Hoe lang moet een payrollbureau of ik als werkgever het personeelsdossier van een medewerker bewaren?

Antwoord:

Voorbeelden hiervan zijn loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe) van uw (payroll)werknemers en een kopie van hun identiteitsbewijs (ook kopieën waarvan de geldigheidstermijn is verstreken). Deze moeten namelijk 5 jaar, na einde dienstverband, worden bewaard.

Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat, datum van indiensttreding, salarisadministratie dienen 7 jaar na einde dienstverband van iemand worden bewaard.

Voor de arbeidsovereenkomst, wijzigingen in de arbeidsovereenkomst,correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag, etc., kopie van het getuigschrift, verslagen, functioneringsgesprekken en/of correspondentie over het (problematisch) functioneren geldt 2 na einde dienstverband.

Tenslotte mogen sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift) na een jaar na einde dienstverband worden vernietigd.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en payroll

Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Hoewel er zeker overeenstemmingen zijn tussen de AVG en de Wbp, is het toch verstandig voor u en/of een payrollbedrijf aandacht aan deze nieuwe wetgeving te besteden.

Zo bent u en/of het payrollbedrijf namelijk in veel gevallen verplicht om een register van verwerkingsactiviteiten aan te houden. Daarnaast heeft de AVG onder meer voor uitbreiding en versterking van de rechten van betrokkenen gezorgd en is er een hoger boeteregime gekomen. Hieronder leggen wij uit wanneer u of een payrollbedrijf verplicht is een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden en wat hierin moet worden vastgelegd.

Eisen aan verwerkers persoonsgegevens

In de AVG wordt een aantal eisen aan organisaties, die persoonsgegevens verwerken, opgelegd. Vrijwel elke organisatie verwerkt wel persoonsgegevens, bijvoorbeeld m.b.t. de personeels- en salarisadministratie. Eén van deze eisen is dan dat er door een organisatie een register van de verwerkingsactiviteiten (artikel 30 AVG) dient te worden bijgehouden.

Het register moet worden aangehouden door zowel de verwerkingsverantwoordelijke (degenen die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststellen) als door de verwerker (degene die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt).

Voor wie geldt een register van verwerkingsactiviteiten

Heeft een organisatie meer dan 250 medewerkers in dienst, dan is deze organisatie verplicht een register op te stellen en bij te houden. Heeft een organisatie minder dan 250 medewerkers in dienst, dan is een register verplicht indien:

• a. Het waarschijnlijk is dat de persoonsgegevens, die een organisatie verwerkt, een risico voor de rechten en vrijheden van de personen, van wie persoonsgegevens worden verwerkt, inhoudt (bijvoorbeeld gegevens i.v.m. identiteitsfraude);
• b. Een organisatie persoonsgegevens verwerkt, die vallen onder de categorie bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld over iemands gezondheid, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, etnische afkomst, strafrechtelijke gegevens, etc. (artikel 9 AVG));
• c. Een organisatie de verwerking van persoonsgegevens niet incidenteel doet.

Met name door die laatste eis is elke organisatie in Nederland, ook met minder dan 250 medewerkers in dienst, eigenlijk verplicht een verwerkingsregister aan te houden. Elke werkgever heeft immers door zijn/haar personeels- en salarisadministratie niet-incidentele verwerking van persoonsgegevens.

Inhoud register verwerkingsactiviteiten

Het register van de verwerkingsverantwoordelijke dient in het kort de volgende gegevens te omvatten:

• 1. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke;
• 2. De verwerkingsdoeleinden;
• 3. Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens;
• 4. De categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt (bijvoorbeeld Belastingdienst, UWV, arbodienst);
• 5. Indien van toepassing, eventuele doorgiften van persoonsgegevens aan een ander land;
• 6. Indien mogelijk, de beoogde termijnen waarbinnen de gegevens worden gewist;
• 7. Indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die door de organisatie zijn genomen.

Helaas is er vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens (nog) geen praktisch document voor organisaties voorhanden, waardoor zij gemakkelijk aan de eis tot het hebben van een register van verwerkingsactiviteiten kunnen voldoen.

Heeft u genoeg gelezen over alles omtrent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), personeelsdossiers, register van verwerkingsactiviteiten, Autoriteit Persoonsgegevens etc. en payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll