Hoe moeten mijn medewerkers bij payroll bij de nieuwe OV-Chipkaart hun reiskosten declareren?

Antwoord:

Waar voor 2012 abonnementen en strippenkaarten werden gebruikt en gedeclareerd. Gingen medewerkers vanaf 2012 van een persoonlijke of anonieme OV-chipkaart gebruik maken en konden/kunnen zij bij een persoonlijke OV-chipkaart op ovchipkaart.nl onder transacties een overzicht van hun gemaakte reiskosten uitdraaien. Met dit overzicht kunnen zij vanaf 2012 de gemaakte reiskosten bij het payrollbedrijf middels een reiskostenformulier indienen. Naast het online account kunnen uw medewerkers ook via de verkoop- of oplaadautomaten dit overzicht uitdraaien.

Medewerkers met een anonieme OV-chipkaart kunnen echter het transactieoverzicht alleen via de oplaadpunten uitdraaien. Zij kunnen met deze kaart maar slechts 10 reizen terughalen en uitdraaien.

Waarschuw uw medewerkers dus wel altijd bij payroll vooraf, dat zonder transactieoverzichten het payrollbedrijf de reiskosten van hen niet kan uitbetalen/vergoeden!

Voor u is het dus belangrijk dat het payrollbedrijf de gemaakte reiskosten en andere onkosten 1:1, zonder toeslag, aan u doorbelast.

Reiskosten woon-werkverkeer bij payroll

De hoogte van de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer in Nederland, bij geen gebruik van het openbaar vervoer, is afhankelijk van de afstanden van het huis naar het werk van uw medewerkers. U kunt voor iedere kilometer, die uw payrollwerknemers afleggen, ongeacht het vervoersmiddel dat zij gebruiken, 19 eurocent belastingvrij vergoeden.

In veel CAO’s liggen bepalingen over een reiskostenregeling vast. Sommige ondernemers geven hun werknemers daarom een standaard reiskostenvergoeding van 19 eurocent per kilometer, terwijl anderen de kosten (OV-chipkaart) van bus, trein en tram aan hun medewerkers vergoeden.

Payrollmedewerkers hebben vanuit de inlenersbeloningsparagraaf uit de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en/of NBBU-CAO wel altijd recht op dezelfde (reis-) kostenvergoedingen, die binnen uw bedrijf voor eigen medewerkers gelden. Voor zover payrollbedrijven deze kostenvergoedingen netto mogen uitkeren en de kostenvergoedingen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie van de payrollmedewerker, belasten payrollbedrijven als het goed is, deze vergoedingen 1:1 (zonder toeslag) aan u door (nogmaals let hier dus v.w.b. payrolltarieven op!).

Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u koopt bij payroll, treft u onderstaand enkele zaken aan waarop u, bij o.a. reiskosten en het vergelijken van payrolltarieven, moet letten:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Heeft u genoeg gelezen over de OV-chipkaart, reiskostenvergoedingen en tarieven bij payroll, dan kunt u altijd een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll