Wie is de werkgever bij payroll?

Antwoord:

Een payrollconstructie is de benaming van de driehoeksconstructie, die bij payroll ontstaat en waarbij een ondernemer/werkgever/bedrijf of onderneming zijn/haar formeel juridische werkgeverschap aan een payrollbedrijf uit handen geeft en "functioneel" werkgever wordt. Het payrollbedrijf wordt de opdrachtnemer naar de ondernemer (=opdrachtgever (cq. inlener)) toe en de "juridische en administratieve" werkgever van de werknemers.
Direct een payrollofferte opvragen?

Het payrollbedrijf neemt hierdoor als juridische werkgever bij payroll, naast de personeels- en salarisadministratieve verantwoordelijkheden ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's rond uw personeel van u over. Bij payroll ontzorgt het payrollbedrijf u en uw afdelingen personeelszaken en salarisadministratie. Het payrollbedrijf regelt als juridische werkgever namelijk o.a. bij payroll de betalingen van de salarissen, loonheffingen, sociale en pensioenpremies, financiert de lonen voor, regelt het ziekteverzuim en houdt contact met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst en arbodienst.

Doordat u of uw organisatie/bedrijf hierdoor niet meer dagelijks de personeels- en salarisadministratie hoeft te voeren, geen ziekteverzuim hoeft te managen en lonen hoeft voor te financieren. Houdt u en uw organisatie met payroll meer tijd en geld over om uw organisatie nog efficiënter in te richten en meer te focussen op eventuele seizoensinvloeden of economische ontwikkelingen binnen uw branche/sector.

Bij payroll doet u als functioneel werkgever nog wel steeds zelf (a.) de werving en selectie van uw nieuwe personeel, (b.) bepaalt u de arbeidsvoorwaarden (conform CAO), (c.) doet u de functionerings- en beoordelingsgesprekken en (d.) houdt u het toezicht op de werkvloer vanuit de arbowetgeving.

Payroll voordelen voor u als functioneel werkgever

1. Geen personeels- en salarisadministratie

Werkgevers in Nederland maken gebruik van payroll, zodat zij geen complexe personeels- en salarisadministratie meer hoeven te doen. Dit betekent dat zij niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken hebben en daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen hoeven te doen bij payroll.

Bij vragen van werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten moet/hoeft de payrollwerknemer u niet meer lastigvallen, maar moet/kan (a.h.v. de bedrijfscultuur) hij/zij zich te allen tijde rechtstreeks wenden tot zijn/haar persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf.

Deze HR-deskundige kan namelijk de payrollwerknemer direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren, houdt u met payroll tijd en geld over, om nog beter op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche te kunnen inspelen.

2. Gemak

Een goed werkgeverschap vraagt nogal veel tijd en geld van een werkgever in Nederland. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter werknemers met een onbepaalde tijd contract, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc.

Met de dienstverlening payroll, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten

3. Geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's

Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt. Loopt u geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weet u van tevoren wat uw personeelskosten zijn. Dit betekent dat u nu niet meer opdraait voor de kosten zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit

U bent bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor uw werknemers. Hierdoor kunt u uw werknemers langer (vaak 4 of 5,5 jaar) aan u binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om werknemers de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payrollofferte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van payroll kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

U ziet payroll is geschikt en kan voordelen bieden in iedere branche/sector (van horeca tot klein metaal) en voor elk soort werknemers (ongeacht functieniveau), of het nu gaat om: studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, 65+ers, kennismigranten, buitenlandse of grenswerknemers, zzp'ers of freelancers het maakt de meeste payrollbedrijven niet uit.

5. Lagere personeelskosten

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden kan een payrollbureau uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus met payroll goedkoper uit, dan wanneer u de werknemers zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u met payroll veel goedkoper uit dan wanneer u samenwerkt met een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen uitzenden en payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk

U weet vooraf wat uw personele kosten zullen zijn met payroll, zodat u daar rekening mee kunt houden in uw berekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij een correct payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

7. Geen arbodienst en verzuimverzekering

U kunt bij payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers met payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege dat u geen personeel meer in dienst heeft, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas over uw werknemers binnen uw bedrijf

Voor uw werknemers verandert er weinig op de werkvloer, als u gaat werken met payroll en functioneel werkgever wordt. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt, zoals u inmiddels weet, doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden.

Als u gaat werken met payroll blijft u als functioneel werkgever, zoals al reeds eerder is vermeld, nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van uw werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

9. Beter werkgeverschap voor uw werknemers

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw werknemers via payroll aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw werknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.

Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn uw werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als een werknemer die nog bij u in dienst is.

Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun werknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

10. Gratis advies en ondersteuning

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg dat u met payroll alle zaken rond uw personeel goed en up to date heeft geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als functioneel werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Wist u tenslotte dat een ondernemer/werkgever met personeel gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken heeft/krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!

U beperkt dus uw totale werkzaamheden omtrent uw personeel met payroll als functioneel werkgever tot het slechts doorgeven van de uren van uw personeel en het betalen van één inkoopfactuur.

Payroll nadelen voor u als functioneel werkgever

1. Aansprakelijkheid

Vanwege de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA) blijft u zelf aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. Wanneer het payrollbedrijf failliet gaat, loopt u het risico opnieuw de premies en belastingen aan het UWV en de Belastingdienst te moeten afdragen. Ondanks dat u dit misschien al wel heeft gedaan. Het is daarom zeer belangrijk niet alleen voor een goedkoop payrollbedrijf maar ook een veilig payrollbedrijf te kiezen, die over het NEN 4400-1 keurmerk beschikt. Met dit keurmerk wordt de kans op (financiële) risico’s voor u geringer. Payrollbedrijven met dit keurmerk worden namelijk geregeld gecontroleerd op hun premies en belastingafdrachten.

2. Payrollkosten

Niet verzekeren is ook goedkoper dan verzekeren, echter tot u schade oploopt. Het payrollbedrijf neemt als formeel juridische werkgever naast de administratieve lasten namelijk ook uw risico’s van ziekte en ontslag over.

3. Payroll duurder bij niet BTW-plichtigen

Als u niet BTW-plichtig bent, dan heeft u het nadeel dat u de BTW, die aan u wordt gefactureerd door het payrollbedrijf, niet kunt verrekenen. Dit nadeel heeft u echter ook als u met uitzendkrachten via een uitzendbureau werkt!

4. RIE en aansprakelijkheidsverzekering blijven verplicht.

Zoals al reeds eerder is vermeld, blijft u verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt. Daarom is bij payrollbedrijven een risicoinventarisatie en –evaluatie en aansprakelijkheidsverzekering nog steeds verplicht.

Meer payroll informatie

Meer uitleg of informatie over payroll en payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, vindt u o.a. op de volgende pagina's: payroll vragen, payrollkosten, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!