Hoe zit het met de werkkostenregeling en payroll?

Antwoord:

Bij de werkkostenregeling mag u in 2019 1,2% van het totale fiscale loon van uw werknemers (=vrije ruimte). Alles wat u boven de vrije ruimte uitkomt, moet u 80% eindheffing betalen. U berekent dus uw vrije ruimte over 2019 op basis van het totale fiscale loon van 2019. Als u in de loop van het jaar werkgever wordt, mag u het totale fiscale loon niet herrekenen naar een volledig jaar.

Op de regel dat alles loon vormt, gaat het niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura. Zo wordt een kerstpakket voor uw medewerkers binnen de werkkostenregeling als loon gezien.

De bovenstaande vrije ruimte kent een beperking, die oneigenlijk gebruik moet voorkomen. De gebruikelijkheidstoets bepaalt of een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.

Vrijstelling werkkostenregeling

Onder voorwaarden gaan bepaalde vergoedingen of verstrekkingen niet ten koste van uw vrije ruimte. Hier vindt u een overzicht van vergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling bij de Belastingdienst in uw werkkostenregeling geldt.

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling

Voor bepaalde producten, zoals laptops, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunt u uw medewerkers belastingvrij geven als u vindt dat zij deze voor hun werk nodig hebben. Hier vindt u een overzicht welke zaken onder het noodzakelijkheidscriterium vallen.

Nihilwaarderingen werkkostenregeling

Tot slot kent de belastingdienst binnen de werkkostenregeling een aantal voorzieningen op de werkplek, die niet ten koste van de vrije ruimte gaan. Deze voorzieningen krijgen/hebben een nihilwaardering binnen de werkkostenregeling. Hier vindt u een overzicht van alle loon in natura verstrekkingen waarvoor een nihilwaardering binnen uw werkkostenregeling geldt.

Voordat u tot verstrekking, vergoeding of schenking overgaat, is het verstandig om uw payrollbedrijf kosteloos om advies te vragen. Zij kijken dan onder welke criteria deze schenking, verstrekking of vergoeding binnen uw werkkostenregeling valt. U mag dit ook bij uw accountant doen, maar houdt u er dan wel rekening mee dat zij u hiervoor minuten/uren in rekening brengen (verschil accountant en payroll)!

Maakt u daarnaast wel altijd vooraf afspraken met uw payrollbedrijf, hoe zij belastingvrije verstrekkingen, vergoedingen en schenkingen naar u doorfactureren. Bij ons gaat dit altijd 1:1, maar er zijn payrollbedrijven die voor de verloningen hiervan nog een marge in rekening brengen! Let u dus op, dit kan u namelijk op jaarbasis de nodige euro's schelen!

Heeft u genoeg gelezen over alles omtrent de werkkostenregeling en payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.