Wanneer kan ik starten met payroll en hoe lang duurt het voordat mijn personeel over kan?

Antwoord:

U kunt op ieder gewenst moment in het jaar starten met payroll bij een payrollbedrijf. Veel payrollbedrijven zijn van mening dat zij ervoor kunnen zorgen, dat uw medewerkers binnen één week bij hen in dienst komen. Voor nieuwe medewerkers klopt dit maar voor bestaande medewerkers adviseren wij hier toch 1 of 2 maanden voor uit te trekken.
Direct een payrollofferte opvragen?

Hieronder geven wij u uitleg, informatie en tips en tricks over het overstapsproces naar payroll, zodat u goed bent voorbereid en een beeld voor uzelf heeft, wanneer u met uw personeel gaat overstappen op payroll.

Hoe werkt de overstap naar payroll voor mij als werkgever?

Bij payroll wordt het payrollbedrijf dus op papier de juridisch werkgever van uw personeel. Bij payroll houdt dit in dat uw nieuwe of eigen werknemer(-s), uitzendkracht(-en) en/of gedetacheerde(-n) formeel bij het payrollbedrijf in dienst komen. Het payrollbedrijf neemt als voordeel (zie payroll voordelen) bij payroll zowel uw personele en salarisadministratieve werkzaamheden, als de financiële verplichtingen en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s (v.w.b. ziekte en ontslag) van u als ondernemer of werkgever (bij payroll de opdrachtgever/inlener genoemd) over.

Het payrollbedrijf ontzorgt en regelt bij payroll voor uw personeel dus de salarisadministratie (o.a. loonstroken, jaaropgaven, betalingen, voorschotten inhouden en loonbeslagen), voorfinanciering van de lonen (verschillende betalingstermijnen), payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten), ziekteverzuim, eventuele ontslagprocedures, certificering en contacten met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars (verzuim-, pensioen- en aanverwante verzekeringen) en arbodienst.

U blijft als ondernemer of werkgever bij payroll wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO), het voeren van periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.

Daarnaast heeft u voor wat betreft het aantal bepaalde tijdscontracten ook (als voordeel) meer flexibiliteit. U als werkgever mag in Nederland een werknemer namelijk maximaal drie tijdelijke contracten (in maximaal 2 jaar) aanbieden, waarna uw werknemer recht op een dienstverband voor onbepaalde tijd heeft. Bij payroll heeft u echter over een langere tijd (a.h.v. CAO vaak tussen de 4-5,5 jaar) de mogelijkheid meerdere tijdelijke payrollcontracten aan te bieden.

Als u gebruik gaat maken van payroll voor uw personeel, dan kunt/moet (a.h.v. bedrijfscultuur) u uw personeel v.w.b. vragen over o.a. vakantiegeld en -dagen, bijzonder verlof, zorgverlof, CAO, loonstroken, jaaropgave, declaraties, pensioen en payrollcontracten naar het payrollbedrijf doorverwijzen. Het payrollbedrijf is nu immers uw externe afdeling P&O + salarisadministratie.

Hierdoor houden ondernemers en werkgevers in Nederland met payroll meer tijd en geld over. Dit is ook de reden dat steeds meer ondernemers en werkgevers in Nederland van payroll voor hun personeel (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) gebruik maken.

Voor wat betreft het totale overstapsproces naar payroll (1.tot 6.), werkt dit als volgt voor u als werkgever:

1. Sluiten payrollovereenkomst

U sluit met een payrollbedrijf een payrollovereenkomst. Let hier goed op de kleine lettertjes in deze payrollovereenkomst en algemene voorwaarden.

2. Voorlichtings- en inschrijvingssessie

Voor uw bestaande personeel houdt u samen met het payrollbedrijf een voorlichtings- en inschrijfsessie. Waarbij uw werknemers o.a. wordt uitgelegd: wat is payroll, waarom payroll voor een werknemer/werkgever, de werknemersvoordelen van payroll, de (eventuele) veranderingen met payroll (o.a. pensioenfonds, ziekmeldingen, externe P&O en salarisadministratieafdeling). Waarna de werknemers een inschrijfsetje invullen en een kopie legitimatiebewijs meegeven.

Bij een nieuw zelf geworven en geselecteerde werknemer bepaalt u met de werknemer het salaris, uren en andere afspraken en legt dit vast middels een inschrijfsetje (+ kopie legitimatiebewijs) en vervolgens meldt u de werknemer(-s) bij het payrollbedrijf aan.

3. Payrollcontract en personeelsreglement

Het payrollbedrijf stelt vervolgens payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten) voor uw personeel op (let op evt. uitzendbeding!) en stuurt deze voor ondertekening naar u of de werknemers (a.h.v. de afspraak) met het personeelsreglement en andere info (b.v. huishoudelijke regels, mobiele telefoon-, internet- of leasereglement) toe. Na ondertekening zijn uw werknemers formeel juridisch in dienst van het payrollbedrijf en heeft u geen personeel meer in dienst. U zegt vervolgens direct uw verzuimverzekering, arbodienst en/of rechtsbijstandsverzekering, voor wat betreft personeel, op.

4. Dagelijkse gang van zaken

Heeft u of een werknemer een vraag dan belt u of hij/zij gratis (geen facturen voor advieswerkzaamheden zoals bij uw accountant) direct het persoonlijke aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf op. Hij/zij geeft u of uw werknemer direct antwoord of leggen de vraag intern weg bij de diverse deskundigen op gebied van HR, juridisch, verzuim en/of salaris technische zaken. U als werkgever fungeert bij payroll niet meer als doorgeefluik omtrent de vragen van uw personeel.

U blijft, zoals reeds eerder is vermeld, als ondernemer of werkgever bij payroll wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO), voeren van periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het dagelijks toezicht op de werkvloer. Daarnaast geven medewerkers ook gewoon hun vakanties, bijzonder verlof, kort verzuim en evt. ADV-/ATV-dagen en seniorendagen aan u door.

Is een werknemer echter ziek dan meldt hij/zij dit bij u, i.v.m. de planning, maar ook bij het payrollbedrijf, i.v.m. verzuimbegeleiding en ziektegeldbetaling. Het payrollbedrijf is hier bij payroll namelijk voor verantwoordelijk. Ziet u er echter wel op toe, dat uw werknemer dit ook daadwerkelijk doet, want anders zal/moet het payrollbedrijf u helaas deze ziekte uren/dagen als zijnde gewerkt door factureren. Tenslotte zal het payrollbedrijf ook een mogelijk ontslagprocedure van een werknemer bij payroll voor u regelen.

5. Verloningsproces

Het verloningsproces (= tijdrovend, kennisintensief en kostbaar) gaat bij payroll als volgt. U geeft wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks (digitaal) de (gewerkte/ziek/verlof) uren van uw werknemers aan het payrollbedrijf door. Zij doen op basis van deze uren de verloning, salarisbetalingen, loonstroken (jaaropgaven), facturering aan u en afdrachten aan instanties zoals de Belastingdienst, UWV en pensioenfonds. Is een werknemer dus ziek, met vakantie, neemt hij/zij een bijzonder verlofdag op of is het een feestdag (ADV/ATV-, senioren- en of zorgverlofdagen zullen bij goede payrollbedrijven hier ook onder vallen), dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur!

U heeft op deze dagen/uren dan ook geen (dubbele) personeelskosten. Waardoor u nog beter op seizoensinvloeden en/of bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche kunt inspelen.

6. Managementrapportages

U krijgt bij payroll één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

Daarnaast kunt u als ondernemer of werkgever, naast bellen, ook 24/7 chatten met uw vaste aanspreekpunt bij het payrollbedrijf of inloggen op het digitale systeem van het payrollbedrijf om naast relevante (up-to-date) data ook informatie over de payroll dienstverlening, wet- en regelgeving en CAO-wijzingen en documenten m.b.t. uw werknemers in te zien of te downloaden. Zoals:

• CAO;
• Inschrijfformulier werknemer;
• Minimumlonen;
• Privacyreglement;
• CAO;
• Eerstedagsmelding nieuwe werknemer;
• Handleidingen aanmelden werknemers, urenverwerking en vakantiemeldingen;
• Protocol Wet Arbeid Vreemdelingen/ Wet op de identificatieplicht;
• Verklaring Stichting Normering Arbeid;
• Verklaring van Goed Betalingsgedrag (belastingdienst);
• Voorbeelden functionerings-, beoordelings- en jaargesprek;
• Loonuitbetalingskalenders;
• Week en 4-weeks periode overzicht;

Wist u tenslotte dat een ondernemer of werkgever met personeel gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken heeft/krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

Hoe werkt de overstap naar payroll voor mijn werknemer?

Uw werknemer komt dus juridisch in dienst bij een payrollbedrijf en krijgt een payrollcontract aangeboden. Voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken merken uw werknemers geen verschil. U als werkgever of ondernemer behoudt de dagelijkse leiding en regelt alle operationele zaken, zoals de planning en roostering, houdt de periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken en voor nieuwe zelf geworven en geselecteerde werknemers bepaalt u het salaris en arbeidsvoorwaarden conform CAO of wettelijke regelingen. Daarnaast geven medewerkers ook gewoon hun vakanties, bijzonder verlof, kort verzuim en evt. ADV-/ATV-dagen en seniorendagen aan u door.

Qua rechtspositie neemt het payrollbedrijf een groot gedeelte van de bij u geldende arbeidsvoorwaarden over. Uw werknemers behouden met payroll hierdoor dus gewoon hun rechten voor b.v. inlenersbeloning, vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.

Voor wat betreft het totale overstapsproces (zie 1. tot 4.) naar payroll, werkt dit als volgt voor een werknemer:

1. Voorlichtings- en inschrijvingssessie

Uw bestaande werknemers krijgen een voorlichtings- en inschrijfsessie van het payrollbedrijf. Hier wordt hen o.a. uitgelegd: wat is payroll, waarom payroll, de werknemersvoordelen van payroll en de (eventuele) veranderingen met payroll (o.a. pensioenfonds, ziekmeldingen, externe P&O en salarisadministratieafdeling). Hierna vullen de werknemers een inschrijfsetje in en geven een kopie legitimatiebewijs mee.

Bij een nieuw zelf geworven en geselecteerde werknemer bepaalt u met de werknemer het salaris, uren en andere afspraken en legt dit vast middels een inschrijfsetje (+ kopie legitimatiebewijs) en meldt u de werknemer(-s) vervolgens bij het payrollbedrijf aan.

2. Payrollcontract en personeelsreglement

Het payrollbedrijf stelt vervolgens payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten) voor uw personeel op en stuurt deze voor ondertekening naar de werknemers of u (a.h.v. de afspraak) met het personeelsreglement en andere info (b.v. huishoudelijke regels, mobiele telefoon-, internet- of leasereglement) toe. Na ondertekening van zijn/haar payrollcontract zijn uw werknemers juridisch in dienst van het payrollbedrijf.

3. Dagelijkse gang van zaken

U blijft als ondernemer of werkgever bij payroll dus nog steeds verantwoordelijk voor de werving en selectie van uw nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.

De werknemers doen hun dagelijkse werkzaamheden op de werkvloer, maar hebben zij echter een vraag dan verwijst u haar/hem door of hij/zij belt direct rechtstreeks gratis uw persoonlijke aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf op. Zij geven uw werknemer direct antwoord of leggen de vraag intern weg bij de diverse deskundigen op gebied van HR, juridisch, verzuim en/of salaris technisch zaken.

Is een werknemer echter ziek dan meldt hij/zij dit bij u, i.v.m. de planning, maar ook bij het payrollbedrijf, i.v.m. verzuimbegeleiding en ziektegeldbetaling. Het payrollbedrijf is hier bij payroll namelijk voor verantwoordelijk. Ziet u er echter wel op toe, dat uw werknemer dit ook daadwerkelijk doet, want anders zal/moet het payrollbedrijf u helaas deze ziekte uren/dagen als zijnde gewerkt door factureren. Tenslotte zal het payrollbedrijf ook een mogelijk ontslagprocedure van een werknemer bij payroll voor u regelen.

4. Uitbetaling salaris en doorgeven vrije dagen

Willen uw werknemers vakantie doorgeven, dan doen ze dit bij u. Hetzelfde geldt voor bijzonder verlof, kortverzuim, zorgverlof, ADV/ATV, seniorendagen. U als werkgever of ondernemer geeft wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks (digitaal) de (gewerkte/ziek/verlof) uren van uw werknemers aan het payrollbedrijf door.

Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. Uw werknemers krijgen van het payrollbedrijf jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag hun salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op haar/zijn bankrekening staat.

Bij een goed erkend en gecertificeerd payrollbedrijf staan uw payrollwerknemers altijd centraal en staan zij 24/7 voor hen klaar. Tevreden werknemers zijn immers onmisbaar voor u als werkgever of ondernemer. Hierdoor zal de binding (vaak genoemd nadeel van payroll) en arbeidsrelatie met u als werkgever of ondernemer bij payroll alleen maar verbeteren/toenemen! Hierdoor zijn er daarom inmiddels al meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland (evenveel als het aantal gedetacheerden) dagelijks aan het werk.

Wat gebeurt er als een werknemer van mij niet naar payroll wil overstappen?

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal, als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van u en uw andere werknemers naar payroll blokkeert, voor hem/haar dan een "Dienstverleningsvariant" (tijdelijk) toegepast.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer/werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze payroll variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos bij een ontslagprocedure zal ondersteunen. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder van te voren of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze payroll variant wordt ook vaak (voor ons nog te weinig) door payrollbedrijven in Nederland toegepast, als blijkt dat werknemers negatieve gevolgen in de toekomst bij de overstap naar payroll zullen ervaren (VUT/vervroegd pensioenregelingen) of in de nieuwe pensioenregeling (vaak StiPP) bij payroll er op achteruit gaan.

Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollingbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar ook de zogeheten "Dienstverleningsvariant" voorstellen/aanbieden.

Bovenstaand is ook de reden dat wij altijd eisen dat een payrollaanbieder een pensioenadviseur tijdens het overstapsproces inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij vaste werknemers) bij de overstap naar payroll te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur namelijk ook beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) misschien voor bepaalde werknemers zinvol is.

Payroll tips en trickslijst

Misschien heeft u alles al rond de dienstverlening payroll en de opstart ervan al met uw payrollaanbieder besproken. Toch is het voor u als werkgever niet verkeerd om onderstaande payroll tips en trickslijst voor uzelf en uw medewerkers nog eens door te lopen. Dit zodat u alle addertjes, valkuilen, onduidelijkheden, verantwoordelijkheden ect. voor uzelf en uw medewerkers heeft uitgesloten en de juiste keuze van payrollbedrijf heeft gemaakt.

1. Wat is uw bedrijfsactiviteit en waar bent u gevestigd?

Het is belangrijk om een payrollbedrijf te kiezen, die weet wat er in uw branche speelt, b.v. qua wet- en regelgeving of CAO bepalingen, en daarnaast zijn payrolldiensten in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit in het westen van ons land, b.v. Amsterdam, verschilt nogal met die van ondernemers in Limburg en omgekeerd.

2. Welke keurmerken, certificering of verklaringen heeft het payrollbedrijf?

Allereerst vraagt u naar de certificering waar u met uw werknemers op dit moment ook aan moet voldoen. Het payrollbedrijf dient hier (vaak) ook over te beschikken, als zij uw werknemers straks volgens wet- en regelgeving wil payrollen. Voorbeelden zijn VCA, VCU, ISO, erkend beveiligingsbedrijf etc.

Vervolgens is het belangrijk, dat het payrollbedrijf beschikt over een NEN 4400-1 certificering en bij de ABU of NNBU is aangesloten of over een eigen payroll bedrijfs-CAO beschikt.

Als het payrollbedrijf een NEN 4400-1 certificering heeft, mag zij het keurmerk van de SNA (Stichting Normering Arbeid) en/of VRO (Vereniging tot Regulering Onderaanneming) voeren. Dit certificaat biedt zekerheid over de bonafiditeit en bewijst dat de personeelsadministratie op orde is en alle belastingen en premies correct zijn afgedragen. Alle gecertificeerde payrollbedrijven zijn terug te vinden in het Register Normering Arbeid.

Tot slot vraagt u naar een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag belastingdienst), checkt u eventueel de jaarverslagen bij de KVK van het payrollbedrijf en vraagt u om referenties.

3. Welke werknemer(-s) wilt u payrollen?

Zijn dit studenten, oproepkrachten, parttimers, fulltimers, grenswerknemers, kennismigranten, buitenlandse werknemers, 65+ers of werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten? Dit is namelijk van belang in uw keuze die u straks gaat maken tussen een gecertificeerd ABU, NBBU of eigen payroll bedrijfs-CAO payrollbedrijf. Beide brancheorganisaties en payroll bedrijfs-CAO payrollbedrijven hebben namelijk een eigen CAO waar de rechten en overige zaken, zoals ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof en pensioen van de werknemers mogelijk iets anders zijn geregeld.

Wilt u voor uw werknemers zoveel mogelijk hetzelfde als in uw eigen bedrijfstak-CAO, dan maakt het niet veel uit of u nu payrollt bij een ABU-, NBBU- of eigen payroll bedrijfs-CAO payrollbureau. Sinds 2015 zijn zij namelijk allen gehouden aan de inlenerbeloning, vanuit de voor de werknemers geldende CAO, en voor wat betreft het ontslagrecht aan de bepalingen vanuit de Wet werk en Zekerheid (zie payroll en ontslag).

De payrollwerknemer heeft arbeidsrechtelijk vanuit de eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning, vanuit de CAO waaronder het personeel van het bedrijf valt. Dit houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst is bij de ondernemer/werkgever en betekent ook dat zij/hij recht heeft op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

Ziet u uw (flex-) werknemers als uitzendkrachten en/of werkt u voor deze groep al met een uitzendbureau samen. Dan adviseren wij u qua payrolltarieven ook met een eigen payroll bedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf te gaan praten. De werknemers vallen dan onder de eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO, maar u betaalt wel een aanzienlijk lager payrolltarief dan uw huidige uitzendtarief!

4. Schakel uw financieel adviseur of accountant in voor een objectieve kijk.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door en weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst ....

Eigenlijk als u dit allemaal zo bekijkt, komt er omtrent personeel heel wat op u als werkgever af. Vandaar dat accountants payroll vaak aan hun klanten aanbevelen. Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en zaken rond ziekte en ontslag door een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld en dat zij zich met hun expertise op gebied van cijfers (core business) nog steeds bij payroll binnen het bedrijf van de ondernemer/werkgever kunnen bezighouden/onderscheiden.

5. Check de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payrollovereenkomst bij het payrollbedrijf.

Aan ieder goed payroll huwelijk kan ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terugleveren van de personeels- en salarisadministratie aan u en dat u de tijd heeft om alles weer zelf netjes voor uw personeel te kunnen regelen (aanmeldingen, contracten etc.).

6. Doorloop onze payrolltarievenchecklist

Om zeker te weten dat o.a. alle kosten, reserveringen en overige werkgeverslasten in uw aangeboden payrolltarieven/payrollfactoren zitten. Volgt hieronder onze payrolltarievenchecklist.

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

7. Aandachtspunten bij overstappen op payroll

Hieronder treft u nog enkele praktische punten/vragen aan die voor u en uw werknemers belangrijk zijn bij de overstap op payroll:

• 1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payrollbedrijf met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbedrijf gemaakt worden en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 12. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 13. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 14. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 15. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 16. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 17. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 19. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
• 20. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 23. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Wij begrijpen echter dat u niet alle payrollbedrijven, incl. alle (neven-)vestigingen, in Nederland (circa 2.900) nogmaals individueel kunt benaderen. Om u hier echter bij te helpen, kennen wij de meest voornaamste en betrouwbaarste payrollbedrijven in Nederland en kunnen wij er voor zorgen dat u een transparante en scherpe offerte van een payrollbedrijf in uw plaats, branche en/of buurt ontvangt. Vraag daarom dus snel een payrollofferte bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.

Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt u altijd een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!