Wat is de contractuele arbeidsduur van payrollwerknemers?

Antwoord:

Het aantal maximaal te werken uren per jaar (exclusief overwerk) voor voltijds payrollwerknemers is de normale arbeidsduur per jaar verminderd met officiële feestdagen, onvoorwaardelijke verlofdagen en eventuele arbeidsduurverkorting (ADV), zoals zij in uw CAO en andere bindend voorgeschreven regelingen zijn overeengekomen (CBS).

Payrollfactor

Bij payroll gaat een payrollbedrijf in haar payrollfactor/payrolltarief niet alleen van het begrip contractuele arbeidsduur uit, maar is het aantal uren/dagen, naast feestdagen, onvoorwaardelijke verlofdagen en eventuele arbeidsduurverkorting ADV, v.w.b. ziekte, kort verzuim (calamiteiten) en bijzonder (buitengewoon) verlof, geboorteverlof en kortdurend zorgverlof (zie onderstaand opbouw payrolltarief) ook van belang.

U betaalt namelijk bij payroll een vast all-in payrolltarief voor elk daadwerkelijk gewerkt uur van uw payrollwerknemer. Hierdoor heeft u op voorhand duidelijkheid met payroll, weet u namelijk op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf wat een werknemer u per gewerkt uur kost en wat uw personeelskosten voor het komende jaar zullen zijn (zie onderstaande jaarlijkse payrollkosten). Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd.

Bij ziekte, kort verzuim (calamiteiten) en bijzonder (buitengewoon) verlof, geboorteverlof, vakanties, feestdagen en evt. ADV- en ATV, kortdurend zorgverlof en/of seniorendagen (de laatste zijn per payrollbedrijf verschillend) ontvangt u dus geen rekening bij payroll. Mocht een payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u ook geen dubbele kosten (geen eigen risico dagen), daar u uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag een vervangende werknemer kan zoeken.

Komt u daarnaast in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht, dan regelt het payrollbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten ook het eventuele ontslag van de payrollwerknemer. U ziet dat payroll per definitie niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet.

Hieronder ziet u hoe een payrollfactor v.w.b. reservering improductieve uren/dagen in Nederland is opgebouwd.

Opbouw payrollfactor (kosten payroll):

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren-, kortdurend zorgverlof- en geboorteverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, inclusief improductieve uren/dagen en zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Payrolltariefopbouw

Voor wat betreft de opbouw van een payrolltarief zijn er echter nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs i.p.v. het bruto exclusief uurloon:

Kostprijs + %= Payrolltarief

In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.

De beste wijze om de payrollfactoren/-tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur =

Bruto excl. uurloon (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor*

*De exacte payrollfactoren (v.w.b. bruto-uurloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief, het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), de functies van de payrollwerknemers, de geldende branche-CAO (onze vergelijken met branche), het aantal gewerkte uren en werknemers, het ingecalculeerde ziekteverzuim, juridische kosten, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon), geboorteverlof en zorgverlof, pensioen, betalingstermijn, koppeling systemen en scholingsfonds.

U zult namelijk begrijpen dat het werk en de bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste fulltime werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Een tip is om verschillende payrolloffertes o.b.v. 0-5, 5-15 en >20 werknemers bij payrollbedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke payrollfactoren/-tarieven verschillen en kunt over een lager payrollfactor/-tarief onderhandelen.

Opbouw bruto-uurloon bij payroll

Het (kale) bruto-uurloon (wettelijk bruto minimumuurloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, per CAO verschillend). Zoals reeds eerder is vermeld, is dit het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren (payrolltarieven) zonder reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en ook nog soms zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof, geboorteverlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, kort durend zorgverlof-, geboorteverlof en seniorendagen, moet u altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn per CAO en opbouw (in bruto-uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. geboorteverlof) in Nederland.

Zoals u als werkgever/ ondernemer en Nederlands staatsburger namelijk misschien de laatste jaren al wel heeft gemerkt. Legt/wil de overheid een (groot) stuk zorg en bijkomende kosten, respectievelijk bij de werkgevers (kosten), kinderen (zorg ouders) en ouders (b.v. gehandicapt kind) neerleggen. Hierdoor zullen de payrollfactoren/-tarieven bij payrollbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten (meer dagen/uren reserveren) stijgen of niet in de payrollfactoren worden meegenomen (zie trucje).

Payrollfactorchecklist

Om zeker te weten dat o.a. alle kosten, reserveringen en overige werkgeverslasten in uw aangeboden payrolltarieven/payrollfactoren zitten. Volgt hieronder onze payrollfactorchecklist.

• Payrollfactoren inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Payrollfactoren inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Payrollfactoren bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV-dagen in de payrollfactoren of worden ze doorberekend?;
• Payrollfactoren inclusief feestdagen?;
• Payrollfactoren inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Payrollfactoren inclusief geboorteverlof?;
• Payrollfactoren inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Payrollfactoren voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten (studentenregeling)?;
• Payrollfactoren en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Payrollfactoren toeslag- of overwerkuren?;
• Payrollfactoren bij koppeling systemen?;
• Payrollfactoren bij verschillende betalingstermijnen?;
• Payrollfactoren reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Payrollfactoren dienstverleningsvariant?

Jaarlijkse payrollkosten payrollwerknemer

De jaarlijkse payrollkosten voor uw payrollwerknemer (-s) bij een payrollbedrijf kunt u op de volgende wijze uitrekenen:

Payrollfactor x Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x (contracturen per dag x aantal werkdagen op jaarbasis x bijv. 0,88*) = Payrollkosten per jaar per medewerker

* = het productiviteitspercentage van een payrollwerknemer = 52 weken x 5 werkdagen = 260 werkdagen per jaar - bijv. 27 improductieve dagen
(= vakantiedagen, feestdagen, ziektedagen (gemiddelde binnen uw bedrijf), bijzonder verlof, kort verzuim, kortdurend zorgverlofdagen en evt. ADV/ATV, geboorteverlof en seniorendagen) =
223 productieve dagen : 260 werkdagen = 0,88

Rekenvoorbeeld: 1,72 x €10,- x 8 uur x 223 dagen = € 30.684,80 payrollkosten per jaar

Welke CAO bij payroll

Tot slot is een veel gehoorde vraag: Welke CAO is voor mij en mijn mensen van toepassing bij payroll? Wanneer u als ondernemer/werkgever met uw werknemers op payroll overstapt, is zowel uw eigen als de (payroll) CAO van het payrollbedrijf (eigen payrollbedrijfs- (o.a. Please Payroll, Tentoo Payroll, Persoonality Payrolling, Prokx Payroll (nu Payroll Select), Connexie Payroll en Payned Payroll), ABU- en/of NBBU-CAO) van toepassing.

Hoe dit kan? De (payroll) CAO van het payrollbedrijf hangt als een paraplu over uw eigen CAO en hieruit is het voor een payrollbedrijf sinds 2015 verplicht om de primaire arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning (Wet werk en zekerheid) en ontslagregels) voor uw werknemers over te nemen/toe te passen.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht op hetzelfde salaris (lees bruto-uurloon), als de werknemer die nog in dienst bij u is. Hij/zij heeft dezelfde aantal vakantiedagen, periode bruto-uurloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

De secundaire arbeidsvoorwaarden worden echter wel vanuit de (payroll) CAO van het payrollbedrijf overgenomen (b.v. pensioenregeling, wachtdagen, percentage loondoorbetaling bij ziekte, aantal bepaalde tijdscontracten (contractenketen), AOW-gerechtigden).

Dit betekent dat er niet veel met payroll voor u en uw werknemers verandert, daar ook alle opgebouwde rechten (b.v. dienstjaren) en plichten (vast contract blijft vast contract) door het payrollbedrijf in de payrollcontracten voor uw werknemers dienen te worden vermeld/overgenomen. Toch is het zinvol om door ons te laten bepalen, zonder uw werknemers te kort te doen, of payroll in uw branche (wij doen meer dan 30 branches) wel en hoe (eventueel) mogelijk is. CAO's bestuderen is namelijk een vak apart en u wilt het beste payrollbedrijf en niet in de (nabije) toekomst op de (eventuele) negatieve gevolgen van een verkeerde payrollbedrijf keuze worden aangesproken.

Kies dus voor kwaliteit en laat ons u verder voorlichten over de voor- en nadelen van de ABU- en NBBU-CAO versus de eigen payrollbedrijfs-CAO's van sommige payrollbedrijven (zie bovenstaand) en de verschillen tussen uw eigen en (payroll) CAO van een payrollbedrijf in Nederland.

Wat is het bruto-uurloon wat een payrollwerknemer bij payroll op basis van mijn CAO moet verdienen?

Om erachter te komen wat het bruto-uurloon van uw payrollwerknemer op basis van uw CAO is, zijn twee zaken van belang:

1. Wat is de precieze functie en bijbehorende loonschaal van uw payrollwerknemer?

In het ideale geval is dit in het arbeidscontract bij u gespecificeerd. Zo niet, dan zal het payrollbedrijf voor ieder payrollwerknemer de functiematrix of functieraster uit uw CAO langs lopen. Hoe hoger een functie wordt gewaardeerd, des te hoger is de loonschaal waarin uw payrollwerknemer valt. Zo’n functiematrix wordt vaak in een CAO-document ook wel met ‘functieraster’of ‘functie-indeling’ genoemd. In deze matrix staat per functie in welke schaal uw payrollwerknemer valt.

2. Hoeveel ervaringsjaren heeft uw payrollwerknemer bij u opgebouwd?

Uw payrollwerknemer wordt bij het payrollbedrijf op basis van zijn/haar ervaring, opleidingsniveau en functie ingeschaald. Belangrijk hierbij is in welke trede uw payrollwerknemer bij u is gestart. Elk jaar krijgt uw payrollwerknemer er namelijk ‘een periodiek bij’. Dit kan betekenen dat uw payrollwerknemer een trede hoger in de functiematrix klimt, met het bijbehorende hogere CAO-loon (bruto-uurloon). Indien uw payrollwerknemer de laatste trede betreedt, betekent dit niet dat uw payrollwerknemer het volgende jaar automatisch een schaal omhoog moet/gaat.

Als u de functie en bijbehorende schaal van uw payrollwerknemer combineert met zijn/haar ervaringsjaren, kunt u (uw payrollaanbieder zal dit sowieso voor ieder werknemer checken) in uw CAO zien hoe hoog het bruto-uurloon (CAO-loon) minimaal voor uw payrollwerknemer moet zijn.

De afspraken in een CAO, en dus ook de bruto-uurlonen, zijn vaak gunstiger dan wat de wet voorschrijft. Zo ligt het bruto-uurloon in CAO's meestal hoger dan het wettelijk minimumuurloon (WML). Uw payrollaanbieder zal erop toezien (zij worden hierop gecontroleerd) dat u niet minder dan de CAO-lonen in uw CAO en/of het wettelijk minimumuurloon betaalt. Deze bedragen zijn namelijk een minimale vereiste voor uw payrollwerknemers.

Een overzicht van de bruto minimumuurlonen voor uw payrollwerknemers is te vinden op de website van de Belastingdienst of Rijksoverheid (zie www.rijksoverheid.nl).

Houden mijn payrollwerknemers netto per uur hetzelfde over bij payroll?

Op basis van het bruto-uurloon, c.q. CAO-loon of WML (per uur, week, 4-weken of maandloon) van uw payrollwerknemer wordt uitgerekend, wat hij/zij netto per uur overhoudt. De hoogte van het netto-uurloon hangt af van een aantal factoren, zoals o.a. het aantal uren dat uw payrollwerknemer heeft gewerkt en de hoogte van het werknemersdeel voor wat betreft de pensioeninleg.

In Nederland moeten payrollwerknemers meer belasting betalen naarmate ze meer verdienen (progressief belastingsysteem). Gaan uw payrollwerknemers echter meer werken en verdienen, dan kan het zijn dat een payrollmedewerker verhoudingsgewijs netto minder per uur aan overhoudt, ondanks dat het bruto-uurloon evenredig is gestegen.

Dit staat nog los van alle toeslagen (b.v. zorg- of kinderopvangtoeslag), die uw payrollwerknemer door meer bruto- en nettoverdiensten mogelijk mis gaat lopen.

Het is daarom belangrijk dat uw payrollaanbieder tijdens de overstap naar payroll pro-forma loonberekeningen voor uw (toekomstige) payrollmedewerkers maakt. Dit zodat zij zelf kunnen zien dat zij er bij payroll qua bruto- en nettosalaris er niet op achteruit gaan en bij een stijging wat de consequenties qua belastingen en toeslagen betekent.

Welke premies voor sociale verzekeringen worden op het bruto-uurloon bij payroll van mijn payrollwerknemers ingehouden?

In Nederland kennen we 2 soorten premies sociale verzekeringen:

1. Werknemersverzekeringen bij payroll

De werknemersverzekeringen en volksverzekeringen in Nederland zijn sociale verzekeringen voor uw payrollwerknemers tegen bijvoorbeeld werkloosheid, ouderdom, ziekte of arbeidsongeschiktheid. Uw payrollwerknemers zijn deze bij payroll verplicht te betalen. De werknemersverzekeringen in Nederland zijn:

• a. Werkloosheidswet (WW)
• b. Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)
• c. Ziektewet (ZW)
• d. WAO (alleen voor payrollwerknemers die deze op 1 januari 2006 ontvingen).

Bij payroll houdt uw payrollaanbieder (idem zoals bij u als werkgever) deze premies op het bruto-uurloon van uw payrollwerknemers in. Het payrollbedrijf draagt deze premies als juridisch werkgever aan de Belastingdienst af. Het payrollbedrijf kan als juridisch werkgever er voor kiezen om eigenrisicodrager voor de Ziektewet of de WGA (regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten, onderdeel WIA) te worden. Deze keuze ligt dus bij payroll bij het payrollbedrijf en niet bij u.

2. Volksverzekeringen bij payroll

Volksverzekeringen zijn verplicht voor iedereen die in Nederland woont of werkt. Als iemand in Nederland inkomen uit werk en woning (of een uitkering) heeft, betaalt hij/zij premies volksverzekeringen. Dat kan op 2 manieren: via de aanslag inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen van uw payrollwerknemer of het payrollbedrijf houdt bij payroll als juridisch werkgever een deel van de premie in op het bruto-uurloon van uw payrollwerknemer.

De volksverzekeringen in Nederland zijn:

Voor de Kinderbijslagwet betaalt uw payrollwerknemer geen premie. De Belastingdienst int de premies van de overige volksverzekeringen. Het payrollbedrijf houdt de premie volksverzekering in op het bruto-uuroon van uw payrollwerknemer en dient deze af te dragen aan de Belastingdienst (ketenaansprakelijkheid). De Sociale Verzekeringsbank (SVB) zorgt voor de eventuele uitkeringen.

Wat zijn de premiepercentages en bedragen voor mijn payrollwerknemers?

De premiepercentages werknemersverzekeringen en volksverzekeringen voor uw payrollwerknemers worden ieder jaar vastgesteld. De bedragen van de sociale verzekeringen worden ieder half jaar opnieuw vastgesteld. Deze bedragen kunt u terugvinden op Rijksoverheid.nl. Neemt u een arbeidsgehandicapte, een oudere of een jongere payrollwerknemer in dienst? Dan heeft u recht op premiekorting. Doordat het payrollbedrijf minder premie werknemersverzekeringen voor deze payrollwerknemers aan de Belastingdienst afdraagt, dient u altijd na te gaan of uw payrollaanbieder voor deze werknemers wel naar u ook een lagere payrollfactor hanteert!

Heeft u genoeg gelezen over contractuele arbeidsduur, CAO's en functiematrix voor uw werknemers bij payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.