Ik heb netto loonafspraken met mijn medewerkers, kan dit ook bij payroll?

Antwoord:

Nee. Een payrollbedrijf zal u namelijk adviseren om in een arbeidsovereenkomst (lees payrollcontract) met de payrollwerknemer altijd een brutoloon (excl. reserveringen vakantiegeld en -dagen) af te spreken. U heeft dan dezelfde werkgeverslasten, ongeacht of de payrollwerknemer wel of geen loonheffingskorting wil toepassen. De payrollwerknemer kan zelf eventueel teveel betaalde loonheffing middels een belastingaangifte terugvragen.
Direct een payrollofferte opvragen?

Veel werknemers en werkgevers spreken in Nederland nog steeds liever een nettoloon dan een brutoloon af.

De reden hiervoor is dat de werknemer precies weet welke salaris hij of zij ontvangt. Het maken van netto loonafspraken heeft echter grote nadelen voor een werkgever. De kosten van het nettoloon zijn namelijk sterk afhankelijk van het feit of de werknemer wel of geen loonheffingskorting bij u toepast. U heeft daar echter geen enkele invloed op en dat maakt dat uw loonkosten afhankelijk zijn van de keuze van uw werknemers om wel of geen loonheffingskorting toe te passen.

Voorbeeld loonheffingskorting netto lonen

Een ondernemer spreekt met een medewerker een netto loon van €12,00 netto per uur af. De werknemer werkt 10 uur per week. De loonkosten voor de werkgever zijn dan als volgt:

Situatie 1:

De werknemer past de loonheffingskorting toe:

Netto € 12,00 = Bruto € 10,06 = Kosten ca. € 16,50 per uur (incl. werkgeverslasten)

Situatie 2:

De werknemer past geen de loonheffingskorting toe:

Netto € 12,00 = Bruto € 15,46 = Kosten ca. € 25,80 per uur
(incl. werkgeverslasten)

Uit bovenstaande voorbeeldberekeningen blijkt, dat indien de werknemer besluit om geen heffingskorting toe te passen (bijvoorbeeld omdat hij of zij bij een tweede werkgever meer kan werken), uw loonkosten met circa 50% kunnen toenemen.

Netto loonafspraken bij payroll

Zoals u bovenstaand al reeds heeft kunnen lezen, zal het payrollbedrijf bij de overstap door u en uw personeel naar payroll uw netto loonafspraken terugrekenen naar een bruto uurloon (excl. reservering) per uur. Door dit brutoloon namelijk te vermenigvuldigen met de payrollfactor/omrekeningsfactor/loonsom van het payrollbedrijf, krijgt u het payrolltarief bij een payrollbedrijf per daadwerkelijk gewerkt uur voor uw payrollmedewerkers.

Wel vinden wij dat een payrollbedrijf ongeacht netto loonafspraken pro forma berekeningen voor uw medewerkers, voordat zij overstappen naar payroll, moeten maken. Hierdoor zien uw medewerkers zelf dat zij bij payroll hetzelfde of door andere pensioenpremies soms meer loon krijgen, als zij overstappen naar het payrollbedrijf.

Deze berekeningen zullen het overstapproces naar payroll te allen tijde bevorderen. Naast dit aandachtspunt bij een payrollbedrijf hebben wij onderstaand een lijst met vragen/aandachtspunten voor u opgesteld, die u kunt gebruiken om de kwaliteit en tarieven van payrollbedrijven met elkaar te vergelijken. Dit zodat u de juiste keuze kunt maken.

Kwaliteit dienstverlening payrollbedrijf

• 1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
• 2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
• 3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
• 4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
• 5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
• 6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
• 7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
  Werkt het payrollbedrijf met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
• 8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
• 9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbedrijf worden gemaakt en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
• 10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
• 11. Hoeveel vakantiedagen en -geld krijgen mijn medewerkers en wanneer kunnen zij dit opnemen of laten uitbetalen?;
  [li]12. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
• 13. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
• 14. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
• 15. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
• 16. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
• 17. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
• 18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
• 19. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
• 20. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
• 21. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
• 22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
• 23. Kent het payrollbedrijf een zgn. "Dienstverleningsvariant" voor weigerende en oudere werknemers met VUT/vervroegd pensioenregelingen;
• 24. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Tenslotte zijn de kosten bij het payrollbedrijf voor u natuurlijk ook van belang (lees hier meer over bij ons onder kosten payroll en payrolltarieven of bekijk onderstaand payrolltarievenchecklist). De meeste payrollbedrijven, zoals reeds eerder is vermeld, werken voor hun tarief met payrollfactoren over het kale (excl. reserveringen vakantiegeld en dagen) bruto uurloon (idem CAO en/of WML). Het is daarom belangrijk om na te vragen wat er precies in hun payrollfactor (lees hier meer over een payrollfactor) is verwerkt.

Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u koopt bij payroll, treft u onderstaand enkele zaken aan waarop u, bij het vergelijken van payrolltarieven, moet letten:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Heeft u genoeg gelezen over loonafspraken en tarieven bij payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.