Is een zwangerschapsverklaring bij een WAZO-uitkering voor een payrollwerknemer verplicht?

Antwoord:

Een zwangerschapsverklaring is een verklaring van de huisarts of verloskundige van uw payrollwerkneemster, waarin staat dat zij zwanger is en wanneer de uitgerekende datum is. Een payrollbedrijf bewaart deze verklaring in haar administratie. Tot 1 jaar na de einddatum van de zwangerschaps- en bevallingsuitkering kan het voorkomen dat het UWV, ter controle, hier namelijk om vraagt.
Direct een payrollofferte opvragen?

Uw payrollwerkneemster meldt haar zwangerschap uiterlijk 3 weken voordat zij met zwangerschapsverlof wilt gaan, bij u maar ook bij het payrollbedrijf. Bij u zodat u nog de tijd heeft om eventuele afspraken met uw payrollwerkneemster voor tijdens haar afwezigheid te maken en bij het payrollbedrijf w.w.b. de aanvraag van een zwangerschaps- en bevallingsuitkering voor uw payrollwerkneemster.

De hoogte van de zwangerschaps- en bevallingsuitkering voor uw payrollwerkneemster is 100% van haar dagloon. Het UWV berekent het dagloon van uw payrollwerkneemster op basis van het sv-loon dat uw payrollwerkneemster verdiende tijdens het dienstverband waarin haar zwangerschaps- en bevallingsverlof begon.

In de Wet arbeid en zorg (WAZO) is geregeld dat vrouwen een zwangerschaps- en bevallingsuitkering van minimaal 16 weken voor en na hun bevalling krijgen. Voor de bevalling krijgt uw payrollwerkneemster zwangerschapsverlof en een zwangerschapsuitkering en na de bevalling bevallingsverlof en een bevallingsuitkering. Het payrollbedrijf vraagt voor uw payrollwerkneemster de zwangerschaps- en bevallingsuitkering in 1 keer aan.

Zwangerschapsverlof en zwangerschapsuitkering bij payroll

In de periode voor de bevalling heeft uw payrollwerkneemster recht op zwangerschapsverlof. Tijdens dit verlof krijgt uw payrollwerkneemster dus een zwangerschapsuitkering van het UWV. Het zwangerschapsverlof gaat in tussen 6 en 4 weken voor de dag na de uitgerekende datum (de flexibiliseringsperiode).

Bevallingsverlof en bevallingsuitkering bij payroll

Na de bevalling heeft uw payrollwerkneemster recht op bevallingsverlof en een bevallingsuitkering van het UWV. Uw payrollwerkneemster heeft altijd recht op minimaal 10 weken bevallingsverlof.

Kraamverlof bij payroll na de bevalling

Uw payrollwerknemer heeft als partner recht op 1 werkweek geboorteverlof, als zijn vrouw of partner is bevallen. Het maakt niet uit of uw payrollwerknemer fulltime of parttime werkt. Geboorteverlof wordt ook wel kraamverlof, partnerverlof of vaderschapsverlof genoemd.

Afwijkende CAO-afspraken bij kraamverlof

Wijkt een CAO af in het nadeel van een werknemer en zijn deze CAO-afspraken voor 1 januari 2019 ingegaan? Dan gelden deze afspraken tot het einde van de looptijd van de geldende CAO, maar uiterlijk tot 1 juli 2019. Hierna heeft elke payrollwerknemer in Nederland namelijk recht op een werkweek kraamverlof, met volledige doorbetaling van het loon. Bij een tweeling krijgt uw payrollwerknemer niet 2 weken, maar nog steeds 1 week kraamverlof.

Tenslotte kan uw payrollwerknemer ook doorbetaald calamiteitenverlof of kortverzuimverlof opnemen, als uw payrollwerknemer met spoed vrij moet nemen omdat zijn vrouwelijke partner gaat bevallen/bevalt.

Ouderschapsverlof per 1 januari 2019 bij payroll

Ouderschapsverlof is verlof dat uw payrollwerknemer, na b.v. de/haar bevalling, voor de zorg voor zijn/haar kind jonger dan 8 jaar kan opnemen. Dit verlof is er zodat uw payrollwerknemer tijdelijk meer tijd aan zijn/haar kind(eren) kan besteden. Uw payrollwerknemer heeft recht op ouderschapsverlof voor 26 keer het aantal uren dat uw payrollwerknemer per week bij u werkt.

Echter per 1 januari 2019 is het eerdere recht op 3 dagen ouderschapsverlof bij geboorte van een kind, dat door een werkgever niet kon worden geweigerd, wel door het bovenstaande kraamverlof komen te vervallen.

De totale 26 weken ouderschapsverlof wijzigt niet voor uw payrollwerknemer, maar u kunt uw payrollwerknemer, vanwege een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang, sinds 1 januari 2019 wel vragen om zijn/haar verlof anders in te roosteren.

Regels in 2019 voor ouderschapsverlof bij payroll

• 1. Uw payrollwerknemer kan ouderschapsverlof opnemen voor kinderen tot 8 jaar;
• 2. Voor elk kind heeft uw payrollwerknemer recht op ouderschapsverlof;
• 3. Uw payrollwerknemer kan voor meerdere kinderen tegelijk ouderschapsverlof opnemen;
• 4. Beide ouders hebben recht op ouderschapsverlof;
• 5. Bij een tweeling heeft uw payrollwerknemer recht op 2 keer ouderschapsverlof;
• 6. Uw payrollwerknemer kan ouderschapsverlof bij u aanvragen zodra hij/zij in dienst is;
• 7. Uw payrollwerknemer kan ouderschapsverlof krijgen voor zijn/haar kind, adoptiekind of erkend kind;
• 8. Uw payrollwerknemer kan ook ouderschapsverlof opnemen voor zijn/haar pleegkind, stiefkind of aspirant-adoptiekind (wel geregistreerd inwonend zijn).

U of het payrollbedrijf mag het ouderschapsverlof van uw payrollwerknemer niet van zijn/haar vakantiedagen aftrekken. Daarnaast is het ouderschapsverlof wettelijk een onbetaald verlofregeling, waardoor uw payrollwerknemer tijdens het verlof geen vakantiedagen opbouwt, hier kan door u met uw payrollwerknemer wel van worden afgeweken.

Bespreek in het laatste geval, dit wel met uw payrollaanbieder indien u mocht besluiten te gaan payrollen. Hetzelfde geldt voor feestdagen, welke namelijk wettelijk als ouderschapsverlofdagen worden aangemerkt.

Soorten verlofregelingen en payroll

U ziet dat o.a. bovenstaande verlofregelingen voor een payrollbedrijf, bij het vergoeden van deze soorten verlof, het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijf alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar de dagen wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen voor payrollfactoren een belangrijk issue.

Opbouwpayrollfactor en payroll

De beste wijze om de payrollfactoren/-tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur: X =

Brutoloon excl. reserveringen per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor*

*De exacte payrollfactoren (v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn naast (1) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof ook afhankelijk van (2) de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief (zie o.a. bovenstaand), (3) het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), (4) de functies van de payrollwerknemers, (5) de geldende branche-CAO (onze vergelijken met branche), (6) het aantal gewerkte uren en werknemers, (7) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (8) juridische kosten, (9) pensioen, (10) betalingstermijn, (11) koppeling systemen en (12) scholingsfonds.

1. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof

Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf en wat zij bij verschillen hierin doen (in payrollfactor/doorcalculeren).

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling hieromtrent overeen met uw huidige regeling en wat is de regeling bij het payrollbedrijf voor wat betreft verschillen?

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

Nogmaals u ziet dat eerder genoemde en bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Dit is dan ook de reden dat sommige payrollbedrijf alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast.

2. Opbouw brutoloon en payrollfactor

Het (kale) bruto uurloon (wettelijk bruto minimumloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, per CAO verschillend). Zoals reeds bovenstaand is vermeld, is dit het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren (payrolltarieven) zonder reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en ook nog soms zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, kort durend zorgverlof- en seniorendagen, moet u altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn per CAO en opbouw (in uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. kraamverlof) in Nederland.

Zoals u als werkgever/ ondernemer en Nederlands staatsburger namelijk misschien de laatste jaren al wel heeft gemerkt. Legt/wil de overheid een (groot) stuk zorg en bijkomende kosten, respectievelijk bij de werkgevers (kosten), kinderen (zorg ouders) en ouders (b.v. gehandicapt kind) neerleggen. Hierdoor zullen de payrollfactoren/-tarieven bij payrollbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten (meer dagen/uren reserveren) stijgen of niet in de payrollfactoren worden meegenomen (zie trucje).

3. Functies payrollwerknemers

U zult nu misschien al begrijpen, na bovenstaande gelezen te hebben, dat door het hogere bruto exclusief uurloon, i.v.m. functie, leeftijd of aantal werkweekuren, van een payrollwerknemer zijn/haar uiteindelijke payrolltarief hoger ligt dan een laaggeschoolde werknemer (geen excl. €10,- maar wettelijke minimum brutoloon per uur).

4. Soort payrollwerknemers

Voor wat betreft het soort werknemers, moet u altijd een onderscheid voor de volgende werknemers maken: 1. studenten/scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen voor een lager payrollfactor/-tarief in dienst zijn van een payrollbedrijf (voor payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze regeling in positieve zin afwijken (het gehele jaar)). Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, (vaak) geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekte- en ontslagrisico. Voor oproepkrachten geldt hetzelfde v.w.b. pensioen (pas na 26 gewerkte weken), ziekte (vaak geen) en ontslag (niet).

Bij oudere werknemers, die al lang in dienst zijn bij een werkgever/ondernemer, moet u altijd goed kijken (naast vervroegd pensioen- en vut-regelingen, zie pensioenregeling) wat de afspraken bij het payrollbedrijf, voor wat betreft extra seniorendagen (ouwe lullen), zijn. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf deze dagen ook in haar payrollfactor/-tarief dient door te calculeren!

5. De geldende branche-CAO

In de ABU- en NNBU of eigen bedrijfs-CAO (inlenersbeloning) en eigen branches-CAO's (b.v. horeca of metaal) staan soms bepalingen, die bepalend voor de payrollfactor/-tarief kunnen zijn.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is, dezelfde aantal vakantiedagen (let hier dus goed op!!!), periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen (payrollfactor over toeslagen?) voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding (payrollfactor over b.v. reiskosten?) en periodieken.

Wij vinden dat de payrollfactoren over reiskosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren lager dienen te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico's) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Daarnaast is de sector (b.v. 52) waarin uw payrollwerknemers door het payrollbedrijf worden verloond van belang (i.v.m. premies/werkgeverslasten). Vraag dus altijd aan payrollbedrijven wat de payrollfactoren/-tarieven voor reiskosten en toeslaguren zijn en in welke sector (-en) zij de werknemers gaan verlonen en wat de mogelijke goedkopere consequenties hiervan dan voor uw payrollfactoren/-tarieven zijn? Dit laatste punt vraagt echter om de nodige payroll kennis, om dit te kunnen uitzoeken, maar is voor ons iedere keer in prijsonderhandelingen lonend!

6. Het aantal gewerkte uren of payrollwerknemers

U zult begrijpen dat het werk en de bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Een tip is om verschillende payrolloffertes o.b.v. 0-5, 5-15 en >20 werknemers bij payrollbedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke payrollfactoren/-tarieven verschillen en kunt over een lager payrollfactor/-tarief onderhandelen.

7. Ingecalculeerde ziekteverzuim

De belangrijkste vraag, naast bruto minimumloon incl. vakantiedagen/-geld, bij een payrollfactor is: "Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij het payrollbedrijf geregeld?" Ziekte is namelijk, naast eventuele (7) juridische kosten (evt. ontslag), het grootste vraagteken (zie bovenstaand) voor een payrollbedrijf, v.w.b. haar payroll personeelskosten. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend, waardoor zij deze vooraf in haar payrollfactor/-tarief kan doorberekenen.

Voor wat betreft ziekte zijn payrollbedrijven namelijk echter net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico op voorhand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven proberen in te calculeren.

Maar wat zijn de afspraken, qua doorberekenen, bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding (herintreding of outplacement)?

De twee manieren van doorberekenen die wij veel zien, zijn (a) een payrollfactor verhoging (vaak middels een staffel) na een periode (vaak 1/2 jaar) van veel ziekte in een bedrijf en (b) nacalculatie en -facturering. Alle ziekte uren of het aantal boven de afgesproken hoeveelheid/percentage ziekte uren/dagen of kosten worden bij deze (b) laatste vorm per 4 weken, maandelijks, half- of jaar aan u door belast.

Met betrekking tot ziekte- of re-integratiebegeleiding is het goed te weten of de kosten hiervan (nog) aan u worden doorbelast. Vaak zien wij bij payrollbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u nog, qua kosten, verantwoordelijk bent/blijft voor de de Wet verbetering poortwachter.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij een payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollwerknemers straks heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt immers indirect uw ziekte uren/dagen zelf (middels een reservering in het payrollfactor/-tarief, zie bovenstaand) en/of draait op voor wat betreft een payrollfactor verhoging of nacalculatie!

Als u payrolloffertes aanvraagt, geef dan 0% bij studenten/scholieren en oproepkrachten aan en 0-2%, 2-4%, 4-6% en >6% bij ziektepercentages voor vaste werknemers op. U krijgt dan verschillende payrollfactoren/-tarieven en door daarnaast bovenstaande vragen te stellen, kunt u voor uzelf de beste, qua ziekteregeling, en goedkoopste payrollbedrijf kiezen.

Een belangrijke vraag die u ook aan het payrollbedrijf moet stellen i.v.m. vergelijk voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers en payrollfactoren. Hoe zijn de mogelijke aanvullingen/reparaties v.w.b. een negatief verschil in wachtdagen (-regeling) en loondoorbetaling bij ziekte bij een payrollbedrijf geregeld? Sommige branche-CAO's/bedrijven kennen namelijk geen wachtdagen of een betere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Links of rechts om, wie gaat dat betalen of verzwijgen ondernemers en payrollbedrijven dit voor de werknemers (trucje)?! Wij vinden dat een payrollbedrijf, dit in haar payrollfactor/-tarief moet meenemen en door calculeren. Anders gaat de kreet bij veel payrollbedrijven namelijk niet op: "Uw werknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!"

Tot slot is een veel voorkomend twistpunt, met betrekking tot zieke payrollwerknemers, tussen werkgevers/ondernemers met payrollbedrijven. Het feit dat payrollwerknemers, naast bij de ondernemer/werkgever, zich ook bij het payrollbedrijf dienen ziek te melden. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding en mogelijke boetes hieruit verantwoordelijk.

Vergeet een payrollwerknemer zich namelijk bij het payrollbedrijf ziek te melden, dan ontvangt deze werknemer geen ziektegeld over zijn/haar contracturen en krijgt een ondernemer/werkgever deze uren gewoon als gewerkte uren door gefactureerd!! U zult begrijpen wat dan de discussie is. Let daarom dus bij payroll altijd goed op of uw werknemer zich wel of niet bij het payrollbedrijf heeft ziek gemeld.

8. Juridische bijstand en kosten

Zoals als reeds eerder is vermeld: Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag namelijk van belang.

Met payroll koopt u juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is in juridische zin de werkgever van de desbetreffende medewerker en dient het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee zouden kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, net zoals bij ziekterisico's, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven vooraf incalculeren. Zijn er echter mogelijke onduidelijkheden, dan zullen zij de juridische kosten middels bepalingen in een payrollovereenkomst en algemene voorwaarden aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in de aangevraagde payrolloffertes te kijken en checken wat er met betrekking tot juridische bijstand is geregeld, dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat de kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat het eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. U mag als ondernemer/werkgever op gebied van ziekte en ontslag namelijk full service van een payrollbedrijf verwachten!

Voor u en uw payrollwerknemers is tenslotte goed te weten dat per 1 juli 2015 door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk zijn getrokken. Vroeger als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, moest dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als u als werkgever of ondernemer uw (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet bent nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze economische reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of u als werkgever of ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid.

9. Pensioenregeling

Naast ziekte, ontslag en kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor een payrollfactor/-tarief en de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden van payrollwerknemers. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen, is: “Hoe is de pensioenopbouw/-regeling bij het payrollbedrijf geregeld?”

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer bij een ABU- en/of NBBU payrollbedrijf (na hun 21 jaar) na een wachttijd, van de eerste 26 gewerkte weken voor een bepaalde tijd, in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat (bij payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze pensioenregeling verschillen, b.v. vanaf 1e dag pensioenopbouw). Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat payrollwerknemers direct pensioen gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling.

De pensioenpremies voor payrollwerknemers in de Basisregeling bedragen maar enkele procenten (geheel ten lasten van het payrollbedrijf). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemers- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%! Dat dit voor een payrollwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant van het payrollbedrijf (werkgeverslasten in hun payrollfactor/-tarief) gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen (trucje).

Daarom adviseren wij altijd dat uw payrollaanbieder een pensioenadviseur inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij vaste werknemers) te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur beoordelen of een waardeoverdracht (= het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollwerknemer zinvol is.

Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer of werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Na bovenstaand gelezen te hebben, zult u begrijpen dat wij onze klanten adviseren om naar 4 soorten payrollfactoren/-tarieven in hun payrollofferte te vragen: 1. tarief voor de eerste 26 weken zonder pensioen, 2. tarief voor tussen 26 en 52 weken, 3. tarief na 52 weken en 4. tarief voor vaste werknemers (risico ontslag) en of zij een dienstverleningsvariant hebben en wat de payrollfactor hiervan is.

Nog even een voetnoot. De politiek in Den Haag wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers, dat payrollbedrijven in de toekomst aansluiting zoeken/krijgen bij het bedrijfstakpensioenfonds (BPF) van de sector waar een payrollwerknemer te werk is gesteld. Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbedrijven weer een stuk dichterbij!

10. Betalingstermijnen

Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat het payrollbedrijf sowieso altijd van automatische incasso in haar payrollfactoren uit? Voor wat het eerste en tweede punt kan het namelijk voor een ondernemer/werkgever (b.v. in de bouw), i.v.m. zijn/sector debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen), gunstig zijn om een langere betalingstermijn met het payrollbedrijf af te spreken. U betaalt dan vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) een hogere payrollfactor.

Vraag dus aan het payrollbedrijf altijd de verschillen in payrollfactoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt hier dan meespelen en de beste keuze maken.

11. Koppeling systemen

Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers/werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren doorgaven en bij het payrollbedrijf deze handmatig vervolgens werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving. Echter een ondernemer/werkgever moet nog steeds vaak zelf de uren vanuit zijn systeem in het systeem van het payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen.

De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: Wat zijn de payrollfactoren/-tarieven, als u uw urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld? Vaak zien wij namelijk, dat een goed en erkend payrollbedrijf lagere payrollfactoren/-tarieven, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, dan hanteert.

12. Scholingsfonds

In de payrollbranche wordt 1,02% van de brutoloonsom door payrollbedrijven afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof), per 1 januari de Stichting DOORZAAM. Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. DOORZAAM is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches of sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Vraagt u dus altijd bij uw payrollofferte aanvraag, hoe en wanneer u hier gebruik van kan maken en wanneer u eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen kan indienen en vergoed krijgt. Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

Tenslotte is het ook goed om, naast de collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives, te informeren naar welke (online) opleidingen en cursussen het payrollbedrijf gratis zelf/bijv. via de NTI aan haar payrollwerknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aanbiedt. Uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket heeft u tegen vaste payrollfactoren bij payroll dan in 1 klap gratis en goed geregeld/verbeterd!

Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u koopt bij payroll, treft u onderstaand enkele zaken aan waarop u, bij het vergelijken van payrolltarieven, moet letten:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Heeft u genoeg over o.a. zwangerschapsverklaringen, bevallings-, zwangerschaps-, kraam-, ouderschaps- en andere verlofregelingen en uitkeringen bij payroll gelezen, vraag dan een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.