Kan een payrollbureau de overeenkomst met mij als ondernemer beëindigen?

Antwoord:

Waarop moet u bij een payrollovereenkomst letten?

Allereerst checkt u het payrolltarief (omrekeningsfactor) en kijkt u of daadwerkelijk ook alles hierin zit qua voorwaarden. Vervolgens doorloopt u onze onderstaande payrolltarievenchecklist en kijkt wat er wel en vaak niet in het payrolltarief van uw payroller zit.

Let u hierbij vooral op de onderstaande aandachtspunten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond inlenersbeloning, ziekte (wat moet u doen en waar bent u voor aansprakelijk), ontslag (wat moet u doen en wat moet u eventueel nabetalen) en pensioenregeling!

Vergelijkt u dus uw payrollaanbieders niet alleen op hun payrolltarieven maar ook zeker v.w.b. hun voorwaarden (let op ‘de kleine lettertjes’). Ten slotte hebben wij nog wat tips en tricks en verschillen met een uitzendovereenkomst voor u uiteen gezet, zodat u dit ook nog kunt meenemen bij uw beslissing om bij ons te gaan payrollen.

1. Payrolltarieven in een payrollovereenkomst

Wij werken met all-in payrolltarieven zodat u weet waar u aan toe bent. Maar weet u wel dat er ook payrollbedrijven zijn die bepaalde reserveringen (bijzonder verlof, kort verzuim, zorgverlof, ADV-/ATV-dagen, seniorendagen, feestdagen, ziektedagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u doorfactureren. Daarnaast nemen sommige payrollbedrijven het ook niet zo nauw voor wat betreft het naleven van de inlenersbeloningsregeling voor uw werknemers. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit bij deze payrollaanbieders, maar bent u per slot van rekening duurder uit en uw werknemers slechter af.

Het is goed te weten dat payrollbedrijven in Nederland verschillende soorten payrolltarievenopbouw hanteren:

De meest gebruikte opbouw van payrolltarieven zijn:

1. Bruto uurloon x Omrekenings-/payrollfactor = Payrolltarief

Bij het op deze wijze van payrolltarieven berekenen, is het belangrijk dat u er goed oplet wat met het bruto uurloon (zie onderstaande payrollchecklist) inclusief of exclusief reservering vakantiegeld en/of vakantiedagen wordt bedoeld. Daarnaast is het van belang te weten wat er wel/niet in de payrollfactor van de payroller zit qua vakantiedagen, ziekte, ATV dagen, feestdagen, bijzonder verlof, zorgverlof, seniorendagen, arbodienst, pensioen, scholing en werknemersverzekeringen.

2. Bruto excl. uurloon x Omrekenings-/payrollfactor + marge (toeslag) = Payrolltarief

Er zijn nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat hun payrollsysteem u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten, dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge in de payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

3. Kostprijs + % = Payrolltarief

De laatste minst transparante payrolltarievenopbouw, die steeds vaker binnen payrollsystemen wordt toegepast, is een vast percentage over de kostprijs. In dit geval is het belangrijk te weten wat het payrollbureau verstaat onder haar kostprijs (vakantiedagen, vakantiegeld, etc.).

2. Payrolltarievenchecklist:

Om te weten wat u koopt, treft u onderstaand zaken aan waarop u moeten letten bij het checken van uw payrolltarieven in uw payrollovereenkomst:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief senioren-/jubileumdagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Nu u weet hoe payrolltarieven zijn opgebouwd, laten wij u nu zien hoe een payrollbedrijf of u zelf een payrollberekening kunt maken. Dit zodat u van tevoren weet wat u per daadwerkelijk gewerkt uur met payroll bij een payrollbedrijf kwijt bent.

3. Payrollberekeningen

Het meest overzichtelijk voor u is om een payrollberekening te laten maken op basis van €10,- exclusief bruto uurloon (idem de lonen uit uw CAO of Wettelijk Minimum Lonen (WML) en dit te vermenigvuldigen met de aangeboden payrollfactor (+ eventueel marge/toeslag).

De berekening ziet er dan als volgt uit:

Payrollfactor x €10,- (+ eventueel marge/toeslag) = Payrolltarief

Het is verstandig om deze payrollberekeningen voor al uw verschillende medewerkers te laten maken. Het payrolltarief moet namelijk voor studenten/scholieren lager zijn, i.v.m. studententarief, dan voor uw werknemers met bepaalde en onbepaalde tijdscontracten.

4. Payroll tips en trickslijst

Om tot de juiste payroll keuze te komen, hebben wij hieronder nog even enkele tips & tricks voor u op een rijtje gezet.

• 1. Check de financiële betrouwbaarheid van het payrollbedrijf (bij twijfel vraag via de Kamer van Koophandel de laatste jaarcijfers op!). Doe alleen zaken met payrollbedrijven waarvan u zeker weet dat ze financieel betrouwbaar en solide zijn. Hiervoor geldt het keurmerk NEN-4400. Payrollondernemingen die zijn aangesloten bij een brancheorganisatie zoals de ABU en NBBU moeten hier sowieso aan voldoen;
• 2. Check het mogelijke verschil voor uw medewerkers voor wat betreft hun arbeidsvoorwaarden en pensioen (zie onderstaand en ook onze payrolltarievenschecklist) uit uw huidige CAO en die bij het payrollbureau. Controleer hierbij ook de gehanteerde salarissen;
• 3. Vraag referenties en schroom niet om die te bellen;
• 4. Betrek uw financieel adviseur bij de besluitvorming rond payroll. Twee weten vaak meer dan 1;
• 5. Vraag minstens 2 of 3 payrolloffertes aan en vergelijk goed wat u wordt aangeboden en wat er uiteindelijk in uw payrollovereenkomst en algemene voorwaarden staat;
• 6. Let vooral in het aanbod op de regelingen voor wat betreft ziekte (mogelijke nacalculaties), wanneer en hoe hoog is de verhoging in de payroll factor bij veel voorkomend ziekteverzuim in een bepaalde periode, herplaatsing en ontslag. Moet u hier later alsnog voor bijbetalen?;
• 7. Let erop dat u uw scholingsfondsgeld aan het payrollbureau terugvraagt;
• 8. Communiceer tijdig met uw personeel, zodat uw besluit te gaan payrollen niet voor verrassing op de werkvloer zorgt.

5. Kwaliteit dienstverlening bij een payrollbureau

Hieronder hebben wij een lijst met enkele praktische punten/vragen gemaakt, die u bij uw payrollbureau keuze in Nederland kunt gebruiken:

• 1. Geeft het payrollbureau een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbureau pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbureau ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbureau, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbureau moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbureau verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payrollbureau met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbureau worden gemaakt en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbureau altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbureau u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 12. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 13. Beschikt het payrollbureau over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 14. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 15. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 16. Kan het payrollbureau u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 17. Helpt het payrollbureau u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 18. Helpt het payrollbureau u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 19. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbureau en welke arbodienst doet de controle?;
• 20. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbureau heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbureau is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbureau namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 23. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbureau u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbureau. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Tenslotte zijn de kosten bij het payrollbureau voor u natuurlijk ook van belang (lees hier meer over bij ons onder kosten payroll en payrolltarieven). De meeste payrollbureaus werken voor hun tarief met payrollfactoren over het kale bruto uurloon (idem CAO en/of WML). Het is belangrijk om na te vragen wat er precies in hun payrollfactor (lees hier meer over een payrollfactor) is verwerkt.

6. Aandachtspunten bij een payrollovereenkomst

Als u in zee gaat met een payrollbedrijf, is het voor u en uw werknemers belangrijk dat het volledige arbeidsverleden van de werknemers in de payrollcontracten wordt overgenomen. Op basis van het aantal gewerkte weken hebben uw werknemers namelijk, voor wat betreft pensioen en ontslagbescherming, rechten opgebouwd.

Vanuit de voor uw werknemers geldende CAO is het goed om te kijken naar de regelingen met betrekking tot de loondoorbetaling bij ziekte, overwerk en onregelmatigheidstoeslagen, loonschalen, het aantal wachtdagen, reiskostenregeling, aantal vakantiedagen, bijzonder verlofregeling, zorgverlof, seniorendagen, AD-/ATV-dagen, feestdagen, inlenersbeloning, ziekte en pensioen. Met betrekking tot de aandachtspunten inlenersbeloning, pensioen, ziekte en ontslag geven wij u hieronder informatie, omdat wij vaak zien dat goedkope payrollbedrijven hiermee ten nadele van uw payrollwerknemers en u een loopje nemen en zich niet aan de Wet Werk en Zekerheid houden.

6.1 Inlenersbeloning in een payrollovereenkomst

De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) schrijft voor dat payrollbedrijven payrollmedewerkers gelijkwaardig moeten belonen net als de medewerkers die rechtstreeks bij u in dienst zijn. De inlenersbeloning geldt zowel voor het salaris als voor:

6.2 Pensioenregeling in een payrollovereenkomst

Een belangrijke vraag die u zichzelf als ondernemer en/of werkgever voor uw payrollmedewerker moet stellen, is: “Hoe is de pensioenregeling bij een payrollbedrijf voor mijn werknemer geregeld?”

Payrollbedrijven, die onder de eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU en NBBU vallen, hebben de mogelijkheid om medewerkers vanuit het StiPP pensioen te laten opbouwen. De pensioenpremie voor uw medewerker bedraagt dan hierin echter enkele procenten (geheel ten lasten van de payrollwerkgever). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemer- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%. Dat dit voor u een lager payrolltarief betekent en voor uw payrollwerknemer gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen.

Een goed payrollbedrijf zal een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is.

Voor u en uw (toekomstige) payrollwerknemer is het gunstig dat de politiek in Nederland wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)), dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit gebeuren dan behoort de onderlinge concurrentie van payrollbedrijven op dit gebied van arbeidsvoorwaarden weer een stuk dichterbij tot het verleden en hoeft u en uw payrollwerknemer niet meer te checken welke pensioen erbij een payrollbedrijf geldt.

6.3 Regels m.b.t. ziektebegeleiding in een payrollovereenkomst

Waarop moet u bij payroll voor uzelf en uw payrollwerknemers met betrekking tot ziekte op letten?

U begrijpt dat het ziekteverzuim van uw payrollwerknemers het grootste risico met betrekking tot de kosten voor een payrollbedrijf zijn. Payrollbedrijven zijn op dit gebied dan ook net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten hiervan voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven vooraf doorcalculeren. Maar bij een hoger ziekteverzuim of extra begeleiding de kosten mogelijk aan u proberen door te berekenen.

Veel voorkomende manieren van het doorberekenen bij een hoger ziekteverzuim in een bepaalde periode, is een payrolltariefsverhoging of nacalculatie (zie ook onze payrolltarievenchecklist). Let u er daarom goed op in uw payrollovereenkomst, wat uw eigen risico voor ziekte qua aantal dagen of uren is. Wat de eventuele verhoging van uw payrolltarief is bij een hoger ziekteverzuim, de wijze waarop zij een eventuele nacalculatie doen en welke kosten zij u eventueel vanuit een traject m.b.t. de Wet verbetering poortwachter doorberekenen.

Kortom, bekijk voor uzelf als werkgever wat de voorwaarden bij ziekteverzuim zijn in uw payrollovereenkomst of algemene voorwaarden en vergelijk daarnaast uw huidige CAO met de CAO van het payrollbedrijf voor wat betreft het aantal wachtdagen en het ziekengeldpercentage gedurende de eerste twee jaar loondoorbetalingsverplichting.

Wij kunnen met ons payrollsysteem er voor zorgen, dat het punt ziekte voor u goed in uw payrollovereenkomst is afgedekt en geregeld. Hierdoor komen u en uw payrollwerknemers bij ziekte niet achteraf voor verrassingen te staan.

6.4 Regels m.b.t. ontslag in een payrollovereenkomst

Belangrijk bij uw payroll keuze is om goed te kijken naar de regelingen, die een payrollbedrijf rond ontslag in hun payrollovereenkomst hanteren (zie ook onze payrolltarievenchecklist). Vooral als u vaste medewerkers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag van belang. Bij payroll koopt u namelijk een deel van het ontslagrisico af.

Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is bij payroll immers in juridische zin de werkgever van de desbetreffende payrollwerknemer en dient het ontslag verder voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag/arbeidsconflicten de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn dan ook op dit gebied net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven doorcalculeren, maar waar mogelijk (bij onduidelijkheden) deze ook aan u proberen door te berekenen.

Let u er daarom op wat er in uw payrollovereenkomst van u wordt verlangd met betrekking tot dossiervorming bij ontslag, wat uw kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat uw eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. Kortom, bekijk wat de voorwaarden bij ontslag in uw payrollovereenkomst of algemene voorwaarden zijn.

Wij kunnen met ons payrollsysteem er voor zorgen, dat het punt ontslag voor u in uw payrollovereenkomst goed is afgedekt en geregeld. Hierdoor komt u achteraf bij ontslag niet voor verrassingen te staan.

Is een payrollovereenkomst langlopend bij een payrollbedrijf?

Nee, de meeste payrollbedrijven werken met een opzegtermijn van maximaal drie maanden (bij ons geldt dit ook), dit zodat zij de zaken om en rond uw personeel netjes voor u en uw werknemers kunnen afronden. Check dit punt dus wel in uw payrollovereenkomst! Mocht u echter geen werknemers meer op de payroll bij uw payrollbedrijf hebben, dan kunt u sowieso op elk gewenst moment uw payrollovereenkomst zonder kosten opzeggen.

Wat is het verschil tussen een uitzendovereenkomst en payrollovereenkomst?

Payroll lijkt erg veel op uitzenden. Bij de dienstverlening payroll gaat het namelijk ook om drie partijen: het payrollbedrijf (de juridische werkgever), de inlener/opdrachtgever (u in dit geval) en uw werknemer. Het payrollbedrijf sluit een payrollcontract, c.q. arbeidsovereenkomst, met uw werknemer als payrollwerknemer en deze gaat vervolgens exclusief voor u op uw werkvloer werken.

Het grootste verschil, naast dat een payrollbedrijf met haar payrollsysteem per definitie goedkoper is dan een uitzendbureau, is dat bij een uitzendbureau de nadruk ligt op de werving en selectie van werknemers en invulling van vacatures. Terwijl bij een payrollbedrijf dit voornamelijk ligt op gebied van ontzorgen van een ondernemer/werkgever/bedrijf met betrekking tot zijn/haar personeels- en salarisadministratie en de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's voor wat betreft loondoorbetaling bij ziekte en ontslag.

Bij payroll doet u de werving en selectie van uw payrollwerknemer zelf. U selecteert dus zelf uw werknemer en geeft opdracht aan het payrollbedrijf om hem/haar vervolgens als payrollwerknemer in dienst te nemen.

Omdat werkgevers in Nederland steeds vaker streven naar maximale flexibiliteit in hun tijdelijke arbeidscontracten, komt het steeds vaker voor dat een werkgever zijn personeelsbestand “overdraagt” aan een payrollbedrijf (meer dan 200.000 payrollwerknemers op de payroll in Nederland).

Wij kunnen met ons payrollsysteem er voor zorgen, dat alle bovenstaande punten voor u in uw payrollovereenkomst goed zijn afgedekt en geregeld. Hierdoor komen u en uw payrollwerknemers achteraf niet voor verrassingen te staan. Wilt u deze verrassingen dus niet! Vraagt u dan nu snel een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en een payrollovereenkomst en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll