Wat is online payroll en wat is het verschil met payroll?

Antwoord:

Vroeger toen internet nog in de kinderschoenen stond, gaf u als ondernemer/werkgever met een fax uw uren door aan het payrollbedrijf en kreeg u alle brieven van het payrollbedrijf nog via de post. Daarnaast kreeg u van iedere werknemer een door u beiden getekend payrollcontract toegestuurd en moest zijn/haar ID nog door middel van een kopietje worden gecontroleerd.

Vroeg u om informatie rond wet- en regelgeving, CAO (-wijzigingen), payrollcontracten, payrollovereenkomst, wettelijke minimumlonen (WML), Verklaring goed betalingsgedrag, verklaring Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1), protocol Wet Arbeid Vreemdelingen/Wet op de identificatieplicht, voorbeelden beoordelings- en functioneringsgesprekken en salarisbetalingschema aan, dan kreeg u hiervan via de post en later e-mail een hard copy.

Uw payrollwerknemers kregen hun loonstroken en jaaropgaven, informatie van het payrollbedrijf m.b.t. bijvoorbeeld de dienstverlening payroll en/of CAO, werkgeversverklaring, zwangerschaps verklaring, pensioenregeling en waardeoverdracht formulier, verzuimprotocol, reiskostenregeling, auto-, laptop- en telefoonovereenkomst ook nog gewoon via de post of later via de mail toegestuurd

U begrijpt dat de overheadkosten van de payrollbedrijven, om dit alles te regelen, velen malen hoger waren dan nu het geval is. Hierdoor lagen hun payrolltarieven en marges ook vele malen hoger.

Door het internet en verdere automatisering beschikken alle grote payrollbedrijven inmiddels over een geautomatiseerd uren registratie- en verwerkingssysteem, waardoor zij soms zijn overgegaan op de benaming online payroll. Na een automatische melding van het payrollbedrijf logt u nu tegenwoordig in (met uw unieke wachtwoord en gebruikersnaam) op het systeem van het payrollbedrijf en vult u de uren van uw payrollwerknemers over een periode in en accodeert deze.

Een nog minder arbeidsintensieve oplossing nu is, om uw urensysteem (of kloksysteem v.w.b. planning en registratie) aan het systeem van het payrollbedrijf te koppelen. Het enige wat u als werkgever/ondernemer dan nog doet, is de gewerkte uren accoderen. In beide gevallen hoeven de werknemers van het payrollbedrijf verder geen handelingen v.w.b. de verloning nog te doen.

Vraag wat uw payrolltarief bij een koppeling met uw systeem wordt/is! Dit i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten bij het payrollbedrijf en dus ook een lagere payrollfactor of -tarief bij een payrollbedrijf tot gevolg.

Daarnaast kunt u nu als ondernemer/werkgever 24/7 chatten met uw vaste aanspreekpunt bij het payrollbedrijf of inloggen op het digitale systeem van het payrollbedrijf om relevante (up-to-date) data en informatie over de payroll dienstverlening, wet- en regelgeving en CAO-wijzingen en documenten m.b.t. uw werknemers in te zien of te downloaden. Zoals:

a. Inschrijfformulier werknemer;
b. Minimumlonen;
c. Privacyreglement;
d. CAO;
e. Eerstedagsmelding nieuwe werknemer;
f. Handleidingen aanmelden werknemers, urenverwerking en vakantiemeldingen;
g. Protocol Wet Arbeid Vreemdelingen/ Wet op de identificatieplicht;
h. Verklaring Stichting Normering Arbeid;
i. Verklaring van Goed Betalingsgedrag (belastingdienst);
j. Voorbeelden functionerings-, beoordelings- en jaargesprek;
k. Loonuitbetalingskalenders;
l. Week en 4-weeks periode overzicht;

Uw payrollwerknemers kunnen nu ook 24/7 chatten met hun vaste aanspreekpunt bij het payrollbedrijf of inloggen op het systeem (met hun unieke gebruikersnaam en wachtwoord) om o.a. hun payrollcontract, loonstrook en jaaropgaven, loonbelastingverklaring en werkgeversverklaring te downloaden of om hun persoonlijke gegevens aan te passen (b.v. adres-/emailadreswijzing of nieuwe telefoonnummer).

Naast de zo juist genoemde documenten is de volgende informatie vaak op de website of in het digitale systeem van het payrollbedrijf voor de payrollwerknemers in te zien of te downloaden.

1. Loonuitbetalingskalenders;
2. Informatie collectieve verzekeringen en personeelskortingen;
3. Waardeoverdracht pensioen;
4. Verklaring geen privégebruik auto;
5. Uitleg salarisstrook;
6. Verzuimprotocol;
7. Kilometerregistratieformulier;
8. Auto-, laptop- en telefoonreglementen.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!