De belangrijkste redenen voor een ondernemer of werkgever om te gaan payrollen?

Antwoord:

Het werken met payroll is interessant voor iedere organisatie die met personeel in Nederland werkt, voor zowel kortlopende projecten als lange termijn trajecten. Als ondernemer of werkgever heeft u met payroll het gemak van een 24/7 externe afdeling personeelszaken & salarisadministratie, meer flexibiliteit in uw bepaalde tijdscontracten, zijn uw risico’s voor ziekte (in Nederland is het wettelijke verplicht om de werknemer 70% van zijn/haar loon bij ziekte twee jaar lang door te betalen (echter per CAO verschillend)) en ontslag beperkt en kunt u tenslotte door efficiënter in te kopen met payroll financieel voordeel behalen.
Direct een payrollofferte opvragen?

Kortom, denkt u zich eens in dat u zich met payroll niet meer hoeft te bekommeren over o.a. de veranderende wet en regelgeving betreffende arbeidsovereenkomsten en aanverwante zaken (o.a. WIA, WGA, Ziektewet, Wet verbetering poortwachter en re-integratie), CAO-bepalingen, urenadministratie, salarisverwerking en –betalingen, aangiften en afdrachten aan het UWV, Belastingdienst en pensioenfondsen, de kosten van arbodienst, verzuimverzekering en overige personeelsverzekeringen en het doen van ziekmeldingen en/of verzuimbegeleiding. Wat een geld en tijd zou u dat opleveren!

U beperkt dus uw totale werkzaamheden omtrent uw personeel met payroll tot het slechts doorgeven van de uren van uw personeel en het betalen van één inkoopfactuur. Hieronder zetten wij voor u in het kort puntsgewijs de redenen neer, waarom een werkgever en zijn/haar werknemer(-s) (meer dan 200.000 payrollwerknemers dagelijks aan het werk in Nederland) beter van payroll gebruik kunnen maken:

Waarom payroll voor werkgevers

Onderstaand staan de 10 belangrijkste redenen waarom ondernemers of werkgevers in Nederland gaan payrollen zijn:

1. Geen personeels- en salarisadministratie

Ondernemers en werkgevers in Nederland maken gebruik van payroll, zodat zij geen complexe personeels- en salarisadministratie hoeven te doen. Dit betekent dat zij niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken hebben en daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen hoeven te doen bij payroll.

Bij vragen van werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten moet/hoeft de payrollwerknemer de ondernemer of werkgever niet meer lastigvallen, maar moet/kan (a.h.v. de bedrijfscultuur) hij/zij zich te allen tijde rechtstreeks wenden tot zijn/haar persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf.

Deze HR-deskundige kan namelijk de payrollwerknemer direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren, houdt u met payroll tijd en geld over, om nog beter op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche te kunnen inspelen.

2. Gemak

Een goed werkgeverschap vraagt nogal veel tijd en geld van een ondernemer of werkgever in Nederland. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u als werkgever of ondernemer liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter werknemers met een onbepaalde tijd contract, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc.

Met de dienstverlening payroll, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten

3. Geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's

Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van de werknemers van een ondernemer of werkgever wordt. Loopt de ondernemer of werkgever geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weten werkgevers van tevoren wat hun personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer of werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit

Een ondernemer of werkgever is bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor zijn/haar werknemers. Hierdoor kunnen zij de werknemers langer (vaak 4 of 5,5 jaar) aan zich binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om werknemers de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payrollofferte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van payroll kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

U ziet payroll is geschikt en kan voordelen bieden in iedere branche/sector (van horeca tot klein metaal) en voor elk soort werknemers (ongeacht functieniveau), of het nu gaat om: studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, 65+ers, kennismigranten, buitenlandse of grenswerknemers, zzp'ers of freelancers het maakt de meeste payrollbedrijven niet uit.

5. Lagere personeelskosten

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden kan een payrollbureau uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus met payroll goedkoper uit, dan wanneer u de werknemers zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u met payroll veel goedkoper uit dan wanneer u samenwerkt met een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen uitzenden en payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk

U weet vooraf wat uw personele kosten zullen zijn met payroll, zodat u daar rekening mee kunt houden in uw berekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij een correct payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

7. Geen arbodienst en verzuimverzekering

U kunt bij payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers met payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege dat u geen personeel meer in dienst heeft, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas over uw werknemers binnen uw bedrijf

Voor uw werknemers verandert er weinig op de werkvloer, als u gaat werken met payroll. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden.

Als u gaat werken met payroll blijft u als ondernemer of werkgever nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van uw werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

9. Beter werkgeverschap voor uw werknemers

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw werknemers via payroll aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw werknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.

Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn uw werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als een werknemer die nog bij u in dienst is.

Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun werknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

10. Gratis advies en ondersteuning

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u als werkgever of ondernemer 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg dat u met payroll alle zaken rond uw personeel goed en up to date heeft geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als ondernemer/werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Wist u tenslotte dat een ondernemer of werkgever met personeel gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken heeft/krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

Aandachtspunten payroll

Naast de bovengenoemde redenen, waarom u payroll als werkgever of ondernemer zou moeten gaan gebruiken in uw organisatie, is het ook goed om als ondernemer of werkgever even bij de volgende aandachtspunten omtrent payrollen stil te staan.

1. Ketenaansprakelijkheid afdrachten

Indien het payrollbedrijf geen loonheffingen of sociale premies aan de Belastingdienst heeft afgedragen, kan de Belastingdienst u, ondanks dat u deze afdrachten reeds aan het payrollbedrijf heeft voldaan, aansprakelijk stellen en eisen dat u de afdrachten wederom moet betalen.

Sinds 1 juli 2015 gelden namelijk de volgende maatregelen uit de Wet aanpak (WAS) met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. "Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever/ (evt.) hoofdopdrachtgever".

Check daarom altijd of een payrollbedrijf het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1) heeft en over een recente WKA-verklaring en G-rekening beschikt. Wilt u namelijk sowieso dit bovenstaande risico niet lopen, spreek dan met het payrollbedrijf af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf stort (vaak rond de 30%).

2. Ketenregeling voor arbeidscontracten

Bij payroll kan de ketenregeling met betrekking tot het aantal contracten binnen 2 jaar van toepassing zijn. Dit kan betekenen dat ondanks de flexibiliteit bij payroll, u een payrollwerknemer een vast contract moet aanbieden, omdat hij/zij bij uw bedrijf al meer dan twee jaar achtereen werkzaam is geweest. De ketenregeling geldt echter niet bij payrollcontracten met een uitzendbeding vanuit de ABU- en NBBU-CAO (zie onderstaand).

3. Uitzendbeding in payrollcontracten

Als u met een ABU of NBBU payrollbedrijf (bij een eigen payroll bedrijfs-CAO kan dit verschillen/afwijken) samenwerkt, zorg dan dat zij in de payrollcontracten voor uw payrollwerknemers een zogeheten uitzendbeding opneemt. Hierdoor kunt u als ondernemer of werkgever en/of de payrollwerknemer het payrollcontract (=arbeidsovereenkomst) zonder gevolgen opzeggen. In Nederland is het wettelijk toegestaan om het uitzendbeding voor de eerste 26 weken, met uitloop tot maximaal 78 weken toe te passen. Daarna gaat het dienstverband meetellen voor de ketenregeling voor arbeidscontracten.

4. Arbeidsomstandigheden op de werkvloer

Ondanks dat payrollwerknemers juridisch niet bij u in dienst zijn, bent u nog wel steeds, vanuit de arbowetgeving in Nederland, verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden op de werkvloer in uw bedrijf. Krijgt een payrollwerknemer of is hij/zij betrokken bij een bedrijfsongeval op de werkvloer, dan bent/blijft u bij payroll aansprakelijk. Checkt u dus goed of uw payrollwerknemers onder uw aansprakelijkheidsverzekering vallen!

Of en in welke mate payroll nu gunstiger, ten opzichte van de situatie bij u voor uw werknemers uitpakt, hangt sterk af van de uitgangssituatie van uw werknemer. Hoe losser de voormalige dienstbetrekking en magerder de (secundaire) arbeidsvoorwaarden bij u zijn, hoe meer een kersverse payrollwerknemer er bij payroll op vooruitgaat.

Weet echter als werkgever of ondernemer dat bij een goed erkend en gecertificeerd payrollbedrijf uw payrollwerknemers centraal staan deze payrollbedrijven 24/7 voor u en uw werknemers klaarstaan. Tevreden werknemers zijn immers onmisbaar voor een werkgever of ondernemer. Hierdoor zal de binding (vaak genoemd nadeel van payroll) en arbeidsrelatie met u als werkgever of ondernemer bij payroll alleen maar verbeteren/toenemen! Hierdoor zijn er daarom inmiddels al meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland (evenveel als het aantal gedetacheerden) per dag aan het werk.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!