Hoe weet ik of een payroll aanbieder aan de betalingsverplichting van de belastingdienst voldoet?

Antwoord:

Beschikt het payrollbedrijf daadwerkelijk over deze certificering, dan bewijst dit dat de personeels- en salarisadministratie bij hen op orde is, zij op tijd voldoende loonheffingen en/of omzetbelasting heeft afgedragen, de werknemers gerechtigd zijn om in Nederland arbeid te verrichten en zij het SNA keurmerk mag gebruiken.

SNA-keurmerk en payroll

Het SNA-keurmerk is het keurmerk voor uitzendbureaus, payrollbedrijven en aannemers van werk en is ontwikkeld om de risico’s van inleners (lees u) van arbeid en opdrachtgevers van werk te beperken. Op basis van de huidige wetgeving lopen deze partijen het risico dat zij aansprakelijk worden gesteld voor verplichtingen uit arbeid, die door de uitlener (lees payrollbedrijf) of (onder)aannemer niet zijn voldaan. Bedrijven met het SNA-keurmerk worden periodiek gecontroleerd op hun verplichtingen uit arbeid, waardoor het risico voor een inlener (u) en uitbesteder van werk wordt beperkt.

Per 1 juli 2012 geldt er namelijk een fiscale vrijwaring inzake de inlenersaansprakelijkheid. Dit betekent dat inleners, die werknemers inlenen van een uitzendbureau/payrollbedrijf met het SNA-keurmerk gevrijwaard kunnen worden van eventuele aansprakelijkheidsstelling door de Belastingdienst ten aanzien van niet betaalde loonheffingen en omzetbelasting door de uitlener. De voorwaarden voor vrijwaring zijn te vinden in de ‘wijziging leidraad invordering 2008’ van 27 juni 2012.

Payrollbedrijven met een SNA-keurmerk worden beoordeeld op hun verplichtingen uit arbeid, te weten:

• De identificatie van de onderneming;
• De aangifte en afdracht van (in Nederland) verschuldigde loonheffingen en omzetbelasting;
  Loonbetaling niet in strijd met de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag;
• Het uitvoeren van identiteitscontrole en controle op het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland;
• Het voorkomen van risico’s op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of uitbesteden van werk.

Om te kunnen beoordelen of een payrollbedrijf aan de bovengenoemde verplichtingen voldoet, wordt de onderneming in de regel tweemaal per jaar geïnspecteerd door een geaccrediteerde inspectie-instelling. Indien er aanleiding is tot een frequenter inspectiepatroon, kan dit worden uitgebreid tot vier keer per jaar. Ook bestaat de mogelijkheid tot gerichte inspecties als daar aanleiding voor is.

Wij controleren/checken dus altijd of/hoe lang een payrollbedrijf bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) is geregistreerd en over de NEN 4400-1 certificering en SNA-keurmerk beschikt.

WKA-verklaring Belastingdienst en payroll

Het bovengenoemde NEN 4400-1 keurmerk is ontstaan op initiatief van bedrijven die personeel inlenen. Dit om hun risico´s op de wet Ketenaansprakelijkheid uit te sluiten. Zoals u hierboven heeft kunnen lezen, is een gecertificeerde payroller verplicht de verplichte afdrachten aan de Belastingdienst te doen.

Indien het payrollbedrijf in Nederland echter geen loonheffingen of sociale premies aan de Belastingdienst heeft afgedragen, kan de Belastingdienst u, ondanks dat u deze afdrachten reeds aan het payrollbedrijf heeft voldaan, aansprakelijk stellen en eisen dat u de afdrachten wederom moet betalen.

Sinds 1 juli 2015 gelden namelijk de volgende maatregelen uit de Wet aanpak (WAS) met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. "Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever/ (evt.) hoofdopdrachtgever". Wilt u echter meer zekerheid, vraag dan om een recente WKA verklaring van de belastingdienst aan het payrollbedrijf.

Hieruit blijkt dat het payrollbedrijf over een bepaalde periode de loonheffingen of sociale verzekeringspremies aan de Belastingdienst heeft afgedragen. Check daarom altijd of een payrollbedrijf het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1) heeft, zij over een recente WKA-verklaring beschikt, hoe de jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel en referenties van het payrollbedrijf zijn.

G-rekening en payroll

Bij een payrollbedrijf dat NEN 4400-1 is gecertificeerd, kunt u ook van haar G-rekening gebruik maken.

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waar het payrollbedrijf alleen loonheffing mee kan betalen. Wilt u dus minder risico lopen, voor wat betreft de afdrachten, spreekt u dan met het payrollbedrijf af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf wilt storten (vaak rond de 30%).

Wij vragen altijd na of dit kan, omdat payrollbedrijven in Nederland dit niet standaard aan hun klanten aanbieden.

Vrijwaring voor het volledige bedrag van de inlenersaansprakelijkheid en payroll

Sinds 1 juli 2012 zijn de voorwaarden voor inlenersaansprakelijkheid gewijzigd. Wanneer u als ondernemer aan onderstaande voorwaarden voldoet, dan kunt u een beroep op de zogeheten “disculpatie regeling” inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst doen.

De belastingdienst stelt u dan niet aansprakelijk als u (lees inlener):

• 1. De inlener 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de g-rekening van de uitlener stort
  (bij verlegging van de btw is dit 20% van het factuurbedrag);
• 2. Bij betaling het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur is vermeld;
• 3. De administratie van de inlener direct inzicht geeft in de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen;
• 4. Het burgerservicenummer (BSN) van de ingeleende werknemer bij de inlener bekend is;
• 5. De inlener de identiteit van de ingeleende werknemer kan aantonen;
• 6. De inlener, als dat van toepassing is, kan aantonen dat de ingeleende werknemer een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning heeft;

Het payrollbedrijf (lees uitlener) moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• 1. De onderneming voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2-norm en staat in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA);
• 2. Op de factuur staat:
• a. het nummer of het kenmerk van de overeenkomst waarvoor de factuur geldt;
• b. het tijdvak of de tijdvakken waarvoor de factuur geldt;
• c. de omschrijving of het kenmerk van het werk waarvoor de factuur geldt.

Let op, u moet deze registratie bij elke betaling verifiëren, omdat het steeds een momentopname is. Wij maken gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor dan een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbedrijf (uitlener) zijn. U weet hierdoor altijd dat de payrollbedrijven via ons, aan bovenstaande vrijwaringseisen voldoen.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll

Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt u altijd een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!