Kan ik mijn uitzendkrachten bij een payrollbureau onderbrengen?

Antwoord:

Ja. Bevalt een uitzendkracht u zó goed dat u hem/haar wilt behouden, maar niet zelf in dienst wilt wilt nemen? Dan kunt u deze uitzendkracht ook onderbrengen bij uw payrollbedrijf en direct vele euro’s te besparen! Hierdoor zien wij bij gebruik van payroll i.p.v. uitzendkrachten door onze klanten (vaak grotere bedrijven met een flexpool) soms besparingen van enkele duizenden euro's per maand. Graag maken wij tijd vrij om een kostenbesparende inventarisatie van uw flexpool te maken.
Direct een payrollofferte opvragen?

Bent u echter van plan om een uitzendkracht over te nemen en op de payroll te plaatsen bij uw payroll aanbieder, dan dient u met onderstaande 3 zaken rekening te houden:

1. De proeftijd

Een uitzendkracht die al langer dan twee maanden bij u werkt, mag u geen proeftijd meer opleggen, zodra u hem/haar bij een payrollbedrijf onderbrengt. Deze proeftijd heeft hij/zij vaak namelijk al doorlopen als u hem/haar voor vergelijkbaar werk, als hij/zij in zijn/haar uitzendperiode deed, bij een payrollbedrijf onderbrengt (aanneemt).

2. Een vast contract

Wil u een uitzendkracht bij een payrollbedrijf onderbrengen, dan dient u met het fasensysteem bij een ABU of NBBU payrollbedrijf (of eigen regeling (vaak 4 jaar en 6 contracten) bij een payrollbedrijf met een eigen payrollbedrijfs- CAO) rekening te houden. Bij payroll heeft een uitzendkracht namelijk recht op een vast contract als:

• 1. Een werkgever/ondernemer en de uitzendkracht dit gezamenlijk hebben besloten;
• 2. De werknemer meer dan 5,5 jaar (bij eigen payroll bedrijfs-CAO's is dit vaak 4 jaar en 6 contracten) opvolgende tijdelijke contracten binnen het fasensysteem (zie onderstaand meer info over fasensysteem) heeft gehad.

Zodra een uitzendkracht in fase B van de ABU CAO namelijk meer dan 4 jaar heeft gewerkt, of het 6e contract bij het payrollbedrijf is afgelopen, is het volgende contract een fase C contract. Dat is simpelweg een vast contract voor onbepaalde tijd bij het payrollbedrijf. Voor de NBBU geldt hetzelfde: zodra in fase 3 meer dan 4 jaar is gewerkt, of het 6e contract bij het payrollbedrijf is afgelopen, is het volgende contract een fase 4 contract, vast voor onbepaalde tijd. In beide CAO’s ontstaat dus na maximaal 5,5 jaar uitzenden/payrollen recht op een vast contract voor onbepaalde tijd.

3. De boetebedingen

De meeste uitzendbureaus doen er niet moeilijk over als u een uitzendkracht van hen wilt overnemen. Tenminste: als de uitzendkracht eerst een bepaald aantal uren voor hen heeft gewerkt. Het uitzendbureau wil immers eerst de werving en selectiekosten van de werknemer terugverdienen.

In de meeste gevallen mag u een uitzendkracht na 1040 uur, dus 26 weken fulltime werk, zelf een contract aanbieden of bij een payrollbedrijf onderbrengen. Doe dat dus nooit eerder, want als u de uitzendkracht in dienst neemt/onderbrengt bij een payrollbedrijf vóór afloop van het uitzendcontract, dan ben u het uitzendbureau een boete verschuldigd. Meestal moet u dan een percentage van de uren, die u nog zou afnemen, of een vast tarief betalen.

Sommige uitzendbureaus hanteren daarnaast een overgangstermijn, dus een extra boete als u de uitzendkracht direct na het aflopen van zijn/haar uitzendperiode in dienst neemt of bij een payrollbedrijf onderbrengt, in plaats van de gestelde wachttijd in acht te nemen.

Daarnaast kunt u, onder bepaalde voorwaarden, er ook voor kiezen om een uitzendbureau naar een bepaalde medewerker voor u te laten zoeken en vervolgens deze dan zelf rechtstreeks in dienst te nemen of bij een payrollbedrijf onder te brengen. U betaalt dan het uitzendbureau alleen een fee voor deze werving en selectieprocedure. Alle regels en bijbehorende boetebepalingen aangaande het overnemen van een uitzendkracht staan in de algemene voorwaarden van een uitzendbureau vermeld.

Payroll bij uw uitzendbureau

Tot slot is het ook mogelijk om de uitzendkracht na een bepaalde periode bij uw uitzendbureau te payrollen. Tegenwoordig bieden een heleboel gewone uitzendbureaus ook de dienstverlening payroll aan.

Vaak heeft een ondernemer zelf de werving en selectie van een werknemer gedaan of heeft een uitzendkracht de afgesproken aantal uitzenduren, m.b.t. de werving en selectiekosten, bij hem/haar gewerkt en schakelt de ondernemer uit gemak vervolgens zijn uitzendbureau als payrollbureau in voor de administratieve verloning, zoals salaris, pensioen, premie- en belastingafdrachten, in. Hierdoor heeft de ondernemer dezelfde mate van flexibiliteit en ontslagregels voor deze payrollmedewerker, als bij een uitzendkracht.

Wat wij wel bij deze uitzendbureaus zien, is dat zij niet zijn ingericht om uw gehele personeelsbestand te payrollen, maar alleen de flex-werkers (fase A-B (ABU) en 1-3 (NBBU)). Voor het payrollen van vaste werknemers bent u bij hen dus aan het verkeerde adres.

Daarnaast zijn de arbeidsvoorwaarden in de uitzend-CAO minder gunstig dan binnen de meeste branche-CAO's, waardoor de kans bestaat dat de werknemers er qua voorwaarden op achteruit gaan.

Uitzendkracht via een payrollbedrijf

In tegenstelling tot bovenstaand kan het ook zo zijn, dat een payrollbedrijf een uitzendtak heeft en deze, indien door u gewenst, personeel (uitzendkrachten) voor u kan werven en selecteren. Vaak helpen zij u zelfs met een gratis online advertentie. Wel zult u bij hen, over het tarief en wanneer iemand als payrollwerknemer of uitzendkracht wordt beschouwd, moeten onderhandelen

Het fasensyteem voor tijdelijke arbeidscontracten bij payroll

Met het fasensysteem wordt, in de payrollbranche, het rechtspositiesysteem uit de CAO voor uitzendkrachten bedoeld. Zowel de NBBU-CAO als de ABU-CAO (algemeen verbindend verklaard) kennen sinds 1 juli 2015 met de Wet werk en zekerheid een gelijke fasetelling. Zoals reeds hierboven al is vermeld, kennen de payrollbedrijven met een eigen payroll bedrijfs-CAO een andere telling en duur (vaak 4 jaar en 6 contracten).

Het fasensysteem uit de ABU-CAO kent 3 fasen: A, B en C. Het systeem uit de NBBU-CAO kent 4 fasen, 1 t/m 4. Fase 1 en 2 uit de NBBU-CAO lijken erg op fase A uit de ABU-CAO en fase 3 (NBBU) en fase B (ABU) lijken ook op elkaar.

Een payrollwerknemer is werkzaam in fase A zolang hij nog geen 78 weken gewerkt heeft, waarbij alleen de gewerkte weken meetellen. In fase A is meestal (maar niet altijd) het uitzendbeding (zie uitzendbeding) opgenomen in het contract. In deze fase is ook sprake van ‘uitsluiting van loondoorbetalingsplicht’, wat feitelijk betekent: geen werk, geen loon.

Bij de NBBU geldt hetzelfde, alleen fase 1 duurt 26 weken en fase 2 duurt 104 weken. Vanaf 1 juli 2016 is er geen verschil meer tussen fase A (ABU) en Fase 1/2 (NBBU). Beide fasen duren 78 weken. De regel ging met terugwerkende kracht in.

Een payrollwerknemer die fase A of 2 heeft doorlopen, stroomt in fase B of 3 in. In fase B (ABU) worden maximaal 6 tijdelijke contracten gesloten, gedurende maximaal 4 jaar. In fase 3 (NBBU) worden ook 6 tijdelijke contracten gesloten, gedurende maximaal 4 jaar. Dit zijn contracten voor bepaalde tijd, vergelijkbaar met het reguliere arbeidsrecht.

Zodra in fase B meer dan 4 jaar gewerkt is, of het 6e contract is afgelopen, is het volgende contract een fase C contract. Dat is simpelweg een vast payrollcontract voor onbepaalde tijd. Voor de NBBU geldt hetzelfde: zodra in fase 3 meer dan 4 jaar gewerkt is, of het 6e contract is afgelopen, is het volgende contract een fase 4 contract, vast voor onbepaalde tijd. In beide CAO’s ontstaat dus na maximaal 5,5 jaar recht op een vast payrollcontract voor onbepaalde tijd.

Gaat u met een payrollbedrijf samenwerken, dan zal de fasetelling en contractbeheer voor uw personeel door het payrollbedrijf gebeuren.

Verschil uitzendkracht en payrollwerknemer belastingdienst

De Belastingdienst heeft onlangs aan het Handboek Loonheffingen 2018 (tool) de verschillen tussen een uitzendkracht en payrollwerknemer toegevoegd.

Uitzendkracht: 1. Een uitzendkracht is in dienst bij een uitzendbureau en wordt aan een derde uitgeleend. 2. De uitzendkracht werkt onder toezicht en leiding van een derde, op grond van een uitzendovereenkomst met het uitzendbureau. 3. Het uitzendbureau past voor de uitzendkracht de normale regels voor de loonheffingen toe.

Voor wat betreft de kwalificatie als payrollwerknemer, gelden de volgende 3 voorwaarden: 1. De payrollwerknemer is door u zelf aangedragen. 2. U heeft expliciet met het payrollbedrijf afgesproken, dat de payrollwerknemer gedurende zijn/haar contract geen andere werkgevers heeft, maar uitsluitend voor u werkt (tenzij anders door u bepaald (b.v. tijdelijk te weinig uren) of bij re-integratie na ziekte). 3. U bent zelf nog steeds verantwoordelijk voor het personeelsbeleid rondom de payrollwerknemer, dus b.v. voor het loopbaanbeleid, opleidingen, functioneringsgesprekken en verzuimbegeleiding op de werkplek.

Kortom, volgens de belastingdienst is het verschil tussen een uitzendkracht en payroll dus zo: Een uitzendkracht is een werknemer in dienst van een uitzendbureau en wordt aan u uitgeleend en bij een payrollwerknemer regelt u, behalve de administratieve werkzaamheden en het formeel juridisch dienstverband, alles verder zelf.

Verschillen uitzenden en payroll

Het eerste belangrijke verschil tussen payroll en uitzenden is dat de (1) werving en selectie van een werknemer bij payroll door de inlener (ondernemer) wordt gedaan. Terwijl bij uitzenden dit door het uitzendbureau gebeurt.

De ondernemer werft en selecteert dus bij payroll een werknemer en verzoekt het payrollbedrijf vervolgens om deze werknemer in dienst te nemen. Met payroll sluit de inlener hierdoor de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's, voor wat betreft o.a. loondoorbetaling bij ziekte en ontslag rond deze werknemer, uit. Het payrollbedrijf is namelijk, door de overname van het formeel juridisch werkgeverschap bij payroll, voor deze werkzaamheden en risico's verantwoordelijk geworden.

Bij uitzenden werft het uitzendbureau dus de werknemer en wordt hij/zij (2) niet exclusief bij een inlener ter beschikking gesteld. Tenslotte ligt (3) het uitzendtarief, vanwege de wervingsmarge, van een uitzendbureau hoger dan het payrolltarief (geen wervingsmarge) bij een payrollbedrijf. Hierdoor is payroll altijd goedkoper dan uitzenden. Andere minder vaak genoemde verschillen tussen uitzenden en payroll zijn:

4. Lange termijn met payroll versus korte termijn bij uitzenden

De intentie van ondernemers/werkgevers die met payroll werken, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die via uitzendbureaus van uitzenden gebruik maken. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien we bij een payrollwerknemer op de payroll in veel gevallen langere dienstverbanden.

5. Vervangende arbeid

Is er geen werk meer voor een werknemer bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij uitzenden is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

6. Scholing en collectiviteitsregelingen

Omdat de binding, een payrollbedrijf ziet de werknemers als hun eigen werknemers, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun payrollwerknemers aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitskortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Bij payroll is het dus voor een ondernemer/werkgever mogelijk het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor zijn/haar werknemers direct gratis en goed geregeld te hebben.

Allocatieve functie uitzendbureau en payroll

Het uitzendbureau brengt in tegenstelling tot payroll de inlener en de werknemer dus bij elkaar (of wel het terbeschikkingstelling van werknemers aan opdrachtgevers). Dit wordt de allocatieve functie (allocatie: het verdelen van de productiefactor arbeid over de productiemogelijkheden) in Nederland genoemd.

Al hoewel bij payroll geen sprake van een allocatieve functie is, heeft de Hoge Raad in 2016 toch geoordeeld, dat het om van een uitzendovereenkomst te kunnen spreken, er niet persé een allocatieve functie nodig is. Het is dus voldoende dat de werkgever (payrollbedrijf) de werknemer (payrollwerknemer) aan een derde ter beschikking stelt. Het hoeft dus niet persé te gaan om het bij elkaar brengen van een werknemer en opdrachtgever. Met deze uitspraak zou er volgens de Hoge Raad dus geen juridisch verschil tussen uitzenden en payroll zijn. Hierdoor kan payroll dus juridisch als uitzenden worden aangemerkt.

Hierdoor is/bleef het voor payrollbedrijven, onder ABU-, NBBU- en eigen payroll bedrijfs-CAO's, mogelijk om van het ontslagregime, zoals dat voor uitzendbureaus geldt, gebruik te maken. Dit betekent, dat zij ook meer dan 3 tijdelijke arbeidscontracten (lees payrollcontracten) in twee jaar kunnen/mogen aanbieden, voordat de werknemer voor onbepaalde tijd in dienst moet worden genomen.

Ook mogen/mochten de payrollbedrijven, vanuit deze uitspraak, de loondoorbetalingsplicht van de eerste 26 gewerkte weken uitsluiten en van het uitzendbeding in hun payrollcontracten gebruik maken.

Keuze uitzenden of payroll

Wilt u dus geen tijd kwijt zijn met de werving en selectie van uw werknemers, dan kiest u dus voor uitzenden. U betaalt dan wel een fors hoger tarief dan bij een payrollconstructie, omdat het uitzendbureau ook de fee voor de werving en selectie in haar uurtarief zal verwerken.

Zoekt u echter een goedkopere manier met eenzelfde flexibiliteit? Dan kiest u voor payroll! U bent dan wel zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van uw werknemers, maar het payrollbedrijf neemt de verantwoordelijkheid en werkzaamheden met betrekking tot het juridisch werkgeverschap tegen een lager payrolltarief van u over.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening.

Verder kunt u bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payroll offerte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aanvragen!