Wat gebeurt er met de contracten van mijn medewerkers bij payroll?

Antwoord:

Het payrollbedrijf is bij payroll opvolgend werkgever. Dit betekent dat zij alle daaruit voortkomende contractverplichtingen en -rechten dient over te nemen. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van een nieuwe proeftijd en worden de opgebouwde dienstjaren ‘meegenomen’. Ook de contractsvorm en salarissen dienen te worden gerespecteerd, dus wanneer uw medewerker bij u een arbeidscontract heeft/had voor onbepaalde tijd en € 15,- bruto verdiende, dan krijgt de medewerker dit ook bij het payrollbedrijf.
Direct een payrollofferte opvragen?

Rechten en primaire arbeidsvoorwaarden payrollwerknemer en politiek

"Een payrollwerknemer moet dezelfde primaire arbeidsvoorwaarden en rechten hebben, als de werknemer die (nog steeds) in dienst is bij het bedrijf". Dat is de opvatting/het streven van de politiek in Den Haag. Omdat er door sommige payrollbedrijven jaren is gesjoemeld met de arbeidsvoorwaarden en rechten van payrollwerknemers, heeft de politiek door middel van wet- en regelgeving ingegrepen.

Naast de reeds verplichte NEN-4400-1 normering (SNA-keurmerk) en controles voor payrollbedrijven heeft zij o.a. in de Wet werk en zekerheid en Wet aanpak schijnconstructie (WAS) bepaalde bepalingen laten opnemen, die er voor moet zorgen dat de arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning) in de CAO en rechtspositie bij ontslag gelijk zijn en dat er sinds 2016 niet minder dan het hele minimumloon, via de bank (niet cash) en onderbouwt door een duidelijke loonstrook, mag worden uitbetaald.

Daarnaast is het voor overheidsinstanties niet meer toegestaan om van de dienstverlening payroll voor een werknemer gebruik te maken. Hierbij moet wel worden vermeld, dat de arbeidsvoorwaarden vanuit de ambtenaren-CAO en pensioen bij ABP voor ambtenaren zo goed zijn geregeld, dat je bij iedere constructie, hoe die ook heet, de werknemer hier te kort zou doen.

1a. Recht op inlenersbeloning

Zoals hierboven al is vermeld, heeft de payrollwerknemer arbeidsrechtelijk vanuit de eigen payroll bedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vanaf zijn/haar eerste werkdag recht op de inlenersbeloning vanuit de CAO waaronder al het personeel van het bedrijf valt.

Dit houdt in dat een payrollwerknemer, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij de ondernemer of werkgever is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

1b. Zelfde ontslagregels

In 1 juli 2015 is door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als een werkgever of ondernemer bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een werknemer zijn de omstandigheden op de werkvloer bepalend.

Daarnaast kan het payrollbedrijf de werknemer ontslaan als de werkgever/ondernemer zijn/haar (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet is nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of de werkgever/ondernemer heeft voldaan aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid

Het is wel belangrijk te weten dat een ondernemer/werkgever bij payroll een werknemer langer flexibel in dienst kan houden. Hij/zij is namelijk niet gehouden aan maximaal 2 jaar en/of 3 bepaalde tijdscontracten. Hij/zij mag een werknemer bij payroll dus meerdere bepaalde tijdscontracten aanbieden, voordat de werknemer recht op een payrollcontract voor onbepaalde tijd heeft.

1c. Verzekert voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid

Een payrollwerknemer is ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de payrollwerknemer. Als een payrollwerknemer tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). De eigen payroll bedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll CAO) kennen echter aanvullingen van het loon bij ziekte voor het eerste en tweede jaar (zie onderstaand voor meer info).

1d. Aansluiting eigen pensioenfonds (toekomst)

Het laatste punt dat de politiek voor payrollwerknemers gelijk wil trekken, is de pensioenregeling. Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer (bij de ABU- en NBBU-CAO) na een wachttijd van de eerste 26 weken in de Basisregeling van het StiPP komt en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaat. Een ondernemer/werkgever kan te allen tijde wel beslissen dat een payrollwerknemer direct pensioen gaat opbouwen in de Basis- of Plusregeling (bij een eigen payroll bedrijfs-CAO kan dit punt afwijken/anders zijn).

Het liefst zou de politiek (zie onderstaand voor meer info hierover) zien dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 pensioen opbouwt bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt (of (verbeterde) Plusregeling StiPP). Mocht dit gebeuren dan is de gelijkheid qua rechten voor een payrollwerknemer bijna helemaal geregeld. Bij dit punt willen wij voor de politiek wel de aantekening plaatsen, dat pensioenfondsen de laatste 10-15 jaar niet erg voor de aansluitingswensen van payrollbedrijven bij hun bedrijfstakpensioenfonds hebben opengestaan!

Secundaire arbeidsvoorwaarden payrollmedewerkers

Voor wat betreft de secundaire arbeidsvoorwaarden voor uw medewerkers bij payroll, worden deze echter wel vanuit de (payroll) CAO van het payrollbedrijf voor hen overgenomen (b.v. pensioenregeling (zie ook bovenstaand), wachtdagen, percentage loondoorbetaling bij ziekte, aantal bepaalde tijdscontracten (contractenketen), 65+ ers).

Daarom is het zinvol om door ons te laten bepalen, zonder uw werknemers te kort te doen, of payroll in uw branche (meer dan 30 branches) wel en hoe (eventueel) mogelijk is. CAO's bestuderen is namelijk een vak apart en u wilt het beste payrollbedrijf en niet in de (nabije) toekomst op de (eventuele) negatieve gevolgen van een verkeerde payrollbedrijf keuze worden aangesproken.

Kies dus voor kwaliteit en laat ons u verder voorlichten over de voor- en nadelen van de ABU- en NBBU-CAO versus de eigen payroll bedrijfs-CAO's van sommige payrollbedrijven (zie bovenstaand) en de verschillen tussen uw eigen en (payroll) CAO van een payrollbedrijf in Nederland.

Belangrijke payroll CAO-vragen m.b.t. secundaire arbeidsvoorwaarden

1. Komen het aantal vrije dagen vanuit uw branche CAO (vakantie, feestdagen, kort verzuim, bijzonder (calamiteiten) verlof, ADV-/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlof) met die van het payrollbedrijf overeen?

Zoals reeds eerder is vermeld, geeft de inlenersbeloningparagraaf uit de Wet werk en zekerheid aan dat uw werknemers bij een payrollbedrijf in Nederland op dezelfde aantal vakantiedagen en mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV) recht hebben. Maar hoe zit het met de senioren-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlofdagen uit uw en (payroll) CAO bij uw payrollaanbieder? Vallen deze onder uw payrollfactor of moet u deze alsnog zelf betalen (nacalculatie)?

Al lijkt het percentage voor wat betreft deze dagen/uren van 0,6% in uw werkgeverslasten niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar toch flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Voor wat betreft dokters- of/en tandartsbezoeken is meestal de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht (is nl. geen onvoorwaardelijk recht in Nederland!)) hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf.

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er ook geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement vastgelegd. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of uw ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling bij het payrollbedrijf hieromtrent overeen met uw huidige regeling?!

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijven alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen een belangrijk issue!!

2. Komt de beloningsregeling, inclusief alle toeslagen, van het payrollbedrijf met die van uw branche-CAO overeen?

Ook hier geldt weer de inlenersbeloningsparagraaf (zie bovenstaand, voor verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging en onbelaste kostenvergoeding), vanuit de Wet werk en zekerheid, in de eigen payroll bedrijfs-, ABU- en/of NBBU-CAO. Toch checken wij altijd uw CAO op branche specifieke eigen regelingen versus deze regelingen bij een payrollbedrijf in Nederland.

3. Wat is de pensioenregeling uit uw CAO en die bij een payrollbedrijf?

Naast dat uw werknemers bij payroll juridisch in dienst bij het payrollbedrijf komen, gaan zij vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 weken) ook bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen opbouwen.

Bij de STIPP zijn er twee verschillende pensioenregelingen:

3a. Basisregeling

]: Bij deze regeling bouwt uw werknemer na een eventuele wachttijd van 26 gewerkte weken (maar) 2,6% pensioen op, dat volledig door de payroller wordt betaald. Dat dit voor de werknemer zijn pensioenopbouw en de kostenkant voor u gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen. Vandaar dat wij altijd van een payrollbedrijf eisen dat alle (nieuwe) werknemers vanaf dag 1 pensioen in de betere Plusregeling opbouwen.

3b. Plusregeling

: In deze regeling bouwt uw werknemer een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF). Hierbij betaalt uw werknemer 1/3 en de payroller 2/3.

Verder geldt voor de StiPP regeling dat zij een jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de (110%), zonder overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling. Hierdoor hoeven de deelnemers hiervoor geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies dus ook werkelijk voor de deelnemer. Omdat uw werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden uw werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen daarnaast met payroll meer netto salaris over.

Een goed gecertificeerd payrollbedrijf zal echter een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele werknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is. Laat uw werknemers hiervoor ook het pensioenregister raadplegen. Dit i.v.m. met mogelijke overige pensioenpotjes bij Bedrijfstak Pensioenfondsen.

Vaak zien wij nog steeds bij payrollbedrijven, dat er door hen, samen met een pensioenadviseur, niet (bewust) naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP) wordt gekeken. De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of VUT-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer/werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Tot slot zou de politiek het liefste zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:

• a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
• b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
• c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbedrijven weer een stuk dichterbij!

4. Aantal wachtdagen en loondoorbetalingspercentages bij ziekte uit uw CAO en bij payroll?

Een vraag die volgens ons te weinig, maar wel gesteld moet worden, i.v.m. vergelijk voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers. Hoe zijn de mogelijke aanvullingen/reparaties v.w.b. een negatief verschil in wachtdagen (-regeling) en loondoorbetaling bij ziekte bij een payrollbedrijf geregeld? Sommige branche-CAO's/bedrijven kennen namelijk geen wachtdagen of een betere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Links of rechts om, wie gaat dat betalen of verzwijgen ondernemers en payrollbedrijven dit voor de werknemers (trucje)?! Wij vinden dat een payrollbedrijf, deze mogelijke verschillen in haar payrollfactor/-tarief moet meenemen/repareren en doorcalculeren. Anders gaat de kreet bij veel payrollbedrijven namelijk niet op: "Uw werknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!"

5. Scholing en collectiviteitsregelingen bij payroll?

Tot slot vragen wij ook het payrollbedrijf wat zij naast scholing (welke (online) opleidingen en cursussen worden gratis zelf/bijv. via de NTI (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aangeboden?), aan collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives bieden?

Vaak heeft een payrollbedrijf namelijk naast een scholingsfonds ook een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Voor wat betreft de scholingsregeling in de payrollbranche geldt dat een payrollbedrijf 1,02% van de brutoloonsom moet afgedragen aan de stichting opleiding & ontwikkeling flexbranche (Stoof). Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. Stoof is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Onze vraag voor wat betreft scholing is dus altijd: Hoe en wanneer kan er van het scholingsfonds bij het payrollbedrijf gebruik worden gemaakt en wanneer kunnen eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen worden ingediend/vergoed? Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

U kunt dus als u goed oplet uw primaire (inlenersbeloning) en secundaire arbeidsvoorwaardenpakket met payroll in 1 klap gratis en goed bij een payrollbedrijf regelen/verbeteren.

Meer weten over de dienstverlening payroll, vraag hier dan bij ons een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie of payrollofferte, boordevol informatie over payroll voor u, uw werknemers, bedrijf, branche of sector aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar o.a. 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.