Uitgesloten voor het begrip CAO-loon zijn toeslagen, die in CAO’s voorwaardelijk zijn gesteld, zoals een leeftijdstoeslag of een toeslag voor ploegendienst en individuele loonstijgingen.
Een veel gehoorde vraag is: Welke CAO is voor mij en mijn mensen van toepassing bij payroll? Wanneer u als ondernemer/werkgever met uw werknemers op payroll overstapt, is zowel uw eigen als de (payroll) CAO van het payrollbedrijf (eigen payrollbedrijfs- (o.a. Please Payroll, Tentoo Payroll, Persoonality Payrolling, Prokx Payroll (nu Payroll Select), Connexie Payroll en Payned Payroll), ABU- en/of NBBU-CAO) van toepassing.
Hoe dit kan? De (payroll) CAO van het payrollbedrijf hangt als een paraplu over uw eigen CAO en hieruit is het voor een payrollbedrijf sinds 2015 verplicht om de primaire arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning (Wet werk en zekerheid) en ontslagregels) voor uw werknemers over te nemen/toe te passen.
De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht op hetzelfde salaris (lees CAO-loon), als de werknemer die nog in dienst bij u is. Hij/zij heeft dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.
De secundaire arbeidsvoorwaarden worden echter wel vanuit de (payroll) CAO van het payrollbedrijf overgenomen (b.v. pensioenregeling (zie onderstaand), wachtdagen, percentage loondoorbetaling bij ziekte, aantal bepaalde tijdscontracten (contractenketen), AOW-gerechtigden).
Dit betekent dat er niet veel met payroll voor u en uw werknemers verandert, daar ook alle opgebouwde rechten (b.v. dienstjaren) en plichten (vast contract blijft vast contract) door het payrollbedrijf in de payrollcontracten voor uw werknemers dienen te worden vermeld/overgenomen. Toch is het zinvol om door ons te laten bepalen, zonder uw werknemers te kort te doen, of payroll in uw branche (wij doen meer dan 30 branches) wel en hoe (eventueel) mogelijk is. CAO's bestuderen is namelijk een vak apart en u wilt het beste payrollbedrijf en niet in de (nabije) toekomst op de (eventuele) negatieve gevolgen van een verkeerde payrollbedrijf keuze worden aangesproken.
Kies dus voor kwaliteit en laat ons u verder voorlichten over de voor- en nadelen van de ABU- en NBBU-CAO versus de eigen payrollbedrijfs-CAO's van sommige payrollbedrijven (zie bovenstaand) en de verschillen tussen uw eigen en (payroll) CAO van een payrollbedrijf in Nederland.
Om erachter te komen wat uw payrollwerknemer moet verdienen op basis van uw CAO, zijn twee zaken van belang:
In het ideale geval is dit in het arbeidscontract bij u gespecificeerd. Zo niet, dan zal het payrollbedrijf voor ieder payrollwerknemer de functiematrix of functieraster uit uw CAO langs lopen. Hoe hoger een functie wordt gewaardeerd, des te hoger is de loonschaal waarin uw payrollwerknemer valt. Zo’n functiematrix wordt vaak in een CAO-document ook wel met ‘functieraster’of ‘functie-indeling’ genoemd. In deze matrix staat per functie in welke schaal uw payrollwerknemer valt.
Uw payrollwerknemer wordt bij het payrollbedrijf op basis van zijn/haar ervaring, opleidingsniveau en functie ingeschaald. Belangrijk hierbij is in welke trede uw payrollwerknemer bij u is gestart. Elk jaar krijgt uw payrollwerknemer er namelijk ‘een periodiek bij’. Dit kan betekenen dat uw payrollwerknemer een trede hoger in de functiematrix klimt, met het bijbehorende hogere CAO-loon. Indien uw payrollwerknemer de laatste trede betreedt, betekent dit niet dat uw payrollwerknemer het volgende jaar automatisch een schaal omhoog moet/gaat.
Als u de functie en bijbehorende schaal van uw payrollwerknemer combineert met zijn/haar ervaringsjaren, kunt u (uw payrollaanbieder zal dit sowieso voor ieder werknemer checken) in uw CAO zien hoe hoog het CAO-loon minimaal voor uw payrollwerknemer moet zijn.
De afspraken in een CAO, en dus ook de CAO-lonen, zijn vaak gunstiger dan wat de wet voorschrijft. Zo ligt het salaris in CAO's meestal hoger dan het wettelijk minimumloon (WML). Uw payrollaanbieder zal erop toezien (zij worden hierop gecontroleerd) dat u niet minder dan de CAO-lonen in uw CAO en/of het wettelijk minimumloon betaalt. Deze bedragen zijn namelijk een minimale vereiste voor uw payrollwerknemers.
Een overzicht van de bruto minimumlonen voor uw payrollwerknemers is te vinden op de website van de Belastingdienst of Rijksoverheid (zie www.rijksoverheid.nl).
Op basis van het brutoloon, c.q. CAO-loon of WML (per week, 4-weken of maandloon) van uw payrollwerknemer wordt uitgerekend, wat hij/zij netto per periode overhoudt. De hoogte van het nettoloon hangt af van een aantal factoren, zoals o.a. het aantal uren dat uw payrollwerknemer heeft gewerkt en de hoogte van het werknemersdeel voor wat betreft de pensioeninleg.
In Nederland moeten payrollwerknemers meer belasting betalen naarmate ze meer verdienen (progressief belastingsysteem). Gaan uw payrollwerknemers echter meer werken en verdienen, dan kan het zijn dat een payrollmedewerker verhoudingsgewijs netto minder per uur aan overhoudt, ondanks dat het bruto-uurloon evenredig is gestegen.
Dit staat nog los van alle toeslagen (b.v. zorg- of kinderopvangtoeslag), die uw payrollwerknemer door meer bruto- en nettoverdiensten mogelijk mis gaat lopen.
Het is daarom belangrijk dat uw payrollaanbieder tijdens de overstap naar payroll pro-forma loonberekeningen voor uw (toekomstige) payrollmedewerkers maakt. Dit zodat zij zelf kunnen zien dat zij er bij payroll qua bruto- en nettosalaris er niet op achteruit gaan en bij een stijging wat de consequenties qua belastingen en toeslagen betekent.
Hieronder geven wij u uitleg over de 4 meest gestelde payroll CAO-vragen.
Zoals reeds eerder is vermeld, geeft de inlenersbeloningparagraaf uit de Wet werk en zekerheid aan dat uw werknemers bij een payrollbedrijf in Nederland op dezelfde aantal vakantiedagen en mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV) recht hebben. Maar hoe zit het met de senioren-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon), geboorteverlof en zorgverlofdagen uit uw en (payroll) CAO bij uw payrollaanbieder? Vallen deze onder uw payrollfactor of moet u deze alsnog zelf betalen (nacalculatie)?
Al lijkt het percentage voor wat betreft deze dagen/uren van 0,6% in uw werkgeverslasten niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar toch flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.
Voor wat betreft dokters- of/en tandartsbezoeken is meestal de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht (is nl. geen onvoorwaardelijk recht in Nederland!)) hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf.
Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er ook geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement vastgelegd. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, huwelijk of ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling bij het payrollbedrijf hieromtrent overeen met uw huidige regeling?!
Partners, c.q. payrollwerknemers, kregen tot 2019 na de geboorte twee dagen door het payrollbedrijf (lees werkgever) betaald kraamverlof. Direct daarna konden uw payrollwerknemers drie dagen meestal onbetaald ouderschapsverlof opnemen. Hiervoor is dus het betaald geboorteverlof in de plaats gekomen. Dit is eenmaal de wekelijkse arbeidsduur van uw payrollwerknemer. Een payrollwerknemer met een fulltime werkweek heeft recht op 40 uur geboorteverlof. Een parttime payrollwerknemer, die wekelijks zes dagen twee uur werkt, mag twaalf uur geboorteverlof opnemen. Alleen partners in loondienst hebben dus recht op geboorteverlof.
Het payrollbedrijf betaalt tijdens dit geboorteverlof het loon van uw payrollwerknemer volledig door. Partners kunnen het geboorteverlof direct na de geboorte van het kind opnemen, maar dit mag ook later zolang het maar binnen de eerste vier weken na de bevalling is. Er mogen door u en het payrollbedrijf geen voorwaarden aan de opname van het geboorteverlof worden gesteld. Collectieve afspraken in CAO's, bedrijfsreglementen en/of arbeidsovereenkomsten, die afwijken in het nadeel van van uw payrollwerknemer en voor 1 januari 2019 zijn ingegaan, gelden tot het einde van de looptijd, maar uiterlijk tot 1 juli 2019.
Naast dat u bij uw payrollaanbieder moet navragen hoe zij met deze extra dagen in haar payrollfactor/payrolltarief naar u om zal gaan (doorbelasten of in uw payrollfactor/payrolltarief verwerkt?), moet u ook voor uw planning en rooster met het eventuele aanvullende geboorteverlof in 2020 rekening houden. Payrollwerknemers met een partner die een kind krijgt, zult u dan misschien meerdere weken moeten missen.
Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof, geboorteverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).
De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.
U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijven alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen een belangrijk issue!!
Ook hier geldt weer de inlenersbeloningsparagraaf (zie bovenstaand, voor verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging en onbelaste kostenvergoeding), vanuit de Wet werk en zekerheid, in de eigen payrollbedrijfs-, ABU- en/of NBBU-CAO. Toch checken wij altijd uw CAO op branche eigen regelingen versus deze regelingen bij een payrollbedrijf in Nederland.
Naast dat uw werknemers bij payroll juridisch in dienst bij het payrollbedrijf komen, gaan zij vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 gewerkte weken) ook bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen opbouwen.
Bij de STIPP zijn er twee verschillende pensioenregelingen:
Verder geldt voor de StiPP regeling dat zij een beschikbare premieregeling en jong pensioenfonds is (met voldoende dekkingsgraad rond de (110%), zonder overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling. Hierdoor hoeven de deelnemers hiervoor geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies dus ook werkelijk voor de deelnemer. Omdat uw werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden uw werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen daarnaast met payroll meer netto salaris over.
Een goed gecertificeerd payrollbedrijf zal echter een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele werknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is. Laat uw werknemers hiervoor ook het pensioenregister raadplegen. Dit i.v.m. met mogelijke overige pensioenpotjes bij Bedrijfstak Pensioenfondsen.
Vaak zien wij nog steeds bij payrollbedrijven, dat er door hen, samen met een pensioenadviseur, niet (bewust) naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP) wordt gekeken. De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of VUT-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!
Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen u en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.
Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van u en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van u te doen. Daarnaast betaalt u bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.
Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf u kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij u juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!
Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van u en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.
Nog even een voetnoot. Het liefst zou de politiek zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling). Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.
De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid ten minste voorzien in:
Mocht dit dus gebeuren dan behoort bovenstaand tot het verleden en komt het niet meer concurreren op arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer door payrollbedrijven weer een stuk dichterbij!
Tot slot zien wij door bovenstaand vaak bij een payrollofferte van een eigen payrollbedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf dan ook 3 soorten payrolltarieven. Het eerste tarief voor de eerste 26 weken, een tweede tarief tussen 26 en 52 weken en een derde na 52 weken (soms een vierde, maar dit heeft weer te maken met het ontslagrisico, zie payroll en ontslag). De laatste 2 zijn voor ons het belangrijkst omdat wij dan weten dat de werknemer onder de Plusregeling valt en een degelijk pensioen opbouwt bij het desbetreffende payrollbureau.
Kortom, vraag bij een payrollofferte welke regeling (Basis/Plus?) voor uw werknemers van toepassing zijn, controleer de eventuele payrolltariefsverhogingen na 26 of/en 52 weken voor uw payrollwerknemers en vraag of het payrollbedrijf een dienstverleningsvariant kent/heeft.
Wij letten altijd goed op hoe een payrollbedrijf met het eventueel verschil in aantal wachtdagen (sommige CAO's geen) en loondoorbetaling bij ziekte (wettelijk 2 jaar minimaal 70%) omgaat. Deze verschillen kunnen, zoals u zult begrijpen, negatieve of positieve gevolgen voor uw werknemers hebben. Onze vraag bij een negatief verschil aan een payrollbedrijf is dan altijd: Hoe wordt de reparatie hiervan bij u geregeld? Niet (nadeel werknemers), doorbelast of in haar payrollfactor verwerkt?
Daarnaast vragen wij ook het payrollbedrijf wat zij naast scholing aan (online) opleidingen en cursussen zelf/bijv. via de NTI (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aanbieden en welke collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives zij hun payrollwerknemers bieden?
Vaak heeft een payrollbedrijf namelijk naast een scholingsfonds ook een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.
Voor wat betreft de scholingsregeling in de payrollbranche geldt dat een payrollbedrijf 1,02% van de brutoloonsom moet afgedragen aan de Stichting DOORZAAM (per 1 januari 2019 is de Stichting Opleiding en Ontwikkeling Flexbranche ( STOOF) namelijk in de Stichting DOORZAAM opgegaan). Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding krijgen. Stichting DOORZAAM is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches sectoren werkzaam zijn.
Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.
Onze vraag voor wat betreft scholing is dus altijd: Hoe en wanneer kan er van het scholingsfonds bij het payrollbedrijf gebruik worden gemaakt en wanneer kunnen eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen worden ingediend/vergoed? Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.
U kunt dus als u goed oplet uw primaire (inlenersbeloning) en secundaire arbeidsvoorwaardenpakket met payroll in 1 klap gratis en goed bij een payrollbedrijf hebben geregeld/verbeterd!
Om zeker te weten dat o.a. alle kosten, reserveringen en overige werkgeverslasten in uw aangeboden payrolltarieven/payrollfactoren zitten. Volgt hieronder onze payrolltarievenchecklist.
• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief geboorteverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?
Naast de CAO zijn tenslotte de kosten bij een payrollbedrijf voor u natuurlijk ook van belang (lees hier meer over kosten payroll en payrolltarieven). De meeste payrollbedrijven werken voor hun tarief met payrollfactoren over het kale bruto uurloon (idem CAO-loon en/of WML). Het is belangrijk om na te vragen wat er precies in hun payrollfactor (lees hier meer over een payrollfactor) is verwerkt.
Heeft u genoeg gelezen over CAO-lonen, CAO's, functiematrix, netto- en/of brutolonen voor uw werknemers bij payroll, dan kunt u altijd een geheel vrijblijvend gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!
Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.
Waarom bij ons een offerte aanvragen?
Testimonials
Benieuwd naar ervaringen van anderen met onze adviseurs?