Wat is payroll outsourcing?

Antwoord:

Bij de meeste payrollbedrijven in Nederland kunt u voor de diverse varianten van payroll outsourcing terecht. Of het hierbij nu gaat om outsourcing van het juridische werkgeverschap en alle administratie (payroll), het verlonen van zzp'ers/freelancers, alleen de salarisadministratie, backoffice van uitzendbureaus en/of intermediairs en/of flexibele schil het maakt de meeste payrollbedrijven niet veel uit.

Doordat outsourcing met payroll hun core business is, kunt u bij hen terecht in alle branches en sectoren voor het payrollen van zowel studenten, oproepkrachten, gewone en verlengde uitzendkrachten, parttime/fulltime werknemers, werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten, 65+ers, kennismigranten, buitenlandse als grenswerknemers (België, Duitsland en Engeland), zzp'ers en freelancers.

Hieronder zullen wij voor u puntsgewijs de 5 meest voorkomende varianten van payroll outsourcing voor u toelichten. Daarnaast staan we bij de eerste variant ook nog even stil bij de verschillen tussen zelf verlonen of via payroll outsourcing.

1. Payroll outsourcing /payrollconstructie;
2. Payroll outsourcing zzp/freelance;
3. Payroll (outsourcing) backoffice uitzendbureaus of intermediairs;
4. Payroll (outsourcing) salarisadministratie;
5. Payroll outsourcing flexibele schil.

1. Payroll outsourcing /payrollconstructie

Bij payroll outsourcing of payrollconstructie wordt het payrollbedrijf op papier de juridisch werkgever van uw werknemers. Bij deze variant houdt dit in dat uw nieuwe of eigen werknemer(-s), uitzendkracht(-en) en/of gedetacheerde(-n) formeel bij het payrollbedrijf in dienst komen. Het payrollbedrijf neemt als voordeel (zie payroll voordelen) bij deze vorm van outsourcing/payrollconstructie zowel uw personele en salarisadministratieve werkzaamheden, als de financiële verplichtingen en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s (v.w.b. ziekte en ontslag) van u als ondernemer/werkgever over.

Het payrollbedrijf ontzorgt en regelt bij deze variant van payroll outsourcing dus de salarisadministratie (o.a. loonstroken, jaaropgaven, betalingen, voorschotten inhouden en loonbeslagen, voorfinanciering van de lonen (verschillende betalingstermijnen), payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten), ziekteverzuim, eventuele ontslagprocedures, certificering en contacten met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars (verzuim-, pensioen- en aanverwante verzekeringen) en arbodienst.

U blijft als ondernemer/werkgever bij deze vorm van outsourcing van het juridisch werkgeverschap wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO), beoordelings- en functioneringsgesprekken en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.

Daarnaast heeft u voor wat betreft het aantal bepaalde tijdscontracten ook (als voordeel) meer flexibiliteit. U als werkgever mag in Nederland een werknemer maximaal drie tijdelijke contracten (in maximaal 2 jaar) aanbieden, waarna uw werknemer recht op een dienstverband voor onbepaalde tijd heeft. Bij payroll outsourcing/payrollconstructie heeft u echter over een langere tijd (a.h.v. CAO vaak 5,5 jaar) de mogelijkheid meerdere tijdelijke payrollcontracten aan te bieden.

Als u gebruik gaat maken van deze variant van outsourcing van uw werknemers met payroll dan kunt/moet uw werknemers v.w.b. vragen over o.a. vakantiegeld en -dagen, bijzonder verlof, zorgverlof, CAO, loonstroken, jaaropgave, declaraties, pensioen en payrollcontracten naar het payrollbedrijf doorverwijzen. Het payrollbedrijf is nu immers uw externe afdeling P&O en salarisadministratie.

Hierdoor houden ondernemers en werkgevers met deze payroll outsourcingsvariant meer tijd en geld over. Dit is ook de reden dat steeds meer ondernemers en werkgevers in Nederland dan ook gebruik maken voor hun werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) van deze payroll outsourcing/payrollconstructie variant.

Voor wat het verloningsproces (= tijdrovend, kennisintensief en kostbaar) bij payroll outsourcing betreft. U geeft wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks de uren van uw werknemers aan het payrollbedrijf door. Zij doen op basis van deze uren de verloning, salarisbetalingen, loonstroken (jaaropgaven), facturering aan u en afdrachten aan instanties zoals de Belastingdienst, UWV en pensioenfonds. Is een werknemer dus ziek, met vakantie, neemt hij/zij een bijzonder verlofdag op of is het een feestdag (ADV/ATV-, senioren- en/of zorgverlofdagen zullen bij goede payrollbedrijven hier ook onder vallen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur!

U heeft op deze dagen/uren dan ook geen (dubbele) personeelskosten. Waardoor u nog beter op seizoensinvloeden en/of bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche kunt inspelen. U heeft met payroll outsourcing 24/7 uw personeelskosten en managementrapportages inzichtelijk.

Kijk voor meer informatie over payroll outsourcing/payrollconstructie o.a. onder (kosten payroll, payrolltarieven, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening, tips & tricks en payroll voor- en nadelen.

Verschillen zelf verlonen of via payroll outsourcing

Veel ondernemers en werkgevers in Nederland denken dat outsourcing van het juridisch werkgeverschap (incl. alle werkzaamheden en risico's) met payroll hoge kosten met zich meebrengt. Daarom blijven ondanks de veel voordelen van payroll outsourcing/payrollconstructie, inclusief alle administratieve werkzaamheden en risico's, veel ondernemers met behulp van een boekhouder/loonadministratiekantoor of accountant het zelf doen.

Dat payroll outsourcing in veel gevallen juist een goedkopere oplossing is, wordt dan ook vaak vergeten. In de praktijk zijn er namelijk in eerste instantie meer risico’s, kosten en werkzaamheden voor u als ondernemer dan u denkt.

Heeft u zichzelf namelijk wel eens de volgende vragen gesteld: Hoeveel uur per week en geld (soft- en hardware) besteed ik gemiddeld aan mijn loon- en salarisadministratie, zaken regelen met mijn accountant/boekhouder/loonadministratiekantoor, UWV, Belastingdienst, arbodienst, verzekeraar of andere instanties? en Wat zijn mijn kosten voor: een accountant/boekhouder, verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundige onderzoek (-en), werkplek aanpassingen, RIE, loonadministratie, loonadministratie soft- en hardware, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen, arbeidsconflicten, wet- en regelgeving en CAO wijzigingen (Wet werk en zekerheid, inlenersbeloning, Wet ketenaansprakelijkheid, fiscale zaken, loonadministratieve zaken en sociale zekerheidstelsel in Nederland), transitie- of ontslagvergoedingen, certificering, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst ....?

Kortom er komt omtrent personeel heel wat op u af als werkgever/ondernemer in Nederland.

Om u te helpen bij uw beslissing om deze zaken (nu nog) zelf te doen of uit te outsourcen aan een payrollbedrijf. Hebben wij enkele verschillen tussen uw personeels- en salarisadministratie zelf doen en met behulp van payroll outsourcing per verschil hieronder voor u op een rijtje gezet.

1. Personeels- en salarisadministratie

Payroll outsourcing:

Indien u voor uw personeels- en salarisadministratie van een erkend en gecertificeerd payrollbedrijf gebruik maakt, heeft u uw salaris- en personeelsadministratie perfect in orde, bespaart u uzelf tijd en geld v.w.b. (jaarlijkse)licenties- en (aanschaf of onderhoud) soft-en hardwarekosten, juridische en boekhouders-/loonadministratie-/accountantskosten.

U heeft bij outsourcing met payroll voor al uw vragen omtrent uw personeel (b.v. UWV, Belastingdienst, verzekeringen, pensioenfonds, wet- en regelgeving, CAO-wijzigingen) de beschikking over een eigen externe afdeling HR en salarisadministratie met 1 persoonlijk aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf .

Daarnaast hoeft u niet (jaarlijks) te investeren in uw administratie hard- en softwarepakket en heeft u uw personeelskosten en managementrapportages (o.a ziekteverzuim, planning, contractbeheer) 24/7 ter beschikken. U kunt hierdoor nog beter binnen uw bedrijf op de kosten sturen.

Zelf doen:

Heeft u in de loop der tijd een goede jurist, financieel adviseur en boekhouder/loonadministratiekantoor of accountant om u heen verzameld en de beschikking over een goedwerkend (up to date) verlonings- en managementinformatiepakket. Dan heeft u als voordeel dat alle bovengenoemde zaken (nu nog) goed zijn geregeld en u alle zaken in eigen hand heeft/houdt. Mocht dit echter door omstandigheden in de (nabije) toekomst wijziging, dan is het misschien verstandig of raadzaam om eens een payrollofferte met de nodige informatie over payroll outsourcing bij ons aan te vragen.

2. HR vraagstukken

Payroll outsourcing:

De wet- en regelgeving (o.a. Wet werk en zekerheid (ontslagregels en inlenersbeloning), Wet aanpak schijnconstructies (WAS), Wet DBA (deregulering beoordeling arbeidsrelatie en subsidieregelingen (zzp'ers/freelancers)) en CAO-bepalingen omtrent uw personeel wijzigen continu voor u als werkgever.

Om hiervan op de hoogte te blijven, kost dit u veel tijd (vak- en P&O-literatuur lezen) en geld (advieskosten). Bij payroll outsourcing beschikt u echter direct over een team van HR-specialisten die, door hun jarenlange ervaringen en up to date specialistische kennis, u als werkgever/ondernemer kosteloos (bij uw adviseurs of accountant betaalt u per minuut/uur) goed kunnen helpen en adviseren.

Zelf doen:

Heeft een bevriende kennis of familielid, die door zijn/haar werk u gratis op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving stelt/kan stellen, of vindt u het zelf wel prettig om u hiermee bezig te houden? Dan is zelf doen misschien (nu nog) de goedkoopste optie. Mocht dit om wat voor reden in de (nabije) toekomst veranderen, dan is het misschien raadzaam om eens een adviesgesprek over payroll outsourcing bij ons aan te vragen.

3. Ziekte- en verzuimbegeleiding

Payroll outsourcing:

Bij een zieke werknemer komen een hoop werkzaamheden, risico's en geld kijken. U heeft al een RIE, verzuimverzekering en/of arbodienstcontract, maar u kunt alsnog echter met extra kosten te maken krijgen: o.a. onverzekerde (extra) arbokosten, re-integratietrajectkosten, mediationkosten, arbeidsdeskundigheidonderzoekkosten, werkplekaanpassingskosten, second opinionkosten en/of RIE up to date kosten.

Met payroll outsourcing haalt u direct de expertise en knowhow van bijvoorbeeld een verzuimcoördinator of casemanager binnenshuis en heeft u geen (jaarlijkse) licentie-/onderhouds- of aanschafskosten van een verzuimsoftwarepakket. U krijgt hier namelijk bij payroll outsourcing direct de beschikking over bij een payrollbedrijf, waardoor u 24/7 inzicht in uw verzuim binnen uw bedrijf heeft.

Daarnaast zullen/kunnen de verzuimspecialisten van het payrollbedrijf u kosteloos helpen om (1) uw verzuimpercentages te verlagen en (2) uw zieke werknemer sneller te laten re-integreren. Hier is het payrollbedrijf, vanwege de loondoorbetaling bij ziekte, ook bij gebaat. Dit is ook de reden dat de meeste professionele payrollbedrijven over een eigen verzuimafdeling beschikken, waardoor hun ziekteverzuimpercentages vaak lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

(3) Zij uw werknemers d.m.v. begeleiding/training (b.v. RSI klachten/wijze van tillen) langduriger proberen inzetbaar te houden. En tenslotte (4) zij u helpen bij het opstellen/up to date brengen van uw Risico Inventarisatie en - Evaluatie (RI&E). Dit geeft het payrollbedrijf namelijk de zekerheid dat zaken op en rond uw werkvloer, voor wat betreft mogelijke bedrijfsongevallen (met als gevolg ziekte), volgens de laatste wet- en regelgeving bij u als werkgever voor de payrollwerknemers zijn geregeld.

Zelf doen:

Vindt u het niet erg om dagelijks met het verzuimbeleid binnen uw bedrijf bezig te zijn, weet u precies hoeveel een zieke werknemer u per dag kost en hoe hoog uw exacte totale verzuimkosten binnen uw bedrijf per jaar zijn? Heeft u daarnaast een bevriende kennis of familielid, die vanuit zijn/haar dagelijkse werk u kosteloos helpt of op de hoogte houdt omtrent de veranderende regelgeving hiervan? Dan is zelf doen misschien (nu nog) voor u de goedkoopste optie.

Zoals u dus weet, kan het ziekteverzuim onder personeel binnen een bedrijf jaarlijks het verschil tussen winst of verlies maken betekenen! Met payroll outsourcing bakent u uw ziekterisico's qua geld af. Is een payrollwerknemer namelijk ziek en heeft hij/zij recht op loondoorbetaling bij ziekte of moet hij/zij voor wat betreft extra kosten b.v. een re-integratietraject in of een arbeidsdeskundigonderzoek ondergaan, dan blijven uw personeelskosten bij payroll outsourcing gelijk.

Het payrollbedrijf is namelijk als juridische werkgever hiervoor verantwoordelijk. Payroll kunt u dus eigenlijk als een soort verzekering zien en met verzekeren is altijd de vraag: Ben ik goedkoper uit/kan ik de kosten van schade overzien/betalen of wil ik geen risico's lopen? Wilt u meer weten hoe u uw verzuim met payroll outsourcing kunt managen/outsourcen, vraag dan nu een adviesgesprek bij ons aan!

Na dit alles gelezen te hebben zult u misschien ook kunnen begrijpen dat er gelukkig ook boekhouders/accountants zijn, die payroll outsourcing aan hun klanten juist aanbevelen. Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie (kennis en knowhow) en zaken rond ziekte (begeleiding) en ontslag (juridische bijstand) door een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel (en beter) worden geregeld en dat zij zich met hun expertise op gebied van cijfers (core business) nog steeds bij payroll outsourcing binnen het bedrijf van de ondernemer/werkgever kunnen bezighouden.

2. Payroll outsourcing zzp/freelance

In de praktijk zijn er twee soorten zelfstandigen: de zzp’er en de freelancer. Deze termen worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt, maar daar kan fiscaal-juridisch nogal wat onduidelijkheid over ontstaan. Echter de dienstverlening payroll outsourcing is zowel voor freelancers als zzp’ers geschikt. Beide kennen namelijk vanuit het ondernemerschap de nodige administratieve rompslomp, juridische onduidelijkheid (Wet DBA vanaf 2016 en nieuwe zzp-wet vanaf 2021) en grote financiële risico’s die zij bij payroll outsourcing niet meer hebben.

Wanneer u als zzp’er of freelancer uw administratie met payroll aan een payrollbedrijf ousourct, betekent dit dat het payrollbedrijf uw werkgever wordt. Al uw administratieve en financiële zaken en risico's worden dan door het payrollbedrijf voor u, als c.q. "payrollwerknemer", geregeld.

Het payrollbedrijf controleert of u als zzp-er of freelancer voldoet aan de wettelijke eisen voor zelfstandigheid. Hierdoor worden opdrachtgevers achteraf niet met arbeidsrechtelijke en/of fiscale claims geconfronteerd. Vervolgens regelen zij uw uitbetalingen en de afdrachten aan de Belastingdienst. Daarnaast bent u als zzp’er of freelancer verzekerd tegen ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. U kunt een payrollbedrijf eigenlijk zien als een intermediair, c.q. tussenpersoon.

In de praktijk houdt payroll outsourcing in, dat u als zzp’er of freelancer heeft gekozen voor een bepaalde opdrachtgever, u de afgesproken prijs aan het payrollbedrijf doorgeeft, u dan vaak een creditnota (verkoopfactuur (self-billing principe)) ontvangt, na akkoord van de opdrachtgever de uitbetaling aan u wordt regelt en u een loonstrook ontvangt. U als zzp’er of freelancer kan als ‘vrije ondernemer’ echter bij payroll outsourcing zzp of freelance nog steeds blijven bepalen voor wie, wanneer en waar u wilt werken.

Met payroll outsourcing zzp ontvangt u uw geld direct, heeft u geen facturatie of debiteurenbeheer (risico's), bent u automatisch voor WW, ziektewet en WIA verzekerd, beschikt u over een eigen P&O en salarisadministratie helpdesk en bespaart u zichzelf tijd en geld. De kosten voor payroll outsourcing zzp of freelance zijn vaak afhankelijk van het soort contract, het werk en de afspraken over betalingstermijnen en debiteurenrisico. Hieruit komt een transparante marge (%), die het payrollbedrijf vervolgens over het factuurbedrag vermenigvuldigt. U ziet dat payrollbedrijven, bedrijven (opdrachtgevers), zzp'ers en freelancers op een correcte manier in Nederland laten samenwerken. Meer hierover weten vraag dan nu snel een payrollofferte bij ons aan!

3. Payroll (outsourcing) backoffice uitzendbureaus of intermediairs

Wilt u uw backoffice van uw uitzendbureau goed geregeld hebben, dan is de payrolldienst outsourcing backoffice een prima oplossing. Als u er namelijk voor kiest om uw backoffice te outsourcen aan een payrollbedrijf, wordt zij de juridische werkgever van uw kandidaten/uitzendkrachten. Het payrollbedrijf verzorgt hierdoor voor u voortaan o.a. de salarisadministratie, het beheer van ziekteverzuim, het contractbeheer, de loonaangifte bij de Belastingdienst, debiteurenbeheer en de uitbetaling van ziektegeld.

De redenen onder onze kleine, middelgrote als grote uitzendbureaus en intermediairs klanten in diverse branches om over te stappen op payroll, zijn dan ook o.a. meer focus op matchen en plaatsen van kandidaten, beter debiteurenbeheer (incl. risico's), verloning, voorfinanciering (incl. marge), voldoen certificeringseisen (NEN 4400-1, ABU en/of NBBU en VCU) en overige HR-verplichtingen (kennis van actuele wet- en regelgeving en CAO bepalingen).

Dat de backoffice een essentieel onderdeel van uw uitzendbureau of voor u als intermediair is. Hoeven wij u niet uit te leggen. De backoffice omvat namelijk al uw administratieve, financiële en juridische zaken, zoals verwerking van urenbriefjes, contractbeheer, verloning (complexe vraagstukken), contacten met UWV en Belastingdienst, loonaangiften, loonbeslagen, facturatie, debiteurenbeheer en risicomanagement, verzuim en ziektebegeleiding etc. Als u uw backoffice outsourct aan een payrollbedrijf dan neemt zij deze tijdrovende werkzaamheden van u over en kunt u zich weer volledig concentreren op acquisitie, werving en selectie van kandidaten en het matchen hiervan.

U heeft met payroll 24/7 alle gegevens v.w.b. uw managementrapportages, marges, klanten, werknemers, urenregistratie, contractbeheer, facturatie, debiteurenbeheer en proforma berekeningen te allen tijde beschikbaar. Daarnaast kunnen veel payrollbedrijven uw naam, logo en huisstijl in alle uitingen (o.a. loonstroken, contracten en facturen) doorvoeren. Hierdoor zien uw werknemers en klanten dus geen verschil. U ziet bij het outsourcen van uw backoffice met payroll dat het payrollbedrijf samen met u uw uitzendbureau runt.

Kortom u heeft met payroll outsourcing backoffice uitzendbureaus of intermediairs de volgende voordelen:

• 1. Geen opstarttijd en -kosten eigen uitzendbureau;
• 2. Snelle geautomatiseerde inschrijving klanten en kandidaten;
• 3. Juiste toepassing van de inlenersbeloning;
• 4. Gebruik van een G-rekening;
• 5. Overname risico’s voor Wet ketenaansprakelijkheid (WKA);
• 6. Overname Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI);
• 7. Recente WKA-verklaring;
• 8. Diverse mogelijkheden (koppelingen) om uren te registreren en accorderen;
• 9. Arbeidsovereenkomsten en urenbriefjes digitaal ondertekenen;
• 10. Geen kosten per kandidaat voor eigen toegang internetportal;
• 11. Correcte verloning (diverse sectoren);
• 12. Meer tijd voor aquisitie;
• 13. Focus op werving, selectie en plaatsing;
• 14. Facturatie aan klanten;
• 15. Facturering uit uw naam en op uw BTW-nummer mogelijk;
• 16. Debiteurenbeheer;
• 17. Voorfinanciering en betaling lonen en marges (snelle afdracht);
• 18. Direct NEN 4400-1, Kiwa, ABU, NBBU en VCU gecertificeerd;
• 19. Uw eigen huisstijl en logo’s;
• 20. 24/7 toegang/gebruik managementinformatiesysteem (portal).

Kosten payroll outsourcing backoffice uitzendbureaus en intermediairs

Onze payrolltarieven voor backoffice dienstverlening is altijd maatwerk en hangt o.a. af van de contractvormen, wijze van verlonen, omvang debiteurenportefeuille, betalingsvoorwaarden en aantal kandidaten (volume). Wij hanteren echter de scherpste en goedkoopste payrolltarieven in de Nederlandse payrollmarkt, daarnaast hanteren wij aangepaste factoren voor: overwerk, toeslagdelen, studenten/scholieren of ouderen en premiekortingen. De netto onkostenvergoedingen en pensioenpremies worden 1:1 aan u doorberekend.

Meer weten over de voordelen van het payroll (outsourcing) backoffice van uw uitzendbureau, vraag dan hier bij ons een adviesgesprek of payrollofferte aan.

4. Payroll (outsourcing) salarisadministratie

De salarisadministratie zijn alle aspecten die betrekking hebben op het recht, berekening, verdeling en betaling van salarissen. Omdat de Belastingdienst inzicht in de gegevens over uw werknemers en loonbetalingen wil, bent u als ondernemer met personeel in Nederland verplicht deze administratie bij te houden. Onder de salarisadministratie vallen verschillende formulieren en berekeningen, zoals de loonaangiften, loonstroken, loonbeslagen en jaaropgaven. Ook dient u als werkgever loonbelastingverklaringen, verminderingsbeschikkingen en woon-werk vervoersabonnementen en -kaartjes van uw werknemers te bewaren. U bent tenslotte in Nederland verplicht uw salarisadministratie zeven jaar te bewaren.

Naast personeelszaken is de salarisadministratie dus een belangrijk, kostenbepalend en tijdrovend onderdeel binnen bedrijven. Een oplossing hiervoor voor u als ondernemer/werkgever is om uw salarisadministratie te outsourcen met payroll. Dit kan op twee manieren:

• 1. U blijft de juridische werkgever van uw werknemers;
• 2. Het payrollbedrijf wordt de juridische werkgever van uw werknemers.

Bij de laatste vorm is er sprake van (1) payroll outsourcing/payroll constructie. U kunt echter net zoals bij uw boekhouder/accountant bij dit soort payrollbedrijven ook alleen uw salarisadministratie voor uw personeel en uzelf (DGA) laten doen (outsourcen). De kosten zijn vaak per loonstrook (+ soms mutatiekosten en een vast bedrag per jaar).

Bij de eerste vorm zijn uw werknemers echter nog gewoon bij u juridisch in dienst, met alle bijbehorende werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag. Eigenlijk is deze vorm van payroll outsourcing niet meer of minder dan de verloning (vertaling uit het Engels van "Payroll" (lees Payrolling)) van uw personeel met soms nog een stuk personeelsadministratie. U heeft namelijk vaak nog steeds een ziekteverzuimverzekering en/of arbodienst en rechtsbijstandsverzekering (personeel) nodig. Enkele van deze grote (soms beursgenoteerde) payrollaanbieders in Nederland, waar u uw salarisadministratie kunt outsourcen met payroll, zijn: ADP, Raet en SD Worx.

U levert bij het payrollbedrijf de mutaties van uw werknemers aan en het payrollbedrijf stuurt u vervolgens uw volledig verwerkte salarisadministratie retour. Zoals al reeds eerder vermeldt, blijft uw personeel dus gewoon bij deze payroll outsourcingsvariant op uw eigen loonlijst (payroll) staan. Het payrollbedrijf neemt dus alleen de werkzaamheden van uw salarisadministratie over. Wel heeft u bij het payrollbedrijf ook de beschikking over een internetportal waar u 24/7 uw salarisstroken, betaaloverzichten en journaalposten in kunt zien.

Voordelen payroll (outsourcing) salarisadministratie en zelf doen

Veel ondernemers of werkgevers (zeker kleine en middelgrote) denken dat payroll outsourcen van hun salarisadministratie duurder is dan zelf doen, vaak wordt er dan echter geen rekening met zogenoemde verborgen kosten gehouden. Belangrijke aspecten zijn namelijk de tijd die u er mee bezig bent, de licentie-/onderhoudskosten-/aanschafkosten van het verloningspakket en de mogelijke kostbare fouten, die door u gemaakt kunnen worden. De eventuele boetes hieromtrent moet u dan zelf betalen. Wanneer u uw salarisadministratie outsourct, komen deze kosten voor rekening van het payrollbedrijf. Hieronder zetten wij, naast de eerder vermelde voordelen, graag nog een aantal van onze andere payroll outsourcingsvoordelen voor u op een rijtje:

Kortom, als u voor deze vorm van payroll outsourcing kiest, onderneemt u dus zonder salarisadministratie en financiële rompslomp. Ook hierbij houdt u geld en tijd over, welke u kunt besteden om nog beter in te spelen op bedrijfseconomische ontwikkeling binnen uw bedrijf, branche of sector. Meer weten over de voordelen van deze vorm van payroll outsourcing, vraag dan hier bij ons een adviesgesprek of payrollofferte aan.

5. Payroll outsourcing flexibele schil

U ziet dat er voor iedere onderneming, proces of werknemer een vorm van payroll outsourcing is. Wij willen hieronder echter toch nog even stilstaan bij het managen van een flexibele schil binnen een middelgrote of grote onderneming met payroll outsourcing. Dit soort ondernemingen heeft namelijk vaak te maken met een flexibele schil van parttimers, oproepkrachten, vakantiekrachten, tijdelijke werknemers, uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp’ers en freelancers. Uit ervaring blijkt dat wanneer deze groep werknemers uit meer dan 30 personen bestaat, het management hiervan steeds moeilijker (vaak te hoge kosten/marges) maar ook belangrijker wordt.

Sommige payrollbedrijven hebben voor deze totale groep werknemers een online applicatie, waardoor werkgevers hun contractbeheer, urenregistratie, verloning, facturatie, debiteurenbeheer en loonaangifte 24/7 kunnen inzien en de werknemers, uitzendkrachten, gedetacheerden en ingehuurde zzp'ers en freelancers te allen tijde hun contracten en loonstroken kunnen inzien, documenten kunnen uploaden en eventueel gewerkte uren kunnen inboeken.

U beschikt dan in een handig overzicht als werkgever over up to date managementrapportages, loonstroken en proforma berekeningen. Daarnaast zult u met het gebruik van payroll merken, dat uw organisatie minder tijd en geld kwijt is aan standaard werk: zoals registeren en optellen van verlofdagen, uitdraaien van loonstroken of het controleren van facturen van uitzendbureaus of zzp'ers of freelancers.

U kunt als onderneming er bij payroll outsourcing zowel voor kiezen om gedeeltes van de flexibele schil te outsourcen of om gefaseerd over te gaan met verschillende onderdelen van uw flexibele schil. U heeft dan namelijk de volgende voordelen:

• 1. 24/7 inzicht in de kosten en marges van uw gehele flexibele schil;
• 2. Lagere kosten en marges;
• 3. Optimaal evenwicht tussen flexibiliteit, zekerheid en risico’s;
• 4. Geen juridische werkgever meer waardoor minder werkgeversrisico’s;
• 5. Efficiëntere invulling afdeling P&O en salarisadministratie.

Graag brengen wij samen met u uw flexibele schil van uw onderneming in kaart en kijken wij waar we deze verder kunnen optimaliseren, besparingen kunnen realiseren en eventueel kunnen integreren in onze payrolldiensten. Dit zodat u en uw onderneming tijd en geld kunt besparen. Vraag daarom nu vandaag nog een adviesgesprek of payroll offerte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en payroll outsourcing en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!