Wat is een personeelsdossier en wat staat er wel en niet in?

Antwoord:

1. Individueel dossier

In het individuele dossier van uw payrollmedewerker staan o.a. de volgende gegevens: persoonlijke stamkaart en gegevens, rechtspositie, functioneren en overige zaken. Zaken die niet in het individuele dossier horen zijn: persoonlijke medische informatie, ziekteverzuim informatie en overige privacygevoelige informatie.

2. Salarisdossier

In het salarisdossier van uw payrollmedewerker staat informatie met betrekking tot het salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d.

Collectief dossier

Naast de hierboven genoemde twee dossiers wordt er vaak binnen een bedrijf of bij een payrollbedrijf ook een collectief dossier aangelegd, hierin zit vaak informatie over b.v.: ziek- en herstelmeldingen, correspondentie betreffende de zieke ( zoals met de arbodienst) en vakantiedagenregistratie per payrollmedewerker.

Voorwaarden personeelsdossier bij payroll

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geven de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers voor werkgevers (lees payrollbedrijven) in Nederland aan.

• 1. Payrollbedrijven (lees werkgevers) zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
• 2. Payrollbedrijven mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is en moeten ter zake doen;
• 3. Payrollbedrijven moeten payrollwerknemers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
• 4. Payrollbedrijven moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
• 5. Payrollbedrijven mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
• 6. Payrollbedrijven moeten payrollwerknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien, dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier, en eventueel te rectificeren, beperken of verwijderen;
• 7. Payrollbedrijven moeten payrollwerknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
• 8. Payrollbedrijven moeten payrollwerknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.

Inhoud personeelsdossier en payroll

Een payrollbedrijf mag onder meer de volgende gegevens in uw personeelsdossier opnemen:

• 1. Klachten;
• 2. Waarschuwingen;
• 3. Verzuimfrequenties;
• 4. Verslagen van uw beoordelings- en functioneringsgesprekken met uw payrollwerknemers (voor akkoord of gezien getekend);
• 5. Kopie identiteitsbewijs;
• 6. Burgerservicenummer (BSN);
• 7. Persoonlijke werkaantekeningen van u.

Zoals al reeds eerder is aangegeven, mogen medische gegevens in principe niet door het payrollbedrijf in een personeelsdossier worden opgenomen en het payrollbedrijf mag daarnaast alleen onder strikte voorwaarden strafrechtelijke persoonsgegevens van uw payrollwerknemers verwerken.

Bewaarplicht personeelsdossier bij payroll

Voor sommige gegevens uit een personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst u of het payrollbedrijf verplicht om die gegevens een bepaalde periode te worden bewaren.

a. Gegevens bewaren 7 jaar na einde dienstverband

Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat, datum van indiensttreding, salarisadministratie dienen tot 7 jaar na einde dienstverband van iemand te worden bewaard.

b. Gegevens bewaren 5 jaar na einde dienstverband

Voorbeelden hiervan zijn loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe) van uw (payroll)werknemers en een kopie van hun identiteitsbewijs (ook kopieën waarvan de geldigheidstermijn is verstreken). Deze moeten tot 5 jaar, na einde dienstverband, worden bewaard.

c. Gegevens bewaren 2 jaar na einde dienstverband

Voor de arbeidsovereenkomst, wijzigingen in de arbeidsovereenkomst,correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag, etc., kopie van het getuigschrift, verslagen, functioneringsgesprekken en/of correspondentie over het (problematisch) functioneren geldt 2 na einde dienstverband.

d. Gegevens bewaren 1 jaar na einde dienstverband

Tenslotte mogen sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift) na een jaar na einde dienstverband worden vernietigd.

Overdracht personeelsdossier bij payroll

Het personeelsdossier van uw werknemer mag u bij een faillissement, fusie, overname of overstappen op payroll worden overgedragen. U moet zich i.v.m. de privacy van uw medewerkers wel aan de volgende voorwaarden houden:

• 1. U dient de overdracht naar uw medewerkers aan te kondigen;
• 2. U mag niet meer gegevens aan het payrollbedrijf verstrekken, dan die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst van uw payrollwerknemer. U moet daarom de personeelsdossiers van uw payrollwerknemers voor de overstap opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
• 3. Uw payrollwerknemers dienen de mogelijkheid te krijgen om hun personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten corrigeren, beperken of verwijderen.

Uw payrollwerknemers hebben de mogelijkheid bij een klacht over hun personeelsdossier om naar de OR, vakbond of rechter te gaan. Bij de laatste doet uw payrollwerknemer dan een beroep op de rechten die hij/zij, vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), heeft en kan de payrollwerknemer de rechter om een schadevergoeding vragen. Daarnaast kunnen uw payrollwerknemers ook de Autoriteit Persoonsgegevens over misbruik van hun persoonsgegevens door u en/of payrollbedrijf tippen.

Heeft u genoeg gelezen over alles omtrent onderdelen, inhoud, voorwaarden, bewaarplicht, overdracht van een personeelsdossier en payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll