Wat zijn de kosten van payroll?

Antwoord:

De kosten van payroll zijn afhankelijk van de situatie bij een ondernemer/werkgever. Hierbij spelen vooral het aantal gewerkte uren en het ziekteverzuim een rol.
Direct een payrollofferte opvragen?

Payrollkosten zijn namelijk ook opgebouwd uit factoren, percentages, bedragen en toeslagen die u zelf ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft (netto loon, een deel UWV, afdrachten Belastingdienst, premies verzekeringen, pensioenen, reserveringen etc.).

De grootste verschillen met uw eigen payrollkosten (c.q. personeelskosten) zijn dat de afdrachten door u op verschillende momenten dienen te worden betaald en uw risico’s m.b.t. ziekte en ontslag niet vooraf zijn afgebakend. Met payroll bakent u deze risico’s wel af, doordat het payrollbureau het ziekte- en ontslagrisico van u overneemt. Zoals u misschien wel weet, kan een zieke medewerker in Nederland u al gauw een paar honderd euro per dag kosten en bij ontslag totaal zelfs duizenden euro’s.

Voor een werkgever/ondernemer in Nederland is de post personeelskosten dus vaak de grootste en onzekerste kostenpost. Dit komt o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte (o.a. extra consults arboarts, re-integratiekosten, arbeidsdeskundig en/of werkplekaanpassingsonderzoek, loondoorbetaling bij ziekte, verbruik eigen risico en hogere premie verzuimverzekering) en ontslag (dossieropbouw, proceskosten, transitie- of ontslagvergoedingen).

Maakt u echter als werkgever/ondernemer van payroll gebruik, dan regelt het payrollbedrijf niet alleen uw personeels- en salarisadministratie, maar neemt ook deze arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's met betrekking tot ziekte en ontslag, tegen een vast all-in payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, van u als werkgever/ondernemer over. Hierdoor heeft u op voorhand duidelijkheid, weet u op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf wat een werknemer u per gewerkt uur kost en wat uw personeelskosten voor het komende jaar zullen zijn. Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd.

Bij ziekte, kort verzuim (calamiteiten) en bijzonder (buitengewoon) verlof, vakanties, feestdagen en evt. ADV- en ATV, kortdurend zorgverlof en/of seniorendagen (de laatste zijn per payrollbedrijf verschillend) ontvangt u dus geen rekening bij payroll. Mocht een payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u ook geen dubbele kosten (geen eigen risico dagen), daar u uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag een vervangende werknemer kan zoeken.

Komt u daarnaast als werkgever/ondernemer in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht, dan regelt het payrollbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten het eventuele ontslag van de payrollwerknemer. U ziet dat payroll per definitie niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet.

Voor al deze risico's en werkzaamheden zal het payrollbedrijf u als ondernemer of werkgever een fee (payroll kosten) doorberekenen. Deze vergoeding zit in een payrollfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is opgebouwd uit twee kostensoorten plus een marge voor het payrollbedrijf. Een payrollfactor heeft dus dezelfde componenten, die u zelf als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft.

Onderstaand zullen wij u informatie en uitleg over de kosten van payroll, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrolltariefopbouw, payrolltarieven, payrolltarievenchecklist en het vergelijken van payrollkosten met zelf verlonen, geven.

Kosten payroll

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Payrolltariefopbouw

Voor wat betreft de opbouw van een payrolltarief/-factor zijn er echter nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten, dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs:

Kostprijs + %= Payrolltarief

In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.

De beste wijze om de payrolltarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur: X =

Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor*

*De exacte payrollfactoren (v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van (1) de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief (zie o.a. bovenstaand), (2) het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), (3) de functies van de payrollwerknemers, (4) de geldende branche-CAO (onze vergelijken met branche), (5) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (7) juridische kosten, (8) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9) pensioen, (10) betalingstermijn, (11) koppeling systemen en (12) scholingsfonds.

1. Opbouw brutoloon en payrollfactor

Het (kale) bruto uurloon (wettelijk minimumloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, per CAO verschillend). Dit is namelijk het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren (payrolltarieven) zonder b.v. reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en/of zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen. Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, kort durend zorgverlof- en seniorendagen, moet u altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn per CAO en opbouw (in uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. kraamverlof 2 dagen) in Nederland.

Zoals u als werkgever/ ondernemer en Nederlands staatsburger namelijk misschien de laatste jaren al wel heeft gemerkt. Legt/wil de overheid een (groot) stuk zorg en bijkomende kosten, respectievelijk bij de werkgevers (kosten), kinderen (zorg ouders) en ouders (b.v. gehandicapt kind) neerleggen. Hierdoor zullen de payrolltarieven bij payrollbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten (meer dagen/uren reserveren) stijgen of niet in de payrollfactoren worden meegenomen (zie trucje).

2. Functies payrollwerknemers

U zult nu misschien al begrijpen, na bovenstaande gelezen te hebben, dat door het hogere bruto exclusief uurloon, i.v.m. functie, van een payrollwerknemer zijn/haar uiteindelijke payrolltarief hoger ligt dan een laaggeschoolde werknemer (geen €10,- maar wettelijke minimum brutoloon per uur).

3. Soort payrollwerknemers

Voor wat betreft het soort werknemers, moet u altijd een onderscheid voor de volgende werknemers laten maken: 1. studenten/scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen voor een lager payrolltarief in dienst zijn van een payrollbedrijf (voor payrollbedrijven met een eigen payroll bedrijfs-CAO kan deze regeling in positieve zin afwijken (het gehele jaar)). Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, (vaak) geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekte- en ontslagrisico. Voor oproepkrachten geldt hetzelfde v.w.b. pensioen (pas na 26 gewerkte weken), ziekte (vaak geen) en ontslag (niet).

Bij oudere werknemers, die al lang in dienst zijn bij een werkgever/ondernemer, moet u altijd goed kijken (naast vervroegd pensioen- en vut-regelingen, zie pensioenregeling) wat de afspraken bij het payrollbedrijf, voor wat betreft extra seniorendagen (ouwe lullen) zijn. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf deze dagen ook in haar payrolltarief/-factor dient door te calculeren!

4. De geldende branche-CAO

In de ABU- en NNBU of eigen payroll bedrijfs-CAO (inlenersbeloning) en eigen branches-CAO's (b.v. horeca of metaal) staan soms bepalingen, die bepalend voor de payrollfactor/-tarief kunnen zijn .

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is, dezelfde aantal vakantiedagen (let hier dus goed op!!!), periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen (payrollfactor over toeslagen) voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding (payrollfactor over b.v. reiskosten?) en periodieken.

De payrollfactoren over reiskosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren dienen lager te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico's) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Daarnaast is de sector (b.v. 52) waarin uw payrollwerknemers door het payrollbedrijf worden verloond van belang (i.v.m. premies/werkgeverslasten). Vraag dus altijd aan payrollbedrijven wat de factoren/tarieven voor reiskosten en toeslaguren zijn en in welke sector
(-en) zij de werknemers gaan verlonen en wat de mogelijke goedkopere consequenties hiervan dan voor uw payrollfactoren/-tarieven zijn? Dit laatste punt vraagt echter om de nodige payroll kennis, om dit te kunnen uitzoeken, maar is voor ons iedere keer in prijsonderhandelingen lonend!

5. Het aantal gewerkte uren of payrollwerknemers

U zult begrijpen dat het werk en de bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Vraag dan ook verschillende payrolloffertes o.b.v. 0-5, 5-15 en >20 werknemers bij payrollbedrijven aan. Hierdoor ziet u de mogelijke prijsverschillen en kunt over een lager payrolltarief onderhandelen.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim

De belangrijkste vraag, naast incl. vakantiedagen/-geld, bij een parollfactor is: "Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij het payrollbedrijf geregeld?" Ziekte is namelijk, naast eventuele (7) juridische kosten (evt. ontslag), het grootste vraagteken (zie bovenstaand) voor een payrollbedrijf, v.w.b. haar payroll personeelskosten. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend, waardoor zij deze vooraf in haar payrolltarief/-factor kan doorberekenen.

Voor wat betreft ziekte zijn payrollbedrijven namelijk echter net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico op voorhand voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven/-factoren proberen in te calculeren.

Maar wat zijn de afspraken, qua doorberekenen, bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding (herintreding of outplacement)?

De twee manieren van doorberekenen, die wij veel zien, zijn (a). een payrolltariefsverhoging (vaak middels een staffel) na een periode (vaak 1/2 jaar) van veel ziekte in een bedrijf en b. nacalculatie en -facturering. Alle ziekte uren of het aantal boven de afgesproken hoeveelheid/percentage ziekte uren/dagen of kosten worden bij deze (b.) laatste vorm per 4 weken, maandelijks, half- of jaar aan u door belast.

Met betrekking tot ziekte- of re-integratiebegeleiding is het goed te weten of de kosten hiervan (nog) aan u worden doorbelast. Vaak zien wij bij payrollbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u nog, qua kosten, verantwoordelijk bent/blijft voor de de Wet verbetering poortwachter.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij het payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollwerknemers straks heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt immers indirect uw ziekte uren/dagen zelf (middels een reservering in het payrolltarief/-factor, zie bovenstaand) en/of draait op voor wat betreft een payrolltariefsverhoging of nacalculatie!

Als u payrolloffertes aanvraagt, geef dan 0% bij studenten/scholieren en oproepkrachten aan en 0-2%, 2-4%, 4-6% en >6% bij ziektepercentages voor vaste werknemers op. U krijgt dan verschillende payrolltarieven/-factoren en door daarnaast bovenstaande vragen te stellen, kunt u voor uzelf de beste, qua ziekteregeling, en goedkoopste payrollbedrijf kiezen.

Tenslotte is een vraag die u ook moet stellen i.v.m. vergelijk voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers. Hoe zijn de mogelijke aanvullingen/reparaties v.w.b. een negatief verschil in wachtdagen (-regeling) en loondoorbetaling bij ziekte bij een payrollbedrijf geregeld? Sommige branche-CAO's/bedrijven kennen namelijk geen wachtdagen of een betere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Links of rechts om, wie gaat dat betalen of verzwijgen ondernemers en payrollbedrijven dit voor de werknemers (trucje)?! Wij vinden dat een payrollbedrijf, dit in haar payrollfactor/-tarief moet meenemen en doorcalculeren. Anders gaat de kreet bij veel payrollbedrijven namelijk niet op: "Uw payrollwerknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!"

7. Juridische bijstand en kosten

Zoals al eerder is vermeld. Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag namelijk van belang.

Met payroll koopt u juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is in juridische zin de werkgever van de desbetreffende medewerker en dient het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee zouden kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, net zoals bij ziekterisico's, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven vooraf incalculeren. Zijn er echter mogelijke onduidelijkheden, dan zullen zij de juridische kosten middels bepalingen in een payrollovereenkomst en algemene voorwaarden aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in de aangevraagde payrolloffertes te kijken en checken wat er met betrekking tot juridische bijstand is geregeld, dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat de kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat het eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. U mag als ondernemer/werkgever op gebied van ziekte en ontslag namelijk full service en een all-in prijs van een payrollbedrijf verwachten!

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof

Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf.

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling hieromtrent overeen met uw huidige regeling?!

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijf alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen bij payroll een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling

Naast ziekte, ontslag en kort verzuim, bijzonder (buitengewoon) verlof en zorgverlof is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor het payrolltarief/-factor en de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden van payrollwerknemers. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen is: “Hoe is de pensioenopbouw/-regeling bij het payrollbedrijf geregeld?”

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer bij een ABU- en/of NBBU payrollbedrijf (na hun 21 jaar) na een wachttijd, van de eerste 26 gewerkte weken voor een bepaalde tijd, in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat (bij payrollbedrijven met een eigen payroll bedrijfs-CAO kan deze pensioenregeling verschillen, b.v. vanaf 1e dag pensioenopbouw in de Plusregeling). Een ondernemer of werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat payrollwerknemers direct pensioen gaan opbouwen in de Basis- of Plusregeling.

De pensioenpremies voor payrollwerknemers in de Basisregeling bedragen maar enkele procenten (geheel ten lasten van het payrollbedrijf). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemers- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%! Dat dit voor een payrollwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant van het payrollbedrijf (werkgeverslasten in hun payrolltarief/-factor) gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen (trucje).

Daarom adviseren wij altijd dat uw payrollaanbieder een pensioenadviseur inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij vaste werknemers) te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollwerknemer zinvol is.

Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer of werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Na bovenstaand gelezen te hebben, zult u begrijpen dat wij onze klanten adviseren om naar 4 soorten payrolltarieven/-factoren in hun payrollofferte te vragen: 1. tarief voor de eerste 26 weken zonder pensioen, 2. tarief voor tussen 26 en 52 weken, 3. tarief na 52 weken en 4. tarief voor vaste werknemers (risico ontslag).

Nog even een voetnoot. De politiek in Den Haag wil, naast de reeds geldende inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels voor payrollwerknemers, dat payrollbedrijven in de toekomst aansluiting zoeken/krijgen bij het bedrijfstakpensioenfonds (BPF) van de sector waar een payrollwerknemer te werk is gesteld. Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbedrijven weer een stuk dichterbij!

10. Betalingstermijnen

Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat het payrollbedrijf sowieso altijd van automatische incasso uit? Voor wat het eerste en tweede punt kan het namelijk voor een ondernemer/werkgever (b.v. in de bouw), i.v.m. zijn/sector debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen), gunstig zijn om een langere betalingstermijn met het payrollbedrijf af te spreken. U betaalt dan vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) een hoger payrolltarief/-factor.

Vraag dus aan het payrollbedrijf altijd de verschillen in tarieven/factoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt hier dan meespelen en de beste keuze maken.

11. Koppeling systemen

Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers/werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren doorgaven en bij het payrollbedrijf deze handmatig vervolgens werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving. Echter een ondernemer/werkgever moet nog steeds vaak zelf de uren vanuit zijn systeem in het systeem van het payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen.

De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: Wat zijn de payrolltarieven/-factoren, als u uw urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld? Vaak zien wij namelijk dat een goed en erkend payrollbedrijf lagere payrollfactoren/-tarieven dan hanteert, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten.

12. Scholingsfonds

In de payrollbranche wordt 1,02% van de brutoloonsom door payrollbedrijven afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof). Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. Stoof is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Vraagt u dus altijd bij uw payrollofferte aanvraag, hoe en wanneer u hier gebruik van kan maken en wanneer u eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen kan indienen en vergoed krijgt. Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

Tenslotte is het ook goed om, naast de collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives, te informeren naar welke (online) opleidingen en cursussen het payrollbedrijf gratis zelf/bijv. via de NTI aan haar payrollwerknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aanbiedt. Uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket heeft u met payroll dan in 1 klap gratis goed geregeld/verbeterd!

Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u uiteindelijk bij payroll koopt, volgt hieronder in het kort nog even een checklist, die u kunt gebruiken voor uw payrolltarieven/payrollfactoren:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Kortom, zoals u ziet en leest, is het is altijd zeer belangrijk om bij een payrollfactor/-tarief in een payrollofferte goed naar bovenstaande punten te kijken en te vergelijken. Een payrolltarief bij een zogenaamd "goedkoop" payrollbedrijf van 1,5 voor vaste werknemers, nu u dit weet, is niet realistisch. De directe en indirecte personeelskosten voor een werkgever/payrollbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dus betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat niet echt logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten in de aangeboden payrollfactoren/-tarieven. Dit laatste, weet u nu, is dus eerder het geval!

Vergelijken payrollkosten met zelf verlonen

Wilt u de payrollkosten voor een werkgever vergelijken met uw interne payrolltarief, dan vermenigvuldigt u de €10,- brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollfactor (bijv. 1,72) en 0,88 (vaste werknemers) en voor studenten en scholieren met 0,90. Zoals al reeds eerder is vermeld, is de payrollfactor vanwege studententarief voor studenten of scholieren lager .

De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief (daadwerkelijk arbeid verricht) is (zie reserveringen ziektedagen, vakantiedagen, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof of zorgverlof- en ATV-/ADV- en/of seniorendagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Interne payrollkosten ondernemer/-werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 Payrollfactor x 0,88 = €15,14

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer/werkgever per uur =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00

U ziet voor een minimaal kostenverschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine kostenverschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.

Twijfelt u als werkgever/ondernemer na dit alles te hebben gelezen nog steeds, om uw werknemers op de payroll te plaatsen bij een payrollbedrijf. Kijkt u dan nog eens, los van de kosten, goed naar voordelen van een payrollconstructie.

Naast dat u bij payroll bijna evenveel betaalt, als wanneer u de werknemer zelf in dienst heeft, u geen personeels- en salarisadministratiekosten meer heeft, u geen werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag meer loopt (afgebakend), u de mogelijkheid heeft uw werknemer meer dan 3 payrollcontracten aan te bieden en u niet bent gehouden aan het maximum van 2 jaar, u 12 maanden per jaar het studententarief kan toepassen, u uw personeelskosten 24/7 inzichtelijk heeft en u en uw werknemers met alle vragen, zonder extra kosten, terecht kunnen bij een persoonlijk contactpersoon binnen het payrollbedrijf. Genoeg redenen om over te stappen op payroll toch?!

Als ondernemer met personeel heeft u gedurende het jaar namelijk met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

U beperkt dus als werkgever of ondernemer uw totale werkzaamheden omtrent uw personeel met payroll tot het slechts doorgeven van de uren van uw personeel en het betalen van één inkoopfactuur.

Werkt u tot slot met uitzendkrachten of gedetacheerden, dan bent u als werkgever/ondernemer sowieso met payroll 10-20% goedkoper uit! Hierbij heeft u dezelfde flexibiliteit in arbeidscontracten, maar kunnen de verschillen tussen uw uitzendkosten en payrollkosten tot enkele euro's per uur oplopen. Vraag daarom nu direct snel een payrollofferte of adviesgesprek voor u en uw werknemer(-s) bij ons aan.

Meer payroll informatie

Meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, vindt u o.a. op de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.