Een veel gehoorde vraag is: Welke CAO is voor mij en mijn mensen van toepassing bij payroll? Wanneer u als ondernemer/werkgever met uw werknemers op payroll overstapt, is zowel uw eigen als de (payroll) CAO van het payrollbedrijf (eigen payrollbedrijfs- (o.a. Please Payroll, Tentoo Payroll, Persoonality Payrolling, Prokx Payroll (nu Payroll Select), Connexie Payroll en Payned Payroll), ABU- en/of NBBU-CAO) van toepassing.
Hoe dit kan? De (payroll) CAO van het payrollbedrijf hangt als een paraplu over uw eigen CAO en hieruit is het voor een payrollbedrijf sinds 2015 verplicht om de primaire arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning (Wet werk en zekerheid) en ontslagregels) voor uw werknemers over te nemen/toe te passen.
De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht op hetzelfde salaris (lees bruto-uurloon), als de werknemer die nog in dienst bij u is. Hij/zij heeft dezelfde aantal vakantiedagen, periode bruto-uurloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.
De secundaire arbeidsvoorwaarden worden echter wel vanuit de (payroll) CAO van het payrollbedrijf overgenomen (b.v. pensioenregeling, wachtdagen, percentage loondoorbetaling bij ziekte, aantal bepaalde tijdscontracten (contractenketen), AOW-gerechtigden).
Dit betekent dat er niet veel met payroll voor u en uw werknemers verandert, daar ook alle opgebouwde rechten (b.v. dienstjaren) en plichten (vast contract blijft vast contract) door het payrollbedrijf in de payrollcontracten voor uw werknemers dienen te worden vermeld/overgenomen. Toch is het zinvol om door ons te laten bepalen, zonder uw werknemers te kort te doen, of payroll in uw branche (wij doen meer dan 30 branches) wel en hoe (eventueel) mogelijk is. CAO's bestuderen is namelijk een vak apart en u wilt het beste payrollbedrijf en niet in de (nabije) toekomst op de (eventuele) negatieve gevolgen van een verkeerde payrollbedrijf keuze worden aangesproken.
Kies dus voor kwaliteit en laat ons u verder voorlichten over de voor- en nadelen van de ABU- en NBBU-CAO versus de eigen payrollbedrijfs-CAO's van sommige payrollbedrijven (zie bovenstaand) en de verschillen tussen uw eigen en (payroll) CAO van een payrollbedrijf in Nederland.
Om erachter te komen wat het bruto-uurloon van uw payrollwerknemer op basis van uw CAO is, zijn twee zaken van belang:
In het ideale geval is dit in het arbeidscontract bij u gespecificeerd. Zo niet, dan zal het payrollbedrijf voor ieder payrollwerknemer de functiematrix of functieraster uit uw CAO langs lopen. Hoe hoger een functie wordt gewaardeerd, des te hoger is de loonschaal waarin uw payrollwerknemer valt. Zo’n functiematrix wordt vaak in een CAO-document ook wel met ‘functieraster’of ‘functie-indeling’ genoemd. In deze matrix staat per functie in welke schaal uw payrollwerknemer valt.
Uw payrollwerknemer wordt bij het payrollbedrijf op basis van zijn/haar ervaring, opleidingsniveau en functie ingeschaald. Belangrijk hierbij is in welke trede uw payrollwerknemer bij u is gestart. Elk jaar krijgt uw payrollwerknemer er namelijk ‘een periodiek bij’. Dit kan betekenen dat uw payrollwerknemer een trede hoger in de functiematrix klimt, met het bijbehorende hogere CAO-loon (bruto-uurloon). Indien uw payrollwerknemer de laatste trede betreedt, betekent dit niet dat uw payrollwerknemer het volgende jaar automatisch een schaal omhoog moet/gaat.
Als u de functie en bijbehorende schaal van uw payrollwerknemer combineert met zijn/haar ervaringsjaren, kunt u (uw payrollaanbieder zal dit sowieso voor ieder werknemer checken) in uw CAO zien hoe hoog het bruto-uurloon (CAO-loon) minimaal voor uw payrollwerknemer moet zijn.
De afspraken in een CAO, en dus ook de bruto-uurlonen, zijn vaak gunstiger dan wat de wet voorschrijft. Zo ligt het bruto-uurloon in CAO's meestal hoger dan het wettelijk minimumuurloon (WML). Uw payrollaanbieder zal erop toezien (zij worden hierop gecontroleerd) dat u niet minder dan de CAO-lonen in uw CAO en/of het wettelijk minimumuurloon betaalt. Deze bedragen zijn namelijk een minimale vereiste voor uw payrollwerknemers.
Een overzicht van de bruto minimumuurlonen voor uw payrollwerknemers is te vinden op de website van de Belastingdienst of Rijksoverheid (zie www.rijksoverheid.nl).
Op basis van het bruto-uurloon, c.q. CAO-loon of WML (per uur, week, 4-weken of maandloon) van uw payrollwerknemer wordt uitgerekend, wat hij/zij netto per uur overhoudt. De hoogte van het netto-uurloon hangt af van een aantal factoren, zoals o.a. het aantal uren dat uw payrollwerknemer heeft gewerkt en de hoogte van het werknemersdeel voor wat betreft de pensioeninleg.
In Nederland moeten payrollwerknemers meer belasting betalen naarmate ze meer verdienen (progressief belastingsysteem). Gaan uw payrollwerknemers echter meer werken en verdienen, dan kan het zijn dat een payrollmedewerker verhoudingsgewijs netto minder per uur aan overhoudt, ondanks dat het bruto-uurloon evenredig is gestegen.
Dit staat nog los van alle toeslagen (b.v. zorg- of kinderopvangtoeslag), die uw payrollwerknemer door meer bruto- en nettoverdiensten mogelijk mis gaat lopen.
Het is daarom belangrijk dat uw payrollaanbieder tijdens de overstap naar payroll pro-forma loonberekeningen voor uw (toekomstige) payrollmedewerkers maakt. Dit zodat zij zelf kunnen zien dat zij er bij payroll qua bruto- en nettosalaris er niet op achteruit gaan en bij een stijging wat de consequenties qua belastingen en toeslagen betekent.
In Nederland kennen we 2 soorten premies sociale verzekeringen:
De werknemersverzekeringen en volksverzekeringen in Nederland zijn sociale verzekeringen voor uw payrollwerknemers tegen bijvoorbeeld werkloosheid, ouderdom, ziekte of arbeidsongeschiktheid. Uw payrollwerknemers zijn deze bij payroll verplicht te betalen. De werknemersverzekeringen in Nederland zijn:
Bij payroll houdt uw payrollaanbieder (idem zoals bij u als werkgever) deze premies op het bruto-uurloon van uw payrollwerknemers in. Het payrollbedrijf draagt deze premies als juridisch werkgever aan de Belastingdienst af. Het payrollbedrijf kan als juridisch werkgever er voor kiezen om eigenrisicodrager voor de Ziektewet of de WGA (regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten, onderdeel WIA) te worden. Deze keuze ligt dus bij payroll bij het payrollbedrijf en niet bij u.
Volksverzekeringen zijn verplicht voor iedereen die in Nederland woont of werkt. Als iemand in Nederland inkomen uit werk en woning (of een uitkering) heeft, betaalt hij/zij premies volksverzekeringen. Dat kan op 2 manieren: via de aanslag inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen van uw payrollwerknemer of het payrollbedrijf houdt bij payroll als juridisch werkgever een deel van de premie in op het bruto-uurloon van uw payrollwerknemer.
De volksverzekeringen in Nederland zijn:
Voor de Kinderbijslagwet betaalt uw payrollwerknemer geen premie. De Belastingdienst int de premies van de overige volksverzekeringen. Het payrollbedrijf houdt de premie volksverzekering in op het bruto-uuroon van uw payrollwerknemer en dient deze af te dragen aan de Belastingdienst (ketenaansprakelijkheid). De Sociale Verzekeringsbank (SVB) zorgt voor de eventuele uitkeringen.
De premiepercentages werknemersverzekeringen en volksverzekeringen voor uw payrollwerknemers worden ieder jaar vastgesteld. De bedragen van de sociale verzekeringen worden ieder half jaar opnieuw vastgesteld. Deze bedragen kunt u terugvinden op Rijksoverheid.nl. Neemt u een arbeidsgehandicapte, een oudere of een jongere payrollwerknemer in dienst? Dan heeft u recht op premiekorting. Doordat het payrollbedrijf minder premie werknemersverzekeringen voor deze payrollwerknemers aan de Belastingdienst afdraagt, dient u altijd na te gaan of uw payrollaanbieder voor deze werknemers wel naar u ook een lagere payrollfactor hanteert!
De Wet Keten Aansprakelijkheid bepaalt dat bedrijven, die personeel van uitzendbureaus, detacheringsbedrijven, onderaannemers of payrollbedrijven inhuren, aansprakelijk zijn/blijven voor de loonheffingen (loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet), indien het payrollbedrijf deze voor het ingehuurde personeel verzuimt te betalen.
Het gebeurt namelijk helaas nog regelmatig dat de Belastingdienst en het UWV na faillissement van een payrollbedrijf of uitzendbureau deze belastingen en premies als nog bij de inleners van het personeel (lees u) komen verhalen.
Op 1 juli 2015 is daarom de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) in werking getreden. Met deze wet werden nog strengere eisen met betrekking tot aansprakelijkheid gesteld en werd de ketenaansprakelijkheid vergroot. Met deze wet werden:
Regels hieromtrent zijn:
De Wet Aanpak Schijnconstructies is dus duidelijk een verscherping van de WKA. Met name op gebied van de ketenaansprakelijkheid voor wat betreft de betaling van verschuldigde lonen.
Ook als u netjes alle facturen aan het payrollbedrijf heeft betaald, blijft u dus aansprakelijk voor de uiteindelijke afdrachten. Het risico m.b.t. de Wet Ketenaansprakelijkheid/WAS kunt u beperken door:
Vraagt u bij dit laatste punt echter altijd aan een payrollbedrijf of dit kan. Payrollbedrijven in Nederland bieden dit namelijk niet standaard aan hun klanten aan.
Wilt u helemaal geen ketenaansprakelijkheidsrisico's lopen dan kunt u sinds 2012 ook een beroep op de zogeheten “disculpatie regeling” inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst doen. U dient dan aan de volgende onderstaande voorwaarden voor inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst te voldoen.
De belastingdienst stelt u niet aansprakelijk als u (lees inlener):
Het payrollbedrijf (lees uitlener) moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
U moet echter de registratie van het payrollbedrijf bij elke betaling, omdat het steeds een momentopname is, verifiëren. Wij maken echter gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbedrijf (uitlener) zijn. U weet hierdoor altijd dat payrollbedrijven via ons, aan bovenstaande vrijwaringseisen voldoen.
Naast de zekerheid van afdrachten aan de Belastingdienst zijn tenslotte de kosten bij een payrollbedrijf voor u natuurlijk ook van belang (lees hier meer over kosten payroll en payrolltarieven). De meeste payrollbedrijven werken voor hun tarief met payrollfactoren over het kale bruto-uurloon (idem CAO-loon en/of WML).
Voor alle werkzaamheden en werkgeversrisico's zal het payrollbedrijf u een fee/toeslag (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding/fee/toeslag zit in een payrollfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is uit twee kostensoorten plus de toeslag/marge voor het payrollbedrijf opgebouwd.
Een payrollfactor ligt tussen de 1,50-1,75 (o.a. a.h.v. het soort werknemer) en heeft dezelfde componenten, die u zelf als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft netto-uurloon, een deel UWV, afdrachten belastingdienst, premies verzekeringen, pensioenen, reserveringen etc). Checkt u dus bij een payrollofferte altijd eerst uw payrollfactor- en payrolltariefopbouw.
Vervolgens vermenigvuldigt u de uitkomst van de opgebouwde payrollfactor met een bruto exclusief uurloon (dus zonder vakantiedagen en -geld) van €10,-, zodat u een payrollkostprijsberekening voor iedere werknemer kunt maken. U kunt ook het exacte bruto-uurloon voor uw werknemer vanuit uw CAO of het wettelijke minimumloon (WML) per uur gebruiken en deze vervolgens vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf.
De grootste verschillen met uw eigen bovenstaande payrollkosten (c.q. personeelskosten) zijn dat de afdrachten door u op verschillende momenten dienen te worden betaald en uw risico’s m.b.t. ziekte en ontslag niet vooraf zijn afgebakend. Met payroll bakent u deze risico’s wel af, doordat het payrollbureau het ziekte- en ontslagrisico van u overneemt. Zoals u misschien wel weet, kan een zieke medewerker in Nederland u al gauw een paar honderd euro per dag en bij ontslag totaal zelfs duizenden euro’s kosten.
Voor een werkgever/ondernemer in Nederland is de post personeelskosten dus vaak de grootste en onzekerste kostenpost. Dit komt o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte (o.a. extra consults arboarts, re-integratiekosten, arbeidsdeskundig en/of werkplekaanpassingsonderzoek, loondoorbetaling bij ziekte, verbruik eigen risico en hogere premie verzuimverzekering) en ontslag (dossieropbouw, proceskosten, transitie- of ontslagvergoedingen).
Maakt u echter als werkgever/ondernemer van payroll gebruik, dan regelt het payrollbedrijf dus niet alleen uw personeels- en salarisadministratie, maar neemt zij, zoals al reeds eerder is vermeld, ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's met betrekking tot ziekte en ontslag, tegen een vast all-in payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, van u over.
Hierdoor heeft u op voorhand duidelijkheid, weet u op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf wat een werknemer u per gewerkt uur kost (zie onderstaande payrollberekening) en wat uw personeelskosten voor het komende jaar zullen zijn. Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd.
Hieronder ziet u hoe een payrollfactor in Nederland is opgebouwd.
+
+
= Payrollfactor
Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.
Voor wat betreft de opbouw van een payrolltarief zijn er echter nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!
Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs i.p.v. het bruto exclusief uurloon:
Kostprijs + %= Payrolltarief
In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.
De beste wijze om de payrollfactoren/-tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.
Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur =
Bruto excl. uurloon (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor
*De exacte payrollfactoren (v.w.b. bruto-uurloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief, het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), de functies van de payrollwerknemers, de geldende branche-CAO (onze vergelijken met branche), het aantal gewerkte uren en werknemers, het ingecalculeerde ziekteverzuim, juridische kosten, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon), geboorteverlof en zorgverlof, pensioen, betalingstermijn, koppeling systemen en scholingsfonds.
Het (kale) bruto-uurloon (wettelijk bruto minimumuurloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, per CAO verschillend). Zoals reeds bovenstaand is vermeld, is dit het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren (payrolltarieven) zonder reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en ook nog soms zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof, geboorteverlof en feestdagen.
Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.
Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, kort durend zorgverlof-, geboorteverlof en seniorendagen, moet u altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn per CAO en opbouw (in bruto-uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. kraamverlof) in Nederland.
Zoals u als werkgever/ ondernemer en Nederlands staatsburger namelijk misschien de laatste jaren al wel heeft gemerkt. Legt/wil de overheid een (groot) stuk zorg en bijkomende kosten, respectievelijk bij de werkgevers (kosten), kinderen (zorg ouders) en ouders (b.v. gehandicapt kind) neerleggen. Hierdoor zullen de payrollfactoren/-tarieven bij payrollbedrijven mogelijk door de toenemende werkgeverslasten (meer dagen/uren reserveren) stijgen of niet in de payrollfactoren worden meegenomen (zie trucje).
Om tenslotte zeker te weten dat o.a. alle kosten, reserveringen en overige werkgeverslasten in uw aangeboden payrolltarieven/payrollfactoren zitten. Volgt hieronder onze payrolltarievenchecklist.
• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief geboorteverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?
Heeft u genoeg gelezen over bruto-uurlonen, netto-uurlonen, CAO-lonen, CAO's en functiematrix voor uw werknemers bij payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!
Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.
Waarom bij ons een offerte aanvragen?
Testimonials
Benieuwd naar ervaringen van anderen met onze adviseurs?