiliteit m.b.t. tijdelijke payrollcontracten, heeft u geen personeels- en salarisadministratie meer en is uw werkgeverschap tot in de puntjes geregeld, waardoor u een optimale binding met uw werknemers behoudt.

Het payrollbedrijf regelt bij het payrollsysteem de betalingen van de salarissen, loonheffingen, sociale en pensioenpremies, financiert de lonen voor, regelt het ziekteverzuim en houdt contact met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst en arbodienst. Bij het payrollsysteem ontzorgt het payrollbedrijf u en uw afdelingen personeelszaken en salarisadministratie.

Wat doet u nog zelf bij het payrollsysteem?

Bij het payrollsysteem werft en selecteert u zelf uw nieuwe werknemers, regelt u de inroostering, bepaalt u de arbeidsvoorwaarden (conform CAO), voert u de functionerings- en beoordelingsgesprekken en blijft u vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

Doordat u bij het payrollsysteem niet meer dagelijks met de personeels- en salarisadministratie hoeft bezig te houden, geen ziekteverzuim hoeft te managen en de lonen hoeft voor te financieren. Houdt u en uw bedrijf met het payrollsysteem meer tijd en geld over om uw bedrijf nog efficiënter in te richten en meer te focussen op de economische ontwikkelingen binnen uw branche of sector.

Voor wie is het payrollsysteem interessant?

Het payrollsysteem is ooit ontstaan als constructie om kleine middenstanders te verlossen van juridische en administratieve rompslomp. Maar in feite is het werken met het payrollsysteem interessant voor iedere organisatie die met personeel werkt, van startende ondernemers tot groeiende bedrijven, voor bedrijven met oproepkrachten en seizoenmedewerkers, voor bedrijven met pieken en dalen maar ook voor bedrijven met enkele, vele of vaste medewerkers.

Ondernemers kiezen voor het payrollsysteem vanwege de verhoogde flexibiliteit, het gemak, beperkte risico's en financiële voordeel dat u als een ondernemer/werkgever/bedrijf kunt behalen door efficiënter in te kopen bij een payrollbedrijf. Het maakt een payrollbedrijf niet uit of het hierbij om een kortlopend project of een langetermijntraject gaat.

Voordelen van het payrollsysteem voor een werkgever

Als u voor het payrollsysteem kiest, heeft u naast gemak en beperking van uw arbeidsrechtelijke risico's de volgende voordelen:

• Personeelskosten vooraf inzichtelijk;
• U betaalt één vast payrolltarief en ontvangt periodiek één factuur;
• Geen juridische kosten bij het opstellen van arbeidscontracten of oplossen van geschillen en/of arbeidsconflicten;
• Facturen en/of aangiften van instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, diverse pensioen- en aanverwante verzekeringen en accountants (met betrekking tot salaris- en personeelsadministratie) ontvangt u niet meer;
• Geen verzuimverzekering en arbodienst meer nodig;
• Geen personeelskosten bij ziekte of vakantie;
• Meer flexibiliteit in uw arbeidscontracten;
• Overheadkostenbesparingen;
• Beschikking over een professionele helpdesk op het gebied van P&O en salarisadministratie;

Bovenstaande voordelen zijn de reden dat ondernemers en werkgevers in Nederland voor het uitbesteden van hun personeels- en salarisadministratie massaal de afgelopen jaren voor het payrollsysteem bij een payrollbedrijf hebben gekozen. Er zijn hierdoor momenteel ongeveer 200.000 payrollwerknemers in diverse branches en sectoren in Nederland aan het werk. Ter vergelijking er zijn ook hetzelfde aantal gedetacheerden in Nederland werkzaam.

Voordelen van het payrollsysteem voor een werknemer

Het grootste voordeel van het payrollsysteem voor werknemers in Nederland is de zekerheid, correctheid en stiptheid van de salarisbetalingen. Daarnaast zijn de volgende voordelen ook van belang voor werknemers bij payroll.

• Overname arbeidsvoorwaarden en arbeidsverleden (incl. dienstjaren);
• Opbouw en rechten op vakantiegeld en dagen (idem bij ondernemer);
• Mogelijkheid om vakantiegeld 2 keer per jaar te laten uitkeren;
• Loondoorbetaling bij ziekte en evt. wachtdagcompensatie;
• Recht op feestdagen, kort verzuim en bijzonder verlof;
• Mogelijkheid gebruik te maken van een collectieve verzekeringen;
• Evt. kortingen op dagjes uit, pretparken, musea en concerten;
• Goede pensioenregeling;
• Recht op een goede scholingsregeling;
• Een vast contactpersoon voor alle vragen.

Verschil uitzenden en payrollsysteem

Doordat uitzendbureaus en payrollers beide het payrollsysteem aanbieden in de markt, zien veel mensen de verschillen tussen een payrollbedrijf en een uitzendbureau niet meer. Toch zijn die er wel.

Het grootste verschil, naast dat een payrollbedrijf met haar payrollsysteem per definitie goedkoper is dan een uitzendbureau, is dat bij een uitzendbureau de nadruk ligt op de werving en selectie van werknemers en invulling van vacatures. Terwijl bij een payrollbedrijf dit voornamelijk ligt op gebied van ontzorgen van een ondernemer/werkgever/bedrijf met betrekking tot zijn/haar personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke risico's (ziekte en ontslag).

Hieronder zetten wij de verschillen in taken en verantwoordelijkheden tussen een payrollbedrijf en een uitzendbureau nog een keer onder elkaar.

1.Werving en selectie:

Payrollsysteem: U bent zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers.
Uitzenden: Een uitzendbureau doet de werving- en selectie van werknemers.

2. Te werk stelling werknemers:

Payrollsysteem: Uw zelf geworven werknemers werken exclusief bij u.
Uitzenden: Werknemers (lees uitzendkrachten) geworven door een uitzendbureau kunnen zonder toestemming bij diverse bedrijven te werk worden gesteld.

3. Juridische en administratieve werkzaamheden:

Payrollsysteem: Bij het payrollsysteem worden de werkzaamheden op gebied van personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke risico's van u overgenomen. Het payrollbedrijf adviseert u daarnaast met betrekking tot juridische-, re-integratie- en CAO-vragen.
Uitzenden: Een uitzendbureau is ook voor wat betreft de arbeidsrechtelijke risico's de juridisch werkgever van uw werknemers. Maar is geen adviseur voor u op gebied van juridische, personele en salarisadministratieve vraagstukken. U blijft hier dus voor verantwoordelijk bij een uitzendbureau.

Waar moet u opletten bij het payrollsysteem?

Het is altijd belangrijk, voordat u gebruik gaat maken van het payrollsysteem bij een payrollbedrijf, om diverse payrollers niet alleen met elkaar te vergelijken op basis van payrolltarieven maar ook zeker v.w.b. hun voorwaarden (Let op ‘de kleine lettertjes’).

Wij werken met all-in payrolltarieven, zodat u weet waar u aan toe bent, maar er zijn echter ook payrollbedrijven die bepaalde reserveringen (b.v. bijzonder verlof, kort verzuim, zorgverlof, seniorendagen, ADV-/ATV-dagen, feestdagen, ziektedagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u doorfactureren (zie soorten payrolltarievenopbouw, payrollberekeningen en payrolltarievenchecklist). Daarnaast nemen sommige het ook niet zo nauw voor wat betreft het naleven van de inlenersbeloningsregeling voor uw werknemers. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit bij deze payrollaanbieders, maar bent u per slot van rekening duurder uit en uw werknemers slechter af.

Tot slot zijn de regelingen omtrent ziekte, ontslag en pensioen in uw payrollovereenkomst voor u en uw werknemers, wanneer u voor het payrollsysteem bij een payrollbedrijf kiest, belangrijke aandachtspunten. Onderstaand zullen wij deze punten dan ook stapsgewijs voor u behandelen.

Soorten payrolltarievenopbouw

Payrollbedrijven in Nederland hanteren verschillende soorten payrolltarievenopbouw binnen hun payrollsystemen.

De meest gebruikte opbouw van payrolltarieven zijn:

1. Bruto excl. uurloon x Omrekenings-/payrollfactor = Payrolltarief

Bij het op deze wijze van payrolltarieven berekenen, is het belangrijk dat u er goed oplet wat met het bruto uurloon (zie onderstaande payrollchecklist) inclusief of exclusief reservering vakantiegeld en/of vakantiedagen wordt bedoeld. Daarnaast is het van belang te weten wat er wel/niet in de payrollfactor van de payroller zit qua vakantiedagen, ziekte, ATV dagen, feestdagen, bijzonder verlof, zorgverlof, seniorendagen, arbodienst, pensioen, scholing en werknemersverzekeringen.

2. Bruto excl. uurloon x Omrekenings-/payrollfactor + marge (toeslag) = Payrolltarief

Er zijn nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat hun payrollsysteem u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten, dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge in de payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

3. Kostprijs + % = Payrolltarief

De laatste minst transparante payrolltarievenopbouw, die steeds vaker binnen payrollsystemen wordt toegepast, is een vast percentage over de kostprijs. In dit geval is het belangrijk te weten wat het payrollbureau verstaat onder haar kostprijs (vakantiedagen, vakantiegeld, etc.).

Checklist payrolltarieven:

Om te weten wat u koopt, treft u onderstaand zaken aan waarop u moeten letten bij het vergelijken van payrolltarieven/payrollfactoren:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief senioren-/jubileumdagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Nu u weet hoe payrolltarieven zijn opgebouwd, laten wij u nu zien hoe een payroller of u zelf een payrollberekening kunt maken. Dit zodat u van tevoren weet, wat u per daadwerkelijk gewerkt uur met het payrollsysteem bij een payrollbedrijf kwijt bent.

Payrollberekeningen

Het meest overzichtelijk voor u is om een payrollberekening te laten maken op basis van €10,- exclusief bruto uurloon (idem de lonen uit uw CAO of Wettelijk Minimum Lonen (WML) en dit te vermenigvuldigen met de aangeboden payrollfactor (+ eventueel marge/toeslag).

De berekening ziet er dan als volgt uit:

Payrollfactor x €10,- (+ eventueel marge/toeslag) = Payrolltarief

Het is verstandig om deze payrollberekeningen voor al uw verschillende medewerkers te laten maken. Het payrolltarief moet namelijk voor studenten/scholieren lager zijn, i.v.m. studententarief, dan voor uw werknemers met bepaalde en onbepaalde tijdscontracten.

Aandachtspunten bij het payrollsysteem

Als u in zee gaat met een payrollbedrijf, is het voor u en uw werknemers belangrijk dat het volledige arbeidsverleden van de werknemers wordt overgenomen. Op basis van het aantal gewerkte weken hebben uw werknemers namelijk, voor wat betreft pensioen en ontslagbescherming, rechten opgebouwd.

Vanuit de voor uw werknemers geldende CAO is het goed om te kijken naar de regelingen met betrekking tot de loondoorbetaling bij ziekte, overwerk en onregelmatigheidstoeslagen, loonschalen, het aantal wachtdagen, reiskostenregeling, aantal vakantiedagen, bijzonder verlofregeling, feestdagen, inlenersbeloning en pensioen. Met betrekking tot de punten inlenersbeloning, pensioen, ziekte en ontslag geven wij u hieronder informatie, omdat wij vaak zien dat goedkope payrollbedrijven hiermee ten nadele van uw payrollwerknemers en u een loopje nemen en zich niet aan de Wet Werk en Zekerheid houden.

1. Inlenersbeloning en het payrollsysteem

De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollmedewerkers gelijkwaardig moeten belonen net als de medewerkers die rechtstreeks bij u in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

2. Pensioen en het payrollsysteem

Een belangrijke vraag die u zichzelf als ondernemer en/of werkgever voor uw payrollmedewerker moet stellen, is: “Hoe is de pensioenopbouw bij een payrollbedrijf voor mijn werknemers geregeld?” Payrollbedrijven, die onder de eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU en NBBU vallen, hebben de mogelijkheid om medewerkers vanuit het StiPP pensioen te laten opbouwen. De pensioenpremie voor uw medewerker bedraagt dan hierin echter enkele procenten (geheel ten lasten van de payrollwerkgever). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemer- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%. Dat dit voor u een lager payrolltarief betekent en voor uw payrollwerknemer gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen.

Een goed payrollbedrijf zal een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is.

Voor u en uw (toekomstige) payrollwerknemer is het gunstig dat de politiek in Nederland wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)), dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan behoort de onderlinge concurrentie van payrollbedrijven op dit gebied van arbeidsvoorwaarden weer een stuk dichterbij tot het verleden en hoeft u en uw payrollwerknemer niet meer te checken welke pensioen erbij een payrollbedrijf geldt.

Ziekte en het payrollsysteem

Waarop moet u bij het payrollsysteem voor uzelf en uw payrollwerknemers met betrekking tot ziekte op letten?

U begrijpt dat het ziekteverzuim van uw payrollwerknemers het grootste risico, met betrekking tot de kosten voor een payrollbedrijf zijn. Payrollbedrijven zijn op dit gebied dan ook net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten hiervan voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven vooraf doorcalculeren. Maar bij een hoger ziekteverzuim of extra begeleiding de kosten mogelijk aan u proberen door te berekenen.

Veel voorkomende manieren van het doorberekenen bij een hoger ziekteverzuim in een bepaalde periode, is een payrolltariefsverhoging of nacalculatie (zie ook onze payrollchecklist). Let u er daarom op in uw payrollovereenkomst wat uw eigen risico voor ziekte qua aantal dagen of uren is. Wat de eventuele verhoging van uw payrolltarief is bij een hoger ziekteverzuim, de wijze waarop zij een eventuele nacalculatie doen en welke kosten zij u eventueel vanuit een traject m.b.t. de Wet verbetering poortwachter doorberekenen.

Kortom, bekijk voor uzelf als werkgever wat de voorwaarden bij ziekteverzuim zijn in uw payrollovereenkomst of algemene voorwaarden en vergelijk daarnaast uw huidige CAO met de CAO van het payrollbedrijf voor wat betreft het aantal wachtdagen en het ziekengeldpercentage gedurende de eerste twee jaar loondoorbetalingsverplichting.

Wij kunnen met ons payrollsysteem er echter voor zorgen, dat het punt ziekte voor u goed in uw payrollovereenkomst is afgedekt en geregeld. Hierdoor komen u en uw payrollwerknemers bij ziekte niet achteraf voor verrassingen te staan.

Ontslag en het payrollsysteem

Belangrijk bij uw payroll keuze is om goed naar de regelingen te kijken, die een payrollbedrijf rond ontslag in hun payrollsysteem hanteren (zie ook onze payrollchecklist). Vooral als u vaste medewerkers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag van belang. Bij het payrollsysteem koopt u namelijk een deel van het ontslagrisico af.

Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is bij het payrollsysteem immers in juridische zin de werkgever van de desbetreffende payrollwerknemer en dient het ontslag verder voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee kan brengen. Payrollbedrijven zijn dan ook op dit gebied net verzekeringsmaatschappijen, idem ziekte, en zullen de kosten van ontslag voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven doorcalculeren, maar waar mogelijk (bij onduidelijkheden) deze ook aan u proberen door te berekenen.

Let u er daarom op wat er in uw payrollovereenkomst van u wordt verlangd met betrekking tot dossiervorming bij ontslag, wat uw kosten bij een herplaastingstraject zijn en wat uw eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. Kortom, bekijk wat de voorwaarden bij ontslag in uw payrollovereenkomst of algemene voorwaarden zijn.

Wij kunnen met ons payrollsysteem er echter voor zorgen, dat het punt ontslag voor u in uw payrollovereenkomst goed is afgedekt en geregeld. Hierdoor komt u achteraf bij ontslag niet voor verrassingen te staan. Wilt u dus niet voor deze verrassingen komen te staan, vraagt u dan nu een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en het payrollsysteem en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll voordelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.