Mag ik de maaltijden van mijn medewerkers blijven vergoeden bij payroll?

Antwoord:

Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen (b.v. tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden).

Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek gelden echter normbedragen. Vergoedt of verstrekt u meer dan deze normbedrag, dan is er sprake van een bovenmatig deel. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen, de vergoeding als loon van uw payrollwerknemer belasten, als eindheffingsloon aanwijzen of deels als loon van uw werknemer belasten en deels als eindheffingsloon aanwijzen.

Wat dit voor de maaltijdvergoedingen van uw payrollmedewerkers betekent, zullen wij hieronder verder voor u uitleggen.

Maaltijdvergoedingen belastingdienst bij payroll

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn gericht vrijgesteld. Van zo'n maaltijd is sprake bij:

• Dienstreizen;
• Reizen van mobiele en ambulante payrollwerknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants;
• Zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek;
• Werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en payrollmedewerkers van een filmcrew;

De vergoeding of verstrekking van maaltijden is ook gericht vrijgesteld als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is sprake bij:

• Al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden;
• Therapeutisch mee-eten;
• Werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens;

Als een payrollwerknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd.

Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. U mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,35 per maaltijd. Het maakt daarbij niet uit waar uw payrollwerknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. Bijvoorbeeld in een restaurant, bij een bakker voor bijvoorbeeld kant-en-klare (luxe) broodjes of in een supermarkt voor bijvoorbeeld een maaltijd, die uw payrollwerknemer de volgende dag mee van huis neemt.

Maaltijdvergoeding ambulante payrollwerknemers

Voor ambulante payrollwerknemers is een vergoeding of verstrekking van een maaltijd gericht vrijgesteld. Een payrollwerknemer is ambulant als hij vanuit zijn woning naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist. Een payrollwerknemer is ook ambulant als hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

Zodra een payrollwerknemer niet langer ambulant is, wordt het normbedrag toegepast.

Zakelijk etentje payrollmedewerkers

Als uw payrollwerknemer uit eten gaat met een klant en uw payrollwerknemer de rekening zelf betaalt, kunt u die rekening onbelast aan uw payrollwerknemer vergoeden. Het moet dan wel aantoonbaar om een zakelijk etentje gaan.

Therapeutisch mee-eten payrollmedewerkers

Sommige payrollwerknemers in de gezondheids- of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch mee-eten hoeft u bij deze payrollwerknemers niets bij het loon te tellen.

Maaltijden in bedrijfskantines voor payrollmedewerkers

De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,35 (2019). Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, voor een lunch en voor een diner. U mag het normbedrag toepassen op maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes. Het normbedrag min de eventuele eigen bijdrage van de payrollwerknemer van maximaal € 3,35 is loon van uw payrollwerknemer. Maar u kunt de waarde van de maaltijd ook als eindheffingsloon aanwijzen. U hoeft dan de maaltijden niet per payrollwerknemer te administreren. U houdt bij eindheffingsloon alleen het totale aantal maaltijden bij van alle payrollwerknemers samen. U vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,35 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle payrollwerknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.

Bedrijfskantines voor verschillende bedrijven bij payrollmedewerkers

In een bedrijfskantine met een externe cateraar waar werknemers van verschillende bedrijven eten, handelt u als volgt: In uw administratie neemt u de verstrekking op als eindheffingsloon. U ontwikkelt samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:

• Het totale aantal maaltijden per werkgever;
• De eigen bijdragen van de (payroll-)werknemers per werkgever;

U mag echter het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan uw betalingen en verstrekkingen aan de cateraar!

Maaltijden tijdens personeelsfeesten voor payrollmedewerkers

Hoe u omgaat met maaltijden tijdens personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten, hangt af van de locatie van het feest:

a. Het feest is op de werkplek. Voor maaltijden tijdens feesten die op de werkplek plaatsvinden, rekent u een normbedrag tot het loon. Dit normbedrag is € 3,35 per maaltijd. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

b. Het feest is op een externe locatie bij een derde. Deze maaltijden rekent u tot het loon. U gaat uit van het factuurbedrag inclusief btw. Voor deze maaltijden geldt geen normbedrag. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Consumpties op de werkplek

Consumpties die u op de werkplek verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd, waardeert u op nihil. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde (maaltijden vallen hier dus niet onder!). U hoeft namelijk deze consumpties niet tijdens werktijd te verstrekken.

Vormen de consumpties samen met andere consumpties, die u (gedeeltelijk) vergoedt of verstrekt, een maaltijd? Dan is de bovenstaande regeling voor maaltijden van toepassing. Een vergoeding voor consumpties op de werkplek is dan loon van uw werknemer. Maar u kunt deze vergoeding ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Inlenersbeloning bij payroll

Payrollmedewerkers hebben vanuit de inlenersbeloningsparagraaf uit de eigen payroll bedrijfs-, ABU- enof NBBU-CAO altijd recht op dezelfde (reis-) kostenvergoedingen, die binnen uw bedrijf gelden. Voor zover payrollbedrijven deze kostenvergoedingen netto mogen uitkeren en de kostenvergoedingen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie van de payrollmedewerker, belasten payrollbedrijven als het goed is, deze vergoedingen 1:1 (zonder toeslag) aan u door (let hier dus v.w.b. payrolltarieven op!).

Payrolltarievenchecklist

Om te weten wat u koopt bij payroll, treft u onderstaand enkele zaken aan waarop u, bij het vergelijken van payrolltarieven, moet letten:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Click hier voor meer informatie over de mogelijke vergoedingen vanuit de werkkostenregeling i.r.t. uw payrollwerknemers.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.

Heeft u echter genoeg gelezen over payroll en vergoedingen bij payroll, dan kunt u altijd een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!