Hoe kies ik een betrouwbaar payrollbureau en waar moet ik op letten?

Antwoord:

Er is een groot aantal aanbieders van de payroll dienstverlening actief. Maar door de groter wordende vraag zijn ook steeds meer kleinere aanbieders de laatste jaren tot de payrollmarkt toegetreden.
Direct een payrollofferte opvragen?

Als u een keuze voor een payrollbureau gaat maken, is het van belang, omdat het bij payroll over uw mensen (werknemers) gaat, dat u naast de payrolltarieven ook goed kijkt hoe de volgende onderstaande zaken bij het desbetreffende payrollbedrijf voor u en uw werknemers zijn geregeld. Hierdoor kunt u voor uzelf nog beter bepalen welk payrollbureau in Nederland het beste bij u past.

Arbeidsvoorwaarden bij het payrollbureau

1. Onder welke cao biedt het payrollbureau payroll aan?

Een veel gehoorde vraag is: Welke CAO is voor mij en mijn mensen van toepassing bij payroll? Wanneer u als ondernemer/werkgever met uw werknemers op payroll overstapt, is zowel uw eigen als de (payroll) CAO van het payrollbedrijf (eigen payroll bedrijfs-, ABU- en/of NBBU-CAO) van toepassing. Hoe dit kan? De (payroll) CAO van het payrollbedrijf hangt als een paraplu over uw eigen CAO en hieruit is het voor een payrollbedrijf sinds 2015 verplicht om de primaire arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning (Wet werk en zekerheid) en ontslagregels) voor uw werknemers over te nemen/toe te passen.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij u als ondernemer of werkgever is. Hij/zij heeft dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

De secundaire arbeidsvoorwaarden worden echter wel vanuit de (payroll) CAO van het payrollbedrijf overgenomen (b.v. pensioenregeling (zie onderstaand), wachtdagen, percentage loondoorbetaling bij ziekte, aantal bepaalde tijdscontracten (contractenketen), 65+ ers).

Dit betekent dat er niet veel met payroll voor u en uw werknemers verandert, daar ook alle opgebouwde rechten (b.v. dienstjaren) en plichten (vast contract blijft vast contract) door het payrollbureau in de payrollcontracten voor uw werknemers dienen te worden vermeld/overgenomen. Toch is het zinvol om door ons te laten bepalen, zonder uw werknemers te kort te doen, of payroll in uw branche (meer dan 30 branches) wel en hoe (eventueel) mogelijk is. CAO's bestuderen is namelijk een vak apart en u wilt het beste payrollbureau en niet in de (nabije) toekomst op de (eventuele) negatieve gevolgen van een verkeerde payrollbureau keuze worden aangesproken.

Kies dus voor kwaliteit en laat ons u verder voorlichten over de voor- en nadelen van de ABU- en NBBU-CAO versus de eigen payroll bedrijfs-CAO's van sommige payrollbedrijven en de verschillen tussen uw eigen en (payroll) CAO van een payrollbureau in Nederland.

2. Komen het aantal vrije dagen vanuit uw branche (vakantie, feestdagen, kort verzuim, bijzonder (calamiteiten) verlof, ADV-/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlof) met die van het payrollbureau overeen?

De inlenersbeloning (onder 1) uit de Wet werk en zekerheid geeft aan dat uw werknemers bij een payrollbureau in Nederland op dezelfde aantal vakantiedagen en mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV) recht hebben. Maar hoe zit het met de senioren-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlofdagen uit uw en (payroll) CAO bij uw payrollaanbieder? Vallen deze onder uw payrollfactor of moet u deze alsnog zelf betalen (nacalculatie)?

Al lijkt het percentage voor wat betreft deze dagen/uren van 0,6% in uw werkgeverslasten niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar toch flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Voor wat betreft dokters- of/en tandartsbezoeken is meestal de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht (is nl. geen onvoorwaardelijk recht in Nederland!)) hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbureau.

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er ook geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling bij het payrollbureau hieromtrent overeen met uw huidige regeling?!

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbureau te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbureau het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbureaus alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen een belangrijk issue!!

3. Komt de beloningsregeling, inclusief alle toeslagen, van het payrollbureau met die van uw branche overeen?

Ook hier geldt weer de inlenersbeloningsparagraaf (zie bovenstaand, voor verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging en onbelaste kostenvergoeding), vanuit de Wet werk en zekerheid, in de eigen payroll bedrijfs-,ABU- en/of NBBU-CAO. Toch checken wij altijd uw CAO op branche eigen regelingen versus deze regelingen bij een payrollbureau in Nederland.

4. Pensioenregeling bij het payrollbureau

Naast dat uw werknemers bij payroll juridisch in dienst bij het payrollbureau komen, gaan zij vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 weken) ook bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen opbouwen.

Bij de STIPP zijn er twee verschillende pensioenregelingen:

4a. Basisregeling

]: Bij deze regeling bouwt uw werknemer na een eventuele wachttijd van 26 gewerkte weken (maar) 2,6% pensioen op, dat volledig door de payroller wordt betaald. Dat dit voor de werknemer zijn pensioenopbouw en de kostenkant voor u gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen. Vandaar dat wij altijd van een payrollbureau eisen dat alle (nieuwe) werknemers vanaf dag 1 pensioen in de betere Plusregeling opbouwen.

4b. Plusregeling

: In deze regeling bouwt uw werknemer een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF). Hierbij betaalt uw werknemer 1/3 en de payroller 2/3.

Verder geldt voor de StiPP regeling dat zij een jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de 110%), zonder overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling. Hierdoor hoeven de deelnemers hiervoor geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies dus ook werkelijk voor de deelnemer. Omdat uw werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden uw werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen daarnaast met payroll meer netto salaris over.

Een goed gecertificeerd payrollbureau zal echter een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele werknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is. Laat uw werknemers hiervoor ook het pensioenregister raadplegen. Dit i.v.m. met mogelijke overige pensioenpotjes bij Bedrijfstak Pensioenfondsen.

Vaak zien wij nog steeds bij payrollbureaus, dat er door hen, samen met een pensioenadviseur, niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of VUT-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbureau (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbureau de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbureau gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer/werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbureau de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbureau de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbureau kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Nog even een voetnoot. Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbureaus weer een stuk dichterbij!

Tot slot zien wij door bovenstaand vaak bij een payrollofferte van een eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf dan ook 3 soorten payrolltarieven. Het eerste tarief voor de eerste 26 weken, een tweede tarief tussen 26 en 52 weken en een derde na 52 weken (soms een vierde, maar dit heeft weer te maken met het ontslagrisico, zie payroll en ontslag). De laatste 2 zijn voor ons het belangrijkst omdat wij dan weten dat de werknemer onder de Plusregeling valt en een degelijk pensioen opbouwt bij het desbetreffende payrollbureau.

Kortom, vraag bij een payrollofferte welke regeling (Basis/Plus?) voor uw werknemers van toepassing zijn, controleer de eventuele payrolltariefsverhogingen na 26 of/en 52 weken voor uw payrollwerknemers en vraag of het payrollbureau een dienstverleningsvariant kent/heeft.

5. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden bij het payrollbureau

Wij letten altijd goed op hoe een payrollbureau met het eventueel verschil in aantal wachtdagen (sommige CAO's geen) en loondoorbetaling bij ziekte (wettelijk 2 jaar minimaal 70%) omgaat. Deze verschillen kunnen, zoals u zult begrijpen, negatieve of positieve gevolgen voor uw werknemers hebben. Onze vraag bij een negatief verschil aan een payrollbureau is dan altijd: Hoe wordt de reparatie hiervan bij u geregeld? Niet (nadeel werknemers), doorbelast of in haar payrollfactor verwerkt?

Daarnaast vragen wij ook het payrollbureau wat zij naast scholing (welke (online) opleidingen en cursussen worden gratis zelf/bijv. via de NTI (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aangeboden?), aan collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives bieden?

Vaak heeft een payrollbureau namelijk naast een scholingsfonds ook een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbureaus ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Voor wat betreft de scholingsregeling in de payrollbranche geldt dat een payrollbedrijf 1,02% van de brutoloonsom moet afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof). Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. Stoof is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbureaus verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Onze vraag voor wat betreft scholing is dus altijd: Hoe en wanneer kan er van het scholingsfonds bij het payrollbureau gebruik worden gemaakt en wanneer kunnen eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen worden ingediend/vergoed? Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbureau aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

U ziet u kunt als u goed oplet uw primaire (inlenersbeloning) en secundaire arbeidsvoorwaardenpakket met payroll in 1 klap gratis en goed bij een payrollbureau hebben geregeld/verbeterd!

Financiële zekerheid payrollbureau in Nederland

1. Is het payrollbureau NEN 4400-1 gecertificeerd?

Alle payrollbureaus in Nederland roepen dat uw personeel in goede handen bij hen is. Maar of ze allemaal betrouwbaar zijn, kunt u zien aan het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid, te weten de NEN 4400-1 certificering. Dit is de norm wanneer een bedrijf werknemers ter beschikking stelt (dus ook uitzendbureaus). Hiervan zijn er op dit moment (1 februari 2019) 4.511 (excl. buitenlandse ondernemingen).

In 2007 hebben de vakbonden en werkgeversorganisaties samen met de Belastingdienst, het Ministerie van Financiën, Sociale Zaken en Werkgelegenheid gezamenlijk het keurmerk Stichting Normering Arbeid in het leven geroepen. De normen van dit keurmerk zijn in de nationale norm NEN 4400-1 vastgelegd Een bedrijf die dit keurmerk heeft, wordt tweemaal per jaar financieel en administratief door een onafhankelijke keuringsinstantie gecontroleerd.

Heeft een payrollbureau dus een NEN 4400-1 normering dan is zij beoordeeld op het feit dat:

• a. Het payrollbureau geïdentificeerd is als onderneming;
• b. Aangifte en afdracht van loonheffingen en omzetbelasting wordt nagekomen;
• c. Loonbetaling niet in strijd met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag;
• d. Het payrollbureau identiteit- en gerechtigheidscontroles uitvoert tot het verrichten van arbeid in Nederland;
• e. Het payrollbureau risico’s voorkomt op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of uitbesteden van werk.

Wij controleren/checken dus altijd of/hoe lang een payrollbureau bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) is geregistreerd en over het keurmerk NEN 4400-1 beschikt.

2. Beschikt het payrollbureau over een ‘Verklaring goed betalingsgedrag (WKA)’ van de Belastingdienst?

Het bovengenoemde NEN 4400-1 keurmerk is ontstaan op initiatief van bedrijven die personeel inlenen. Dit om hun risico´s op de wet Ketenaansprakelijkheid uit te sluiten. Zoals u hierboven heeft kunnen lezen, is een gecertificeerde payroller verplicht de verplichte afdrachten aan de Belastingdienst te doen.

Indien het payrollbureau in Nederland echter geen loonheffingen of sociale premies aan de Belastingdienst heeft afgedragen, kan de Belastingdienst u, ondanks dat u deze afdrachten reeds aan het payrollbedrijf heeft voldaan, aansprakelijk stellen en eisen dat u de afdrachten wederom moet betalen.

Sinds 1 juli 2015 gelden namelijk de volgende maatregelen uit de Wet aanpak (WAS) met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. "Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever/ (evt.) hoofdopdrachtgever".

Wij checken daarom altijd of een payrollbedrijf het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1) heeft, zij over een recente WKA-verklaring beschikt, hoe de jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel en referenties van het payrollbureau zijn.

3. Kunt u gebruik maken van de G-rekening van het payrollbureau?

Bij een payrollbureau dat NEN 4400-1 is gecertificeerd, kunt u ook van haar G-rekening gebruik maken. Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waar het payrollbureau alleen loonheffing mee kan betalen. Wilt u dus minder risico lopen, voor wat betreft de afdrachten, spreek dan met het payrollbureau af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbureau wilt storten (vaak rond de 30%).

Wij vragen dit altijd na, omdat payrollbureaus in Nederland dit niet standaard aan hun klanten aanbieden.

4. Vrijwaring voor het volledige bedrag van de inlenersaansprakelijkheid?

Sinds 1 juli 2012 zijn de voorwaarden voor inlenersaansprakelijkheid gewijzigd. Wanneer u als ondernemer aan onderstaande voorwaarden voldoet, dan kunt u een beroep op de zogeheten “disculpatie regeling” inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst doen.

De belastingdienst stelt u dan niet aansprakelijk als u (lees inlener):

• 1. De inlener 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de g-rekening van de uitlener stort
  (bij verlegging van de btw is dit 20% van het factuurbedrag);
• 2. Bij betaling het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur is vermeld;
• 3. De administratie van de inlener direct inzicht geeft in de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen;
• 4. Het burgerservicenummer (BSN) van de ingeleende werknemer bij de inlener bekend is;
• 5. De inlener de identiteit van de ingeleende werknemer kan aantonen;
• 6. De inlener, als dat van toepassing is, kan aantonen dat de ingeleende werknemer een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning heeft;

Het payrollbureau (lees uitlener) moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• 1. De onderneming voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2-norm en staat in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA);
• 2. Op de factuur staat:
• a. het nummer of het kenmerk van de overeenkomst waarvoor de factuur geldt;
• b. het tijdvak of de tijdvakken waarvoor de factuur geldt;
• c. de omschrijving of het kenmerk van het werk waarvoor de factuur geldt.

Let op, u moet deze registratie bij elke betaling verifiëren, omdat het steeds een momentopname is. Wij maken gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor dan een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbureau (uitlener) zijn. U weet hierdoor altijd dat de payrollbureaus via ons, aan bovenstaande vrijwaringseisen voldoen.

Kwaliteit dienstverlening bij het payrollbureau

Tot slot hebben wij een lijst met enkele praktische punten/vragen gemaakt, die u bij uw payrollbureau keuze in Nederland kunt gebruiken:

• 1. Geeft het payrollbureau een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbureau pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbureau ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbureau, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbureau moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbureau verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payrollbureau met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbureau worden gemaakt en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbureau altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbureau u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 12. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 13. Beschikt het payrollbureau over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 14. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 15. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 16. Kan het payrollbureau u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 17. Helpt het payrollbureau u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 18. Helpt het payrollbureau u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 19. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbureau en welke arbodienst doet de controle?;
• 20. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbureau heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbureau is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbureau namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 23. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbureau u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbureau. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Tenslotte zijn de kosten bij het payrollbureau voor u natuurlijk ook van belang (lees hier meer over bij ons onder kosten payroll en payrolltarieven). De meeste payrollbureaus werken voor hun tarief met payrollfactoren over het kale bruto uurloon (idem CAO en/of WML). Het is belangrijk om na te vragen wat er precies in hun payrollfactor (lees hier meer over een payrollfactor) is verwerkt.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll

Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt u altijd een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!