Wat zijn de arbeidskosten van payrollwerknemers voor werkgevers in Nederland?

Antwoord:

De arbeidskosten (ook wel personeelskosten en/of werkgeverslasten genoemd) van een payrollbedrijf zijn de lonen van uw payrollwerknemers (incl. direct loon en bijzondere beloningen) en de ten laste van het payrollbedrijf (lees werkgever) komende sociale premies en overige kosten in verband met uw payrollwerknemers. Op arbeidskosten zijn subsidies in mindering gebracht.
Direct een payrollofferte opvragen?

Verder vallen er overige arbeidskosten voor u of uw payrollaanbieder i.v.m. uw payrollwerknemers zoals o.a.: opleidingskosten, werkgeversbijdragen in kosten van kantines en van sociale, culturele en medische voorzieningen, kosten van werving en selectie van personeel en eindheffingen van de fiscus op bepaalde loonbestanddelen ook onder definitie van arbeidskosten bij het CBS.

Opbouw arbeidskosten bij payroll

Voor een werkgever in Nederland is de post personeelskosten vaak de grootste en onzekerste kostenpost. Dit komt o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte en ontslag. Maakt u echter als werkgever gebruik van payroll, dan regelt het payrollbedrijf niet alleen uw personeels- en salarisadministratie, maar neemt ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's met betrekking tot ziekte en ontslag van u als werkgever over. Hierdoor heeft u te allen tijde zicht op uw post personeelskosten en komt u niet voor verrassingen te staan.

Bij vakanties, ziekte, kort verzuim, bijzonder verlof en zorgverlof, feestdagen, evt. ADV- en ATV en seniorendagen ontvangt u namelijk geen rekening, daar u bij payroll alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren van uw payrollwerknemers betaalt.

Mocht een payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u geen dubbele kosten, daar u uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag een vervangende werknemer kan zoeken.

Komt u in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht, dan regelt het payrollbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten ook het eventuele ontslag van uw payrollwerknemer. U ziet dat payroll daarom per definitie voor een werkgever niet duur hoeft te zijn.

Voor al deze werkzaamheden en risico's zal het payrollbedrijf u als ondernemer/werkgever een fee (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding zit in een payrollfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is opgebouwd uit twee kostensoorten plus een marge voor het payrollbedrijf. Een payrollfactor heeft dezelfde componenten, los van de fee, die u zelf als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft:

Payrollkosten werkgever

1. Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

2. Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= PAYROLLFACTOR

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO en individuele afspraken) 25 tot 40 procent (bijna gemiddeld 35 euro in 2019, laagste horeca 20 en hoogste 56 euro in de financiële dienstverlening) en plus indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder overige kosten en opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Naast zoals bovenstaande wijze kunt u uw arbeidskosten voor uw payrollwerknemers (los van de marge van het payrollbedrijf) ook in de volgende categorieën opdelen:

a. Directe loonkosten

b. Indirecte loonkosten

c. Verplichte premies en bijdragen

d. Overige kosten

a. Directe loonkosten payrollwerknemers

De directe loonkosten van payrollwerknemers vormen het grootste deel van de loonkosten voor een payrollbedrijf. Deze kosten bestaan o.a. uit:

1. Brutosalaris (minimaal wettelijk minimumloon)

2. Vakantietoeslag (minimaal 8%)

3. Eventuele prestatiebeloning (bonus of winstuitkering)

b. Indirecte loonkosten payrollwerknemers

De indirecte loonkosten zijn niet standaard en zijn niet altijd in de payrollfactor van uw payrollaanbieder opgenomen. De indirecte loonkosten kunnen flink per bedrijf verschillen. Indirecte loonkosten zijn o.a.:

• 1. Pensioenkosten (in payrollfactor verwerkt meestal, StiPP-regeling)
• 2. Reiskosten (1:1 doorbelast door de meeste payrollbedrijven)
• 3. Onkostenvergoedingen (idem)
• 4. Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:
  - een dertiende maand (niet in payrollfactor)
  - een leaseauto (niet in payrollfactor, wel door payrollbedrijf verlonen)
  - telefoon van de zaak (idem)
  - inkomenszekerheid bij arbeidsongeschiktheid (door payrollaanbieder)
  - een Anw-gatverzekering (idem)
• 5. Kosten voor eventuele personeelsverzekeringen, zoals een ziekteverzuimverzekering (in payrollfactor)

Zoals u ziet bepaalt en betaalt u de sommige indirecte loonkosten bij payroll zelf. Vraagt u dus altijd goed bij uw payrollaanbieder na, wat er in uw payrollfactor v.w.b. bovenstaand is verwerkt (zie ook onderstaand payrolltarievenchecklist) en hoe sommige kosten eventueel aan u worden doorbelast (1:1 of met toeslag).

c. Verplichte premies en bijdragen voor payrollwerknemers

Uw payrollaanbieder draagt als juridich werkgever van uw payrollwerknemers o.a. de volgende verplichte loonheffingen aan de Belastingdienst af. Deze loonheffingen zijn onder meer:

• 1. Loonbelasting
• 2. Premie volksverzekeringen (AOW, Anw en Wlz)
• 3. Premies werknemersverzekeringen (WW, WAO, WIA en ZW)
• 4. Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing en in sommige gevallen bijdrage Zorgverzekeringswet)

Zoals u bovenstaand reeds heeft kunnen lezen, is dit gemiddeld (per bedrijf en CAO verschillend) circa 24%.

Let op, bij payroll bent u geen loonheffingen verschuldigd. Uw payrollaanbieder moet deze als juridisch werkgever namelijk afdragen. Maar als het payrollbedrijf dit echter nalaat, kan de Belastingdienst u bij payroll hiervoor nog steeds aansprakelijk stellen (ketenaansprakelijkheid).

U kunt echter uw aansprakelijkheid beperken door van een payrollbedrijf met een keurmerk van Stichting Normering Arbeid (SNA), NEN 4400-1 certificering, gebruik te maken en een deel van uw factuur (circa 35%) op de afgeschermde G-rekening van uw payrollaanbieder over te maken.

d. Overige kosten payrollwerknemers

Zoals u bovenstaand in de definitie van arbeidskosten van het CBS heeft kunnen lezen. Kunnen hier diverse kosten onder vallen, die uw payrollaanbieder misschien als secundaire arbeidsvoorwaarden aan uw payrollwerknemers aanbiedt. B.v. extra scholing, kortingen op verzekeringen, vakanties, pretparken, concerten, musea, smart phones, dagjes etc.

Echter u moet bij deze kosten omtrent uw payrollwerknemers ook denken aan o.a. de kosten voor of aanpassing van een werkplek. Een gemiddelde kantoorwerkplek kost een werkgever namelijk circa 9000 euro per jaar, per payrollwerknemer (NFC Index). Daarin zijn ook wel de kosten voor onder meer het gebouw, de facilitaire dienstverlening en de ICT meegenomen.

Omdat u bij payroll nog steeds vanuit de Arbowetgeving voor de werkvloer verantwoordelijk blijft, moet u ook aan kosten voor werkkleding en arbovoorzieningen, zoals een helm of veiligheidsbril, denken.

Daarnaast maakt u (o.a. uit uw werkkostenregeling) misschien ook kosten voor extra opleidingen (bovenop de 1,02% scholingsfonds van uw payrollaanbieder), eten en drinken, kerstpakketten en ontspanning op het werk.

Payrolltariefopbouw

Om u inzicht te geven in de opbouw van een payrolltarief, is het goed te weten dat er nog steeds payrollbedrijven zijn, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs:

Kostprijs + %= Payrolltarief

In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.

De beste wijze om de payrolltarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur: X =

Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor*

*Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is, zoals u zult begrijpen, o.a. afhankelijk van de functie van de payrollwerknemer, de voor uw branche of sector geldende CAO, het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en tot slot het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Vergelijken payrollkosten met eigen arbeidskosten

Wilt u de payrollkosten vergelijken met uw interne payrolltarief (arbeidskosten), dan vermenigvuldigt u de €10,- excl. brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollfactor (b.v. 1,72) en 0,88 (voor vaste werknemers) en voor studenten en scholieren met 0,90.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen, onder de noemer "vakantiewerk", voor een lager payrolltarief in dienst zijn van een payrollbedrijf (voor payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze regeling in positieve zin afwijken naar het gehele jaar!).

Hierdoor hebben zij gedurende deze periode minder reserveringen, lagere sociale premies, geen pensioen en ziekterisico. De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief is (zie reserveringen vakantiedagen, ziektedagen, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof en zorgverlof en evt. ADV-/ATV- en seniorendagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Interne payrolltarief ondernemer per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 Payrollfactor x 0,88 = €15,14

en

Kostprijs persooneelskosten ondernemer per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Het is echter wel zeer belangrijk als u een payrollfactor/-factoren in een payrollofferte krijgt aangeboden door een payrollbedrijf, nogmaals er goed op te letten wat er wel en niet in uw payrollfactor zit (zie onderstaand payrolltarievenchecklist). Een payrolltarief van 1,5 voor bijv. vaste werknemers is niet reëel, daar de directe en indirecte personeelskosten voor u en ook het payrollbedrijf al hoger liggen.

Dit zou betekenen dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat dus niet reëel is, of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten uit haar payrollfactor. Dit laatste is dus eerder het geval, doordat zij aan u de begeleiding bij ziekte en ziektedagen (nacalculatie), vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim-, zorgverlof-, senioren- of ADV- of ATV-dagen en/of kosten met betrekking tot ontslag aan u zullen doorbelasten.

Twijfelt u als werkgever, na dit alles gelezen te hebben, er nog steeds over om uw werknemers op de payroll te plaatsen bij een payrollbedrijf. Kijkt u dan nog eens, los van de kosten, goed naar een payrollconstructie.

Naast dat u bij payroll namelijk bijna evenveel betaalt, als wanneer u de werknemer zelf in dienst heeft, u geen personeels- en salarisadministratiekosten meer heeft, u geen werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag meer loopt (afgebakend), u de mogelijkheid heeft uw werknemer meer dan 3 payrollcontracten aan te bieden en u niet bent gehouden aan het maximum van 3 jaar, u 12 maanden per jaar het studententarief kan toepassen, u uw personeelskosten 24/7 inzichtelijk heeft en u en uw werknemers met alle vragen, zonder extra kosten, terecht kunnen bij een persoonlijk contactpersoon binnen het payrollbedrijf. Genoeg redenen om over te stappen toch?!

Als ondernemer met personeel heeft u gedurende het jaar namelijk met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

Werkt u daarnaast met uitzendkrachten of gedetacheerden, dan bent u als werkgever sowieso met payroll 10-20% goedkoper uit! Hierbij heeft u dezelfde flexibiliteit in arbeidscontracten, maar kunnen de verschillen tussen uw uitzendkosten en payrollkosten tot enkele euro's per uur oplopen.

Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u koopt, volgt hier een checklist die u kunt gebruiken voor uw payrolltarief/payrollfactor:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Tarieven inclusief geboorteverlof;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Tot slot, let u bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrolltarieven door verschil in betalingstermijnen bij hen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso), hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn. Bent u ook benieuwd naar uw arbeidskosten bij payroll, vraagt u dan nu direct snel een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aan.

Meer payroll uitleg en informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening.

Terug naar alle vragen